辦公室工作精細化管理范文
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第1篇
中圖分類號：F276.1 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）4（c）-0000-00
山西省交通開發投資集團有限公司作為一個國有獨資企業，一直致力于成為一個具備較強綜合競爭力的交通投資主體，為國家基礎建設做出了應有的貢獻。精細化的辦公室工作管理成為重要的發展環節。伴隨著現代化的企業管理體制的不斷完善與發展，辦公室工作精細化管理越來越成為發展的精髓，對于企業的整體水平提升有著重要的作用。精細化管理不僅是一種現代化工作理念的體現，更是一種企業文化的生動呈現。精細化管理方式最早出現在發達國家的企業管理模式中，起初體現在社會分工上，精細化管理是現代企業管理的核心體現，更是在常規管理的前提之下，是對企業辦公室工作常規管理模式的一種創新和延伸，能夠更有效的降低管理耗用的資源，最大化的節約辦公管理成本。管理責任嚴格到人到位是精細化管理的一大體現，“精細”更加體現在對管理責任的劃分上，要求更加具體與精確，對管理者來說，更是一種責任強化的約束。國有企業辦公室精細化管理要求不同區域之間進行合理明確的分工，并且進行密切的合作，企業各個部門需要在完成各自的工作分工之后與其他部門進行協調對接，針對管理工作中存在的問題，要加以重視，對于細節要更加關注，有針對性的解決問題，不斷完善，最終實現整體目標的構建。
1 國企辦公室精細化管理的重要性
1.1 精簡工作流程
山西省交通開發投資集團有限公司的企業規模比較龐大，集團公司的辦公室作為企業的重要保障部門之一，發揮著重要的作用，因此，集團公司的辦公室工作是一個比較復雜繁瑣的體系，不僅體現在行政管理、人事管理還關系到企業的形象宣傳等，伴隨著集團公司業務面的不斷拓展，集團公司辦公室管理工作的工作量相對較大，管理環節比較復雜，與此同時，辦公室工作還會遇到一些突發狀況，因此，辦公室工作的管理難度較大。精細化管理就顯得更為重要，精細化管理不僅能將國有企業辦公室工作進行一個細致明確的劃分，把宏大的管理目標進行塊狀的分割，將不同的管理工作細化到不同的責任人，最終對辦公室工作任務進行一個整體的對接。如此的工作模式不僅可以有效的細化責任落實情況，而且能夠最大程度上簡化辦公的繁瑣程序，避免了日常工作雜亂無章的情況發生，對于工作流程進行的科學完整性更是一個有力的保障。
1.2 完善決策依據
集團公司辦公室作為一個關鍵的中樞協調部門，需要接觸多方面的信息，可以了解不同部門的經營生產情況，這一系列的信息是為集團公司領導層提供企業事務決策的重要依據，保障企業科學管理，高效經營，對于集團公司各個環節的持續運轉有著重要的意義。精細化管理要求國有企業辦公室的工作進行細致的分化，形成具體的工作任務，落實分配到每一個責任人的身上，細化明晰了崗位職責，通過辦公室人員對各自工作的責任分解，層層落實，并進行有效的信息獲取，制定出一個最佳的解決方案。針對在日常工作任務中發生的具體問題，應該及時發現，妥善解決，精細化管理可以讓企業各方面的信息進行更有效全面的匯總，因此依照這些信息所提出的決策建議更加具有科學性和客觀性，對于領導層進行企業決策工作有著重要的意義，對于明確企業發展目標，調整企業發展方向有著關鍵性的作用。
1.3 提高辦公效率
