學(xué)籍檔案管理范文
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第1篇
2001年，教育部了《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》，推行了高等教育學(xué)歷電子注冊制度；2006年，學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺正式開通使用。這一系列舉措意味著高校檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作逐步過渡到以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為工具的電子檔案管理。眾所周知，成人高等教育由于辦學(xué)形式、培養(yǎng)層次、學(xué)制的多樣性使得檔案管理難度很大，而成教檔案管理的核心部分是學(xué)籍檔案管理。新的形勢下，如何做好成教學(xué)籍電子檔案管理工作是一個(gè)值得思考的問題。
(一)目前成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理工作中存在的主要問題
1對學(xué)籍管理工作不夠重視，認(rèn)識模糊。一部分成教管理工作人員在思想上把成教當(dāng)成普教的附屬品，甚至還有少數(shù)分管成教工作的校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員將它看成創(chuàng)收的渠道，由于思想上不夠重視和認(rèn)識上模糊不清，故不能擺正成人教育的位置。這些體現(xiàn)在硬件設(shè)施不完善，沒有按崗配備專門人才，檔案管理混亂等。
2管理手段落后、模式陳舊。目前，仍有許多高校成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理仍然采用傳統(tǒng)手工操作或者沒有取消手工操作方式，沒有上升到“電子”的高度。學(xué)籍管理的常規(guī)性工作如新生名冊打印、教學(xué)計(jì)劃管理、畢業(yè)名冊打印等各類有關(guān)學(xué)籍檔案的管理，雖一部分使用了計(jì)算機(jī)，但僅采用單機(jī)操作，計(jì)算機(jī)的價(jià)值只是打印的工具而已。這些管理手段落后于形勢，跟不上時(shí)展的需要，阻礙了工作效率的提高和成人教育事業(yè)的發(fā)展。
3忽視學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和人員培訓(xùn)。成教學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要求管理人員有極強(qiáng)的計(jì)劃性、準(zhǔn)確性和原則性。但是許多地方高校普遍忽視了學(xué)籍管理隊(duì)伍的建設(shè)，學(xué)籍管理人員綜合素質(zhì)偏低，專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不合理，并且隨著學(xué)分制的實(shí)施，加強(qiáng)和完善學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)顯得十分必要。高校必須緊緊圍繞當(dāng)前時(shí)展對成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊、落后的管理理念，將科學(xué)、先進(jìn)、高效的管理理念引進(jìn)到學(xué)籍電子檔案管理領(lǐng)域。
4信息技術(shù)領(lǐng)域內(nèi)的難題制約著學(xué)籍電子檔案管理水平。從電子文件形成的過程和特點(diǎn)看，電子檔案仍像傳統(tǒng)檔案一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。但電子檔案管理有其自己的特點(diǎn)，它是無形的東西，裝載在某種介質(zhì)上，并且必須通過計(jì)算機(jī)或其他“懂”得其組成規(guī)則的工具才能看得到它，沒有傳統(tǒng)檔案的直觀性。可以說，保證電子文件的真實(shí)性和原始性的技術(shù)難題很多。
將手工管理的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，即從檔案的實(shí)態(tài)轉(zhuǎn)換到虛擬態(tài)，檔案信息與載體分離，網(wǎng)絡(luò)傳遞的是檔案，信息用戶得到的是復(fù)制品，而非檔案原件。網(wǎng)上黑客與病毒的客觀存在及用戶根據(jù)自己利益對信息的取舍，可能使檔案信息內(nèi)容更改。這些人為因素會(huì)影響電子檔案的真實(shí)性。
將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案時(shí)所用的載體相對于紙質(zhì)檔案對環(huán)境要求更高，壽命較短。載體的不穩(wěn)定性必然影響信息的真實(shí)性。網(wǎng)絡(luò)更新一段時(shí)間后，要找到電子檔案的原版比較困難，這必然使檔案憑證作用受到影響。(二)完善成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理的措施
