辦公檔案數(shù)字化管理范文
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第1篇
關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；文書(shū)；檔案管理；地質(zhì)
Abstract: the geological unit documents is the unit in the system construction, deploy work, the appointment, removal and institutions adjustment production, management activities the resulting work files, geological work unit is the indispensable important reference. This paper office automation under the environment of the file management of documents.
Keywords: office automation; Documents; File management; geological
中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)
地質(zhì)礦產(chǎn)局在辦公自動(dòng)化的環(huán)境中，文書(shū)檔案的歸檔管理工作分為電子文件的歸檔與紙質(zhì)文件的歸檔兩個(gè)部份，這就要求文書(shū)檔案的管理工作必須貫穿文件的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、處理、歸檔的全過(guò)程。在一定程度上，辦公自動(dòng)化對(duì)文書(shū)檔案管理工作提出了更高的要求。
一、文書(shū)檔案應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理的優(yōu)勢(shì)
1.1辦公效率大幅提高
計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)之一。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴(lài)于手工操作，結(jié)果往往費(fèi)時(shí)費(fèi)力。計(jì)算機(jī)管理軟件應(yīng)用后，使文件材料的收集、儲(chǔ)存、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分便捷、有序。
1.2實(shí)現(xiàn)信息資源的充分交流與共享
運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，對(duì)所調(diào)閱的信息資源做出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，保證其查全率和查準(zhǔn)率。同時(shí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)可以及時(shí)了解其他檔案工作部門(mén)概況、工作重點(diǎn)以及檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
1.3提高文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過(guò)程中，傳統(tǒng)文件傳遞一般是靠郵政系統(tǒng)負(fù)責(zé)郵發(fā)，受到距離長(zhǎng)短的限制，影響了傳遞速度，或辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，具有讀取方便快捷、易于傳遞等特點(diǎn)，可直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件信息傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)效性。
二、辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理所存在的問(wèn)題
辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案管理領(lǐng)域的普及應(yīng)用，極大的提高了辦公工作效率和減輕了管理人員的工作負(fù)擔(dān)。但同時(shí)也出現(xiàn)了一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)為以下四個(gè)方面。
2.1管理制度不健全、設(shè)備落后
雖然各個(gè)文書(shū)檔案部門(mén)都制定了相關(guān)的檔案管理制度，但仍然存在著檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價(jià)值；二是保管制度不健全、基本設(shè)施不完善，造成檔案的損毀和遺失檔案現(xiàn)象屢屢發(fā)生；三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，而有的檔案卻莫名流失。此外，不少地質(zhì)科研部門(mén)只重視科研項(xiàng)目、科研經(jīng)費(fèi)的管理工作，而對(duì)文書(shū)檔案的管理重視不夠，文書(shū)檔案的基礎(chǔ)設(shè)施落后，設(shè)備設(shè)施陳舊。
2.2電子化的檔案文件保密性受限制
與傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理不同的是，辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)實(shí)際需要而將電子文件以不同的字號(hào)和字體輸出。因此，也就無(wú)法再根據(jù)字跡來(lái)辨別其原始性。此外，由于不能對(duì)電子文件進(jìn)行簽名或蓋印，因而無(wú)法根據(jù)字跡或印章來(lái)分辨電子文件是否為原件。由此可見(jiàn)，這些問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性帶了極大的困難。盡管網(wǎng)絡(luò)竊密技術(shù)不斷地完善，但是仍然無(wú)法對(duì)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的電子文件進(jìn)行絕對(duì)保密。
2.3電子化的檔案文件對(duì)管理人員要求高
隨著科技的發(fā)展和進(jìn)步，辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理對(duì)管理人員提出了更高的要求。一方面，僅僅懂得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理原則、理論、技術(shù)以及方法的管理人員，將難以勝任對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔以及其歸檔后所形成的電子檔案的管理。另一方面，如果僅僅懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的人員也無(wú)法勝任。因此，要實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化，就必須有相應(yīng)的現(xiàn)代化高素質(zhì)人才，要求管理人員不僅具有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作水平，同時(shí)還要具有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的管理水平。然而，當(dāng)前許多檔案部門(mén)往往缺乏這樣的具有現(xiàn)代高技術(shù)的管理人才。這樣，導(dǎo)致即使引進(jìn)再先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，也無(wú)法發(fā)揮其相應(yīng)的作用，這對(duì)辦公管理人員的技術(shù)水平及業(yè)務(wù)素質(zhì)等提出了更高的要求。
2.4信息化水平低
隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入，文書(shū)檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來(lái)單一的紙質(zhì)發(fā)展為紙質(zhì)、電子等多種載體共存的局面。然而不少文書(shū)檔案管理信息化水平依然很低，沒(méi)有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工，嚴(yán)重影響了地質(zhì)科研檔案查找利用的效率，大大降低了檔案的利用價(jià)值。
三、針對(duì)文書(shū)檔案管理中存在問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施
3. 1提高單位管理人員對(duì)文書(shū)檔案管理的認(rèn)識(shí)
認(rèn)識(shí)轉(zhuǎn)變是提高管理能力的思想基礎(chǔ)和保證，只有在思想認(rèn)識(shí)上給予足夠的重視，才能保證管理工作積極有效的開(kāi)展。檔案工作者一定要做好檔案管理重要性的宣傳工作，提高單位員工尤其是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案工作的重視，讓他們對(duì)于該項(xiàng)工作有足夠的了解和認(rèn)識(shí)，一方面，加大對(duì)管理工作的物質(zhì)投入，在物質(zhì)上保證文書(shū)檔案管理工作的信息化和規(guī)范化；另一方面，在工作安排中將文書(shū)檔案管理納入到單位全年工作中去，提高單位文書(shū)檔案管理工作的地位與影響。
3.2做好檔案工作與文書(shū)工作之間的銜接
由于文書(shū)工作質(zhì)量的好壞對(duì)于檔案管理工作質(zhì)量的好壞將會(huì)產(chǎn)生直接的影響。因此，在實(shí)際工作中，如果不能保證高質(zhì)量的文書(shū)工作，就無(wú)法實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的檔案管理。這就需要切實(shí)做好檔案工作和文書(shū)工作之間的銜接。單位中的文書(shū)人員一定要具備較強(qiáng)的檔案意識(shí)，做好對(duì)文書(shū)材料的歸檔工作，并且在文書(shū)處理的過(guò)程中，要力求實(shí)現(xiàn)檔案和文書(shū)工作一體化運(yùn)行。
3.3提高檔案員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和工作能力
科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對(duì)檔案工作提出了新的、更高的要求，檔案干部要自覺(jué)學(xué)習(xí)新知識(shí)、新業(yè)務(wù)、堅(jiān)持素質(zhì)教育、終生教育的理念，不斷確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)、任務(wù)和要求，主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)知識(shí)，掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，努力成為管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才，努力為領(lǐng)導(dǎo)和員工提供方便、快捷、高效的服務(wù).
