個(gè)人檔案法范文
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第1篇
關(guān)鍵詞：電子文件 個(gè)人資料 個(gè)人資料權(quán)利
隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用和辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，電子文件大量產(chǎn)生。電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募1].電子文件的誕生標(biāo)志著檔案開(kāi)始發(fā)展到一個(gè)新的階段——電子檔案階段。信息技術(shù)融入檔案工作，使得檔案管理更加高效、迅捷、低成本化，加上檔案電子化和網(wǎng)絡(luò)化后，最大限度的利用了檔案資料，產(chǎn)生了巨大效益。然而，電子檔案和許多新生的信息技術(shù)產(chǎn)物一樣，從出生時(shí)起就面臨著許多法律上的尷尬，如電子檔案的法律地位問(wèn)題[2]、原始性問(wèn)題[3]、保密性問(wèn)題[4]等等。隨著國(guó)際社會(huì)對(duì)個(gè)人資料的保護(hù)，電子檔案所涉及的個(gè)人的權(quán)利問(wèn)題成為一個(gè)十分敏感的法律問(wèn)題，這個(gè)問(wèn)題在我國(guó)的檔案管理中更是突出。
一、電子檔案與個(gè)人資料
電子檔案是傳統(tǒng)紙面檔案的電子化與網(wǎng)絡(luò)化產(chǎn)物，與紙質(zhì)檔案有相同的本質(zhì)，都是文件存在的一種方式。但是，電子檔案與紙質(zhì)檔案也有明顯的特點(diǎn)[5]：首先，電子檔案中信息與載體可以分離（信息數(shù)據(jù)化、載體虛擬化）；其次，可復(fù)制性強(qiáng)，復(fù)制件和原件不易區(qū)分；第三，信息的穩(wěn)定性較弱，比如說(shuō)修改相對(duì)容易，并不留痕跡，信息容易丟失等。電子檔案的這些特點(diǎn)使得電子檔案中的個(gè)人資料容易處理，也容易遭受侵害。電子檔案中記載的公民的基本特征和情況的資料，構(gòu)成個(gè)人資料。所謂個(gè)人資料，也稱(chēng)個(gè)人數(shù)據(jù)（personal data）是指自然人的姓名、性別、年齡、民族、籍貫、住址、學(xué)歷、職業(yè)、婚姻、家庭、健康、病歷、特征等單獨(dú)或與其他信息共同形成的，足以識(shí)別該個(gè)人的資料。這種資料以一定的媒介作為載體，在計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，通常以網(wǎng)絡(luò)、光纖、硬盤(pán)和其它硬件設(shè)施為載體，采用豐富的表達(dá)方式，如符號(hào)、聲音、動(dòng)畫(huà)、電影、錄像等等。
個(gè)人資料有如下特征：
1、個(gè)人資料的主體限于自然人，而不包括法人。自然人是基于出生而取得民事主體資格的人。自然人是個(gè)人資料的信息源，個(gè)人資料負(fù)載了自然人的人格利益，個(gè)人資料應(yīng)得到法律保護(hù)，這是當(dāng)代保護(hù)自然人一般人格權(quán)的必然選擇。民事主體的外延十分廣泛，除自然人外，還包括法人和非法人組織。法人和其他非法人組織雖然擁有它們?cè)诮?jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各種資料，但這些資料并不構(gòu)成本文所研究、討論的個(gè)人資料。即純粹關(guān)于法人及其它非法人組織的資料不是個(gè)人資料。當(dāng)然在法人及其它非法人組織營(yíng)業(yè)活動(dòng)中收集的關(guān)于其客戶(hù)、員工的資料中，有一部分或全部可能會(huì)構(gòu)成個(gè)人資料。
2、個(gè)人資料是可以單獨(dú)或與其他信息結(jié)合共同識(shí)別特定自然人的資料。在紙張、證件、文件、硬盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等媒體上儲(chǔ)存的個(gè)人信息是很豐富的，它們涉及個(gè)人的方方面面，包括姓名、性別、愛(ài)好、興趣、社會(huì)保險(xiǎn)號(hào)碼、身份證號(hào)碼、個(gè)人習(xí)慣、肖像、漫畫(huà)、獎(jiǎng)勵(lì)、職業(yè)、收入、學(xué)歷、婚姻狀況、病歷等等。其中，有些能直接指向某人，有些則不能直接指向而必須與其它資料一起才能用于識(shí)別某人。能直接指向的，筆者稱(chēng)之為直接個(gè)人資料，如肖像、姓名、身份證號(hào)碼、社會(huì)保險(xiǎn)號(hào)碼，即為此類(lèi)。與其它信息結(jié)合才能指向的，稱(chēng)之為間接個(gè)人資料，如性別、愛(ài)好、興趣、習(xí)慣、職業(yè)、收入、學(xué)歷等等，無(wú)法僅通過(guò)它們之一就能判斷出這是何人的資料。由此可見(jiàn)，間接個(gè)人資料并不是嚴(yán)格意義上的個(gè)人資料，它只是一種可能意義上的個(gè)人資料。需要指出的是，不論是直接或是間接個(gè)人資料，它們的要件在于足資識(shí)別某人。
