單位檔案管理范文

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第1篇

事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，是提高事業(yè)單位工作質量及工作效率的必要條件。在現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理是及時、全面掌握單位整體情況的基礎，是分析事業(yè)單位運行情況基礎。隨著現(xiàn)代檔案管理工作理論研究及經(jīng)驗的豐富，事業(yè)單位必須加快檔案管理的創(chuàng)新與改革。以此滿足地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展中對事業(yè)單位工作的需求，滿足新時期事業(yè)單位改革后的運營管理需求。

2事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新途徑

2.1以事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及問題的掌握確定工作方向

在事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與完善中，首先需要對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及問題進行調(diào)研與分析，以此為基礎確定檔案管理創(chuàng)新途徑及內(nèi)容，促進工作質量的提高。因此，事業(yè)單位應首先對自身的檔案管理進行調(diào)研與分析，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的不足，以此為基礎確定工作方向。以具有針對性對策制定與執(zhí)行，保障檔案管理創(chuàng)新途徑的科學性與適用性。目前，我國事業(yè)單位檔案管理中主要存在如下問題，檔案管理工作不重視、檔案管理人員專業(yè)素質不高、現(xiàn)代化管理方式應用不足、檔案檢索及利用效率低等問題。因此，檔案管理的創(chuàng)新途徑及方向應針對檔案管理現(xiàn)狀及問題進行制定，促進事業(yè)單位檔案管理能力的提升。

2.2創(chuàng)新檔案管理制度，強化事業(yè)單位檔案管理能力

針對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及問題，事業(yè)單位需要對自身的檔案管理制度進行分析與評價。針對事業(yè)單位檔案管理需求及管理制度評價結論，確定檔案管理制度創(chuàng)新方向與內(nèi)容。針對事業(yè)單位檔案內(nèi)容及崗位機構設置情況，對檔案管理制度進行完善與改進。同時，對檔案管理制度中的內(nèi)容進行創(chuàng)新，結合數(shù)字化檔案管理技術應用情況，提高事業(yè)單位檔案管理能力。

2.3創(chuàng)新檔案管理服務手段，提高事業(yè)單位檔案利用率

在我國事業(yè)單位的檔案管理中，檔案利用率較低，影響了事業(yè)單位對檔案管理工作的重視，影響了檔案管理工作質量。因此，事業(yè)單位檔案管理中應注重服務手段的創(chuàng)新，利用事業(yè)單位內(nèi)部局域網(wǎng)制作檔案部門網(wǎng)頁，并增強網(wǎng)上信息檢索功能。模仿數(shù)字化圖書館的建立與運用方式，提高事業(yè)單位內(nèi)部檔案使用率、提高檔案服務手段及服務水平。另外，事業(yè)單位檔案管理部門還需要建立在線服務系統(tǒng)，針對現(xiàn)代辦公自動化現(xiàn)狀，提供在線服務功能，促進檔案管理水平及服務水平的提高，促進事業(yè)單位領導對檔案管理工作的重視。

2.4創(chuàng)新檔案資源共享，提高檔案管理服務能力

在我國事業(yè)單位的運營過程中，許多事業(yè)單位需要信息的共享提高工作效率及工作質量。因此，現(xiàn)代事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新中還需要加強檔案資源的共享。針對事業(yè)單位間的合作需求、建立聯(lián)合目錄及共享體系。通過聯(lián)合目錄方式的應用，使事業(yè)單位間能夠了解相互檔案資源情況。并以互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化檔案管理實現(xiàn)信息的互通，促進事業(yè)單位檔案管理服務能力的提高。

2.5創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理人員培訓機制，提高檔案管理能力

針對我國事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理需求、針對事業(yè)單位檔案管理人員素質現(xiàn)狀，我國事業(yè)單位還需要創(chuàng)新檔案管理人員培訓機制。結合事業(yè)單位信息化檔案管理實施現(xiàn)狀、結合檔案管理工作時間，建立以網(wǎng)絡培訓為主、實體培訓為輔的培訓機制。以此為基礎，實現(xiàn)對檔案管理人員綜合素質及管理技能的培訓，促進事業(yè)單位檔案管理水平及綜合管理能力的提高。