四、加強(qiáng)文書(shū)檔案保密與利用工作
4.1 文書(shū)檔案管理人員的職責(zé)
文書(shū)檔案管理人員的職責(zé)是要維護(hù)檔案資料的完整與安全。貫徹落實(shí)《保密法》和《關(guān)于開(kāi)展地質(zhì)資料清理工作的通知》的精神，這既是文書(shū)檔案管理人員基本要求，也是文書(shū)檔案工作當(dāng)前主要任務(wù)。對(duì)于地質(zhì)科技資料不僅要做到不壞、不丟、不散、不亂，還要保證地質(zhì)資料實(shí)體安全和文書(shū)檔案資料的安全。
4.2正確處理的文書(shū)檔案保密與利用的關(guān)系
日常工作中，文書(shū)檔案管理人員十分重視文書(shū)檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，文書(shū)檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象，由此產(chǎn)生一些弊端：大批文書(shū)檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的文書(shū)檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成文書(shū)檔案浪費(fèi)；不能有效地利用文書(shū)檔案，失去文書(shū)檔案的價(jià)值。
五、對(duì)文書(shū)檔案管理工作的建議
建立電子文檔信息一體的管理系統(tǒng)。在檔案現(xiàn)代化管理邁向數(shù)字化、信息化的今天，依托信息網(wǎng)，建立文件管理和檔案管理合一的信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。使歸檔文件的真實(shí)性、完整性、有效性以及鑒定、編目、著錄等在文件生成和處理階段進(jìn)行和控制。提升檔案管理人員全面素質(zhì)，堅(jiān)持可持續(xù)發(fā)展。面對(duì)新時(shí)代全新管理理念，面對(duì)信息化快速發(fā)展的逼人形勢(shì)，面對(duì)行業(yè)的需求，檔案管理工作者要具備比較寬廣學(xué)科知識(shí)，具有對(duì)文件信息進(jìn)行二三次開(kāi)發(fā)能力，具有較高的組織、管理能力；要有崇高的敬業(yè)精神和良好的服務(wù)意識(shí)及較高的計(jì)算機(jī)操作能力。運(yùn)用現(xiàn)代化手段快捷便利地提供服務(wù)，滿(mǎn)足利用者的目的。加強(qiáng)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用，要突破習(xí)性思維，把握規(guī)律性，實(shí)現(xiàn)理論創(chuàng)新，服務(wù)創(chuàng)新，管理創(chuàng)新，做好檔案工作，從而促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)、健康、快速發(fā)展，努力開(kāi)創(chuàng)地勘單位檔案工作的新局面。
總結(jié)
文書(shū)檔案管理者只有不斷更新理念，解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，文書(shū)檔案管理工作才能跟上時(shí)代的步伐，才能在地質(zhì)調(diào)查、礦產(chǎn)勘探、探測(cè)試驗(yàn)、專(zhuān)題研究等生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn)
[1]郭偉.有關(guān)文書(shū)檔案工作的若干思考[J].西部探礦工程,2009
第2篇
關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；辦公自動(dòng)化；檔案管理；應(yīng)用淺析
引 言
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展以及辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，施工企業(yè)的文書(shū)檔案管理越來(lái)越便捷。傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已擁有一套其自身的工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。
文書(shū)檔案管理是施工單位檔案存在的基礎(chǔ)和重要的資源發(fā)生地，它客觀地反映著問(wèn)題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)等方面的過(guò)程和成果。隨著改革形勢(shì)的不斷發(fā)展，文書(shū)檔案管理水平如何提高，以滿(mǎn)足各方面的需求，從而適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文書(shū)檔案管理的自動(dòng)化在檔案工作中應(yīng)用的新問(wèn)題。
1 辦公自動(dòng)化對(duì)施工企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的促進(jìn)作用
在施工企業(yè)日常的公文辦理過(guò)程中，相關(guān)工作人員辦理的文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生。在傳統(tǒng)手段中，文件傳遞是靠郵政系統(tǒng)派發(fā)傳送，因而文件到達(dá)時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索造成很大的不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之后，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)效性。下面就談?wù)勣k公自動(dòng)化對(duì)施工企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的促進(jìn)作用。