3、個(gè)人資料并不必然為個(gè)人資料本人[6]所知。如個(gè)人上網(wǎng)時(shí)被網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商非法收集的個(gè)人資料，醫(yī)生掌握的絕癥患者未知的個(gè)人現(xiàn)實(shí)疾病情況的資料，父母知道的而子女不知道的關(guān)于子女出生地、出生日期的資料等等。個(gè)人資料的這一重要特征，不論在理論和實(shí)踐中都有重要意義： A、個(gè)人資料不僅指?jìng)€(gè)人知道的資料，其還包括本人不知而足以識(shí)別自己的資料； B、個(gè)人資料保護(hù)法保護(hù)的不僅是本人知道的個(gè)人資料，而且也保護(hù)本人不知道的關(guān)于本人的資料，這就提供了在本人不知情的情況下，對(duì)個(gè)人資料的保護(hù)。
4、個(gè)人資料是關(guān)于特定或得特定自然人屬人或?qū)偈轮Y料。屬人的個(gè)人資料反映的是個(gè)人資料本人的自然屬性和自然關(guān)系，它主要包括本人的生物信息。屬事的個(gè)人資料反映的是本人的社會(huì)屬性和社會(huì)關(guān)系，它反映出資料本人在社會(huì)中所處的地位和扮演的角色。所謂“特定”是指“若某一個(gè)別資料得自于某人，而且只有該某人始可能產(chǎn)生此種結(jié)果者，該某人即為特定之人。至于以何種方式來(lái)辨識(shí)關(guān)系人和呈現(xiàn)其間之關(guān)系，則非所問(wèn)。”所謂“得特定”是指“當(dāng)某特定人雖然無(wú)法單獨(dú)以資料來(lái)確認(rèn)，但藉由其他相關(guān)資訊之綜合研判，仍可得出系某特定人時(shí)，此時(shí)既可謂該資料系”得特定“為某當(dāng)事人所有。例如，從大學(xué)考試所公布之成績(jī)統(tǒng)計(jì)表中，可以相當(dāng)簡(jiǎn)單地查知參加某一學(xué)科考試之唯一考生。”[7]
二、電子檔案中個(gè)人資料引發(fā)的法律問(wèn)題
（一）問(wèn)題的提出
在現(xiàn)代社會(huì)中，對(duì)個(gè)人資料的計(jì)算機(jī)處理和網(wǎng)絡(luò)傳輸經(jīng)常引發(fā)各種問(wèn)題，概括起來(lái)有如下幾種：
1、大量的個(gè)人資料在不知不覺(jué)中被收集、處理、傳播、利用，加上計(jì)算機(jī)資料比對(duì)，使個(gè)人資料本人成為無(wú)任何隱私可言的“透明人”，讓人們普遍感到不安；
2、非法收集、處理、保存和利用個(gè)人資料，使個(gè)人資料不能與人格保持同一性并帶來(lái)其他人格利益的損害等問(wèn)題；
3、隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，個(gè)人資料經(jīng)由計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)被非法或不當(dāng)收集、處理、利用的可能性大大增強(qiáng)，人們的人格利益以外的合法權(quán)益受到個(gè)人資料泄漏的影響而處于極大的危險(xiǎn)之中。這些問(wèn)題使個(gè)人資料保護(hù)獲得越來(lái)越多的支持，引起各主要發(fā)達(dá)國(guó)家的關(guān)注。
就電子檔案而言，國(guó)內(nèi)目前出現(xiàn)的一些情況和現(xiàn)象急需法律來(lái)調(diào)整和規(guī)范。例如，未經(jīng)檔案所涉及的個(gè)人的同意以營(yíng)利為目的向各有關(guān)組織出售其檔案記錄，檔案管理機(jī)關(guān)未對(duì)電子檔案采取足夠的安全措施致使個(gè)人資料泄露，檔案管理機(jī)關(guān)不允許檔案所涉及的個(gè)人查閱檔案中的個(gè)人資料，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以查知電子檔案中的個(gè)人資料等等。
（二）保護(hù)的法律基礎(chǔ)
個(gè)人資料保護(hù)的法律基礎(chǔ)究竟為何，是個(gè)值得研究的問(wèn)題。國(guó)內(nèi)學(xué)者的著述和論文多認(rèn)為，保護(hù)個(gè)人資料就是為了保護(hù)個(gè)人資料本人的隱私，個(gè)人資料本人享有的各種權(quán)利淵源于個(gè)人對(duì)其隱私信息的支配。筆者認(rèn)為，這種觀(guān)點(diǎn)，值得商榷。舉一個(gè)例子，就能否定這種認(rèn)識(shí)。交友網(wǎng)站上公開(kāi)給網(wǎng)民閱覽的個(gè)人資料不構(gòu)成隱私，沒(méi)有承載隱私利益，這時(shí)有人非法修改、刪除這些資料，如果援用隱私權(quán)的規(guī)定，個(gè)人資料本人將得不到任何救濟(jì)。
