智慧校園下的大學(xué)生檔案建設(shè)范文

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摘要：基于智慧校園背景下的高校學(xué)生檔案建設(shè)現(xiàn)狀，分析了學(xué)生檔案建設(shè)中日益凸顯的個性化定制服務(wù)功能匱乏、人性化感知及處理方式難以實現(xiàn)、學(xué)生主體服務(wù)需求被邊緣化、智能化管理升級滯后等主要問題。為此，高校學(xué)生檔案建設(shè)應(yīng)當(dāng)充分利用智慧校園建設(shè)平臺，通過強(qiáng)化頂層設(shè)計、克服思維定勢、實現(xiàn)智能化升級操作、推進(jìn)知識管理、豐富資源有效供給等途徑，為促進(jìn)師生的全面發(fā)展提供全方位、多層次、寬領(lǐng)域、個性化的檔案服務(wù)。

關(guān)鍵詞：智慧校園；學(xué)生檔案；服務(wù)

智慧校園是利用物聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)，對校園內(nèi)各種應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)所獲取的信息資源進(jìn)行全面感知、智能處理和可靠傳送，為廣大師生提供一體化的智能感知環(huán)境和綜合信息服務(wù)平臺，并積極提供基于角色的個性化信息定制服務(wù)，使廣大師生擁有更加安全、環(huán)保、高效、便利的學(xué)習(xí)、工作和生活條件，使校園實現(xiàn)智慧式的管理和運行。[1]智慧校園建設(shè)給高校學(xué)生檔案建設(shè)帶來了新的契機(jī)和挑戰(zhàn)。

一、智慧校園背景下的高校學(xué)生檔案建設(shè)現(xiàn)狀

2008年9月1日，由教育部和國家檔案局制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》正式實施，標(biāo)志我國高校檔案建設(shè)進(jìn)入了法制化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化階段。這促進(jìn)了高校檔案事業(yè)的快速發(fā)展。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代和大數(shù)據(jù)時代的到來，以“數(shù)字校園”為基礎(chǔ)的智慧校園建設(shè)加快推進(jìn)，為高校檔案信息化建設(shè)注入了強(qiáng)大動力。近年來，我國高校學(xué)生檔案已基本實現(xiàn)了從傳統(tǒng)的“紙質(zhì)檔案”向“數(shù)字檔案”的轉(zhuǎn)變。例如，現(xiàn)今高校在學(xué)生管理中普遍使用了包括迎新系統(tǒng)、學(xué)生日常事務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、學(xué)生資助管理系統(tǒng)等在內(nèi)的一體化學(xué)生綜合服務(wù)平臺，再加上校園“一卡通”的推行，學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、工作的行為信息幾乎都可以進(jìn)行數(shù)字化采集、保存和整理分析。這種轉(zhuǎn)變解決了傳統(tǒng)學(xué)生檔案在開發(fā)利用過程中人力資源耗費巨大、存儲數(shù)量有限、存儲時限不長、利用服務(wù)范圍狹窄、無法實現(xiàn)信息共享等問題，給高校學(xué)生檔案工作帶來了革命性的變革。[2]這一方面加速了現(xiàn)代信息技術(shù)在學(xué)生檔案工作中的應(yīng)用，推動了學(xué)生檔案工作向標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、智能化方向發(fā)展；另一方面為高校加強(qiáng)對學(xué)生的教育、管理、服務(wù)提供了精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支撐。學(xué)生檔案數(shù)字化、智能化建設(shè)的全面推進(jìn)也標(biāo)志著高校檔案建設(shè)進(jìn)入現(xiàn)代化階段。

