辦公室管理存在的問題范文

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第1篇

高校辦公室作為集教學(xué)、科研、服務(wù)師生、對外宣傳等的管理行政單位，在整個院校的工作中起著十分重要的作用，其職責(zé)是與各個部門進行溝通和協(xié)調(diào)，根據(jù)不同的專業(yè)性質(zhì)來進行分工的行政管理組織。隨著高等教育改革和發(fā)展步伐的不斷加快，高校建設(shè)也面臨著許多的挑戰(zhàn)，如：擴大院校的辦學(xué)規(guī)模、提高整體教學(xué)質(zhì)量和學(xué)術(shù)聲譽等，都面臨著較大的壓力，在如此大的挑戰(zhàn)面前，辦公室如何處理并解決好這些問題，是直接關(guān)系到學(xué)校整體運行及學(xué)校整體形象的重要舉措。[1]

高校辦公室作為高校中一個十分重要的管理部分，其服務(wù)的對象是全校的師生，是全校信息的集中匯總和以及協(xié)調(diào)內(nèi)部的職能部門，同時，也是整個學(xué)校運轉(zhuǎn)過程中中樞神經(jīng)系統(tǒng)。辦公室工作效率的高低，將會直接的影響到高校的整體運作水平，彰顯出高效整體管理水平。[2]

二、高校辦公室管理中存在的問題

1.對工作職能認識不夠清楚

許多高校辦公室的工作人員不是對口專業(yè)畢業(yè)的，在參加工作之后由于種種因素而沒有接受相關(guān)的系統(tǒng)培訓(xùn)。因此，在日常的工作中，這些人員只有按照領(lǐng)導(dǎo)的指示辦事，不能提出具有建設(shè)性的意見，在遇到狀況的時候，也只能被動的應(yīng)付，沒有較好的解決方法。此外，在高校辦公室的管理中，還存在著工作任務(wù)分配不清和溝通不夠的問題，使得一些簡單的事情搶著做，而一些比較復(fù)雜事情卻沒有人去做，導(dǎo)致工作的效率低下，嚴重的影響到了高校辦公室只能的實現(xiàn)。

2.人員的素質(zhì)較低

在高校辦公室任職的工作人員大多來自于不同的崗位，具有不同的專業(yè)背景，同時，大部分的工作人員都沒有接受過管理學(xué)當面的專業(yè)培訓(xùn)，缺乏一定的專業(yè)技能。此外，由于辦公室的工作人員從事日常管理，忙碌于繁重的事務(wù)性工作中，在加上學(xué)習(xí)各項工作的持續(xù)改進，他們只能憑著有限的經(jīng)驗來進行工作，缺乏運用現(xiàn)代方法去思考和管理的能力，使得其管理水平不能很好適應(yīng)高校的快速發(fā)展和辦公室管理工作的要求。

3.規(guī)章制度不夠完善

高校辦公室的工作繁多且較為復(fù)雜，每一項工作看起都十分的瑣碎，但卻有十分的重要。目前，許多高校辦公室都缺乏較為完善的管理制度，來統(tǒng)籌和安排日常事務(wù)，辦公室的工作紛繁復(fù)雜，如果沒有制度來對其進行規(guī)范管理，那么辦公室的工作將會陷入毫無章法的境地，使得辦公室工作人員的態(tài)度松散，影響到整個部門的工作效率。要想有效的避免這些問題的發(fā)生，高校辦公室就應(yīng)建立一套較為完善的規(guī)章制度來對辦公室進行科學(xué)有效的管理。[3]