既然不是隱私權(quán)，個(gè)人資料的民法基礎(chǔ)究竟為何？筆者認(rèn)為，個(gè)人資料的法律基礎(chǔ)在于保護(hù)個(gè)人資料所承載的民事主體精神性人格利益。個(gè)人資料不但是個(gè)人自然屬性、生物屬性的表現(xiàn)形式，而且是個(gè)人的社會(huì)屬性和各種社會(huì)關(guān)系的表現(xiàn)形式，其上承載了個(gè)人資料本人的各種精神性人格利益，侵犯?jìng)€(gè)人資料必然造成本人的某種精神利益的損害，甚至帶來(lái)精神痛苦。為此，個(gè)人資料本人可以如姓名權(quán)人支配其姓名、肖像權(quán)人支配其肖像那樣，依法支配和控制其個(gè)人資料，保護(hù)其精神性人格利益，任何人不得非法干涉，否則構(gòu)成侵權(quán)。
個(gè)人的精神性人格利益是難以列舉窮盡的，它的具體內(nèi)容只能在個(gè)案中予以確定。對(duì)自然人精神性人格利益的保護(hù)，多采取保護(hù)精神性人格利益載體的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)。對(duì)姓名權(quán)、肖像權(quán)的保護(hù)就屬于這種情況。因此，我們只能說(shuō)個(gè)人資料承載了精神性人格利益，而不能抽象的確定究竟承載了那些精神性人格利益。應(yīng)注意的是，個(gè)人資料保護(hù)的精神性人格利益也包括隱私利益，當(dāng)某種個(gè)人資料構(gòu)成隱私信息時(shí)，這種個(gè)人資料獲得隱私權(quán)和個(gè)人資料保護(hù)法的同時(shí)調(diào)整，發(fā)生競(jìng)合。
那么，個(gè)人資料承載的利益可否是財(cái)產(chǎn)利益呢？筆者認(rèn)為個(gè)人資料保護(hù)的核心意義在于精神性人格利益，而不是財(cái)產(chǎn)利益。有學(xué)者認(rèn)為“個(gè)人資料是一種具有潛在價(jià)值的信息，個(gè)人對(duì)該資料享有無(wú)可爭(zhēng)議的所有權(quán)。”并認(rèn)為“……所有權(quán)人均享有對(duì)個(gè)人資料的占有、使用、收益、處分權(quán)。”[8]這種認(rèn)識(shí)顯然不妥。個(gè)人資料是個(gè)人人格的外化，它本身體現(xiàn)的是人格利益而非財(cái)產(chǎn)利益，它不具有直接的財(cái)產(chǎn)內(nèi)容。而且所有權(quán)的客體必須是獨(dú)立物和特定物，個(gè)人資料也無(wú)法滿(mǎn)足這一要求。把本人對(duì)個(gè)人資料的權(quán)利理解為所有權(quán)，會(huì)導(dǎo)致邏輯上的混亂。
個(gè)人資料體現(xiàn)的主要是人格利益而非財(cái)產(chǎn)利益，并不是說(shuō)個(gè)人資料毫無(wú)價(jià)值。相反，同其它人格權(quán)客體一樣，個(gè)人資料可以間接表現(xiàn)出它的財(cái)產(chǎn)價(jià)值。[9]如名人的個(gè)人資料可以被利用于電影，名人可以從中獲得收益；個(gè)人資料被侵權(quán)后，本人可以要求精神損害賠償?shù)鹊取Ｕ莻€(gè)人資料的這種財(cái)產(chǎn)價(jià)值，使得個(gè)人資料被廣泛的非法收集、處理、保存和利用，使得個(gè)人資料保護(hù)問(wèn)題更顯緊迫。
由于個(gè)人資料直接關(guān)涉?zhèn)€人的精神性人格利益，在社會(huì)各界的呼吁下，個(gè)人資料保護(hù)在發(fā)達(dá)國(guó)家很快得到了立法支持。美歐等發(fā)達(dá)國(guó)家先后出臺(tái)各自的個(gè)人資料保護(hù)法和相關(guān)法律、法規(guī)，如德國(guó)1977年《聯(lián)邦個(gè)人資料保護(hù)法》、英國(guó)1984年《自動(dòng)化處理個(gè)人資料之利用與將其提供于公務(wù)規(guī)范法》、法國(guó)1978年《資料保護(hù)法》、日本1988年《有關(guān)行政機(jī)關(guān)電子計(jì)算機(jī)自動(dòng)化處理個(gè)人資料保護(hù)法》；國(guó)際組織也制定了個(gè)人資料保護(hù)的相關(guān)規(guī)則，如經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織1980年《隱私權(quán)保護(hù)及個(gè)人資料跨國(guó)流通準(zhǔn)則》、歐洲理事會(huì)1981年《個(gè)人資料自動(dòng)化處理時(shí)個(gè)人保護(hù)公約》、聯(lián)合國(guó)1990年《自動(dòng)化資料檔案中個(gè)人資料處理的有關(guān)準(zhǔn)則》。不僅如此，我國(guó)臺(tái)灣和香港地區(qū)也出臺(tái)了相關(guān)立法。
三、個(gè)人資料保護(hù)的原則
個(gè)人資料保護(hù)得到立法的支持后，很快形成了一些原則：
1、限制收集原則。這一原則的內(nèi)涵主要是，對(duì)個(gè)人資料的收集原則上應(yīng)加以限制；資料的收集應(yīng)有法律上的依據(jù)或當(dāng)事人的同意。
2、資料完整正確原則。這一原則的內(nèi)涵主要是，收集、處理、保存和利用的個(gè)人資料應(yīng)是關(guān)于個(gè)人的某一方面的完整的信息，資料的內(nèi)容反映資料本人當(dāng)前的而不是過(guò)去的實(shí)際狀況，資料不但是完整的而且是正確的。