二、智慧校園背景下高校學(xué)生檔案建設(shè)存在的主要問題

（一）個性化定制服務(wù)功能匱乏為廣大師生提供基于角色的個性化定制服務(wù)是智慧校園建設(shè)的核心任務(wù)之一。這種個性化定制服務(wù)方式十分注重用戶的實際使用體驗，關(guān)注其個性化需求是否得到有效滿足。高校學(xué)生檔案個性化定制服務(wù)，要求學(xué)生檔案管理部門根據(jù)檔案用戶（教職工或?qū)W生）的需求，借助智慧校園服務(wù)平臺對用戶設(shè)定的檔案資源進(jìn)行智能化的收集、整理、分類和分析，向用戶提供和推薦有關(guān)信息，以滿足他們的個性化檔案服務(wù)需求。目前，我國高校學(xué)生檔案建設(shè)在為師生提供個性化定制服務(wù)方面還處在起步階段，無法做到針對每一位師生提供適合他們個體需求的精準(zhǔn)化檔案信息服務(wù)。

（二）人性化感知及處理方式難于實現(xiàn)學(xué)生數(shù)字檔案能比較客觀地反映學(xué)生在校期間的行為軌跡，并為學(xué)生管理者在強(qiáng)化學(xué)生的日常行為監(jiān)管、加強(qiáng)學(xué)生突發(fā)事件應(yīng)對等方面提供了有效的信息來源。由于它僅是對現(xiàn)存數(shù)據(jù)通過數(shù)字化信息處理平臺進(jìn)行程序化的整合與分析，因此無法精準(zhǔn)展現(xiàn)數(shù)字信息背后所隱含的人類思維特性，也不能有效識別信息主體的個性特征。以某高校學(xué)生管理系統(tǒng)采集到的學(xué)生日常行為檔案數(shù)據(jù)為例：某女生去食堂就餐時，每次消費不超過6元錢，而她一周內(nèi)進(jìn)出圖書館達(dá)到14次，單從采集到的這兩個數(shù)據(jù)分析，似乎反映該生是一個伙食上比較節(jié)省且愛好讀書的人。然而，這只是作為學(xué)生檔案管理者或使用者基于現(xiàn)有數(shù)據(jù)信息的一種主觀性判斷。在實際中，我們知道該生上述兩類行為特征背后可能存在n種情況?；诂F(xiàn)有學(xué)生檔案數(shù)字化信息處理平臺，無法對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行人性化的感知與處理，因此即使加入其它采集到的學(xué)生行為數(shù)據(jù)，也很難對學(xué)生行為背后的真實動機(jī)作出精準(zhǔn)判斷。于是，就出現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)處理信息與檔案實體信息的不對稱問題。借助智慧校園建設(shè)中以物聯(lián)網(wǎng)等為基礎(chǔ)構(gòu)建的校園工作、學(xué)習(xí)和生活一體化的智能感知環(huán)境和服務(wù)平臺，能夠使我們對檔案信息形成主體的真實行為動機(jī)及人格特質(zhì)的分析變得可能，并有效解決檔案數(shù)據(jù)處理信息與檔案實體信息的不對稱問題。

（三）學(xué)生主體服務(wù)需求被邊緣化當(dāng)前高校學(xué)生檔案建設(shè)缺少針對學(xué)生的全方位、多層次、寬領(lǐng)域、個性化的檔案服務(wù)，難以使學(xué)生從自身檔案資源中獲得自我發(fā)展的科學(xué)認(rèn)知。造成這種情況的主要原因有兩個。第一，以往學(xué)生檔案建設(shè)是根據(jù)行政管理需要而不是學(xué)生全面發(fā)展需要來進(jìn)行的，檔案開發(fā)與利用過程中忽視了學(xué)生檔案信息資源形成主體即學(xué)生的需求。這種情況導(dǎo)致無法讓學(xué)生檔案在服務(wù)學(xué)生發(fā)展的過程中真正“活”起來，且無法實現(xiàn)價值的最大化。第二，檔案建設(shè)的傳統(tǒng)觀念認(rèn)為，檔案必須嚴(yán)格保管并嚴(yán)防檔案信息的泄露。但在智慧校園建設(shè)的新形勢下，高校學(xué)生檔案建設(shè)著眼點已不再是做好檔案資源的開發(fā)、存儲等工作，而是著眼于如何讓檔案信息更好地服務(wù)檔案利用主客體的需要，尤其是學(xué)生全面發(fā)展的需要，且要求實現(xiàn)檔案利用價值的最大化。