1明確管理目標(biāo)，強(qiáng)化管理意識。成人高等教育要以培養(yǎng)“復(fù)合應(yīng)用型人才”、“能力創(chuàng)新型人才”和“社會(huì)急需和廣泛就業(yè)型人才”為目標(biāo)，以成人高等教育質(zhì)量為中心來開展工作。而學(xué)籍電子檔案管理作為成人高等教育的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它的管理水平和質(zhì)量直接影響到成人高等教育的質(zhì)量。為了達(dá)到成人高等教育培養(yǎng)目標(biāo)來做好學(xué)籍電子檔案管理，必須高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求地做好學(xué)籍電子檔案管理過程的每一項(xiàng)工作。在明確管理目標(biāo)的同時(shí)，需要強(qiáng)化管理意識。高校成人高等教育學(xué)籍管理者的業(yè)務(wù)水平、政策水平和自身素質(zhì)直接影響學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量。因此，必須加強(qiáng)對學(xué)籍管理隊(duì)伍的培訓(xùn)和教育，使他們充分認(rèn)識和理解學(xué)籍電子檔案管理工作的性質(zhì)和重要性，自覺地認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)新知識，提高工作能力。要使他們通過不斷的學(xué)習(xí)，熟悉和掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，增強(qiáng)統(tǒng)計(jì)分析問題的技能；結(jié)合學(xué)籍電子檔案管理工作實(shí)際，善于總結(jié)摸索出學(xué)籍電子檔案管理的基本規(guī)律并不斷創(chuàng)新；樹立“以學(xué)生為本”的服務(wù)意識，全面提高學(xué)籍電子檔案管理水平和能力。
2完善管理制度，實(shí)行規(guī)范管理。現(xiàn)今所用的檔案管理制度是按紙質(zhì)文件檔案來制定的，已經(jīng)不能適用于現(xiàn)代化的學(xué)籍電子檔案管理技術(shù)。高校應(yīng)本著“與時(shí)俱進(jìn)”的精神和堅(jiān)持“以人為本”的原則并結(jié)合自身實(shí)際情況，在廣泛聽取學(xué)生意見的基礎(chǔ)上，將“電子檔案”充實(shí)到學(xué)籍檔案管理制度中去，并對原有的學(xué)籍檔案管理制度進(jìn)行適當(dāng)合理的修訂，并對與之配套的一系列相關(guān)管理制度也給予重新修訂，使管理制度建設(shè)日趨完善。
規(guī)范和加強(qiáng)學(xué)籍電子檔案管理，對成人高等教育工作顯得尤為重要，根據(jù)學(xué)籍檔案管理具有長期性、復(fù)雜性的特點(diǎn)，我們必須實(shí)行管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。從招生到畢業(yè)，在這一過程的不同階段、環(huán)節(jié)，學(xué)籍電子檔案管理人員一定要本著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真對待，嚴(yán)格按照制度辦事，堅(jiān)持原則，管理到位，做到制度面前人人平等，認(rèn)真做好學(xué)籍電子檔案管理工作。
3充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將電子檔案的優(yōu)勢最大化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，各高校都有自己的校園網(wǎng)。校園網(wǎng)是學(xué)校信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)設(shè)施，這為實(shí)現(xiàn)學(xué)籍電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、一體化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基礎(chǔ)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還必須開發(fā)出與之配套的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。
為此，成教學(xué)籍管理部門應(yīng)當(dāng)爭取學(xué)校的大力支持，應(yīng)盡可能地組織技術(shù)力量開發(fā)出適用于本校的學(xué)籍電子檔案管理系統(tǒng)。該管理系統(tǒng)應(yīng)包括新生報(bào)到注冊管理、在校生管理、成績管理、教材管理、紙介質(zhì)檔案管理、畢業(yè)生管理、數(shù)據(jù)接口等模塊，涉及到學(xué)籍管理的方方面面。此管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)行在因特網(wǎng)上，學(xué)生能在千里之外能夠查到自己的學(xué)籍狀態(tài)；教師能在家里能夠查到自己什么時(shí)候該去哪個(gè)教室上課。
第2篇
關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案 管理 作用 現(xiàn)狀 建議