3、目的明確原則。收集個(gè)人資料應(yīng)基于特定目的，目的應(yīng)當(dāng)是合法的；利用個(gè)人資料原則上應(yīng)與收集時(shí)的目的相一致；只有在為維護(hù)自身重要利益、社會(huì)公益或經(jīng)資料本人同意的情況下，才可用于不同與收集時(shí)的目的。
4、利用限制原則。個(gè)人資料的利用除法律規(guī)定和經(jīng)當(dāng)事人同意外，不得為收集時(shí)目的以外的利用。
5、安全原則。收集、處理、保存和利用個(gè)人資料的主體應(yīng)當(dāng)盡謹(jǐn)慎小心之注意義務(wù)，采取各種可能的措施保證個(gè)人資料不被非法收集、處理、刪除、更改、利用并免于其它潛在的危險(xiǎn)。
6、本人參與原則。本原則是指?jìng)€(gè)人資料本人對(duì)其個(gè)人資料得依法進(jìn)行支配和控制的權(quán)利，與個(gè)人資料相關(guān)的其他主體負(fù)有不干預(yù)權(quán)利人實(shí)現(xiàn)其權(quán)利的義務(wù)。
7、公開(kāi)原則。這一原則是指收集個(gè)人資料應(yīng)當(dāng)公開(kāi)，不應(yīng)秘密進(jìn)行。收集方式、方法、程序、個(gè)人資料目錄等內(nèi)容應(yīng)當(dāng)公之于眾。這里需要指出的是，公開(kāi)的信息不應(yīng)包括個(gè)人資料的內(nèi)容，這里的公開(kāi)主要是為了使個(gè)人資料本人知道何人于何時(shí)在何地以何種方式收集、處理、保存和利用其個(gè)人資料。
上述這些原則的主要任務(wù)在于保障資料本人對(duì)其個(gè)人資料依法進(jìn)行支配和控制，從而保護(hù)資料本人的存在于個(gè)人資料上的人格利益。
四、電子檔案中的個(gè)人權(quán)利與檔案管理者的義務(wù)
法律主要是通過(guò)規(guī)定當(dāng)事人之間的權(quán)利義務(wù)來(lái)調(diào)整各種社會(huì)關(guān)系的，個(gè)人資料保護(hù)法同樣通過(guò)規(guī)定個(gè)人資料當(dāng)事人之間的權(quán)利義務(wù)來(lái)調(diào)整他們之間的關(guān)系。
（一）本人所享有的權(quán)利
世界各國(guó)個(gè)人資料保護(hù)法均有當(dāng)事人權(quán)利的明文規(guī)定，且各有不同。[10]在這里不能一一闡述，只能擇其要者和普遍規(guī)定者并根據(jù)學(xué)理予以介紹。本人依個(gè)人資料保護(hù)法和個(gè)人資料保護(hù)理論可以享有如下主要權(quán)利：
1、公開(kāi)權(quán)。除法律另有規(guī)定外，本人可以決定，何時(shí)何地向何人公開(kāi)其個(gè)人資料。
2、請(qǐng)求告知權(quán)。查詢(xún)權(quán)的基本內(nèi)涵是本人可以要求檔案管理者告知是否保存了他的個(gè)人資料、保存了他的何種個(gè)人資料、保存了多少他的個(gè)人資料、個(gè)人資料的收集方式等有關(guān)其個(gè)人資料的信息。
3、保持個(gè)人資料正確完整的權(quán)利。本人有權(quán)要求檔案管理者就其保存的個(gè)人資料與本人的實(shí)際狀況一致。在不一致時(shí)可以要求更改、刪除錯(cuò)誤的內(nèi)容或補(bǔ)充不完整的內(nèi)容，以確保檔案管理者收集的關(guān)于本人的某方面的信息的真實(shí)性。
4、閱覽及制給復(fù)制本權(quán)。本人可以依法查閱檔案管理者保存的個(gè)人資料，并請(qǐng)求檔案管理者制給復(fù)制本。
5、刪除權(quán)。依學(xué)說(shuō)的一般觀(guān)點(diǎn)，資料收集、處理或利用后，原則上不應(yīng)保存，除非法律有特別規(guī)定須要保存，始得保存。因而，在檔案管理者沒(méi)有法律規(guī)定和合同約定時(shí)，非法儲(chǔ)存本人的資料、超過(guò)范圍儲(chǔ)存資料、逾期儲(chǔ)存資料，本人均得要求予以刪除。
6、報(bào)酬請(qǐng)求權(quán)。報(bào)酬請(qǐng)求權(quán)，簡(jiǎn)稱(chēng)報(bào)酬請(qǐng)求權(quán)，是指本人因其個(gè)人資料被收集、處理與利用而得以向資料處理主體請(qǐng)求支付對(duì)價(jià)的權(quán)利。未經(jīng)本人同意檔案管理者不得將其個(gè)人資料用于營(yíng)利目的，檔案管理者將個(gè)人資料應(yīng)用于營(yíng)利目的應(yīng)支付報(bào)酬。對(duì)檔案管理者非法將本人檔案資料用于營(yíng)利目的所得收入，本人可以以不當(dāng)?shù)美蠓颠€。[11]
7、損害賠償請(qǐng)求權(quán)。檔案管理者違反個(gè)人資料保護(hù)法致本人權(quán)益受損的，本人可以要求檔案管理者承擔(dān)損害賠償責(zé)任，但檔案管理者可以證明自己無(wú)過(guò)錯(cuò)的不在此限，即在歸責(zé)原則上適用過(guò)錯(cuò)推定原則。
本人享有上述權(quán)利，是為了本人能以積極的行為支配其個(gè)人資料，同時(shí)在個(gè)人資料受侵犯時(shí)又可以得到法律的救濟(jì)。從積極權(quán)利和消極權(quán)利兩方面入手保護(hù)本人基于其個(gè)人資料而享有的人格利益。