2.6強化保密機制創(chuàng)新，促進事業(yè)單位檔案管理能力的提升

在事業(yè)單位檔案管理中，保密工作是檔案管理的重要內(nèi)容。隨著數(shù)字化、現(xiàn)代化、信息化檔案管理技術應用的不斷深入，事業(yè)單位面臨著檔案管理保密工作創(chuàng)新需求。根據(jù)數(shù)字化、信息化檔案管理帶來的安全需求，事業(yè)單位必須建立相應的保密機制。通過信息拷貝、信息傳輸?shù)认嚓P制度的建立，規(guī)范檔案管理人員保密工作。同時，對數(shù)字化檔案管理的計算機的使用等進行強化，避免數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡安全問題帶來保密問題，促進事業(yè)單位檔案管理能力的提升。

3完善事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新方案評測體系，保障檔案管理工作的有效開展

在事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新中，必須建立創(chuàng)新方案評測體系。通過創(chuàng)新方案評測體系的建立，對檔案管理工作的創(chuàng)新途徑、創(chuàng)新內(nèi)容等進行評測分析。確保創(chuàng)新途徑及創(chuàng)新內(nèi)容的科學性及適用性，避免創(chuàng)新方案編制不合理、內(nèi)容不合理等影響事業(yè)單位檔案管理工作的開展。通過檔案管理人員、檔案使用人員、單位精英管理人員的參與，保障評測體系能夠對創(chuàng)新方案進行有效評測，確保檔案管理及使用目標的實現(xiàn)。另外，事業(yè)單位還應加強創(chuàng)新獎勵機制的建立，以獎勵刺激使基層檔案管理人員能夠根據(jù)自身實際工作積極發(fā)揮創(chuàng)新主動性，保障創(chuàng)新方案及創(chuàng)新內(nèi)容符合實際需求，促進事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新能力的強化。

4結論

第2篇

一、檔案的收集

檔案收集是檔案管理工作的第一個環(huán)節(jié)，要保證檔案資料的真實性、完整性，有效性，首先要重視檔案資料的收集。作為基層單位檔案人員，不僅僅是簡單接收單位內(nèi)各部門移交的文件材料，還要承擔起文件材料形成質量的檢查責任，對文件材料的規(guī)格、字跡材料、用紙、頁數(shù)、簽署蓋章、文件邏輯關系、份數(shù)等方面都要進行仔細檢查。檔案資料除了文字資料、圖表資料以外，還有照片資料、音像資料、電子數(shù)據(jù)等，都要一一做好簽收登記。對不符合移交保存規(guī)范的檔案，檔案人員應該提出退檔，要求重新補充更正。有時有的業(yè)務部門為了自身的工作方便，將常用部份的技術檔案留下，其他資料則移交檔案部門，造成其他部門需要技術檔案時無法在檔案部門進行查詢。有的業(yè)務人員雖然將文件歸檔，但未作任何清理，不管文件是否有價值，一個勁兒地成捆移交。這些在檔案收集過程中發(fā)生的種種情況都將影響檔案的質量。如果把住了這一關，就為開展檔案管理下一步工作創(chuàng)造了較為有利條件。

二、檔案的整理

根據(jù)監(jiān)測中心檔案管理工作實踐，檔案資料收集以后，檔案人員必須對其進行鑒別整理。基層單位的檔案主要分為人事檔案，文書檔案和業(yè)務檔案。人事檔案有著嚴格的編制和分類標準，一般由政府部門認可的有專職檔案管理能力的單位或上級主管部門負責管理；文書檔案的分類編目也有規(guī)范的標準；業(yè)務檔案的整理和編目就很難有統(tǒng)一的標準，這是因為各個基層單位的業(yè)務千差萬別，管理要求也各有不同，這就需要各單位根據(jù)自身業(yè)務的特點和管理需要進行科學分類，使之形成一個具有一定隸屬關系的不同等級的系統(tǒng)。