集團公司多種經營業務的拓展，在一定程度上加大了工作量，企業辦公室工作的工作細節相對繁雜，在具體實施的過程中，如果按照常規的工作方式，將會持續較長的時間，對于各部門工作的正常運轉是一個極大的阻礙。辦公室工作精細化管理可以科學的對工作事務進行劃分，不僅能夠保障工作細節的完善，還能夠提高工作的效率，最有效的避免在工作過程中出現的工作漏洞，可以在最大程度上強化辦公室工作的制度健全、流程的科學劃分、工作績效的科學量化以及工作責任的分解落實，能夠在最大限度實現工作效率的高效便捷，對于公司正常的工作運轉有著重要的意義。
2 實行辦公室工作精細化管理的具體措施
2.1 細化崗位職責
崗位職責的劃分是精細化管理內容的充分體現，精細化管理要求辦公室工作根據集團多種經營業務和各部室、子公司的工作要求進行工作類型的細化，明確不同工作崗位對于工作職責的規范要求，設置合理的工作權限，對于辦公室工作的正常運轉起著關鍵性的作用。辦公室工作精細化管理針對明晰的崗位職責有著兩方面的體現：
第一個方面體現在辦公室工作崗位權限設置上，辦公室工作的劃分需要進行細致的部署，不同的工作崗位因工作責任的不同，工作權力有著不同的設定范圍，工作劃分之后的具體工作負責人應該對自己管轄的權力進行明確的了解，對工作任務進行針對性的研究，制定科學高效的工作計劃。對于工作中出現的問題應該根據自己的權力，對管理者進行合理實際的建議，發揮具體工作模塊的專長，將工作處理的更加妥當。唯有將工作模塊進行細致劃分，實現精細化管理，專人負責，才能夠保證每個環節的工作效能，最終實現工作目標。與此同時，在進行工作責任權限劃分的過程中，需要明確企業的工作章程，不違規、不越權，高效實現工作目標，完成工作計劃。
第二個方面體現在崗位職責的具體落實上，崗位權限的劃分是要為工作的具體落實打下堅實的基礎。這樣可以保證工作內容具體劃分成不同的模塊之后，通過集團各部門之間有效的協調，最終實現目標整體性的整合。集團下設十幾個部室以及多個下屬公司，這些部室和下屬公司作為獨立的團體，又存在著工作上的聯系。精細化管理成果的有效實現需要不同的部室和下屬公司之間進行密切的協作，辦公室要作為一個協調整合的部門，對不同的部室進行各部室和下屬公司領導工作指示的傳達，將不同的工作內容分配給各室和下屬公司。同時，辦公室要作為一個監督主體，負責對各部室的工作進度情況進行落實。對各部室之間存在的協作問題要進行有效的協調，更大程度上簡化工作的程序，提高工作的效率。
2.2 建立健全工作管理制度
剛性管理制度也是現代企業管理體制中的一個重要模塊，完善的工作管理制度對于工作過程中的各個環節都是一個強硬而有效的約束。沒有規矩不成方圓，對于集團每個部室來說，制度不僅是約束，更是一種規范依據。辦公室工作管理制度的建立健全是精細化管理的一個重要表現，然而完善的工作管理制度又包括兩個方面，一方面是辦公室工作的操作程序，另一方面是公平合理的績效考核標準。
一方面，規范的辦公室工作操作程序需要立足于辦公實際情況，要針對辦公過程出現的漏洞進行補充規范，制定出一個切實可行的操作程序，并根據實際情況制定一個統一的評判標準，并加強工作制度的具體落實。制度的保障不僅是對崗位職責的又一次細化落實，更是對責任權力的深層次的強化，同時對于防止辦公人員違規違章操作有著一定程度上的約束與規范。另一方面，績效考核也是管理制度的一個重要模塊，獎罰分明在管理過程中有著明顯的作用。制定一個公平合理的考核標準不僅可以優化辦公氛圍，還能夠在很大程度上提升集團各部室職工的工作熱情和工作積極性。能夠更加有效的讓辦公室工作人員高效率完成工作任務，并且提升工作的主動性，提高工作的業績，為企業的發展貢獻自己應有的一份力量。
2.3 加強監督與培訓