1.1 工作效率和質(zhì)量得到了前所未有的突破
施工企業(yè)所要登記在案的資料數(shù)據(jù)數(shù)量大，包括地質(zhì)信息數(shù)據(jù)、人員設(shè)備等等。施工企業(yè)實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化后，相關(guān)的檔案信息經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后，便可儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中。如果需要計(jì)算或者整理，計(jì)算機(jī)也可以自動(dòng)處理，其運(yùn)行速度也很快，文件資料的收集與查詢(xún)等也變得十分便捷，大大提高了文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。特別是檔案信息的服務(wù)利用，這是辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的手工操作檔案管理方式，完全依賴(lài)于人工進(jìn)行檔案資料的收集、儲(chǔ)存與查閱等，檔案工作人員的工作量異常繁重，致使檔案信息的服務(wù)利用不能夠滿(mǎn)足人們的日常需求。辦公室自動(dòng)化在施工企業(yè)文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用恰好解決了這一問(wèn)題。
1.2 解決了檔案存儲(chǔ)的空間問(wèn)題
文件文書(shū)檔案數(shù)量越來(lái)越多，尤其像是施工企業(yè)，需要記錄和儲(chǔ)存的文件數(shù)量和數(shù)據(jù)特別多，這也意味著其整理工作越來(lái)越繁瑣。但隨著辦公自動(dòng)化設(shè)備的普及，大多數(shù)文書(shū)檔案已經(jīng)變成了數(shù)字化的電子文件，再根據(jù)辦公目的和要求將所需的文書(shū)檔案印制成紙質(zhì)文書(shū)進(jìn)行保存。為了適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理和信息服務(wù)的需求，要求要將原有的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，這就大大節(jié)省了文書(shū)檔案的儲(chǔ)存空間，檔案信息的查詢(xún)也變得十分便捷。
1.3 實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享和在線(xiàn)服務(wù)
傳統(tǒng)的檔案管理模式使檔案信息不能共享，檔案的利用率也就不高。但是如果把文書(shū)檔案管理轉(zhuǎn)化為電子文件之后，可將電子文件組建為一個(gè)電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)檢索功能進(jìn)行信息查詢(xún)。施工企業(yè)可利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將施工信息輸入并建立與每個(gè)施工項(xiàng)目相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行精細(xì)化的管理，由案卷級(jí)擴(kuò)展為文件級(jí)，從單一的途徑轉(zhuǎn)變?yōu)轶w系化，實(shí)現(xiàn)從管理檔案目錄的外部特征向內(nèi)外部綜合特征的管理轉(zhuǎn)變。借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將檔案信息與載體分離，并利用信息系統(tǒng)進(jìn)行鏈接，可以得到信息的歷史與現(xiàn)實(shí)、縱向與橫向的多方位記錄，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與在線(xiàn)服務(wù)。
2 應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題
2.1 電子文件的保密性受到了限制
電子文件的內(nèi)容是沒(méi)有固定的形式，且容易變化，這使得文件的保密性變得很弱。電子文件的修改可以不露痕跡，盡管當(dāng)前已經(jīng)有很多防治電子文件偽造和在原稿上進(jìn)行刪改的計(jì)算機(jī)技術(shù)，但是仍然不能從根本上改善電子文件的易變性。電子文件的字體、字號(hào)等固定的模式，將電子文件印制成紙質(zhì)文件后，無(wú)法辨認(rèn)其作者，因?yàn)殡娮游募痪哂刑囟ǖ淖舟E。這些問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了挑戰(zhàn)。
2.2 檔案綜合管理人員培訓(xùn)缺失，專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不足
當(dāng)前，文書(shū)檔案管理在施工企業(yè)中有著舉足輕重的地位，可以直接反映企業(yè)的整體管理水平，也是當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。調(diào)查顯示，由于文書(shū)檔案管理在我國(guó)發(fā)展較晚，受到的重視程度還不高，一部分單位的檔案管理工作者缺乏相關(guān)專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作培訓(xùn)，專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)缺失，對(duì)檔案管理工作的進(jìn)展在一定程度上存在影響。況且對(duì)電子檔案的管理，絕不僅僅是懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信的管理人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員在技術(shù)和素質(zhì)水平上有了更高的要求。