（二）檔案管理者負(fù)有的義務(wù)
檔案管理者的義務(wù)是與本人的權(quán)利相對(duì)的，檔案管理者作為本人檔案的建立者和使用者，對(duì)本人檔案中的個(gè)人資料負(fù)有如下幾項(xiàng)重要義務(wù)：
1、告知義務(wù)。檔案管理者應(yīng)以適當(dāng)?shù)姆绞较騻€(gè)人資料本人告知其收集個(gè)人資料的方式、程序、范圍、目的、使用期限等信息，方便本人知悉有關(guān)其個(gè)人資料檔案的收集、處理、保存、利用狀況。
2、保護(hù)本人電子檔案資料同一性的義務(wù)。電子檔案資料同一性是指收集、處理、保存和利用的個(gè)人資料與本人的實(shí)際情況相一致。建立電子檔案時(shí)，應(yīng)如實(shí)收集、處理、保存和利用本人的個(gè)人資料。不得收集不真實(shí)的資料，也不得斷章取義地收集個(gè)人資料。處理后的資料要與收集時(shí)的資料相一致，處理后的資料與收集時(shí)的資料不一致的，要以收集時(shí)的資料進(jìn)行校對(duì)。保存的資料要如實(shí)的反映本人信用的實(shí)際狀況。利用過(guò)程中的信用資料也應(yīng)與本人的實(shí)際狀況相符。從這四個(gè)環(huán)節(jié)把握，才能保證本人信用資料的真實(shí)性、全面性，才不致于發(fā)生侵權(quán)。
3、維護(hù)本人電子檔案庫(kù)安全的義務(wù)。維護(hù)安全的義務(wù)，是為了防止本人檔案信息被非法收集、處理、保存和利用。據(jù)此，檔案管理者在人員、技術(shù)設(shè)施、管理制度上都應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本人電子檔案庫(kù)的保護(hù)。特別是那些將檔案網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理者，更應(yīng)注意預(yù)防黑客和計(jì)算機(jī)病毒的攻擊。
4、在本人行使查閱、復(fù)制、更改、刪除等權(quán)利時(shí)提供必要條件和方便的義務(wù)，如提供網(wǎng)絡(luò)的接入服務(wù)、告知檔案密碼、設(shè)置專(zhuān)人提供檢索服務(wù)等。
5、未經(jīng)本人同意不得將本人電子檔案資料用于營(yíng)利目的或其它目的。未經(jīng)本人同意，將本人電子檔案資料用于收集個(gè)人資料時(shí)的目的以外的用途，要承擔(dān)相應(yīng)的侵權(quán)責(zé)任，據(jù)此獲利的，要承擔(dān)不當(dāng)?shù)美颠€責(zé)任。
6、承擔(dān)侵權(quán)責(zé)任。
檔案管理者承擔(dān)上述義務(wù)主要是為了協(xié)助本人權(quán)利的實(shí)現(xiàn)，在利用本人電子檔案的同時(shí)，對(duì)本人的個(gè)人資料提供最大限度的保護(hù)，以維護(hù)本人的合法權(quán)益。
要指出的是，以上介紹的權(quán)利和義務(wù)，在有個(gè)人資料保護(hù)的國(guó)家都得到普遍的承認(rèn)，同時(shí)也適用于其它因個(gè)人資料保護(hù)而形成的其它關(guān)系。個(gè)人資料本人享有以上本人享有的權(quán)利、個(gè)人資料的其它當(dāng)事人也負(fù)有以上檔案管理者負(fù)有的各項(xiàng)義務(wù)。
為捍衛(wèi)本人的精神性人格利益，檔案管理者收集、處理、保存和利用本人個(gè)人資料急需相關(guān)立法的調(diào)整。雖然現(xiàn)在還沒(méi)有個(gè)人資料的全國(guó)性立法，但可喜的是，我國(guó)地方性立法已開(kāi)始保護(hù)特定領(lǐng)域的個(gè)人資料。[12]相信在不久的將來(lái)，我國(guó)將建立起個(gè)人資料的保護(hù)制度，對(duì)個(gè)人資料提供充分的保護(hù)。
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[1] 韓捷：《淺析電子文件與電子檔案》，《黃河科技大學(xué)學(xué)報(bào)》，2003年第1期。
[2] 徐富榮：《論電子檔案的法律憑據(jù)》，《檔案學(xué)研究》，2002年第2期。
[3] 何玲：《電子檔案原始性的認(rèn)定》，《中國(guó)檔案》，2001年第2期。
[4] 康燕玲：《淺析電子檔案的安全保密及法律認(rèn)可》，《河南社會(huì)科學(xué)》，2002年第4期。
[5] 韓捷：《淺析電子文件與電子檔案》，《黃河科技大學(xué)學(xué)報(bào)》，2003年第1期。
[6] 個(gè)人資料本人是指以個(gè)人資料識(shí)別的特定的自然人。
[7]羅明通等著：《電腦法（下）》，[臺(tái)]群彥圖書(shū)股份有限公司，1994年版，第525頁(yè)。
[8] 湯擎：《試論個(gè)人資料與相關(guān)的法律關(guān)系》，《法學(xué)論壇》，2000年第5期。
[9] 參見(jiàn)王澤鑒：《民法總則》，中國(guó)政法大學(xué)出版社，2001年7月第1版，第134頁(yè)。