辦公室工作的精細化管理落實需要不斷進行有效的監督，通過監督機制的落實，可以推動集團目標任務不斷前進。與此同時，應重視對辦公室工作人員專業素質以及綜合素養的提升，在日常工作中組織定期培訓，增加辦公室工作人員理論知識的儲備，重視實際工作能力的提升，不斷增強工作責任意識的落實。辦公室工作的繁雜性特征更加意味著辦公室人員的綜合素質需要進一步提升，應重視對辦公室人員專業能力以及綜合素質的提升，為辦公室工作精細化管理的良好發展打下堅實的基礎。
3 結語
國有企業辦公室工作精細化管理是我國國有企業制度發展完善的一個必然趨勢，對于多種經營方式并存的集團公司來說，工作精細化管理更是一個可行性工作模式，因此，我們應該正確認識到國有企業辦公室工作精細化管理的重要意義，不斷在實踐中進行摸索，為集團的改革發展提供源源不斷的動力。
參考文獻：
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第2篇
【關鍵詞】精細化管理；辦公室工作
精細化管理是一項社會分工細致、服務較佳的管理模式，具有科學性、明確性等特點。辦公室工作紛繁復雜、職能較多，大至輔助出臺方針決策，小至采購桌椅板凳，對工作效率、工作質量等要求較高。在當前辦公室管理工作中，存在著管理方式不當、管理制度匱乏、職責混亂等問題，對辦公室工作的有序開展產生了一定的阻礙性影響。
一、辦公室管理工作中存在的問題分析
1.辦公室崗位職責清晰性差，缺乏積極溝通
明確的辦公室崗位職責，是辦公室管理工作全面有序開展的良好基礎。但是當前辦公室管理工作中，普遍存在著崗位職責不夠清晰的問題，員工與員工、部門與部門之間的聯系相對比較匱乏。在這種辦公室管理模式下，時常出現重復性工作、崗位空白、溝通不暢、信息不對稱等問題。而辦公室各項管理工作均需要密切配合，在積極的溝通與交流模式下，相互協助、共同努力。
2.辦公室工作人員技能不足，影響工作效率
辦公室崗位能力不僅僅包含專業理論、操作技能等，還要求每一位辦公室相關工作人員均需要具備一定的崗位責任感，具有豐富的工作經驗。辦公室職責重要，工作任務繁重，工作內容較多，崗位具有精細化發展要求。在辦公室工作中，工作人員必須堅持細致、認真的工作態度，具備較高的業務技能，還要有較強的職業道德感。但是實際工作中，卻存在著工作人員態度散漫、工作拖沓、互相推諉以及能力不足等問題，影響著整體的辦公室工作效率，也給精細化管理帶來了諸多影響。
3.辦公室管理制度不夠健全，工作秩序較差
辦公室工作具有復雜性、突發性等特點，各類工作任務可能隨時“降臨”。然而很多單位實際的辦公室管理中，存在著相關管理制度匱乏的問題，實際的辦公室管理處于雜亂無章的狀態下。遇到各類突發問題，便會手忙腳亂，辦公室管理的價值難以得到充分彰顯。
二、精細化管理在辦公室工作中的應用對策
1.健全精細化管理工作制度，保證各項管理工作井然有序
健全的辦公室管理制度能夠改善當前辦公室管理中職責不夠清晰、分工不夠明確等問題。精細化管理理念下，以基于實際的辦公室管理實際要求制定明確的管理制度，建立專業性、細致性的位職責劃分體系，明確每一位工作人員的工作內容、工作項目等，并且對每一項崗位進行工作權責、考核指標的制定?；谥笜嗽u價相關人員是否能夠勝任工作，保證各項工作的有序開展。
同時，還需要健全辦公室工作制度，基于辦公室管理目標以及工作計劃等開展各項工作，培養辦公室人員能夠按照相關規章制度實施工作，保證辦公室各項工作能夠井然有序，在面對各類突發問題的情況下，也能夠從容處理。比如可以建立工作日志制度或者是AB崗制度。工作日志制度，即通過建立工作日志的方式，調節員工的工作時間，通過日常事務記錄、個人工作日志的記錄等，保證各項工作的開展效果。對領導交辦或其他科室、相關部門請求協助的臨時性工作建立臺帳。AB崗制度指辦公室在合理設置工作崗位、完善工作職責的基礎上，在相近崗位之間，實行頂崗或互為備崗的制度，防止出現“缺位”。
