駐外項目文件流程控制探討范文

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《廣東土木與建筑雜志》2014年第七期

1項目管理文件的分類及編號

⑴明確項目的管理各方，也即項目管理文件的流轉各方，該項目包括淮南市審計局（跟蹤過程審計）、淮南市重點局（政府方管理代表）、安徽理工大學（使用單位）、代建單位、監理單位、施工單位；⑵明確項目的管理文件需解決哪種形式的問題，也就是上述的5種類型；⑶明確解決問題所屬的專業類別，該項目包括建筑、結構、幕墻、強電等；由此，我們在定義項目管理文件編號時，按照以上不同的管理主體、形式、專業，形成表1的編號索引表。其中，工作聯系單（G）可由業主、施工、設計、勘察、監理單位提出，例如我方提出涉及建筑類的工程事務管理聯系，編號為BG-001［B（施工）G（工作聯系單）001（序號）］，代建單位的工作聯系單編號即為Y（B）G-001；工程聯系單（J）可由業主、施工、設計、勘察、監理單位提出；技術核定單（H）、費用簽證單（F）、材料確認單（M）則一般僅為施工單位提出，編號為H-001（序號）。

2項目管理文件的流轉程序管理

2.1項目管理文件的流轉程序控制思路⑴項目管理是以《工程建設合同》為藍本的全面管理，我們對于項目管理文件更要清晰合同中的根本說明，例如在合同中關于工程變更事件有以下描述“：工程變更事件發生后，承包人須于2d內將變更簽認報告送監理工程師，監理工程師收件后3d內確認，后送發包人審核，發包人收件后7d內確認。以上逾期確認的視作同意。”在合同中，即對監理單位、建設單位在文件的審批時效有要求，更對施工單位有申報時效的要求。⑵工程項目管理必須要符合工程建設當地的管理要求。該項目位于安徽省淮南市，既有監理單位、代建單位、使用單位的管理，還要接受淮南市重點局、審計局的過程監督。盡管如此，我們在項目管理文件的工作上還是要爭取在合法、合規的基礎上，盡量簡化各類項目管理文件的流轉程序，以提高管理效率。對此，我們對各類文件的流轉程序進行了分類：①工作聯系單：由施工單位發出，一般僅為日常工作事務，不涉及圖紙變更；變更，完成“監理單位→代建單位→使用單位”的流轉程序即可；②工程聯系單在施工單位、監理單位、代建單位、使用單位、設計單位中流轉、確認，審批完成后抄送至淮南市重點局、審計局；技術核定單、費用簽證單同時需要管理各共同確認；《材料確認單》，在“監理單位、代建單位、使用單位、設計單位”流轉即可；③以合同為依據，控制合理的流轉時效。我們對不同項目管理文件的流轉時間進行了相關規定。a.工作聯系單：對于施工單位提出的問題，各單位原則上1d內出具意見，回復、解決時間一般不超過3d；b.工程聯系單：對于施工單位提出涉及工程施工的技術問題，各單位原則上1d內出具意見，回復、解決時間不超過5d；c.技術核定單：在監理工程師確認后（收件后3d內），送代建單位，代建單位3d內確認，送發安徽理工大學，安徽理工大學4d內確認；d.費用簽證單———監理工程師收件后2d內出具意見→代建單位收件后2d內出具意見→安徽理工大學收件后2d內出具意見→重點局收件后2d內出具意見→審計局收件后2d內出具意見；e.材料確認單：在材料看樣定板確定的當天內完成意見簽署。

2.2項目管理文件的流轉程序控制手段⑴形成文件《關于統一“安徽理工大學新校區工程”項目管理文件的函》，且參建各方均在文件上簽署了同意執行的意見。⑵形成管理臺賬，能夠反映文件的編號、各單位的審批時間、流轉狀態。⑶加強監督，部分單位對于項目管理文件的批復一般會有延期的情況，有了各方統一的管理規范，可以通過口頭、書面、會議等多種方式進行相互監督。

3結論

項目管理文件是項目管理中的重要組成部分，有著重要的實際性意義。一套清晰的項目管理文件流程控制程序，既參照合同文件精神和相關項目管理規范，能夠提高項目的管理效率，更是對于項目參建的任何一方都到了約束的作用。無論項目的管理環境如何復雜，只要做好對項目管理文件的流程控制，就能更簡潔、高效地為工程建設服務，為承建該大型駐外項目的管理成功打下堅實的基礎。

作者：韓守坤梁潮柱單位：廣州機施建設集團有限公司