[10] 例如，美國(guó)1974年隱私權(quán)法第d、h條；德國(guó)聯(lián)邦個(gè)人資料保護(hù)法第19條至21條，第33條至35條；瑞典修正咨詢(xún)法第8、10條。
[11] 卲建東等譯：《德國(guó)民法中的一般人格權(quán)制度》，梁慧星主編：《民商法論從》第23卷，第463頁(yè)。
第2篇
內(nèi)容摘要：我國(guó)國(guó)有企業(yè)人事檔案管理方面還存在很多不足，需要進(jìn)一步發(fā)展與完善。本文對(duì)此進(jìn)行了探討。人事檔案管理作為國(guó)有企業(yè)人力資源管理的主要方法，受到了越來(lái)越多的重視。
國(guó)有企業(yè)人事檔案管理制度還比較落后，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。國(guó)有企業(yè)普遍存在檔案意識(shí)淡薄的情況。企業(yè)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、產(chǎn)品銷(xiāo)售、樹(shù)立企業(yè)形象上，而對(duì)檔案基礎(chǔ)工作的投入不夠，甚至片面地認(rèn)為沒(méi)必要把太多的精力用在人事檔案管理上。這就導(dǎo)致了國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作不健全，缺乏科學(xué)性、先進(jìn)性，利用率低，且仍有很多國(guó)有企業(yè)的人事檔案管理還停留在經(jīng)營(yíng)管理和手工階段，制約著人事檔案功能的發(fā)揮，越來(lái)越不能滿(mǎn)足現(xiàn)實(shí)工作的需要。
國(guó)有企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題
國(guó)有企業(yè)人事檔案內(nèi)容陳舊、簡(jiǎn)單。目前，有不少?lài)?guó)有企業(yè)的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，已不適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展。檔案記載的個(gè)人歷史材料較多，現(xiàn)實(shí)材料不全。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，會(huì)影響到國(guó)企員工的正常晉升與輪換。人事組織部門(mén)主要掌握個(gè)人履歷、政治面貌、學(xué)歷、職務(wù)評(píng)聘、工資等方面的材料，而反映員工工作業(yè)績(jī)的材料卻沒(méi)有收集進(jìn)來(lái)，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評(píng)估這方面的相關(guān)信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內(nèi)容的完整、統(tǒng)一，使之不能全方位地反映員工的真實(shí)面貌。隨著我國(guó)社會(huì)主義人才市場(chǎng)的完善，國(guó)有企業(yè)的用人機(jī)制更加靈活，短期招聘、勞務(wù)用工的情況紛紛出現(xiàn)，國(guó)有企業(yè)往往忽視這些人員的檔案材料管理。
國(guó)有企業(yè)人事檔案管理不適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求。在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息共享的社會(huì)中，國(guó)有企業(yè)人事檔案的管理手段明顯落后，不適應(yīng)現(xiàn)代化的要求。一是手工操作使檔案不易于檢索利用，易被人為破壞，使檔案材料喪失了真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性，導(dǎo)致人力資源的配置以及未來(lái)人力資源的供求缺乏有效依據(jù)。二是有的檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，操作程序不規(guī)范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位。有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當(dāng)成普通郵件寄送，不通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，容易造成檔案丟失。這些情況不僅不利于個(gè)人工作的發(fā)展，也不利于國(guó)有企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理。
國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的改革和發(fā)展
（一）對(duì)國(guó)有企業(yè)人事檔案進(jìn)行信息化管理