（四）智能化管理升級滯后當(dāng)前，我國高校學(xué)生檔案管理基本還處于數(shù)字化管理階段，少數(shù)高校甚至還處在網(wǎng)絡(luò)化管理階段。檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，達(dá)到讓所有被允許利用檔案資源的用戶共享檔案數(shù)據(jù)資源的目的。這是檔案信息化建設(shè)初級階段的檔案管理方式。檔案數(shù)字化管理則是將紛繁復(fù)雜的檔案信息轉(zhuǎn)化為可以度量的數(shù)字或數(shù)據(jù)，并通過統(tǒng)一的數(shù)字信息處理平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一調(diào)度、整合、分析、利用。檔案數(shù)字化管理實現(xiàn)了檔案信息化管理方式的升級。然而，上述兩種檔案管理方式均無法有效滿足新時代師生的檔案服務(wù)需求，也難以滿足高校加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下學(xué)生工作、實現(xiàn)“立德樹人”根本任務(wù)的需要。這就迫切需要推進(jìn)學(xué)生檔案管理由數(shù)字化管理向智能化管理的再升級。檔案智能化管理是在數(shù)字化管理基礎(chǔ)上，運用智慧校園建設(shè)中最新的云計算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)和信息處理方法，對數(shù)字檔案進(jìn)行充分的感知、挖掘、整理、分析，提煉形成智慧信息，為用戶提供精準(zhǔn)化的檔案信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案功能的最大化。當(dāng)前，我國高校由于對學(xué)生檔案建設(shè)重視程度不夠，以及資金、技術(shù)、人員等保障不到位等問題，使得學(xué)生檔案管理由數(shù)字化管理向智能化管理升級的進(jìn)程較為緩慢。

三、智慧校園背景下的高校學(xué)生檔案建設(shè)路徑

（一）強(qiáng)化頂層設(shè)計高校檔案建設(shè)工作是促進(jìn)高等教育事業(yè)發(fā)展的一項基礎(chǔ)性工作。高校應(yīng)將學(xué)生檔案信息化建設(shè)納入智慧校園建設(shè)整體規(guī)劃之中，在機(jī)構(gòu)、人員、資金、技術(shù)、設(shè)備、場所等方面給予充足的保障。同時，高校要明確智慧校園背景下高校學(xué)生檔案建設(shè)的主要目標(biāo)、具體任務(wù)、重點難點、進(jìn)度安排、預(yù)期效益、風(fēng)險評估等，切實從頂層設(shè)計上做好安排，以保障高校學(xué)生檔案建設(shè)與智慧校園建設(shè)的同步規(guī)劃、同步建設(shè)、同步發(fā)展。

（二）克服思維定勢長期以來，加強(qiáng)學(xué)生的管理以確保學(xué)生安全穩(wěn)定是高校學(xué)生工作的一項核心任務(wù)。高校學(xué)生檔案建設(shè)也受到這種要求的制約并形成了一種思維定勢，即檔案建設(shè)是為了有利于教師管理好學(xué)生。這樣一種慣性思維方式，導(dǎo)致學(xué)生檔案大多數(shù)時候只是扮演如實記錄的角色，而沒有演繹出它內(nèi)在的最核心的服務(wù)價值。智慧校園建設(shè)突出強(qiáng)調(diào)要為師生全面發(fā)展提供一體化和個性化的智慧信息服務(wù)，高校學(xué)生檔案建設(shè)同樣要適應(yīng)這種新理念，徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案建設(shè)觀念，克服思維定勢，變檔案管理為檔案服務(wù)。