2.強化辦公室工作服務意識，將被動服務轉變為主動服務
強化辦公室工作人員的責任意識與服務意識，是開展辦公室精細化管理工作的重要基礎。精細化管理理念下，辦公室管理工作需要基于實際的管理要求，樹立“細節決定一切”的管理理念。
在實際的工作中，每一位相關管理人員、工作人員均需要從細節處入手，增強自身的服務意識，提高個人的綜合素質和業務能力，將被動型的服務模式轉變為主動型的服務模式。同時，辦公室管理人員需要從思想深處全面認識到精細化管理的重要價值，對外做好綜合協調，對內與各位領導、各基層單位及各個部門之間做好服務與交流溝通工作，不斷提升辦公室管理的綜合效果。
在此基礎上，基于精細化管理要求，建立調查研究、公文運轉、新聞宣傳、檔案管理等工作細則，做好“三個協調” ：一為協調上下級管理，積極合作；二為注重部門之間交流，爭取配合；三為協調人員之間關系，加強合作與監督等。
3.構建精細化管理考核體系，發揮信息反饋的價值與意義
建立健全辦公室精細化管理考核標準，是辦公室精細化管理的重要組成部分?？己梭w系的建立，可以對辦公室工作人員進行績效考評，精確檢驗工作結果。
考核的項目可以基于實際工作需要予以確定，可以分為綜合基礎和業務工作等類別，再根據崗位責任書精細設定內容，比如業務工作部分，重點考察網上辦公能力、組織重要會議的能力以及檔案工作質量等，科學分配所占的分數比例，每個月考察一次，將考核的結果與辦公室管理人員的薪資相互關聯。
實踐中，要堅持精細化的管理理念，明確制定考評體系，并保證考核的公平性與全面性?？荚u結束后可以基于考評的結果，將員工的崗位、薪資等相互關聯，發揮信息反饋的價值與意義。行政管理中需要基于工作流程進行設計，建立工作責任問責制度，將細節性管理貫穿于各個環節中，明確完成時限、工作程序和具體要求，量化考核，辦公室人員按月填報《工作完成情況統計表》，融入激勵機制，月統計季通報，年終匯總，按考核情況進行評先評優，通過上述方式使細節成為推進辦公室精細化管理、提高行政效能的基本理念。
三、結束語
精細化管理理念是一種全新的管理形式，辦公室工作應用精細化管理，建立健全辦公室精細化管理考核標準，能夠更加全面發揮管理的價值，推進完善細節管理，提高行政效能，為現代辦公室管理質量的提升奠定良好的基礎。
第3篇
一、精細化管理的主要內涵
精細化管理是以組織戰略清晰化、內部管理規范化、資源效益最大化為前提的,與辦公室參謀、抓協調、督落實、辦實事的工作職能和圍繞中心、多點多面的工作特點相一致。實施精細化管理,有利于提升辦公室服務水平,提升工作成效,提升隊伍素質。精細化管理是源于發達國家的全新管理理念,它是社會分工精細化以及服務質量精細化對現代管理的必然要求,是建立在常規管理的基礎上,并將常規管理引向深入的管理模式,其主要目標是最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本。作為一種管理理念和管理技術,精細化管理通過規則的系統化和細化,運用程序化、標準化和數據化的手段,使組織管理各單元精確、高效、協同和持續運行。精細化管理最基本的特征就是重細節、重過程、重具體、重落實、重質量、重效果,講究專注地做好每一件事,在每一個細節上精益求精、力爭最佳。
二、運用精細化管理推進辦公室工作整體水平的全面提升
辦公室工作千頭萬緒,紛繁復雜。細節決定成敗,細節決定結果,辦公室精細化管理有利于充分發揮辦公室職能,推動辦公室管理創新,促進辦公室工作整體水平的全面提升。
(一)強化精細管理意識,提升專業隊伍素質
