辦公需要的信息系統設計應用探析范文

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摘要：針對國企具有的傳統的組織結構、復雜的管理流程、繁多的管理節點等特點，設計一種適合其使用的辦公信息系統。該系統能夠根據用戶需求自助搭建，隨時調整，能夠快速實現復雜的審批過程和大量的數據搜集整理與展示過程，滿足國企的管理需求。

關鍵詞：辦公信息系統；公章管理；EXCEL服務器

一、國企辦公流程特點與信息系統需求

一般情況，國企的管理組織形式是職能型組織結構,從基層到高層管理者，中間管理層級多，用工總量大，導致國企的辦公流程具有管理節點多、審批環節多、責任分散等特點。意味著一個流程往往需要多個部門、多人審批，效率始終無法提高。同時，由于國企的管理模式具有歷史傳承性，很多流程已經固化甚至僵化下來，想大幅度改變管理流程變得極其困難，只能順應企業管理的一貫性，逐步進行細微的優化調整。

二、系統體系結構

經過反復的分析，為了建立一套適合國企運行的信息系統，在EXCEL服務器的基礎上，將任務的發起、一個或多個節點的數據流動、任務的完成這些辦公管理過程進行全面分解，將管理節點模塊化，將細小工作過程依據工作細節分解成“管理原子”，包括通知、檢查、調研、匯總、處理、上報等日常固定工作，包括組織會議、人物分配、過程監督、落實匯報等協調推進工作，包括日報、周報、月報、季報、年報等各類業務報表，這些管理節點全部利用JAVA打造管理原子代碼庫[1]。使用者能夠自己通過“管理原子”搭積木的方式實現表單式業務流程搭建、填空式數據流轉、以及“傻瓜式”挖掘展示，讓人和系統都成為平臺的一個節點，彼此就像連成網絡一樣實現全面留痕。這種系統體系結構解決了傳統開發有延遲、花費大的問題。細小的日常工作，全部都在網上辦理，所有數據都能追溯源頭；不改變辦公習慣，不改變業務流程，每個人都能把自己的日常工作，想法克隆到網上，不存在流程再造。

三、應用實例

根據該企業的應用情況，以公章管理為例，說明該系統的實際應用效果。公章管理流程中首要的要求是準確性，必須保證蓋章的內容確實是公司決定；次要的是及時性，減少公司領導、蓋章發起人和公章管理專員三方的時間浪費。

（一）業務流程。一般公司的公章管理簡單流程，只需要3步流程即可完成，該流程僅涉及3個用戶角色，即，由需要蓋章的業務人員進行蓋章申請，經由公司領導審批，由辦公室公章管理專員執行蓋章業務。而某國企的管理審批環節復雜，公章管理涉及6步流程，6個用戶角色。需要蓋章的業務人員進行蓋章流程發起申請，并上傳需要蓋章的文件，該業務部門負責人進行一級審批，確認需要蓋章內容真實有效；企管法規部門進行二級審批，確認蓋章內容符合公司要求；業務主管副職領導進行三級審批，同意蓋章申請，若是不涉及資金支出的蓋章申請，可以直接聯系辦公室公章管理專員執行蓋章業務，專員核對蓋章文件一致后，執行蓋章業務；若是涉及資金支出的蓋章申請，需要經由公司領導審批，專員核對后執行蓋章業務。

（二）效果分析。傳統的公章管理，必須公司領導簽字之后，允許用章，但是領導往往比較繁忙，找領導簽字有困難。而且有些部門在外地辦公，回機關成本較大，往往需要反復跑好幾次才能成功，浪費公車資源。公章管理專員僅通過用章登記，無法保證蓋章的記錄完整和準確，想統計年度、月度工作量的時候，需要一張張的記錄查閱后手工匯總，無法進行有效數據統計[2]。采用辦公平臺建立公章管理模板之后，各部門提報了公章使用申請，在網絡上能實時查詢進度，公司各級領導能夠使用手機實時審批，即使是最復雜的審批也不出一個小時就完成了，需要使用公章的部門，查詢到審批通過的進度以后，再聯系辦公室蓋章。整個流程基層人員減少了反復跑機關找不到人簽字的痛苦，和路上浪費的人力物力，而領導辦公室門外不再排隊簽字，對于簡單的業務只需要低頭看手機的時候，順便輕輕一點，就解決了大部分業務。

參考文獻

[1]麥斯博軟件技術有限公司.技術力量[M].電子工業出版社.

[2]王玲.大數據背景下信息化建設水平的提高[J].信息系統工程,2018(4).

作者：孫佳 單位：中國石油天然氣股份有限公司遼河油田分公司