4.辦公自動化的應(yīng)用不夠完善

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，計算機系統(tǒng)及相關(guān)的技術(shù)在各個領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，給社會各個方面的發(fā)展帶來了前進的動力，同時，教育領(lǐng)域的發(fā)展方向也在向著信息化的方向靠攏，高校辦公室的管理也離不開信息系統(tǒng)。在高校辦公室應(yīng)用先進的設(shè)備和技術(shù)時，存在著一系列的問題，如：應(yīng)用人員的素質(zhì)不高、不能及時對相關(guān)的操作人員進行技術(shù)指導(dǎo)和培訓(xùn)等，造成先進設(shè)備的利用率較低，局限于文件的打印等工作，信息化技術(shù)的不能很好的應(yīng)用，將會影響到辦公室各項工作的開展。

三、提高高校辦公室管理工作的方法

1.提高辦公室工作人員的服務(wù)意識

行政管理工作的基本特征就是服務(wù)，辦公室的工作也不例外，因此，高校辦公室人員應(yīng)放棄舊的思想，確定行政管理就是服務(wù)的新思想，努力工作為高校的發(fā)展服務(wù)，為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)、師生、員工服務(wù)，為招生服務(wù)和社會機構(gòu)以及教學(xué)等服務(wù)。根據(jù)高校的教育制度和自身規(guī)章制度的變革以及各種新問題、新情況的出現(xiàn)，提供及時的服務(wù)，努力學(xué)習(xí)相關(guān)的知識，不斷提高自身的服務(wù)水平和質(zhì)量。

2.加強辦公室人員的培訓(xùn)工作

辦公室工作人員的思想和業(yè)務(wù)水平直接的關(guān)系到學(xué)校行政管理工作的水平，甚至有可能會影響到領(lǐng)導(dǎo)的決策。為了有效的提高他們的理論水平，提高他們的綜合分析、文字表達、組織協(xié)調(diào)等水平和能力，高校辦公室就應(yīng)建立相關(guān)的制度，加強對辦公室工作人員的培訓(xùn)。可以從以下幾個方面來加強對辦公室人員的培訓(xùn)：

2.1利用各種渠道采取多種形式對辦公室工作人員進行培訓(xùn)，針對培訓(xùn)人員的不同特點，派選人員參加進修，學(xué)習(xí)相關(guān)的業(yè)務(wù)等。

2.2加強對辦公室工作的研討，對教育改革和發(fā)展的情況進行研究，探討學(xué)校制度的改進、學(xué)生教師服務(wù)的新選擇以及科研等工作的情況，通過這些探討和研究可以有效的提高辦公室工作人員的素質(zhì)，進而提高辦公室的工作效率。

2.3激勵辦公室工作人員積極工作，努力的提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.建立和完善高校辦公室工作中的管理體系

為了能夠更好的適應(yīng)高校的發(fā)展，辦公室在工作中應(yīng)建立和完善各種規(guī)章制度與管理體系，溝通和協(xié)調(diào)是辦公室工作中的主要內(nèi)容，辦公室工作人員應(yīng)做好協(xié)調(diào)工作，堅持公平公正的原則，充分的考慮到全體人員的利益。高校辦公室管理體制的健全是提高其工作效率的前提，此外，應(yīng)對高校辦公室的職能進行重新定位和細化，充分考慮到改革之后的高校管理體制下，辦公室在其中發(fā)揮的作用是什么，在明確任務(wù)之后還應(yīng)根據(jù)指定的業(yè)務(wù)內(nèi)容來明確辦公室各個工作人員的職責(zé)，提出科學(xué)可行的工作計劃，從而保證辦公室工作的順利實施。[4]

第2篇

【關(guān)鍵詞】辦公室文書；檔案管理；問題

在整個辦公室文書的管理當中，文書與文書檔案的管理屬于主要的管理工作，并且為整個事業(yè)單位的管理形成了良好的保障和支持作用。在現(xiàn)代社會下的迅速發(fā)展當中，合理有效的檔案管理是提高事業(yè)單位工作質(zhì)量的必要手段。而現(xiàn)如今的黨政機關(guān)事業(yè)單位，在日常的工作當中，總會產(chǎn)生一些文書檔案信息，這些檔案信息具有相當重要的作用，能夠為黨政機關(guān)事業(yè)單位未來的工作形成科學(xué)的引導(dǎo)和決策依據(jù)。但是，我國現(xiàn)階段的辦公室文書與文書檔案管理卻存在著相當多的問題，需要進行科學(xué)有效地解決。