思想是行動的先導。培養精細化管理意識,是精細化管理中不可缺少的一部分,能促使工作人員在工作中采用縝密思維,提高工作效率,確保工作成效。精細化管理是一項關系到辦公室目標任務能否快捷、高效完成的大事,每位辦公室成員都要形成精細做事、精細管理的意識和嚴謹細致的工作作風,把重視細節作為一種素質、一種修養、一種工作態度,從小事做起,把小事做好,從細微之處見精神、見水平。在辦公室工作中,要善于發現細節,把注意力集中到關鍵點、銜接點、隱藏點和創新點上。要堅持從基礎抓起,從“細”上著眼,在“精”上下工夫,在“實”上做文章,真正使每位員工懂得并看到精細化管理所帶來的良好效果,確確實實樹立起精益求精、嚴密細致的工作態度,將精細化管理的理念積極融入到各自的日常管理、工作、學習之中。精細化管理最終的解決方案只能通過組織成員的整體素質提升的方式實現,提升辦公室專業隊伍綜合素質是精細化管理得到順利實施的基礎和保障。高素質、高效率的辦公室人員要求必須具備全面的辦公室專業知識和豐富的辦公室工作經驗、政治素質過硬、責任感強、辦事效率高,同時還必須具有任勞任怨、吃苦耐勞、無私奉獻的精神。
(二)狠抓規章制度建設,完善考核評議機制
推行辦公室精細化管理,要求辦公室工作走專業化、流程化、標準化之路。要按照精確、細致、深入的要求,明確崗位職責,優化工作流程,完善崗責體系,加強溝通協調。要抓住辦公室管理的薄弱環節,有針對性地采取措施,抓緊、抓細、抓實,不斷提高管理效能。要通過完善規章制度建設,努力營造高效有序的工作氛圍,減少人為因素的介入和工作部署的隨意性。狠抓管理制度落實,建立健全和認真執行辦公室的各項管理制度、崗位責任制度和工作程序,堅持按制度辦事,規范辦公室管理和服務行為。要根據崗責體系的要求,積極推進辦公室績效考核,完善考核評議機制。借鑒企業績效管理的方法,科學設定績效考核指標體系,堅持定量考核與定性考核相結合、綜合考核和分類考核相結合、內部考核與外部評議相結合的形式,以增強考核的科學性、公正性和可操作性。堅持將考核結果與獎優評先、職務晉升等有機結合起來,完善考核評議機制,推動辦公室各項工作水平的提高。
(三)培育精細管理文化,不斷提升辦公室軟實力
辦公室要努力將精細化管理上升為一種文化,使之成為打造和提升辦公室軟實力的重要途徑。美國管理學家、行為科學管理理論代表人物梅奧通過著名的“霍桑實驗”表明,工人不僅僅是由金錢驅使的“經濟人”,而且是“社會人”,精神的力量、社會關系的影響對工人的行為方式起著特殊的決定作用。推行辦公室精細化管理,同樣必須高度重視精神和文化因素在辦公室工作中的獨特作用。通過加強隊伍政治素質教育,積極營造出昂揚向上的文化氛圍,形成每個辦公室成員都自覺認同并努力為之奮斗的核心價值觀。辦公室人員要自覺實踐服務育人、樂于奉獻的核心價值觀,努力做到圍繞中心、服務大局,愛崗敬業、甘于奉獻,雷厲風行、嚴謹細致。要把精細化管理當做一種工作要求：一種精神境界和一種文化素養,真正融入工作、生活當中,陶冶情操,提高能力,投身辦公室工作實踐,創造一流工作業績。
總之,精細化管理是精在事前,細在過程,意在結果的管理理念。精心是態度,精細是過程,精品是成績。精細化也是一種意識、一種觀念、一種認真的態度、一種精益求精的文化。推行精細化管理是一個長期的過程,要有目標、有組織、有步驟,踏踏實實地向前推進。辦公室要建立適合自身工作需要的精細化管理長效機制,把準行精細化管理與各階段工作任務、目標、發展計劃結合起來,切實提高辦公室工作管理水平。
參考文獻
[1]秦懷茂,從行政管理角度談做好辦公室工作的認識[J],新疆財經學院學報,1999,(4).
