設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)方案研究范文

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一、建筑師事務(wù)所設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)需求調(diào)研及分析

本次調(diào)研是通過(guò)對(duì)個(gè)別建筑師事務(wù)所的詳細(xì)實(shí)地調(diào)研和調(diào)查問(wèn)卷發(fā)放兩種形式進(jìn)行需求性調(diào)研。通過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)如下幾大問(wèn)題：

1.1工作計(jì)劃編制與下達(dá)有困難

調(diào)查結(jié)果顯示，工作計(jì)劃的完善是公司最需要改善的方面。通過(guò)了解，在工程師方面由于建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目的特殊性，很多工作難以量化，所以現(xiàn)在的工作制定及量化主要還是依據(jù)總工程師的主觀判斷，很難以系統(tǒng)化、公式化、定額化的方式改進(jìn)此步驟，所以工作計(jì)劃的制定是難點(diǎn)。另一方面，工程師對(duì)于指令下達(dá)的準(zhǔn)確性不甚滿意，經(jīng)常出現(xiàn)設(shè)計(jì)人員對(duì)工作計(jì)劃與目標(biāo)的誤讀而導(dǎo)致的工期拖延；其次是上下級(jí)對(duì)工作量的預(yù)估不能統(tǒng)一且誤差很大，例如對(duì)于一個(gè)設(shè)計(jì)方案，業(yè)主要求更換幾種材料或更改圖紙，工程師認(rèn)為半個(gè)工作日可以完成，而設(shè)計(jì)人員預(yù)估為兩個(gè)工作日，后經(jīng)討論發(fā)現(xiàn)，更改材料對(duì)大多數(shù)圖紙內(nèi)容并無(wú)實(shí)質(zhì)變化，基本只是文字部分的更改；而設(shè)計(jì)人員方面認(rèn)為總工程師制訂計(jì)劃主觀因素過(guò)多，工作量分配不合理，常出現(xiàn)有人工作繁忙而別人工作清閑的情況；其次在設(shè)計(jì)過(guò)程中，工程師對(duì)設(shè)計(jì)人員的監(jiān)控不足，不能及時(shí)更改不合理的工作計(jì)劃。

1.2薪酬制度不合理

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)建筑師事務(wù)所對(duì)員工薪酬的制定并不科學(xué)，多采用按項(xiàng)目金額決定的分配方式，其次是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決定，員工薪酬基本與個(gè)人的工作效率無(wú)關(guān)。眾所周知，績(jī)效考核制度和薪酬制度對(duì)員工工作積極性起著重要作用，二者是否合理，決定著員工最根本的利益。而這種僅依靠設(shè)計(jì)項(xiàng)目收入分配的分紅制度嚴(yán)重制約著員工個(gè)人的積極性與自主性、更高的工作效率與更好的工作態(tài)度，并不能給其帶來(lái)收益。具有更好的回報(bào)體系才能調(diào)動(dòng)員工的積極性、穩(wěn)定員工的忠誠(chéng)度和激勵(lì)員工付出。

1.3管理軟件不易操作

現(xiàn)在的設(shè)計(jì)人員及設(shè)計(jì)管理人員對(duì)相對(duì)熟悉的電腦軟件及系統(tǒng)有著依賴性，不愿接受新的軟件。尤其表現(xiàn)在軟件需要學(xué)習(xí)使用的時(shí)候，例如project在設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理公司中就很少利用，最明顯的就是畫(huà)圖軟件AutoCAD。現(xiàn)在的裝飾設(shè)計(jì)公司較多用的還是CAD2004，建筑設(shè)計(jì)公司用得較多的還是CAD2007，但現(xiàn)在CAD已經(jīng)開(kāi)發(fā)到2013，且界面已經(jīng)全面更新，在軟件使用上可謂是差了一個(gè)時(shí)代。另一方面，電腦的系統(tǒng)也相對(duì)陳舊，建筑設(shè)計(jì)公司在Win7來(lái)臨的今天大多數(shù)還采用WindowsXP的系統(tǒng)，更有甚者用的是Windows2000，所以在信息化時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)化管理手段并沒(méi)有在建筑設(shè)計(jì)公司得到有效采用。