一、辦公室文書與文書檔案管理的基本特點

我國當前的黨政機關(guān)事業(yè)單位，已然對檔案管理有了較為深刻的認知度，并且在辦公室文書和文書檔案管理的過程中，形成一定的基本特點。這些特點集中地體現(xiàn)在三個方面。首先是對一些黨政機關(guān)事業(yè)單位的主要數(shù)據(jù)資料進行收集和保管，而這也屬于企業(yè)檔案管理的主體內(nèi)容。其次是開展相應(yīng)的辦公室文書工作，需要有相應(yīng)的文書人員進行。最后是對于一些復(fù)雜的文書工作，需要進行精細化的管理，進而實現(xiàn)檔案管理的高效性。在整個辦公室文書與文書檔案管理的過程中，需要將紙作為主要的信息載體，并對一些事件發(fā)生的過程、內(nèi)容以及時間進行相應(yīng)的記錄，并保存下來。而在這個過程中的工作重點主要是對信息進行廣泛地收集和整合，接著進行科學(xué)的分類，實現(xiàn)管理與保存的高效性。現(xiàn)如今，文書工作也開展了全新的無紙化操作，因而除了紙以外，存儲介質(zhì)成為了新時期主要的信息載體，整體的辦公效率有了很大的提高。此外，雖然這些文書僅僅是一些書面性的內(nèi)容，但是它具有較高的真實性，能夠被人們的決策所依賴，并且具有一定的法律依據(jù)。因而對其進行合理的保管，能夠為黨政機關(guān)事業(yè)單位的工作，帶來相當多的實體利益。

二、辦公室文書與文書檔案管理存在的主要問題

1、基礎(chǔ)的辦公室文書與文書檔案管理建設(shè)力度十分小

一般而言，黨政機關(guān)事業(yè)單位都會將辦公室的文書以及相關(guān)的檔案資料放在檔案管理建筑的底層部分，這一區(qū)域空間通常都不會很大，并且經(jīng)常會出現(xiàn)潮濕的現(xiàn)象。如果無法實現(xiàn)有效的通風(fēng)，并將這些文書和文書檔案放置較長的時間，將很容易出現(xiàn)損壞的狀況。而之所以會出現(xiàn)這些狀況，主要是由于基礎(chǔ)的辦公室文書與文書檔案管理建設(shè)力度十分小，黨政機關(guān)事業(yè)單位對其也沒有太大的重視度，使得整個辦公室文書管理上缺乏一定的資金和資源配置，進而難以得到切實有效的發(fā)展。而在領(lǐng)導(dǎo)不重視的狀況下，黨政機關(guān)事業(yè)單位的文書管理員工也很難將這些工作內(nèi)容切實地放在心上，而進行了隨意地擱置，并且往往沒有較好地進行分類，給整體的查閱和管理造成了一定程度上的阻礙。

2、辦公室文書與文書檔案管理的管理人員專業(yè)素質(zhì)較低

對于辦公室文與文書檔案管理工作，大多數(shù)黨政機關(guān)事業(yè)單位都單純地認為它是一種十分簡單的工作，不需要投入過于專業(yè)的人手，僅僅需要一部分懂得管理的人員即可，因而經(jīng)常會出現(xiàn)一些文化素質(zhì)并不高的人員進行管理，他們僅僅懂得對這些資料進行儲存，并不知道如何進行分類，對于其查閱的優(yōu)化以及對現(xiàn)代檔案管理設(shè)備的運用，幾乎沒有任何的了解。因而在實際的辦公室文書與文書檔案管理當中，涌現(xiàn)出了相當嚴重的問題，整天的檔案管理效率十分低。同時，由于這些人員的專業(yè)素質(zhì)十分低，經(jīng)常出現(xiàn)文書檔案損壞和丟失的狀況，而對于這些狀況的出現(xiàn)，這些管理人員都選擇了忽視，并沒有進行積極地恢復(fù)和查找，導(dǎo)致在需要這些文書的過程中難以查找地到，一定程度上給黨政機關(guān)事業(yè)單位的工作形成了較大的阻礙

