城市建設檔案利用的分析范文

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一、利用現狀

1.檔案利用情況

2010—2017年，漯河市城市建設檔案館分別接待查檔人數為167人次、177人次、132人次、181人次、197人次、230人次、217人次、242人次，8年累計接待人數1543人次；而利用檔案卷數分別為286卷、321卷、221卷、324卷、302卷、712卷、692卷、702卷，8年累計利用檔案3560卷。顯然，不論是查檔人數，還是檔案利用卷數，總體都呈上升趨勢。筆者認為，主要原因有以下3個方面：(1)城鎮化進程加快《2018年政府工作報告》指出：“過去五年，我國城鎮化率從52.6%提高到58.5%，8000多萬農業轉移人口成為城鎮居民。”近年來，隨著城鎮化進程的加快推進，大量農村人口流向漯河市經濟技術開發區等行政新區，截至2016年年底，漯河市城鎮常住人口共計129.72萬人，城鎮化率達到49.23%。(2)城市改造的推進黨的十八大以來，我國經濟建設迅猛發展，全國各地都開始加大城市升級改造的力度。近年來，漯河市按照漯河市委、市政府的部署要求，緊緊圍繞創建全國文明城市、國家衛生城市、國家環保模范城市和國家園林城市的目標，先后對城市道路交通、城市綠化設施、城區臨時工棚等城市建設領域進行了升級改造，這同樣促使查檔利用人數的增長。(3)房地產市場發展近10年來，我國房地產市場發展迅速，這直接造成民用建筑類城市建設檔案數量的增加。基于此，漯河市城市建設檔案館加大了對民用建筑類城市建設檔案的收集力度，因此也吸引了大量檔案利用者前來查檔。

2.檔案利用門類

從2010—2017年檔案利用門類統計表中的數據來看，在漯河市城市建設檔案館館藏的各類城市建設檔案中，民用建筑類城市建設檔案是檔案利用者查閱利用的主體，工業建筑類城市建設檔案的查閱利用數量有所增長。此外，市政工程類和公用設施類城市建設檔案的查閱利用數量相對較少。筆者認為，主要原因是城市建設檔案涉及城市建設領域的多個部門，而市政工程類和公用設施類城市建設檔案大多由相關建設單位自己保管。更關鍵的是，這些建設單位自身的檔案意識淡薄，不能及時對相關檔案進行收集，而能將檔案收集后移交到城市建設檔案館的更是少之又少。此外，重點工程項目建設檔案的驗收由漯河市檔案局組織進行，漯河市城市建設檔案館并不參與此項工作，因此也沒有對重點工程項目建設檔案進行收集。

3.檔案利用目的

從2010—2017年檔案利用目的統計圖來看，61.37%的城市建設檔案利用者是為了辦房產證而查檔的，而為竣工備案或存檔自用的城市建設檔案利用者分別占12.38%和7.26%。毫無疑問，房產問題涉及人民群眾的切身利益，檔案利用者主要是對“建筑工程施工許可證”“建設工程規劃許可證”“建設工程用地規劃許可證”“建設工程竣工規劃核實合格證”等檔案文件進行查閱，而這些檔案文件主要分布在建設前期文件材料和竣工驗收文件材料之中。因此，城市建設檔案管理工作者必須確保檔案收集的完整性與準確性。

二、問題及措施

目前，在城市建設檔案管理工作中，主要存在重視程度不夠，收集門類不全，查閱制度不完善等問題。筆者認為，提升城市建設檔案管理工作水平的主要措施有以下4個方面：

1.提升重視程度重視程度往往決定了辦事態度。目前，之所以城市建設檔案管理工作中存在一些問題，主要原因就是重視程度不夠。基于此，廣大檔案管理工作者一方面要提高自身對城市建設檔案的重視程度，另一方面要向外界宣傳城市建設檔案的重要性。具體而言，就是要堅持走依法治檔之路，加大對城市建設檔案法律法規和利用價值等方面的宣傳力度。首先，要積極對城市建設檔案收集流程進行宣傳，讓建設單位、施工企業、監理部門等城市建設檔案形成部門提高檔案意識、提升重視程度，為日后的檔案收集打下堅實基礎。其次，要積極宣傳城市建設檔案的民生價值，在社區、公園、廣場等人員密集區舉辦展覽、發放宣傳單，讓廣大人民群眾走近城市建設檔案，從而了解城市建設檔案的價值、感受城市建設檔案的魅力，為日后的檔案服務打下堅實基礎。