2001年，監(jiān)測中心通過了省技術監(jiān)督局計量認證評審，2005年，又取得了國家認證認可監(jiān)督委員會頒發(fā)的《資質認定計量認證證書》。按照《實驗室資質認定評審準則》的要求，監(jiān)測中心建立了與承擔的檢測工作類型、范圍和與工作相適應的質量體系，并進行了有效的運行和維護。監(jiān)測中心質量體系文件分為四個層次，包括質量手冊，程序文件、作業(yè)指導書和質量計劃與記錄等。按照監(jiān)測中心的作業(yè)指導書――檔案整理規(guī)范的要求，中心的業(yè)務檔案分為5個一級類目，一級類目下面根據(jù)需要設置若干個二級類目，二級類目下面在根據(jù)需要再設置若干個三級類目，如此類推，制定分類目錄，經(jīng)過鑒別整理后的檔案按分類目錄進行登記造冊，使檔案分類和檔案內(nèi)容一目了然，便于日后檢索和利用。

三、檔案的保管

實踐證明，檔案保管是一項非常嚴謹且責任重大的工作，也是實現(xiàn)檔案科學管理的重要內(nèi)容和重要環(huán)節(jié)，做好檔案保管，既要有硬件，也要有軟件。所為硬件，是指有良好的庫房，標準的裝具，以及必要的保護設施。所為軟件，就是檔案管理人員對檔案的保護知識、保管方法、保密意識和需要認真執(zhí)行的檔案管理制度。基層單位的檔案保管硬件往往因為條件的限制而比較簡陋，這就更需要檔案管理人員注意日常的巡查，注意檔案庫房的溫度、濕度的控制與調(diào)節(jié)，注意防盜、防水、防火、防霉變、防蟲蛀、防有毒有害氣體等各種因數(shù)對檔案的危害。

借閱檔案要嚴格執(zhí)行管理制度，辦理借閱登記手續(xù)，借出和歸還時都要做到當面清點，歸還的檔案資料按順序放回原位，以便日后次查找。保證巳歸檔的資料安全、完整。

四、檔案的利用

檔案管理的根本目的在于檔案利用，檔案利用工作是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，檔案管理人員通過對檔案的編目、檢索、編研工作，編制出方便簡易的檢索工具，隨時準備為利用者提供急需的檔案，才能改變?nèi)藗冋J為檔案室就是資料沒有地方存放而存放的地方、是廢紙倉庫的錯誤觀念，使檔案管理自身價值得以體現(xiàn)。

第3篇

1加強領導，建立組織，收集數(shù)據(jù)

抓好基礎數(shù)據(jù)文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領導應給予多方面的支持和提供資源保障，用規(guī)范化、信息化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，建立起“內(nèi)外”有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理體系。“內(nèi)”就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；“外”就是要抓住每一個環(huán)節(jié)的檔案收集，積極與主管部門、設計、施工等單位負責人及檔案人員通力協(xié)作，以保證歸檔案卷數(shù)據(jù)的完整、準確、系統(tǒng)。建立健全檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項基礎性工作，因此，要明確有關人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，將數(shù)據(jù)文件工作作為硬任務列入地勘項目指標條款，在單位規(guī)章制度體系中將地勘單位檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現(xiàn)場收集檔案資料，作為檔案人員應有針對性地列出所需收集的資料名目，自始至終參與到項目管理中去，保質保量地獲取第一手資料。另外，還要與外購、有關單位進行交換、復制索取以及標準化的網(wǎng)絡收集等。形成完整有效的地質數(shù)據(jù)文件。

2建立制度，編制方案，完善規(guī)則

長期以來，地勘工作執(zhí)行和延續(xù)計劃經(jīng)濟的管理體制，缺少市場經(jīng)濟體制中的競爭意識和對原始數(shù)據(jù)質量問題的關注意識。只有調(diào)動全員的積極性，以完善科學的管理制度做指導，按標準建立質量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質數(shù)據(jù)的完整性和質量問題。制度要健全，執(zhí)行要堅決。按照檔案管理的法律法規(guī)及相關規(guī)定的有關規(guī)定與標準，對已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應根據(jù)數(shù)據(jù)文件形成的規(guī)律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，按原始地質立卷歸檔規(guī)則如：范圍、規(guī)范性引用檔、術語與定義、歸檔范圍與分類、編號與編目、立卷歸檔要求等，還包括地質項目的設計檔案、設施工檔案和竣工檔案等。應根據(jù)本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的數(shù)據(jù)文件管理實施細則，細則應主要明確本單位數(shù)據(jù)文件的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，數(shù)據(jù)文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。