中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）04（b）-0223-02
高職學(xué)籍檔案管理是學(xué)校教學(xué)管理工作的一個(gè)組成部分，也為骨干校建設(shè)提供有價(jià)值的支撐數(shù)據(jù)，學(xué)籍檔案是在學(xué)籍管理過程中生成的，這些學(xué)籍檔案材料要求教務(wù)工作人員認(rèn)真收集、整理、裝訂，并按照學(xué)籍檔案管理的要求立卷歸檔送交學(xué)校檔案部門永久保存。學(xué)籍檔案除了能為師生提供使用，還要為教學(xué)、科研、行政管理和骨干校建設(shè)提供服務(wù)。
1 高職學(xué)籍檔案管理工作的重要作用
隨著教育體制的改革、人才的選拔、就業(yè)觀念的轉(zhuǎn)變，高職學(xué)籍檔案在社會(huì)中得到越來越廣泛的重視和應(yīng)用。因此，完善高職學(xué)籍檔案管理，研究其特點(diǎn)及規(guī)律，分析學(xué)籍檔案管理中存在的問題，探討對策，不但可以促進(jìn)高職檔案管理的發(fā)展，而且對于推進(jìn)教學(xué)改革、提高教育質(zhì)量和辦學(xué)水平等都有著重要的意義。
學(xué)籍檔案的形成有一定的過程和時(shí)段，文件之間有不規(guī)律時(shí)間聯(lián)系，學(xué)生的學(xué)籍檔案有明確的起始和終止時(shí)間，形成以時(shí)間為進(jìn)程。學(xué)籍檔案不僅影響到整個(gè)學(xué)校檔案管理的完整性，更重要的是會(huì)影響到對一個(gè)人的全面了解和如何合理的使用人才，高職學(xué)籍檔案包括錄取新生花名冊、新生登記表、學(xué)籍卡片、在校名冊、學(xué)生成績總表、畢業(yè)審批、論文答辯、學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)材料、學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)（優(yōu)秀學(xué)生、獎(jiǎng)學(xué)金等）材料、學(xué)生違紀(jì)處分材料等等，記載了學(xué)生自入學(xué)到離開學(xué)校整個(gè)學(xué)習(xí)和生活的過程，具備查考價(jià)值的資料檔案。因此，收集和利用好高職學(xué)籍檔案，是高職學(xué)校檔案管理工作的重要任務(wù)，為了能讓學(xué)籍檔案管理為骨于校建設(shè)提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)，應(yīng)該采取有效措施逐步完善學(xué)籍檔案管理。
2 高職院校學(xué)籍檔案管理工作中的現(xiàn)狀
高職學(xué)籍檔案記錄了一所學(xué)校自辦學(xué)后所有學(xué)生的在校信息，與每位畢業(yè)生的切身利益息息相關(guān)，具有憑證作用及社會(huì)服務(wù)功能，前段時(shí)間，有很多已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生回校查學(xué)籍檔案，因工作后表現(xiàn)優(yōu)秀，現(xiàn)要被選拔、任用、考核，需要在校期間的學(xué)籍檔案，并要求復(fù)印，學(xué)校雖然有這些學(xué)生的學(xué)籍檔案，但往往這些數(shù)據(jù)都存在填寫內(nèi)容不全，雜而很亂，造成檔案資料的缺失。看到學(xué)生的無奈，我們深深地體會(huì)到： 高職檔案部門必須抓好學(xué)籍檔案管理，決不能再給學(xué)生留下任何遺憾。學(xué)籍檔案包含的內(nèi)容較多，隨著高校招生人數(shù)的增多，高職的學(xué)籍檔案管理工作壓力越來越大，受傳統(tǒng)的管理理念和管理方法的制約，目前高職學(xué)籍檔案管理工作主要存在以下問題。
2.1 高職學(xué)籍檔案管理制度不完善，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一
雖然多數(shù)高職學(xué)校都按照教育部頒布的學(xué)生管理規(guī)定去進(jìn)行學(xué)籍檔案管理工作，但是沒有一個(gè)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，都按照自己的理解和方法去管理學(xué)籍，沒有建立一套完善的學(xué)籍檔案管理制度，使高職的學(xué)籍檔案管理工作不能落到實(shí)處，導(dǎo)致學(xué)籍的原始檔案殘缺不全或雜亂無章。導(dǎo)致學(xué)籍檔案材料雜亂且降低了使用的價(jià)值。
2.2 職責(zé)范圍不清，管理意識缺乏
高職教學(xué)管理人員認(rèn)為學(xué)籍檔案沒什么實(shí)際用途，學(xué)籍管理人員缺乏應(yīng)有的學(xué)籍檔案管理意識，在實(shí)際工作中，有些學(xué)籍檔案的填寫錯(cuò)誤或格式不統(tǒng)一，沒有嚴(yán)格的按照檔案管理相關(guān)規(guī)定對檔案進(jìn)行管理，使檔案失去了它的真實(shí)性和應(yīng)用性。教學(xué)管理有關(guān)部門職責(zé)范圍不清，學(xué)生在校期間一些重要信息資料，如獎(jiǎng)學(xué)金或競賽項(xiàng)目獲獎(jiǎng)材料，計(jì)算機(jī)等級考試證書、大學(xué)英語三四六級考試取得各項(xiàng)比賽的材料和所受處分材料等等缺乏完整性，有的根本沒有記錄，使得學(xué)籍檔案在一定程度上失去了完整性和真實(shí)性，給今后的管理帶來諸多不便，也會(huì)影響高校學(xué)籍檔案的質(zhì)量，從而削弱了學(xué)籍檔案的社會(huì)價(jià)值。