傳統(tǒng)的人事檔案管理缺乏信息化管理的理念，提供快速、高效、優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。國(guó)有企業(yè)人事檔案部門(mén)要努力創(chuàng)造條件，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化，促進(jìn)檔案信息的開(kāi)發(fā)，提高人事檔案的利用價(jià)值和工作效率。將國(guó)有企業(yè)的職工的檔案信息輸入電腦分類(lèi)管理，建立人力資源的電子網(wǎng)絡(luò)以及優(yōu)秀人才庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息儲(chǔ)存，對(duì)于正式職工、短期聘用人員、勞務(wù)人員等分別進(jìn)行編號(hào)并且管理，從而方便查找。
（二）對(duì)國(guó)有企業(yè)人事檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理
在人事檔案的收集上要及時(shí)、完整；在人事檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”的原則；人事檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；人事檔案的借閱應(yīng)注意人事檔案的安全；人事檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面，尤其應(yīng)注意對(duì)人事檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。建立企業(yè)的優(yōu)秀人才庫(kù)，對(duì)于各類(lèi)具有專(zhuān)業(yè)技能證書(shū)及資質(zhì)的職工，分類(lèi)錄入到優(yōu)秀人才庫(kù)中，這樣使國(guó)有企業(yè)在選拔和任用員工的時(shí)候，更高效便捷，從而充分發(fā)揮人事檔案的作用。
（三）電子文件的整理與歸檔工作
做好電子文件的整理歸檔是提供企業(yè)人事檔案管理水平的需要。電子文件的出現(xiàn)，特別是企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，對(duì)企業(yè)檔案工作的影響不僅僅是信息載體的變化，更是一次觀(guān)念的轉(zhuǎn)變和管理模式的變革，也是提高企業(yè)檔案管理水平，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息效用的極好機(jī)遇。電子文件的運(yùn)用，將沖破檔案工作與文件處理工作的界限，使文檔一體化管理進(jìn)程加快。文件從形成到歸檔均可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，大大提高檔案管理工作的質(zhì)量和效益。
（四）加強(qiáng)對(duì)國(guó)有企業(yè)人事管理人員的培訓(xùn)
第3篇
一是重視不夠。突出表現(xiàn)在：一方面各事業(yè)單位分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視及投入力度不夠，有的地方還沒(méi)有配備專(zhuān)門(mén)的檔案室或檔案柜。事業(yè)單位存在應(yīng)付公事現(xiàn)象，導(dǎo)致一些檔案不全和缺失。另一方面，各事業(yè)單位檔案整理人員沒(méi)有意識(shí)到檔案整理工作的重要性。所提供的檔案材料，要求不高，敷衍了事，能過(guò)就過(guò)，對(duì)于不能提供或已經(jīng)丟失的材料簡(jiǎn)單開(kāi)個(gè)證明就過(guò)關(guān)，以至于許多材料不符合《事業(yè)單位登記管理檔案管理辦法》規(guī)定，造成以后工作中材料缺失、不全等困難。
二是檔案材料缺失嚴(yán)重，管理體制不健全，歷史遺留問(wèn)題較多。加強(qiáng)事業(yè)單位法人檔案管理，是順應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展要求而進(jìn)行的正規(guī)化、系統(tǒng)化建設(shè)。但在實(shí)施過(guò)程中，部分事業(yè)單位存在檔案材料嚴(yán)重缺失情況，甚至法人身份證、印記印模、財(cái)務(wù)報(bào)表等重要材料也有缺失。此外，由于年限久、人員調(diào)動(dòng)、檔案室搬遷等原因，造成了嚴(yán)重的歷史遺留問(wèn)題，在一定程度上加大了事業(yè)單位監(jiān)管的難度。
三是專(zhuān)業(yè)人員缺乏，能力素質(zhì)參差不齊。登記監(jiān)管部門(mén)缺乏相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，且大部分檔案管理人員都是本單位工作人員兼職檔案工作，這些人員往往身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入明顯不足。有的單位采用從其他單位借調(diào)方式突擊整理檔案。有的檔案管理人員從未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)或?qū)W習(xí)，對(duì)檔案整理規(guī)范不夠了解，在這種情況下進(jìn)行檔案整理歸檔，造成了檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不一，順序混亂，嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量水平。
