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摘要:經(jīng)濟(jì)事項的合同簽訂是維護(hù)合同雙方利益公平,制約合同雙方行為,明確雙方責(zé)任的一把利器。對于醫(yī)院經(jīng)濟(jì)事項合同審計,我們不但需要常規(guī)進(jìn)行事前、事中、事后審計,更需要注意其中的關(guān)鍵點。不管對于支出類經(jīng)濟(jì)事項,還是收入類經(jīng)濟(jì)事項,都要進(jìn)行有意識地進(jìn)行事前規(guī)范的合同簽訂,形成合同會審制度,建立一系列規(guī)范的合同模板,加強(qiáng)合同備案登記,以求將經(jīng)濟(jì)事項合同規(guī)范化,制度化,將合同風(fēng)險降低,保證醫(yī)院的利益與資產(chǎn)安全。
關(guān)鍵詞:經(jīng)濟(jì)事項;合同規(guī)范化;關(guān)鍵點
一、經(jīng)濟(jì)事項合同審計的現(xiàn)狀及重要性
隨著國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展,醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)事項也越加繁多,改革的進(jìn)一步深化,醫(yī)院很多服務(wù)都進(jìn)行了外包,例如:清潔服務(wù)、食堂服務(wù)、秩序維護(hù)服務(wù)、被服洗滌服務(wù)等。除了外包合同還有其他應(yīng)運(yùn)而生的財產(chǎn)保險合同等新興合同。這些經(jīng)濟(jì)事項都需要簽訂規(guī)范的合同,來維護(hù)雙方的利益,保證醫(yī)院的財產(chǎn)安全,服務(wù)有序。2012年頒發(fā)的《行政事業(yè)單位內(nèi)部管理規(guī)范》中關(guān)于合同管理的規(guī)定:是否實現(xiàn)合同歸口管理;是否明確應(yīng)簽訂合同的經(jīng)濟(jì)活動范圍和條件,是否有效監(jiān)控合同履行情況,是否建立合同糾紛協(xié)調(diào)機(jī)制。醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)事項簽訂的合同主要包括收入合同和支出合同兩大類,其中支出類合同包括:物資采購、基建工程、外包服務(wù)以及設(shè)備維修類合同。收入合同包括了各類團(tuán)體醫(yī)療服務(wù)合同,目前經(jīng)濟(jì)事項簽訂的合同種類繁多,數(shù)量愈加龐大,但仍存在許多經(jīng)濟(jì)事項未簽訂合同,或者合同簽訂不規(guī)范現(xiàn)象。支出類合同容易引發(fā)所采購的物資不滿足需求、后續(xù)服務(wù)跟不上,工程存在質(zhì)量問題等一系列風(fēng)險,收入類合同則會直接導(dǎo)致所提供醫(yī)療服務(wù)收不到相關(guān)款項,形成壞賬,給醫(yī)院帶來直接經(jīng)濟(jì)損失。并且近年來屬于醫(yī)院“三重一大”的經(jīng)濟(jì)事項都需要合同規(guī)范,經(jīng)濟(jì)事項若未簽訂規(guī)范合同,很容易引起糾紛,造成醫(yī)院資產(chǎn)流失。
二、經(jīng)濟(jì)合同審計內(nèi)容經(jīng)濟(jì)事項