3、文書檔案管理的方式過于落后

除去上述的管理人員自身素質(zhì)存在問題以外，在管理的方法上也存在著許多的缺陷，不規(guī)范的管理方法對于檔案來說，就是一場傷害，而在大多數(shù)的文書檔案管理中，對于檔案的管理方式并沒有一個較完整的管理策略，在檔案標題和檔號的管理上。存在很多不科學(xué)的管理方式，這種不規(guī)范的管理對于檔案造成也是十分嚴重的，其次，在管理的設(shè)施上，管理的工作方法一直處在過去階段，事業(yè)單位對于檔案管理沒有具備發(fā)展的眼光，一味的采用傳統(tǒng)管理手段，對于新時代下的新技術(shù)沒有及時的進行吸取，在社會的快速發(fā)展下，網(wǎng)絡(luò)時代為社會帶來了很大的方便，計算機的產(chǎn)生既方便了管理人員對于檔案的保存，還讓管理工作的工作量得到了有效的減小，節(jié)省工作時間。但在實際的管理中，部分的事業(yè)單位并沒有及時對網(wǎng)絡(luò)保存的技術(shù)進行學(xué)習(xí)，而是繼續(xù)使用傳統(tǒng)的管理方式，而對于檔案管理的工作，現(xiàn)實問題就是存在著部分的人仍舊采用以人工檢索的方式，這種方式最為凸現(xiàn)的缺陷就在于，它不僅增加了工作量，還使得工作變的更加復(fù)雜，事業(yè)單位對于文書檔案管理的成本增加，單位的管理方式嚴重與社會的發(fā)展脫節(jié)，導(dǎo)致文書管理的工作效率得不到提高。

三、辦公室文書與檔案管理的創(chuàng)新優(yōu)化策略

1、加強辦公室文書與檔案管理的規(guī)范化

要想使得整個辦公室文書它檔案管理，實現(xiàn)較高的管理水平，必然要對其進行規(guī)范化管理，而要形成規(guī)范化的管理，必然需要建立一定的管理機制和條例。而這部分工作本身需要黨政機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)來完成，為此，黨政機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)必須重新審視辦公室文書與檔案管理的重要性，并將它放在黨政機關(guān)事業(yè)單位的重點工作內(nèi)容當中。在實際的管理規(guī)范中，黨政機關(guān)事業(yè)單位需要對其中的管理機制和管理方法進行嚴格的控制，使得管理人員能夠切實地對自身的管理職責(zé)加以了解，并建立一定的獎懲制度，促使員工形成較高的工作積極性，逐步提升整體的文書檔案管理效益。

2、提高辦公室文書與文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在整個辦公室文書以及相關(guān)的文書檔案管理工作當中，管理人員發(fā)揮著關(guān)鍵的作用，并且會對整個工作的質(zhì)量產(chǎn)生最為直接的影響。為此，黨政機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當重視管理人員的管理能力，并采取一定的措施，對管理人員的專業(yè)素質(zhì)進行綜合性的培育和訓(xùn)練，使得他們具有較高的檔案管理能力。對于這方面的措施，黨政機關(guān)事業(yè)單位可以從兩方面開展，首先是從外部招聘，企業(yè)需要吸收一些專業(yè)素質(zhì)較高的人員，并對他們的素質(zhì)進行考核，確保他們具有較高的專業(yè)素質(zhì)后，再投放到實際的管理崗位上。其次是對黨政機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部人員的能力進行培養(yǎng)，黨政機關(guān)事業(yè)單位可以選擇自身內(nèi)部的一些人才，進行檔案管理知識技能上的培養(yǎng)，使他們具備較為先進的辦公室文書與文書檔案管理能力，并進行不斷地更新，迎合當前時代的具體需求，為黨政機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展做出切實有效的貢獻。