1.4設(shè)計(jì)變更多

經(jīng)過(guò)對(duì)業(yè)主和監(jiān)理單位的調(diào)研，了解到設(shè)計(jì)公司進(jìn)行全過(guò)程服務(wù)的較少，經(jīng)常出現(xiàn)交圖拿錢走人的現(xiàn)象；而且現(xiàn)今設(shè)計(jì)分包較多，尤其是各類管線設(shè)備的設(shè)計(jì)分包較多，但多個(gè)小型設(shè)計(jì)企業(yè)不能協(xié)同合作，所以管線經(jīng)常有碰撞等設(shè)計(jì)問(wèn)題；而且即使有了良好的設(shè)計(jì)，在管線的施工隊(duì)入場(chǎng)時(shí)也不能做到有組織地進(jìn)行管理，常常是像搶車位一樣地把有利于自己施工的空間先占去，并不考慮全局。因此，施工過(guò)程中的設(shè)計(jì)單位的輔助工作對(duì)于業(yè)主是極其必要的，多數(shù)設(shè)計(jì)企業(yè)并不能做好售后服務(wù)，提高自己的服務(wù)質(zhì)量。

二、基于重點(diǎn)問(wèn)題的設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)

解決方案通過(guò)調(diào)研，發(fā)現(xiàn)建筑師事務(wù)所現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，問(wèn)題較多。但是由于建筑師事務(wù)所有著自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)與不足，不可以盲目學(xué)中型建筑設(shè)計(jì)企業(yè)的做法，要逐步、逐層進(jìn)行改進(jìn)。首先要完成公司制度的規(guī)范與落實(shí)，如果沒(méi)有統(tǒng)一的衡量標(biāo)準(zhǔn)，員工守則無(wú)論是日常工作還是年終考核分紅都沒(méi)有有效的依據(jù)與標(biāo)準(zhǔn)，人為因素的過(guò)多，會(huì)導(dǎo)致員工向人情世故方面努力而不是工作；其次，需要逐步進(jìn)行信息化改革，對(duì)于建筑師事務(wù)所，最大的需求就是對(duì)設(shè)計(jì)管理的需求，優(yōu)先開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)，這樣既克服了其資金少、時(shí)間緊張的客觀限制，又解決了面臨的最大困難；最后將信息系統(tǒng)結(jié)合公司制度齊頭并進(jìn)，使信息系統(tǒng)的作用真正落實(shí)并通過(guò)公司制度保障正常運(yùn)行。通過(guò)信息化手段，在工作效率上有了大幅提高，同時(shí)又通過(guò)公司制度完善了薪酬機(jī)制，調(diào)動(dòng)了員工工作的積極性。以下是基于重點(diǎn)問(wèn)題設(shè)計(jì)的管理信息系統(tǒng)解決方案。

2.1工作計(jì)劃制訂和下達(dá)的改善方案

通過(guò)調(diào)研，個(gè)別大中型設(shè)計(jì)企業(yè)曾經(jīng)嘗試將設(shè)計(jì)工作定額化或者量化，但由于設(shè)計(jì)方案的不確定性，均以失敗告終，所以總工程師在工作計(jì)劃制訂方面仍應(yīng)起到?jīng)Q定性作用。如果輔以設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)，記錄上傳，工程師可以回顧或者分享所經(jīng)歷的工程，可以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)。在員工方面，通過(guò)該系統(tǒng)將總工程師的任務(wù)更加明確，通過(guò)文字表格的形式細(xì)化，盡可能地讓員工了解與設(shè)計(jì)相關(guān)的一切權(quán)限允許的信息，降低因?yàn)槔斫獠町愒斐傻膿p失。如果后期開(kāi)發(fā)可以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)進(jìn)度上交，便可以幫助工程師及時(shí)更改不合理的工作計(jì)劃和人員分配計(jì)劃。