合同審計包括事前預(yù)防審計、事中審計以及事后審計三部分。首先要進(jìn)行事前預(yù)防審計,對于常規(guī)性的經(jīng)濟(jì)事項,需與專門的法務(wù)人員進(jìn)行溝通,建立經(jīng)濟(jì)合同規(guī)范模板,具體分為設(shè)備、耗材采購、基建合同等幾類標(biāo)準(zhǔn)合同和特殊合同的服務(wù)類采購,由于各大醫(yī)院對于外包服務(wù)的需求不盡相同,所以要結(jié)合實際的相關(guān)服務(wù)需求以及績效考核方法制定規(guī)范的服務(wù)類支出合同。并且設(shè)計出合同會審流程,由經(jīng)濟(jì)事項相關(guān)科室發(fā)起,須簽訂合同的經(jīng)濟(jì)事項多的相關(guān)科室設(shè)立合同專管員,經(jīng)財務(wù)部門和審計部門進(jìn)行收付款條件、簽訂時間以及合同時間、金額以及合同雙方職責(zé)明確的條款進(jìn)行審核;由審計部門根據(jù)市場調(diào)查、同類服務(wù)調(diào)查以及成本加成法之后進(jìn)行價格審定;結(jié)合招投標(biāo)審計對中標(biāo)公司資質(zhì)、招標(biāo)服務(wù)公司資質(zhì)情況進(jìn)行審核;對于“三重一大”事項要注意資金來源以及領(lǐng)導(dǎo)層層審批資料;在經(jīng)過一系列的審核之后才能進(jìn)行合同的簽訂,合同訂立時要注意訂立合同方必須為單位法人或授權(quán)人,以防范合同失效風(fēng)險。財務(wù)部門對簽訂的經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行登記,以便后期的跟蹤。其次,對于合同簽訂以后的事中審計,要注意對經(jīng)濟(jì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行審計,對于在合同期間的經(jīng)濟(jì)事項進(jìn)行抽查,查核執(zhí)行情況與合同內(nèi)容情況是否相符,采購到的貨物與合同內(nèi)容中的描述是否相符,防止偷梁換柱。經(jīng)濟(jì)事項合同需要變更或者續(xù)簽,需要合法合規(guī),并且重新需要上級領(lǐng)導(dǎo)批示,通過合同會審流程以后才能進(jìn)行續(xù)簽,原則上續(xù)簽的金額不得超過原合同金額的10%。最后,合同期間結(jié)束后的審計。對于工程類合同需要留意質(zhì)保金的退回進(jìn)行核查,對于設(shè)備類合同要留意維保期的時間段,以防出現(xiàn)還在維保期的設(shè)備需要不必要的維修支出。
三、經(jīng)濟(jì)合同審計的關(guān)鍵點
在進(jìn)行日常經(jīng)濟(jì)事項活動時,醫(yī)院在執(zhí)行一般的經(jīng)濟(jì)合同審計過程中不僅要按流程進(jìn)行內(nèi)容審計,尤其需要注意一些關(guān)鍵點:
(一)經(jīng)濟(jì)事項必須訂立合同對于收入類經(jīng)濟(jì)事項一定要簽訂合同,例如:團(tuán)體性體檢服務(wù)、醫(yī)療業(yè)務(wù)合作,只有在提供醫(yī)療服務(wù)之前簽訂了合同,并且簽訂的合同規(guī)范可靠,才具有法律效力,后期追回應(yīng)收款項時,才能據(jù)理力爭,有證據(jù)有能力對款項進(jìn)行追回,減少經(jīng)濟(jì)糾紛的產(chǎn)生。
(二)合同簽訂方需為單位合同簽訂一定要以單位的名義簽訂合同,而不是以服務(wù)科室或者其他相關(guān)辦公室。如果以服務(wù)科室為合同簽訂方,構(gòu)成越權(quán)簽訂合同,很可能會面臨經(jīng)濟(jì)合同變成無效合同的情況,這對于經(jīng)濟(jì)事項的雙方都失去了制約。
(三)經(jīng)濟(jì)事項進(jìn)行前簽訂合同收入類合同一定要簽訂以后才能進(jìn)行經(jīng)濟(jì)事項或者醫(yī)療服務(wù),一旦合同簽訂管理不完善,不要等到簽訂合同以后,或者經(jīng)濟(jì)事項完成以后卻發(fā)現(xiàn)缺少合同或者合同不規(guī)范,以致欠款收不回形成壞賬,導(dǎo)致資產(chǎn)流失。