2.3 高職學(xué)籍檔案歸檔質(zhì)量偏低
學(xué)院教務(wù)處在整理2001級至2009級學(xué)籍檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)學(xué)籍檔案里錯(cuò)誤很多，如填寫內(nèi)容不全、出現(xiàn)錯(cuò)別字、亂填亂改、文字材料紙張規(guī)格不對、學(xué)生畢業(yè)照片版面多樣，并沒有按要求的粘貼、材料沒按規(guī)定傳遞或文件丟失、學(xué)生鑒定表填寫雷同等等。以上原因都是因?yàn)榻虒W(xué)管理部門收集資料缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍檔案在收集整理過程中出現(xiàn)缺失和混亂，造成學(xué)籍檔案缺乏，學(xué)籍檔案無法為學(xué)生提供服務(wù)。
2.4 高職學(xué)籍檔案沒有充分發(fā)揮潛在價(jià)值，幫；原因是管理模式落后
學(xué)籍管理人員沒有認(rèn)識到檔案管理與學(xué)籍管理相統(tǒng)一的重要性，工作中缺乏主動(dòng)和創(chuàng)新性，高職檔案管理工作隨意性大，制度不嚴(yán)，管理的落后，使得學(xué)籍檔案在教學(xué)管理、教學(xué)研究及學(xué)生管理工作中沒有及時(shí)有效地發(fā)揮作用，高職學(xué)籍檔案管理只是停留在收集、整理、歸檔的層次，沒有對學(xué)籍檔案進(jìn)行深層次的信息加工，沒為教學(xué)創(chuàng)新或教學(xué)管理提供有價(jià)值材料依據(jù)，也很少為骨干校建設(shè)提供有價(jià)值數(shù)據(jù)，無法實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案最大價(jià)值。
3 做好高職學(xué)籍檔案管理工作的建議
高職學(xué)籍檔案的內(nèi)容包括學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間形成的具有保存利用價(jià)值的信息檔案，是教學(xué)檔案的主體和核心。這些在學(xué)生成長與實(shí)踐活動(dòng)過程中所形成的文字材料，真實(shí)地反映了學(xué)生在校的全過程，對于學(xué)校、個(gè)人及社會(huì)了解學(xué)生具有重要的憑證作用和參考價(jià)值。那么，如何加強(qiáng)高職的學(xué)籍檔案管理工作，使高職學(xué)籍檔案的發(fā)揮最大價(jià)值，是目前高校管理者值得思考的問題。
3.1 明確認(rèn)識學(xué)籍檔案管理的重要性
學(xué)籍檔案管理是高職院校管理工作的重要組成部分，是為高職院校各項(xiàng)決策服務(wù)的，是為骨干校建設(shè)服務(wù)的，是為廣大師生服務(wù)的。學(xué)籍檔案是關(guān)系到學(xué)生自身前途有價(jià)值的資料信息，是學(xué)生步入社會(huì)留給用人單位第一印象。目前高職學(xué)籍檔案分散于學(xué)工處、教務(wù)處、各院系等職能部門，各教學(xué)管理部門應(yīng)加強(qiáng)溝通，形成良好的資源共享，這樣就要求學(xué)籍管理人員必須認(rèn)真履行崗位職責(zé)，加強(qiáng)學(xué)籍檔案日常管理，注重對學(xué)籍材料的收集和積累。并對平時(shí)形成的學(xué)生各種學(xué)籍材料，規(guī)范的進(jìn)行整理、登記、分類、編目并及時(shí)歸檔，管理人員要從思想上認(rèn)識到學(xué)籍檔案的重要性，明確歸檔要求和范圍，并制定有關(guān)學(xué)籍材料歸檔的規(guī)章制度。
3.2 跟蹤收集，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理
學(xué)籍情況一直處于不斷的變化之中，這就要求各職能部門、各個(gè)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)學(xué)籍管理的工作人員，應(yīng)根據(jù)新的情況變化對有關(guān)學(xué)籍管理的文件材料，隨時(shí)收集整理，及時(shí)認(rèn)真記載。一份學(xué)籍檔案的形成從入學(xué)登記到畢業(yè)證的審批要經(jīng)過幾年的時(shí)間，跟蹤收集就是對學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生的學(xué)籍材料進(jìn)行后續(xù)補(bǔ)充收集，這些材料跨越時(shí)間長，不一定具有連續(xù)性，這就要求學(xué)籍管理人員高度負(fù)責(zé)、主動(dòng)跟蹤收集、補(bǔ)充歸檔，只有將各環(huán)節(jié)中的形成材料收集齊全并加以整合，才能確保學(xué)籍檔案的完整性。
3.3 提高為學(xué)生服務(wù)的意識