（三）實現(xiàn)智能化升級操作高校學(xué)生檔案建設(shè)由于學(xué)生工作內(nèi)容豐富、形式多樣、范圍廣泛、形勢復(fù)雜，極易造成檔案資源收集不完整、檔案信息處理不及時、檔案數(shù)據(jù)分析不準(zhǔn)確等問題，以致于難以發(fā)揮應(yīng)有的價值和作用。在智慧校園建設(shè)進(jìn)程中，應(yīng)用云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等新興互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和相關(guān)數(shù)據(jù)處理方法，對學(xué)生檔案進(jìn)行智能化升級處理操作，可以最大限度地提高學(xué)生檔案資源整合和利用的能力。這種智能化升級操作是在充分尊重師生主體地位、明確師生個性化檔案服務(wù)需求的基礎(chǔ)上，對涉及學(xué)生工作各類型檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選、轉(zhuǎn)換、抽取、合成等操作，以組建相關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫并構(gòu)建起智能化檔案數(shù)據(jù)模型；然后在實際運用當(dāng)中對檔案數(shù)據(jù)模型的參數(shù)和規(guī)則進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化；最后對蘊含在數(shù)據(jù)檔案中的關(guān)聯(lián)信息進(jìn)行充分感知、挖掘、分析、利用，并預(yù)測未來的信息發(fā)展趨勢，從而面向師生提供全方位、多層次、寬領(lǐng)域、個性化的學(xué)生檔案服務(wù)。[3]例如，在智慧校園一體化環(huán)境下，通過對采集到的來自不同地域、不同家庭背景、不同年齡、不同年級、不同性別、不同專業(yè)學(xué)生的數(shù)字檔案信息進(jìn)行智能化分析，可以精準(zhǔn)地制定學(xué)生全面發(fā)展規(guī)劃和評估指標(biāo)；通過使用智能感知技術(shù)，可以根據(jù)學(xué)生檔案使用者的動機(jī)，將其分為類型不同的客戶（科任教師、學(xué)生、輔導(dǎo)員、班主任等），并通過數(shù)據(jù)篩選提供基于不同角色的量身定制的檔案服務(wù)項目。

（四）推進(jìn)知識管理英國知識管理大師安妮•布魯金認(rèn)為，知識管理最核心的部分是檔案資源管理，知識管理將有效促進(jìn)檔案管理的跨躍式發(fā)展。當(dāng)前，積極推進(jìn)高校學(xué)生檔案管理從實體管理向知識管理轉(zhuǎn)變，是推進(jìn)學(xué)生檔案智能化管理的重要途徑之一。在知識管理階段，學(xué)生檔案管理的重點將實現(xiàn)從檔案開發(fā)到檔案知識的組織、提煉、創(chuàng)新、共享等的轉(zhuǎn)變，從而構(gòu)建起以滿足用戶知識需求為目標(biāo)的智能化檔案知識服務(wù)體系，[4]并提煉形成智慧信息，充分挖掘檔案育人資源，為促進(jìn)師生的全面發(fā)展服務(wù)。這里需要特別指出的是，隨著高校智慧校園建設(shè)中人工智能技術(shù)的引入，在學(xué)生檔案建設(shè)中可以提供語言識別、圖像識別、自然語言處理和專家系統(tǒng)等技術(shù)支持，實現(xiàn)學(xué)生檔案與學(xué)生檔案管理者、來源者、使用者之間的智能互動，這將構(gòu)建更加智能化、人性化、精準(zhǔn)化的檔案知識服務(wù)體系。總之，高校智慧校園建設(shè)已是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。當(dāng)前高校學(xué)生檔案建設(shè)必須適應(yīng)智慧校園建設(shè)新要求，并緊緊抓住這一有利契機(jī)，推動檔案建設(shè)向智能化方向升級發(fā)展，以契合新時代學(xué)生工作創(chuàng)新發(fā)展的需要，助力高校落實“立德樹人”根本任務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[2]楊來青,等.檔案館未來發(fā)展的新前景:智慧檔案館[J].中國檔案,2013(2):68-70.

[3]郭鑫杰.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的智慧檔案建設(shè)策略研究[J].浙江檔案,2015(11):10-12.

[4]賈玲,等.從檔案實體管理、信息管理到檔案知識管理[J].中國檔案,2012(2):43-44.

作者：張政