3 辦公自動(dòng)化在施工企業(yè)文書(shū)檔案管理應(yīng)用中問(wèn)題的解決方法
辦公自動(dòng)化對(duì)施工企業(yè)的文書(shū)檔案管理有著重要意義，這也使文書(shū)檔案管理進(jìn)入了一個(gè)快速發(fā)展的新時(shí)代。但需要注意的是，辦公室自動(dòng)化的應(yīng)用也引發(fā)了很多問(wèn)題，如何有效地解決這些問(wèn)題成為新形勢(shì)下施工企業(yè)文書(shū)檔案管理健康發(fā)展的關(guān)鍵。
3.1 加強(qiáng)硬件建設(shè)，改善硬件環(huán)境
文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化是依賴(lài)于計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等手段得以實(shí)現(xiàn)的，這也就要求施工企業(yè)必須搞好硬件建設(shè)，這也是實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理現(xiàn)代化的先決條件。只有不斷地加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的更新等，實(shí)現(xiàn)技術(shù)設(shè)備和手段的現(xiàn)代化，使相關(guān)工作人員學(xué)會(huì)使用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作，才能提高施工企業(yè)整體的文書(shū)檔案管理水平。
3.2 實(shí)現(xiàn)檔案工作人員專(zhuān)業(yè)化和現(xiàn)代化的有機(jī)結(jié)合
檔案管理工作人員是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)，傳統(tǒng)管理模式的長(zhǎng)期侵襲，使得相關(guān)工作人員變得麻木和落后，其意識(shí)和思想沒(méi)有得到更新，導(dǎo)致現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備沒(méi)有被完全和合理地應(yīng)用。所以，檔案工作人員必須認(rèn)清當(dāng)下的發(fā)展形勢(shì)，及時(shí)學(xué)習(xí)和熟練掌握新的管理理念和手段，才能減輕工作量，也提高了工作效率。
3.3 采取措施提高文書(shū)檔案的安全性
首先，通過(guò)掃描技術(shù)，將帶有印章、個(gè)人字跡等文書(shū)檔案轉(zhuǎn)化為圖像性質(zhì)的電子文件，這樣可以有效地防止電子文件文書(shū)檔案被肆意修改，保證電子文件的原始內(nèi)容，還可以大大減小文書(shū)檔案的存儲(chǔ)空間，有利于文書(shū)檔案的長(zhǎng)期保存；其次，采用專(zhuān)用軟件對(duì)電子文件文書(shū)檔案進(jìn)行加密處理；然后，采取備份和驗(yàn)證措施，防止電子文件的丟失及失真，對(duì)永久保存的電子文件要制成紙質(zhì)文件或縮微品；最后，利用路由器和防火墻等措施實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)的隔離，保證辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的安全。
3.4 提高檔案人員的綜合素質(zhì)
①以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高自身素質(zhì)的根本途徑，同時(shí)，相關(guān)管理部門(mén)對(duì)文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)也是相當(dāng)必要的，他們可以從中得到交流與學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，不斷積累檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)及管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而運(yùn)用到檔案管理工作中；②加強(qiáng)檔案部門(mén)間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度，不斷擴(kuò)大自己的交際面，通過(guò)互動(dòng)交流與學(xué)習(xí)，可以獲得兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，以及運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門(mén)和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維的能力，從而為建設(shè)一支高質(zhì)量的檔案隊(duì)伍打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
4 結(jié) 語(yǔ)
綜上所述，辦公室自動(dòng)化有助于施工企業(yè)文書(shū)檔案管理工作，這也是當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性，實(shí)行全面科學(xué)化的文書(shū)檔案管理是衡量施工企業(yè)管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，這就要求相關(guān)部門(mén)必須切實(shí)對(duì)檔案管理者進(jìn)行素質(zhì)培養(yǎng)與提高，重視文書(shū)檔案管理工作，強(qiáng)化文書(shū)檔案管理水平，加強(qiáng)部門(mén)間的協(xié)調(diào)合作與交流，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的安全化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保我國(guó)施工企業(yè)文書(shū)檔案管理工作走向正規(guī)化、健康化的發(fā)展軌道，為最終實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益提供可靠保障。