學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門領(lǐng)導(dǎo)要高度重視高職學(xué)籍檔案工作，要結(jié)合實(shí)際，使全體師生增強(qiáng)對學(xué)籍檔案的重視，支持高職學(xué)籍檔案的收集、檢查和整理工作。學(xué)生管理老師，特別是班級輔導(dǎo)員，要明確學(xué)籍檔案對學(xué)生的重要性，使學(xué)籍檔案收集整理過程走上規(guī)范制度化的道路。招畢辦、學(xué)生處、教務(wù)處、學(xué)院辦公室、各院系部要協(xié)作，保證學(xué)生學(xué)籍檔案的收集、整理并及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的保證學(xué)籍檔案工作的順利進(jìn)行，只有各教學(xué)部門聯(lián)合起來，這樣才能更好的為學(xué)生提供準(zhǔn)確、有價(jià)值的資料。
3.4 加強(qiáng)高職學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，體現(xiàn)學(xué)籍檔案價(jià)值
學(xué)籍網(wǎng)絡(luò)信息化管理，使全體師生信息傳輸更加方便、快捷；各個(gè)院校的教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、招生與就業(yè)管理系統(tǒng)和各系部應(yīng)實(shí)行對接，建立學(xué)籍檔案的信息庫，實(shí)現(xiàn)信息查詢的實(shí)時(shí)互動(dòng)。這就要求理順管理部門的工作職責(zé)，使學(xué)籍檔案收集按時(shí)、保質(zhì)的按制度進(jìn)行，學(xué)籍檔案管理應(yīng)分清責(zé)任并明細(xì)化。要達(dá)到這種管理模式，高職學(xué)籍檔案管理人員就需要學(xué)校方方面面的理解和支持。同時(shí)，學(xué)籍檔案的工作人員一定要與時(shí)俱進(jìn)，充分認(rèn)識學(xué)籍檔案管理工作的新要求，積極探索學(xué)籍檔案開發(fā)利用的創(chuàng)新思路和方法。
參考文獻(xiàn)
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第3篇
關(guān)鍵詞：高校；學(xué)籍；檔案管理
中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）13-0195-03
高等學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分，高校學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、工作、思想過程中直接形成的，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)和學(xué)校歷史發(fā)展的原始記錄材料，同時(shí)，還是學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理、量化考核、定性定量分析、深化教育教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平、開拓人才信息資源不可缺少的條件[1]。信息化快速發(fā)展的今天，給高校學(xué)籍檔案工作也帶來了新的挑戰(zhàn)和壓力，目前高校學(xué)籍檔案管理工作已進(jìn)入高速發(fā)展時(shí)期，其管理成效直接標(biāo)志著一個(gè)學(xué)校的日常教學(xué)管理水平。
一、高校學(xué)籍檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
1.學(xué)籍、學(xué)歷管理體制改革的挑戰(zhàn)
學(xué)歷電子注冊：由于社會(huì)上假文憑泛濫，不法分子偽造學(xué)歷證書行為嚴(yán)重，為維護(hù)國家學(xué)歷制度和學(xué)歷證書制度的嚴(yán)肅性和高等學(xué)校畢業(yè)生的合法權(quán)益。2000年，教育部開始建立高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度，并開始進(jìn)行試點(diǎn)工作。2001年，教育部正式頒發(fā)了《高等教育學(xué)歷證書電子注冊暫行規(guī)定》，從2001年9月起全國即實(shí)行各類高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度。2010年4月，教育部在《關(guān)于普通高等教育學(xué)歷證書即時(shí)電子注冊的通知》中實(shí)施高等教育學(xué)歷證書在線即時(shí)電子注冊。至此，高等學(xué)校在對畢業(yè)生學(xué)歷資格審核后，通過中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)學(xué)籍學(xué)歷管理平臺上傳本校畢業(yè)生學(xué)歷數(shù)據(jù)注冊，即傳即審即上網(wǎng)，并形成學(xué)歷認(rèn)證網(wǎng)絡(luò)。