3、構(gòu)建信息化保存方式

對于傳統(tǒng)文書管理方法中管理管理陳舊，管理方法落后的問題，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化，智能化的管理方法是解決它的最好途徑，在目前網(wǎng)絡(luò)和計算機快速發(fā)展的情形下，事業(yè)單位對于文書檔案的管理要建立電子化的檔案，這就要求管理人員對于社會發(fā)展有較好的學(xué)習(xí)能力，對于現(xiàn)代化的技術(shù)有較完整的把握，在實行文書管理時，充分的將事業(yè)單位的檔案管理和現(xiàn)代化的技術(shù)結(jié)合在一起，構(gòu)建一體化的管理模式，從而實現(xiàn)檔案管理高效、快捷、方便、安全的目標，促進整個社會組織及事業(yè)單位的快速穩(wěn)定發(fā)展。

綜上所述，在整個黨政機關(guān)事業(yè)單位的工作進程中，辦公室文書與文書檔案管理起著相當大的作用，它能夠?qū)h政機關(guān)事業(yè)單位的很多決策提供依據(jù)，并完善當前的工作進程，因而對其進行科學(xué)有效的管理具有重要的意義。

參考文獻

[1] 王協(xié)舟，徐慧姣，高晶晶，劉柯吟. 黨政機關(guān)公文處理工作政策解讀――基于五個新舊文本的分析（一）[J]. 檔案學(xué)通訊. 2013（05）

第3篇

1.煤礦企業(yè)辦公室管理工作存在的問題

1.1煤礦企業(yè)辦公室管理工作的具體內(nèi)容

煤礦企業(yè)不同于其他行業(yè)，在辦公室管理工作中有著自身的特點，作為一個樞紐機構(gòu)，辦公室實現(xiàn)企業(yè)各部門的溝通、負責(zé)企業(yè)信息傳達、信息整理的工作。對于辦公室工作的要求非常的嚴格，在文案的起草上，在重大事件的處理上如果稍有疏忽都會造成企業(yè)重大的損失，甚至對人們的生活造成一定的影響。辦公室工作體現(xiàn)的是輔助的作用，辦公室人員在決策的規(guī)劃和執(zhí)行的過程中應(yīng)該體現(xiàn)主動性的特點，對煤礦企業(yè)的發(fā)展提出更多建設(shè)性的建議，對企業(yè)的發(fā)展帶來更有價值的信息，積極的協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，配合各部門的工作，提升煤礦企業(yè)發(fā)展的能力。

1.2煤礦企業(yè)辦公室管理工作存在的缺陷

煤礦企業(yè)辦公室管理工作有著非常重要的地位，隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷健全和完善，煤礦企業(yè)的發(fā)展也應(yīng)該體現(xiàn)改革和深化的特點，隨著企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，信息技術(shù)手段的廣泛應(yīng)用為煤礦企業(yè)辦公室工作的發(fā)展帶來了更多的挑戰(zhàn)，辦公室的工作難度加大了，管理上的存在的欠缺和不足需要及時的改善。在管理的體制上，需要明確各個部分之間的責(zé)任分工，保證消息的有效傳達，提升企業(yè)的工作效率，實現(xiàn)資源的合理配置。在工作方法上，煤礦企業(yè)辦公室工作還停留在傳統(tǒng)的工作模式上，沒有順應(yīng)企業(yè)發(fā)展的狀況而不斷的創(chuàng)新發(fā)展，缺乏專業(yè)性的辦公手段會造成辦公效率的低下。在溝通和交流過程中，煤礦企業(yè)的辦公室的交流方式應(yīng)該得到改進，正確的領(lǐng)會上級的決策對于信息的傳達有著至關(guān)重要的作用。

