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水利工程檔案監管的建議范文

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水利工程檔案監管的建議

水利工程項目文件材料形成的質量有待提高

(1)工程名稱不規范。如同一工程在許多文件、材料上工程名稱描述各不相同,很不規范,缺乏正確的,統一的標準。

(2)水利工程項目文件材料的簽署不齊全,以章代替簽名,簽名使用非耐久性書寫材料。

(3)收集到的文件材料字跡、圖樣模糊不清,使用易褪色的書寫材料;使用施工圖制作竣工圖時,圖紙破損不堪。

(4)竣工圖不規范。如竣工圖章沒有按要求的內容及規格刻制;竣工圖章沒有蓋在相應的位置上;文字的填寫不規范,不認真,有的竣工圖章的內容直接用刻印。

檔案人員未經過系統培訓,影響了檔案編制工作的質量

(1)對公開招標的項目,應在相應的報紙上招標公告,招標公告材料也應歸入檔案,但往往沒有歸檔。

(2)檔案裝訂工作存在的問題。裝訂材料都在左側裝訂,但屬相位置和間距都沒有詳細的規定,各施工單位之間沒有統一的裝訂格式,影響材料裝訂的整體效果;對圖紙沒有明確要求是否要裝訂,有些單位對圖紙進行了裝訂,但效果不理想;對圖紙的具體折法沒有統一的規定,雖然能達到A4型或16開型,但具體的折法各不相同,影響了整體效果。

(3)保管期限填寫有問題。由于《水利工程檔案管理手冊》(2001年出版)主要是針對大型工程的,中小型工程參照執行,在實際的工作中有的案卷題名沒有現成的對照期限,或難以查找。

(4)質量評定表填寫中的問題。如合格率保留小數位數不統一;改錯、填寫不規范;檔案的構成及排列次序存在問題。

對策與措施

1建立健全水利工程項目檔案管理機制

業主單位要加強檔案法及相關檔案管理的法律法規的學習宣傳力度,提高全員的檔案意識,特別領導的檔案意識,認真做好項目檔案管理的技術交底,督促各參建單位建立健全檔案工作組織機構,并制定詳細的相應的規章制度,確保檔案工作的順利開展。工程建設各階段都有相應的圖紙,應及時收集,前期資料可以全部存放在檔案室由專職檔案員統一管理或者由兼職檔案員管理,確保資料的完整性和連續性。《水利工程檔案管理手冊》(2001年出版)明確規定,承包商在按要求編制、審核、提交工程檔案資料后,監理工程師還應負責對其重要部分的檔案資料進行審核,并在審核后履行簽字手續,確保資料的有效性,這才符合法定程序。

嚴格執行檔案借閱手續,特別是在工程檔案驗收之前,資料比較零散,容易丟失,更要加強檔案資料借閱手續,確保資料的完整性。施工單位是施工資料的原始收集者,在搞好專業技術工作的同時,應主動學習水利工程檔案相關知識,從而避免資料返工的被動局面。檔案照片應分為招投標、領導視察、改建前后工程狀況、施工過程及場面等部分,在開工前期應進行周密的計劃,使對照目標一致,兼顧重點工程、部位,施工場面應能體現施工的全過程。

2提高工程技術人員的檔案意識

工程技術人員應認真學習《建設工程文件歸檔整理規范》、《水利水電建設工程驗收規程》、《水利水電工程施工質量評定表填表說明與示例》(試行)及其它有關檔案管理的規范。對于工程名稱,應與實際單位的實施方案一致,并在相關資料、文件中統一,正確使用。工程竣工圖應如實反映工程竣工后實際情況,所有竣工圖都必須有施工單位在圖標上方加蓋竣工圖章(施工單位重新繪制的竣工圖除外);竣工圖章的內容與規格見《水利工程檔案管理手冊》(2001年出版)146頁附件2,竣工圖章中的空白內容應按照要求進行填寫,決不可代簽。對于保管期限的填寫問題,可以參考《建設工程文件歸檔整理規范》、《水利水電建設工程驗收規程》。

3加強檔案知識的培訓力度

隨著國家對檔案工作的重視,檔案工作不斷向科學化、規范化邁進,如果檔案人員不及時更新知識,就很難適應檔案管理的要求。檔案的裝訂問題,可以參考《建設工程文件歸檔整理規范》,規范對案卷的裝訂做了具體的規定,案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法,要整齊、牢固,便于保管和利用。《水利工程檔案管理手冊》(2001年出版)中規定,幅面一般采用國際標準A4型(297mm×210mm)或國家通用16開型(260mm×185mm)。裝訂線上孔和卷皮中的“檔案館號”相齊平,下孔和“保管期限”相齊平,中孔取兩孔中心,水平向取左邊框線和左邊緣的中心,這樣除了達到整齊、牢固,便于保管和利用外,而且也達到了美觀的效果;圖紙全部折成A4型,采用手風琴式折疊方法,既美觀又方便,不需裝訂,只需加檔號章,但應擺放整齊。對于檔案的有機構成及排列問題,以時間及文件的重要程度為主線,不人為破壞文件間的有機結構,以資料的完整和便于查找為目的,準確把握文件的排列次序。但是這類情況只有在實際的工作中認真體會,才能達到一定的認識。

4以檔案信息化為手段,提高檔案管理水平

水利工程檔案管理信息化工作,是提高水利工程項目檔案管理水平最有效的手段。水利工程檔案管理工作應不斷改進思想觀念、管理方式及管理手段,以水利行業和檔案工作規律、特點作為檔案信息化建設的基本原則,加快推進水利檔案信息化建設,實現水利檔案資源數據化、服務利用網絡化、管理工作科學化。從而最大限度地簡化水利檔案管理工作,理順水利工程檔案管理工作流程,實現真正意義主動式管理和數據共享,為用戶提供快捷、便利的信息服務。

結語

總之,水利工程項目檔案要建立健全以項目經理,辦公室主任,檔案管理員,各參建單位兼職檔案員為節點的檔案管理組織機構,為做好水利工程項目檔案工作打下堅實的基礎。業主單位及各參建單位要完善“三納入”、“四參加”、“四同步”制度,通過檔案管理平臺等現代化手段將檔案管理的觸角延伸到文件材料形成的階段,從而實現了工程項目從立項開始,其文件材料形成、積累、立卷、歸檔、保管、利用的全過程管理,確保文件材料處于受控狀態,從而大大提高了水利工程項目檔案歸檔率、完整率和準確率,確保水利工程項目齊全、完整、準確、系統和安全。

作者:吳亞妮王榮晶單位:廣西電力工業勘察設計研究院

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