新生學(xué)籍電子注冊：2007年3月，教育部出臺《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊暫行辦1法》，并印發(fā)《高校學(xué)生獲得學(xué)籍及畢業(yè)證書政策告知》，暫行辦法第四條規(guī)定：新生報(bào)到后，高等學(xué)校要按國家招生規(guī)定和《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》對其進(jìn)行入學(xué)資格復(fù)查。復(fù)查合格取得學(xué)籍的，依據(jù)本辦法及時(shí)進(jìn)行學(xué)籍電子注冊。此工作的實(shí)施把住了學(xué)歷電子注冊的進(jìn)口關(guān)，將學(xué)歷電子注冊的資格審核提前到了入學(xué)階段。新生學(xué)籍電子注冊政策的出臺，強(qiáng)化了省級教育行政管理部門的監(jiān)管職責(zé)，規(guī)范各省招辦錄取工作，及早地排除了學(xué)籍糾紛，遏制了高校違規(guī)招生行為，規(guī)范了高校辦學(xué)行為。
學(xué)年電子注冊：2008年10月，教育部在《關(guān)于普通高等學(xué)校學(xué)生學(xué)年電子注冊的通知》中要求對在校生進(jìn)行學(xué)年電子注冊工作。學(xué)年電子注冊工作是學(xué)歷電子注冊和普通高校新生學(xué)籍電子注冊的進(jìn)一步延伸和擴(kuò)充，是對在校生新學(xué)年學(xué)習(xí)資格的認(rèn)定，要求各高校在中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)學(xué)籍學(xué)歷管理平臺實(shí)時(shí)操作在校學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)情況，加強(qiáng)了高校學(xué)生管理的基礎(chǔ)性工作，實(shí)現(xiàn)了省級教育行政管理部門對高校學(xué)籍管理工作全過程的監(jiān)督和指導(dǎo)，使學(xué)籍管理工作更趨規(guī)范化和信息化。
高等教育學(xué)籍、學(xué)歷證書電子注冊制度，為高等學(xué)校學(xué)籍管理工作提供了新的手段，也對學(xué)籍檔案管理工作提出了前所未有的挑戰(zhàn)[2]。
2.學(xué)籍檔案自身的挑戰(zhàn)
學(xué)籍檔案主要包括：學(xué)生入學(xué)通知書、新生入學(xué)登記表、成績單、獎(jiǎng)懲、學(xué)籍異動(dòng)、學(xué)生思想政治活動(dòng)考核情況、畢業(yè)資格及學(xué)位授予情況、學(xué)生表現(xiàn)鑒定等與學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間密切相關(guān)的材料。學(xué)籍檔案具有形成的規(guī)律性、往復(fù)的特殊性、存貯方式的多種性、表現(xiàn)形式的多樣性等特征，隨著高校教學(xué)改革發(fā)展，畢業(yè)生人數(shù)的增加，學(xué)籍檔案案卷數(shù)日益增多，涉及的內(nèi)容也更為復(fù)雜、更加充實(shí)，范圍也更大，學(xué)籍檔案也被賦予更多利用價(jià)值，工作任務(wù)更繁重，要求更高，也引發(fā)了許多新狀況、新問題[3]。
檔案材料是從檔案管理實(shí)踐中得來的，學(xué)籍檔案意識缺乏、收集不及時(shí)或不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案的價(jià)值以致檔案遺失，都會(huì)使學(xué)籍檔案失去參考、憑證和利用價(jià)值。
3.服務(wù)對象的挑戰(zhàn)
隨著高等教育體制改革的不斷深化，學(xué)生與高校之間，學(xué)生變得更加主動(dòng)，形成一種享受服務(wù)和提供服務(wù)的關(guān)系，學(xué)生選擇學(xué)校，學(xué)校也有義務(wù)為學(xué)生提供服務(wù)。同時(shí)隨著我國信息化的發(fā)展，社會(huì)各界是檔案管理的另一個(gè)服務(wù)對象，學(xué)籍檔案的重要性就更加凸顯出來了。對高校而言，提供高校檔案的利用價(jià)值，有助于擴(kuò)大高校的社會(huì)影響，為高校發(fā)展贏得越來越優(yōu)質(zhì)的社會(huì)資源與社會(huì)環(huán)境，因此，高校檔案部門應(yīng)從服務(wù)于高校發(fā)展的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)角度出發(fā)，立足于校內(nèi)與社會(huì)兩方面檔案需要，在有效滿足高校自身檔案需求的同時(shí)，盡最大努力實(shí)施檔案的利用價(jià)值。
學(xué)籍檔案管理工作如何面對學(xué)籍檔案服務(wù)對象的變化及時(shí)調(diào)整，更好地服務(wù)于社會(huì)各界和學(xué)生，是一個(gè)必然要面對的問題。
4.信息化服務(wù)的挑戰(zhàn)
近年來信息技術(shù)發(fā)展迅速，逐漸融入人們的生活，改變?nèi)藗兊纳罘绞健Ｐ畔⒒募夹g(shù)作為社會(huì)各界日常工作中的基本手段得到廣泛應(yīng)用，在學(xué)籍檔案管理工作中，高校學(xué)籍檔案的工作流程仍沿用傳統(tǒng)的工作模式。如歸檔方面，二級學(xué)院形成的紙質(zhì)檔案，由教學(xué)秘書將紙質(zhì)學(xué)籍材料歸到教務(wù)部門或者由學(xué)生科歸到學(xué)生處或相關(guān)部門，最后由各管理部門移交檔案館歸檔保存并提供利用。檔案利用方面，雖然目前是以檔案系統(tǒng)信息查找為主，手工查找紙質(zhì)檔案，提供復(fù)印件為輔，但由于學(xué)籍信息與檔案系統(tǒng)的信息未實(shí)現(xiàn)對接，使學(xué)籍檔案的開發(fā)利用受到一定條件的限制，形成查詢手續(xù)繁瑣、查詢面窄、查詢信息不夠全面等困難。