1.3煤礦企業(yè)辦公室管理工作問題存在的原因

針對煤礦企業(yè)辦公室管理發(fā)展的現(xiàn)狀來看，煤礦企業(yè)辦公室管理工作之所以發(fā)展受到限制，這與管理的手段，企業(yè)對工作的認知都有很大的關(guān)系。辦公室工作復(fù)雜繁多，但是卻占有重要的位置，如果沒有正確的認識到辦公室工作的重要性就行造成辦公室工作的管理問題。對于辦公室工作人員而言，有效的體制是其工作的重要保障，在此基礎(chǔ)上員工們進行積極主動的學(xué)習(xí)和經(jīng)驗總結(jié)，認識到辦公室在企業(yè)當中的重要性，通過科學(xué)的實踐方式提升工作的效率，實現(xiàn)主動的創(chuàng)新實踐。完善企業(yè)的管理手段，提升企業(yè)的發(fā)展空間，為企業(yè)的發(fā)展帶來無限的可能。

2.提升煤礦企業(yè)辦公室管理工作的對策

2.1完善煤礦企業(yè)辦公室管理機制

要推進煤礦企業(yè)辦公室工作的有效實踐，就必須不斷的優(yōu)化辦公室工作管理能力，在內(nèi)部建立健全的長效機制，通過制度的規(guī)范和引導(dǎo)推進現(xiàn)代辦公體制的建立。明確辦公室工作的責(zé)任分工，通過有效的獎懲機制實現(xiàn)對員工的有效促進，將辦公室的基本工作和企業(yè)的業(yè)績掛鉤，提升企業(yè)員工的參與程度，降低工作的失誤率，提升煤礦企業(yè)辦公室工作的效率。注重信息化手段的運用，通過合理的部署和規(guī)劃提升信息處理的能力，在最短的時間內(nèi)傳達有效的企業(yè)信息，實現(xiàn)對企業(yè)發(fā)展的有效管理。完善煤礦企業(yè)辦公室管理基礎(chǔ)是一切工作開展的基礎(chǔ)，必須對辦公室工作予以極大的重視程度，發(fā)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的弊端，從根源上解決機制存在的問題。

2.2推進煤礦企業(yè)辦公室工作的創(chuàng)新實踐

創(chuàng)新是發(fā)展的動力，也是煤礦企業(yè)得以長遠發(fā)展的最大保障。社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展存在著很多的變化，如果煤礦企業(yè)還停留在原有的發(fā)展水平上是無法在市場競爭中長久的生存下來的，所以對于煤礦企業(yè)的辦公室而言，在技術(shù)手段，管理水平和溝通協(xié)調(diào)等方面進行積極的創(chuàng)新是必要的，企業(yè)應(yīng)該為員工的發(fā)展創(chuàng)造更多的機會，通過組織培訓(xùn)和實踐，提升辦公能力，樹立創(chuàng)新的意識，加深企業(yè)員工對企業(yè)的了解，通過科學(xué)的辦公模式實現(xiàn)工作的有效實踐，對辦公室工作提出更多的建議，不斷的提升辦公的效率和辦公的能力。

2,3營造煤礦企業(yè)辦公室工作的和諧氛圍

煤礦企業(yè)的辦公室工作是實現(xiàn)企業(yè)和員工之間的良好紐帶，也影響著企業(yè)的工作氛圍。在煤礦企業(yè)的辦公室工作過程中，通過掌握先進的工作手段，很好的傳達上級的工作指示，從大局出發(fā)對煤礦企業(yè)的工作進行積極有效的部署，理智的進行科學(xué)的判斷，對于突發(fā)性的發(fā)展問題作出及時有效的處理，在企業(yè)范圍內(nèi)營造和諧的氛圍，推動企業(yè)發(fā)展的不斷深入，積極的推進企業(yè)文化的建設(shè)，實現(xiàn)企業(yè)的長遠發(fā)展。