數(shù)據(jù)要齊全，內(nèi)容要完整。要達到此目標要求，應該重視抓好資料的收集工作，堅持地質項目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與項目施工、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基層單位相結合，編制分類方案，正確區(qū)分和把握依據(jù)檔、設計檔、項目管理檔、施工竣工驗收及檔等的分類工作，齊抓共管，進一步做好基礎檔案歸檔工作。管理要及時，立卷要規(guī)范。為確保數(shù)據(jù)文件齊全、完整、系統(tǒng)，就要把數(shù)據(jù)文件工作與項目計劃、檢查、總結、驗收各個環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進行，立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰,同時根據(jù)內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進行系統(tǒng)整理，按項目組卷，使檔案數(shù)據(jù)做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關檔案管理部門，嚴格交接手續(xù)，認真核查案卷質量并確保檔案的完整。

3加強培訓依法制檔

目前，地勘單位的數(shù)據(jù)文件管理工作遠不能跟上飛速發(fā)展的地勘形勢的要求。一個單位數(shù)據(jù)文件管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領導的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關，更與檔案數(shù)據(jù)的組織者對檔案數(shù)據(jù)的重視程度有著極大的關系。數(shù)據(jù)文件作為科技檔案的重要組成部分，它服務于今天，有利于未來，為歷史查找、產(chǎn)權查證、經(jīng)濟糾紛以及科學研究提供素材，針對某些領導和技術人員檔案意識薄弱、檔案管理人員素質差的現(xiàn)狀，一是要結合地勘單位的特點，加強對數(shù)據(jù)文件管理人員的培訓，應該組織其學習、貫徹《中華人民共和國檔案法》。《中華人民共和國檔案法》明文規(guī)定，一個國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務。但目前地勘單位的數(shù)據(jù)文件管理缺乏有力的檔案執(zhí)法機制是一個比較突出的問題。在檔案未形成時，就有檔案資料散落在工程技術人員及合同管理人員或是一些領導者個人手中的現(xiàn)象，根據(jù)現(xiàn)存在情況，應檔案法宣傳列入全年工作計劃和責任目標考核內(nèi)容，并認真制訂宣傳計劃，采取多種形式、通過不同媒體進行宣傳，不斷強化監(jiān)督指導功能，特別是主管部門和業(yè)務指導部門，既要做好執(zhí)法檢查和業(yè)務指導，又要做到定期或不定期抽查，做到點面結合、跟蹤督辦。結合正在實施的保密協(xié)議簽定工作形成有法必依、執(zhí)法必嚴的局面，推動檔案工作向規(guī)范化、標準化的方向發(fā)展。認真學習檔案管理的有關法律法規(guī)及辦法，強化崗前培訓。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高科技人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更加奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水準偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就難以實現(xiàn)檔案信息化了。因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新科學先進的管理方法，因此必須通過各種不同形式的培訓，提高檔案人員業(yè)務能力和管理水平，自覺增強責任意識，把檔案提升一個新臺階。

4檔案信息電子化紙質檔案數(shù)字化

資料檔案信息化建設是一項長期復雜的系統(tǒng)工程,行業(yè)不同,信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰(zhàn)與機遇,地勘單位與其它企業(yè)一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰(zhàn)。為提高地勘單位的整體素質,推動地勘單位的改革與發(fā)展,充分利用好信息化這個武器,走出一條適合自己的信息化建設之路。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數(shù)據(jù)供利用的過程。把地質資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于存儲查找和利用，既是地質工作現(xiàn)實要求，也是檔案管理必然取向。因此地勘單位必須快速更新觀念，迅速實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡化，為地質找礦工作服務，推動其它各項工作的現(xiàn)代化進程。

［摘要］目前地勘單位的檔案數(shù)據(jù)管理，存在職責不明、保存不妥的現(xiàn)象，造成了不良后果和嚴重損失，因此，加強地勘單位檔案管理工作，提高地勘人員質量意識和建立地質檔案數(shù)據(jù)管理體系。推動檔案管理工作的規(guī)范化、信息化，標準化。

［關鍵詞］地質資料檔案管理信息化標準化

參考文獻：