學(xué)校的各項(xiàng)決策和規(guī)劃均以事實(shí)為依據(jù)，以信息為參考，而支撐材料多為檔案資源，這一資源不進(jìn)行開發(fā)、利用，師生、社會(huì)各界就無法便捷、快速地獲取相關(guān)的檔案資料，且將無法為學(xué)校的宏觀決策和教學(xué)管理提供深度服務(wù)，嚴(yán)格影響學(xué)籍檔案的利用價(jià)值。
二、實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的利用價(jià)值的對策
1.加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理，更好地為學(xué)籍學(xué)歷電子注冊服務(wù)
學(xué)籍管理、學(xué)籍學(xué)歷電子注冊的實(shí)施者是人，受眾者也是人，應(yīng)該樹立以人為本的學(xué)籍檔案管理理念，提高學(xué)籍檔案管理認(rèn)識，加強(qiáng)事業(yè)心、責(zé)任感。加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理，科學(xué)制定歸檔范圍，高度重視學(xué)籍檔案管理材料的收集、整理、歸檔等工作，保證學(xué)籍檔案的完整、齊全，對工作步驟、分工、進(jìn)度和各階段的工作目標(biāo)進(jìn)行具體、規(guī)范籌劃，并保質(zhì)保量地做好該項(xiàng)工作。學(xué)籍學(xué)歷電子注冊網(wǎng)絡(luò)管理平臺是一個(gè)信息的收集、處理、控制、反饋的過程，該項(xiàng)工作是高校管理工作中難度較大的任務(wù)，高校各級主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予高度重視和大力支持。把它當(dāng)做一個(gè)重要環(huán)節(jié)來抓，最大限度地減少錯(cuò)誤，堵塞漏洞，努力做到對學(xué)生負(fù)責(zé)，對學(xué)校負(fù)責(zé)，對人民負(fù)責(zé)，為高等教育學(xué)籍學(xué)歷電子注冊提供準(zhǔn)確、真實(shí)的數(shù)據(jù)信息。
在學(xué)校學(xué)籍學(xué)歷電子注冊制度下，高校學(xué)籍檔案必須進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。學(xué)籍檔案管理工作對保證高校學(xué)歷電子注冊、新生學(xué)籍電子注冊、學(xué)年電子注冊工作的完成有不可替代的作用。
2.以資源求生存，以服務(wù)求支持，以創(chuàng)新求發(fā)展
高校檔案部門應(yīng)注意學(xué)籍檔案材料的形成規(guī)律，規(guī)范學(xué)籍檔案制度，科學(xué)分類，合理組卷，加強(qiáng)檔案意識，從材料形成的源頭抓起，與學(xué)籍檔案材料形成部門溝通，遵循檔案歸檔立卷的原則，做好歸檔前的立卷檢查、指導(dǎo)工作，變被動(dòng)配合為主動(dòng)積累。日常工作中，要隨時(shí)將日常教學(xué)工作中產(chǎn)生的新類型學(xué)籍材料補(bǔ)充到歸檔范圍中，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)與有關(guān)部門協(xié)商解決，明確檔案部門應(yīng)行政的監(jiān)督檢查、指導(dǎo)的雙重職能[4]，保證學(xué)籍檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。
在檔案信息服務(wù)時(shí)代，高校檔案部門應(yīng)積極借鑒社會(huì)服務(wù)部門的經(jīng)驗(yàn)，設(shè)計(jì)具有可操作性的服務(wù)流程、服務(wù)管理與服務(wù)評估體系，從根本上提升高校檔案服務(wù)質(zhì)量。積極、充分利用高校內(nèi)外，尤其是內(nèi)部的技術(shù)與智力資源，摸索出一套適應(yīng)高校特點(diǎn)的檔案信息服務(wù)體系。
近年來，國家非常重視高等學(xué)校教學(xué)評估工作，教學(xué)評估過程中，有相當(dāng)一部分支撐資料來源于學(xué)籍檔案材料，在這種狀況下，高校必須充分利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，建立與之相適應(yīng)的學(xué)籍檔案管理模式，進(jìn)行有效管理；將學(xué)籍管理系統(tǒng)及檔案系統(tǒng)工程進(jìn)行有機(jī)整合，建立一個(gè)富有效率的學(xué)籍檔案管理體系，使學(xué)籍檔案為日常教學(xué)管理提供高質(zhì)量服務(wù)，能量得到最佳釋放，更好地體現(xiàn)學(xué)籍檔案的利用價(jià)值。
3.強(qiáng)化信息服務(wù)技術(shù)，做好學(xué)籍檔案信息的社會(huì)化服務(wù)