2.2薪酬制度改善方案

因?yàn)榻ㄖO(shè)計(jì)是知識(shí)性工作，對(duì)于時(shí)間和進(jìn)度難以掌控，項(xiàng)目管理有一定的難度，所以人的積極性是否被調(diào)動(dòng)是所有管理中的重中之重，而良好的薪酬體系是解決此類問(wèn)題的關(guān)鍵。設(shè)計(jì)項(xiàng)目系統(tǒng)將薪酬制度分為兩個(gè)主要方向去體現(xiàn)：第一是項(xiàng)目分紅，應(yīng)當(dāng)保留并改進(jìn)原有的以項(xiàng)目收入大小為分配依據(jù)的分紅方式，這樣既可以保證企業(yè)改革的難度降低，又可以實(shí)現(xiàn)公平，主要依據(jù)是員工在項(xiàng)目中的責(zé)任級(jí)別與工作情況；第二是每月獎(jiǎng)金，這個(gè)部分是根據(jù)日常工作情況的月評(píng)。以下是具體計(jì)算方法：

（1）責(zé)任矩陣評(píng)分。根據(jù)項(xiàng)目責(zé)任級(jí)別分為3個(gè)等級(jí)：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、主要參與人、其余參與人，3個(gè)等級(jí)制定不同分值。

（2）按照項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段評(píng)分。前期研究階段、方案設(shè)計(jì)階段、初步設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段、后期服務(wù)階段、項(xiàng)目結(jié)束及后評(píng)價(jià)（根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況可縮減階段數(shù)量）。

（3）制定企業(yè)員工、管理人員評(píng)分表。（1）、（2）兩項(xiàng)以項(xiàng)目為單位，比例由管理人員確定，決定項(xiàng)目分紅標(biāo)準(zhǔn)。（3）為月報(bào)，反映在員工當(dāng)月薪酬。計(jì)算公式：項(xiàng)目分紅＝（階段評(píng)分的之和÷滿分）×責(zé)任系數(shù)×最高分紅責(zé)任系數(shù)：按其在責(zé)任矩陣等級(jí)設(shè)定系數(shù)；最高分紅：完美完成項(xiàng)目可以得到的項(xiàng)目分紅額度；月薪＝工資＋獎(jiǎng)金×月報(bào)評(píng)分系數(shù)。

2.3設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)界面要求

軟件應(yīng)簡(jiǎn)單易操作，大多數(shù)軟件或信息系統(tǒng)在實(shí)際工作過(guò)程中都需要對(duì)使用者進(jìn)行培訓(xùn)。但由于公司人員本身工作量大，信息系統(tǒng)短時(shí)間內(nèi)的效果并不顯著，設(shè)計(jì)人員及管理人員較為排斥新的軟件及信息系統(tǒng)。如果想要切實(shí)可行地落實(shí)設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)，必須提供給使用者一個(gè)相對(duì)友好的界面，減少或省去培訓(xùn)時(shí)間。最好使軟件像ATM機(jī)一樣，用最少的操作及按鍵完成盡可能多的功能。

三、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)管理信息化是歷史的必然選擇，想要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中得到一席之地，科學(xué)、高效、快捷、公平的信息化管理是必不可少的。針對(duì)建筑師事務(wù)所資金少、人員緊張、開(kāi)發(fā)能力不足的特點(diǎn)，應(yīng)首先重點(diǎn)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)，幫助其提升管理效率，盡可能地降低管理中人為因素的影響，系統(tǒng)化地對(duì)設(shè)計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行管理，最終達(dá)到提升企業(yè)效益的目的。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)企業(yè)要注重系統(tǒng)的實(shí)用性與適用性，將設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)落實(shí)到實(shí)際的工作中，幫助管理人員進(jìn)行項(xiàng)目控制，讓管理不再停留在靜態(tài)及簡(jiǎn)單的文本編輯上，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將管理過(guò)程動(dòng)態(tài)化。同時(shí)企業(yè)應(yīng)將信息系統(tǒng)結(jié)合自身優(yōu)勢(shì)，充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)，完善公司制度，重點(diǎn)解決進(jìn)度控制、薪酬分配問(wèn)題，最終將質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、成本控制、合同管理、信息管理和組織協(xié)調(diào)等項(xiàng)目管理方法綜合利用，提升企業(yè)綜合實(shí)力，使企業(yè)立于不敗之地。

作者：杜翔宇趙澎張敏單位：北京聯(lián)合大學(xué)生物化學(xué)工程學(xué)院