(四)領(lǐng)導(dǎo)的重視對于經(jīng)濟(jì)事項的合同簽訂,需要領(lǐng)導(dǎo)給予一定的重視,定期要求相關(guān)歸口管理業(yè)務(wù)部門,尤其是存在大量經(jīng)濟(jì)事項的業(yè)務(wù)科室,加強(qiáng)對于合同的管理,進(jìn)行合同備案。加強(qiáng)合同簽訂規(guī)范化的培訓(xùn),使得全院了解規(guī)范化合同的重要性,提高進(jìn)行經(jīng)濟(jì)事項時要簽訂規(guī)范的合同的認(rèn)識,才能更好地防范合同風(fēng)險。
(五)審計人員的專業(yè)素養(yǎng)對于經(jīng)濟(jì)合同的審計需要審計人員具備一定的專業(yè)素養(yǎng),一是需要具備相關(guān)會計、審計專業(yè)知識,二是需要對最新的采購法律法規(guī)、合同法律法規(guī)具有高度的敏感性,三是熟練掌握相關(guān)核實企業(yè)資質(zhì)、各類物資以及服務(wù)定價的方法,同時對于基建工程的預(yù)算決算、信息技術(shù)、采集數(shù)據(jù)的方式方法有一定程度的了解,所以審計人員需要定期進(jìn)行法律法規(guī)方面的培訓(xùn),提高專業(yè)素養(yǎng)。
(六)合同會審制度的實行在簽訂合同之前對于合同內(nèi)容的規(guī)范性與財務(wù)部門、后勤設(shè)備管理部門進(jìn)行會審,對于合同內(nèi)容中尤其是合同金額,付款條件、合同期間、供應(yīng)商資質(zhì)、資金來源、有無審批資料、維保情況、服務(wù)需求標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格的審核,之后再進(jìn)行合同簽訂。避免產(chǎn)生不必要的風(fēng)險。
四、防范經(jīng)濟(jì)合同審計風(fēng)險的對策
對于防范經(jīng)濟(jì)合同審計風(fēng)險,我們要從建立制度,提高意識,設(shè)置模板,設(shè)立專人等幾個方面進(jìn)行入手:
(1)進(jìn)行內(nèi)部控制制度建設(shè),將經(jīng)濟(jì)事項按金額多少進(jìn)行分級審批,經(jīng)過層層審批后,再經(jīng)過財務(wù)部門與審計部門的會審。將此流程寫進(jìn)制度,用制度對合同簽訂流程進(jìn)行制約。
(2)財務(wù)部門建立合同簽訂備案制度,經(jīng)濟(jì)事項相對來說比較多的部門設(shè)立專人負(fù)責(zé)合同管理事宜。
(3)按物資采購、工程建設(shè)、服務(wù)類建立基本合同模板,規(guī)范合同簽訂。
(4)對相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行合同規(guī)范化培訓(xùn),提醒相關(guān)人員有關(guān)收入類的經(jīng)濟(jì)事項在進(jìn)行之前一定要簽訂合同,強(qiáng)調(diào)訂立經(jīng)濟(jì)合同的必要性。
五、結(jié)語
醫(yī)院提高經(jīng)濟(jì)事項合同的內(nèi)部控制,加強(qiáng)工作開展,對于保護(hù)醫(yī)院利益,保障資產(chǎn)安全,提高經(jīng)濟(jì)效益以及合法權(quán)益有著重要作用,定期進(jìn)行合同專項審計,加強(qiáng)合同常規(guī)性審計,尤其對于收入類經(jīng)濟(jì)事項合同的簽訂會直接減少經(jīng)濟(jì)損失,對于推動醫(yī)院的發(fā)展具有重要作用。隨著經(jīng)濟(jì)進(jìn)一步發(fā)展,繼續(xù)深化改革的進(jìn)行,越來越多的經(jīng)濟(jì)事項需要簽訂規(guī)范化合同,防止經(jīng)濟(jì)糾紛出現(xiàn),防范合同風(fēng)險,使得醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行井然有序。
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作者:余旭珊 單位:廣州市第十二人民醫(yī)院