在學(xué)籍檔案管理過程中，各高校的學(xué)籍管理工作的執(zhí)行者是學(xué)籍檔案管理人員。學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到高校教學(xué)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)和教學(xué)質(zhì)量的提高。應(yīng)熟悉有關(guān)學(xué)生學(xué)籍管理的政策、條例、規(guī)章及辦法，并具備學(xué)籍資料收集、整理分類及分析鑒別的能力。加強(qiáng)高校學(xué)籍管理人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識的學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)管理水平。實(shí)行二級管理的學(xué)校，特別要加強(qiáng)一級學(xué)籍管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，并提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任心。
學(xué)籍管理的受眾是學(xué)校教學(xué)、學(xué)生和社會(huì)各界，檔案管理也由對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，高校應(yīng)做好學(xué)籍檔案的信息開發(fā)，變被動(dòng)為主動(dòng)，為學(xué)校教學(xué)、學(xué)生和社會(huì)各界提供服務(wù)。具體說來，可以借鑒中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)，從新生報(bào)到注冊、在校成績、學(xué)籍異動(dòng)、學(xué)歷證書等全過程實(shí)行“跟蹤式”學(xué)籍檔案管理模式，做好學(xué)籍檔案網(wǎng)上檢索與服務(wù)工作，為用人單位提供便利的學(xué)籍、學(xué)歷、學(xué)位審查服務(wù)；建立畢業(yè)生就業(yè)與成長檔案，為大學(xué)社會(huì)聲譽(yù)評估和改進(jìn)學(xué)生培養(yǎng)工作提供科學(xué)依據(jù)；分析各專業(yè)的畢業(yè)率和就業(yè)率，為高校改進(jìn)教學(xué)方法、優(yōu)化教學(xué)結(jié)構(gòu)提供參考[5]；做好學(xué)生信息的維護(hù)對接，準(zhǔn)確地提供學(xué)籍異動(dòng)、學(xué)生獎(jiǎng)懲信息等，最大限度地滿足受眾對學(xué)籍信息查詢的需求，將學(xué)籍檔案資源共享。
4.建立和完善檔案信息管理平臺，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息與檔案系統(tǒng)的對接
加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，研發(fā)、使用配套適用的管理軟件作為檔案管理平臺來實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息化服務(wù)，建立學(xué)籍檔案的信息庫，實(shí)現(xiàn)信息查詢的實(shí)時(shí)互動(dòng)。隨著信息處理速度和工作效率的提高，使學(xué)籍管理的現(xiàn)代化方法成為必然，學(xué)籍管理與檔案系統(tǒng)的對接是切實(shí)可行的。學(xué)籍檔案查詢面臨著許多難題，如：某位學(xué)生于2001年入校，休學(xué)兩次，2005年復(fù)學(xué)，按照4年制的學(xué)習(xí)過程，他應(yīng)于2007年畢業(yè)，但是由于未按教學(xué)計(jì)劃修滿課程，延遲一年畢業(yè)。如果要反映該生的學(xué)習(xí)生涯，就要查詢：一是2001年的錄取名單；二是休學(xué)學(xué)籍異動(dòng)檔案；三是復(fù)學(xué)學(xué)籍異動(dòng)檔案；四是2007年畢業(yè)資格終審檔案；五是證書換發(fā)材料。查找到這5份紙質(zhì)檔案材料，才串聯(lián)出該生的在校情況。
如果學(xué)籍信息與檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對接，就不需要檔案管理人員手工查找紙質(zhì)檔案，可以直接通過檔案管理平臺提供系統(tǒng)、完整的信息，將大大提高學(xué)籍檔案的查準(zhǔn)率、查全率，減輕檔案工作人員的工作壓力，降低檔案工作人員的工作量。
三、結(jié)語
隨著互聯(lián)網(wǎng)與學(xué)習(xí)化社會(huì)的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理信息化不僅可以為學(xué)籍檔案提供制度保障，也可以最大限度地滿足社會(huì)的進(jìn)步與教育的發(fā)展對學(xué)籍管理工作的要求。各高校應(yīng)以誠信為本，認(rèn)真做好學(xué)籍檔案管理工作，為社會(huì)提供完整、準(zhǔn)確、真實(shí)、可靠的檔案材料，發(fā)揮學(xué)籍檔案的作用，不斷促進(jìn)高等教育的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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