參考文獻(xiàn)
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第3篇
一、提高文書(shū)檔案管理工作效率
以往的文書(shū)檔案管理工作，較多依賴(lài)于人工的手動(dòng)操作，對(duì)人員的檔案管理素質(zhì)要求較高，需要用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無(wú)誤，歸檔文件需要嚴(yán)格執(zhí)行修整、組建裝訂、編頁(yè)、分類(lèi)、排序、編號(hào)、編目、裝盒8個(gè)環(huán)節(jié)，這樣的檔案管理工作又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。引進(jìn)計(jì)算機(jī)處理相關(guān)工作，實(shí)行辦公自動(dòng)化，通過(guò)信息化技術(shù)和方法的應(yīng)用，加強(qiáng)檔案信息資源的合理配置和科學(xué)管理，運(yùn)用相關(guān)程序?qū)n案管理工作進(jìn)行自動(dòng)篩選、編號(hào)、歸檔和保存，在文件資料收集、儲(chǔ)存、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)中，工作有序快捷地開(kāi)展，從而大大提高了辦公效率。特別是在復(fù)雜的檔案管理工作中，尤為突出，例如，基建檔案的管理工作，要求按照前期準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、建立及使用維護(hù)等內(nèi)容，區(qū)分保管期限組成案卷，且每個(gè)工程項(xiàng)目的文件材料要保持成套性，這樣對(duì)文書(shū)檔案管理工作的要求極高，要全面、及時(shí)、完整，就需要做大量的工作，人工收集整理費(fèi)時(shí)費(fèi)工，耗時(shí)耗材，引入自動(dòng)化系統(tǒng)，則方便快捷，利用電子文件非實(shí)體歸檔的特效，用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，很快地完成電子文件的收集積累、整理歸檔等任務(wù)，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)辦結(jié)隨時(shí)歸檔。
二、提高檔案利用工作的效率
檔案利用的方法是檔案部門(mén)為達(dá)到迅速、準(zhǔn)確、全面、及時(shí)地滿(mǎn)足檔案用戶(hù)需要的目的所采取的各種服務(wù)方式、程序和手段。目前檔案利用的基本途徑是：提供檔案原件、提供檔案復(fù)制品、提供檔案信息加工品。檔案利用的方式主要是開(kāi)設(shè)閱覽室、檔案外借、制發(fā)檔案復(fù)制本、出具檔案證明、提供咨詢(xún)服務(wù)、印發(fā)檔案目錄、編寫(xiě)檔案參考資料、舉辦檔案展覽、檔案信息上網(wǎng)、政府公開(kāi)信息查閱等。由于原始的文書(shū)檔案資料管理工作過(guò)于依賴(lài)紙質(zhì)載體，大部分的資料長(zhǎng)期僅能存檔于文件柜中，查找和使用極其不方便，給檔案利用工作帶來(lái)了諸多的不便之處，大大限制了資源的相互交流。在應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，文書(shū)檔案資料可以脫離原載體，可根據(jù)不同的需求自行選擇相應(yīng)的儲(chǔ)存介質(zhì)，比如VCD、DVD、U盤(pán)、磁盤(pán)陣列、移動(dòng)硬盤(pán)、云端等等，這些介質(zhì)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或?qū)ｉT(mén)的電子渠道迅速傳送所需資源，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，電子檔案可通過(guò)提供拷貝件、通信傳輸和直接利用來(lái)完成提供利用的功能，從而可以更好地用好、用活、用透資料，使文書(shū)檔案資料的價(jià)值得以更好地體現(xiàn)。
三、保障文書(shū)檔案資料安全性
傳統(tǒng)文書(shū)檔案資料以紙張為載體，在檔案保存和利用的過(guò)程中，檔案紙張?jiān)谕庥^、結(jié)構(gòu)和性質(zhì)諸方面逐漸發(fā)生著不可逆的變化，比如變色、強(qiáng)度下降和化學(xué)性質(zhì)變化。紙質(zhì)的文書(shū)檔案資料不利于環(huán)保節(jié)能，保存檔案資料時(shí)占用地方，特別是小心保存的同時(shí)還不能保障完全的安全，紙質(zhì)的文書(shū)檔案資料極其容易受到保存環(huán)境的影響，比如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，會(huì)發(fā)生水解和氧化反應(yīng)。在《檔案法》中從法律角度明確了檔案保管工作的職責(zé)和內(nèi)容，《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》中也對(duì)檔案館的庫(kù)房建設(shè)提出了具體要求，可見(jiàn)保管檔案對(duì)基本物質(zhì)條件有相當(dāng)嚴(yán)苛的要求。在實(shí)際操作中，稍有不慎，在文書(shū)檔案管理的工作過(guò)程中，就可能發(fā)生不可挽回的損失。實(shí)行辦公自動(dòng)化后，文書(shū)檔案的管理介質(zhì)有了較大的提升，這類(lèi)新載體的優(yōu)點(diǎn)是存、讀方便快捷，便于攜帶，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具備可修復(fù)性，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性，復(fù)制容易，交流方便等。