2.加大收集力度檔案收集是檔案利用的前提。目前，市政工程類和公用設施類城市建設檔案之所以收集困難，主要是因為缺乏制度保障。基于此，廣大檔案管理工作者要在《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國城鄉規劃法》《城市建設檔案管理規定》等相關法律法規的基礎上，結合自身實際情況，不斷完善規章制度，只有建立一套科學合理的城市建設檔案收集制度，才能確保收集到的城市建設檔案準確、完整、系統、安全。例如，《城市建設檔案管理規定》第八條規定：“列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，建設單位在組織竣工驗收前，應當提請城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收。預驗收合格后，由城建檔案管理機構出具工程檔案認可文件。”此外，由于城市建設檔案的專業性較強，城市建設檔案館在與城市建設檔案形成部門簽訂完《建設工程檔案報送責任書》后，應當采取上門服務、現場指導、QQ群交流等多種形式對其進行業務指導。具體而言，就是按照城市建設檔案的歸檔要求，對文件材料的收集范圍、竣工圖的編制方法、檔案報送審核的程序等方面展開多層次、全方位的業務指導，并及時幫助城市建設檔案形成部門解決檔案收集與整理過程中所遇到的問題。這種將建章立制和業務指導相結合的方式，有利于進一步豐富和優化城市建設檔案館的館藏結構。

3.完善查閱制度檔案收集的目的是檔案服務，而完善的檔案查閱制度是為人民群眾提供檔案服務的基礎。按照原有城市建設檔案查閱制度規定，檔案查閱的對象多為建設單位、施工企業、監理部門、律師或具有查檔權益的個人。但隨著城鎮化的快速發展，民用建筑類檔案數量猛增，業主、物業公司等也成為檔案查閱的主要對象。顯然，原有的檔案查閱制度已經遠遠跟不上社會發展的速度，城市建設檔案管理工作者必須在確保檔案安全的同時，緊跟時展的步伐，不斷修訂完善《檔案查閱制度》。此外，要堅持為民服務的工作宗旨，大力推動城市建設檔案信息化建設，優先對人民群眾需求量大、查閱次數多的民用建筑類檔案進行數字化，將“互聯網+”的思維融入到城市建設檔案管理工作之中，打通檔案服務民生的“最后一公里”，實現檔案服務人民群眾“零距離”。這種將完善制度和信息化建設相結合的方式，有利于城市建設檔案更好地服務社會、服務民生，從而最大限度地發揮城市建設檔案信息資源的利用價值。

4.創新服務理念創新是城市建設檔案事業發展的動力源泉。一直以來，漯河市城市建設檔案館都將“創新服務理念，堅持需求導向”作為工作原則，不斷拓展城市建設檔案服務的廣度和深度。具體而言，一方面要創新城市建設檔案的服務渠道，在城市建設檔案信息化建設的基礎上，建立城市建設檔案館網站，開通城市建設檔案館微信公眾號，搭建城市建設檔案共享利用平臺等；另一方面，要創新城市建設檔案的服務形式，在原有的現場查閱服務、電話查閱服務、郵箱查閱服務的基礎上，增加QQ、微信、微博等網絡在線服務。總而言之，城市建設檔案管理工作者要力爭快捷服務、高效服務，不斷完善服務制度，不斷創新服務舉措，讓城市建設檔案更好地服務人民群眾、服務社會發展。

作者：尚春紅單位：河南省漯河市城市建設檔案館