針對(duì)以上問(wèn)題，建議采取如下措施：
一、重點(diǎn)提高“三種人員的意識(shí)”。一是強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)干部責(zé)任意識(shí)。加大檔案管理工作宣傳力度，進(jìn)一步增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部的責(zé)任感，讓領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常過(guò)問(wèn)、檢查、督促檔案工作，想方設(shè)法創(chuàng)造檔案管理的物質(zhì)保障條件。二是強(qiáng)化事業(yè)單位一線(xiàn)檔案管理人員檔案管理的意識(shí)，健全登記檔案管理制度。建立檔案查閱制度，明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，對(duì)檔案的查閱、借閱程序、時(shí)限等作出明確規(guī)定。制定檔案員職責(zé)、檔案整理歸檔制度，強(qiáng)化“一戶(hù)一檔、分類(lèi)歸檔、專(zhuān)柜儲(chǔ)存、專(zhuān)人負(fù)責(zé)”制度。三是強(qiáng)化事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部檔案管理意識(shí)。只有領(lǐng)導(dǎo)干部、一線(xiàn)檔案管理人員和事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)三方都提高檔案意識(shí)，做到責(zé)任整理，才能真正實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化。要強(qiáng)化措施辦法，通過(guò)推進(jìn)績(jī)效考核、開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督檢查、建立投訴舉報(bào)處理制度、探索建立事業(yè)單位信用體系等措施，進(jìn)一步完善監(jiān)管機(jī)制，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位的事中事后監(jiān)管。
二、加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)。一是規(guī)范登記檔案管理內(nèi)容，進(jìn)一步明確事業(yè)單位登記管理檔案應(yīng)包括設(shè)立登記、變更登記、注銷(xiāo)登記等環(huán)節(jié)中具有保存價(jià)值并必須存檔的資料。二是加大對(duì)登記檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，購(gòu)置專(zhuān)門(mén)的檔案柜、檔案盒、裝訂機(jī)等設(shè)備，指定專(zhuān)門(mén)電腦保存電子檔案，確保足夠的人力、物力、資源的配備；要實(shí)行專(zhuān)用檔案室、檔案柜，一個(gè)登記單位一個(gè)檔案盒，按舉辦單位建立索引登記序號(hào)編排，統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一格式，對(duì)每份檔案材料進(jìn)行分類(lèi)整理以滿(mǎn)足檔案管理需要。三是健全完善事業(yè)單位登記檔案保管制度。健全完善《事業(yè)單位登記管理檔案管理人員職責(zé)》和《保管保密制度》，嚴(yán)格按照“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）要求保管事業(yè)單位登記管理檔案，并做好事業(yè)單位登記管理檔案保密工作。
三、嚴(yán)格依法依規(guī)整理。組織學(xué)習(xí)《檔案法》、《事業(yè)單位登記管理檔案整理辦法》等法律條例，同時(shí)，結(jié)合省、市出臺(tái)的相關(guān)細(xì)則和取消事業(yè)單位法人年檢的通知，抓緊制定工作實(shí)施方案，完善事業(yè)單位監(jiān)管機(jī)制，做好工作銜接，確保監(jiān)管力度不削弱。要進(jìn)一步規(guī)范年度報(bào)告公開(kāi)制度，按照規(guī)定要求，認(rèn)真組織所屬事業(yè)單位按時(shí)完成年度報(bào)告公開(kāi)工作，并按有關(guān)規(guī)定，對(duì)年度報(bào)告的內(nèi)容進(jìn)行保密審查。要結(jié)合地方具體業(yè)務(wù)工作實(shí)際，進(jìn)一步做好相關(guān)細(xì)化工作，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使事業(yè)單位檔案管理工作井井有條。
