二級(jí)檔案管理辦法范文

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第1篇

關(guān)鍵詞：檔案管理人員；工作關(guān)系；處理

高校檔案工作是為高校存史、守史的一項(xiàng)重要工作，已逐步納入高校整體發(fā)展規(guī)劃，越來(lái)越受到高校領(lǐng)導(dǎo)的重視和廣大師生的關(guān)注，在服務(wù)和輔助高校教學(xué)科研、行政管理以及校慶、評(píng)估等重大活動(dòng)中發(fā)揮著積極而重要的作用。隨著高校檔案工作邁入嶄新的發(fā)展階段，對(duì)檔案管理人員也提出了更高的要求。因此，檔案管理人員只有關(guān)注和協(xié)調(diào)好幾種工作關(guān)系，認(rèn)真履職、與時(shí)俱進(jìn)，才能開(kāi)創(chuàng)高校檔案工作新局面。筆者多年在檔案管理崗位工作，想就工作實(shí)踐中對(duì)上述幾種工作關(guān)系的認(rèn)知和感受談點(diǎn)粗淺的看法。

1 幾種工作關(guān)系現(xiàn)狀分析

雖然近年來(lái)，全社會(huì)包括高校對(duì)檔案工作是越來(lái)越重視了，但高校檔案管理人員對(duì)檔案工作重心的認(rèn)識(shí)還有待進(jìn)一步提高，尤其是對(duì)幾種工作關(guān)系的協(xié)調(diào)處理不太盡如人意，直接影響到工作的效率和水平，主要表現(xiàn)為：

1.1 檔案管理人員對(duì)二級(jí)單位的檔案工作指導(dǎo)不力

總體上看，高校對(duì)檔案工作相對(duì)社會(huì)其他單位更為重視，本科高校也大都成立了處級(jí)建制的檔案館，專門(mén)負(fù)責(zé)學(xué)校的檔案管理工作，并配備了專職檔案管理人員，高校的檔案管理工作也較其他行業(yè)系統(tǒng)顯得更為規(guī)范。但由于大多高校檔案館成立的時(shí)間較晚，配備的檔案管理人員中檔案專業(yè)的人才缺乏，因此，存在著專職檔案管理人員業(yè)務(wù)不夠精通，對(duì)二級(jí)單位尤其是十大類預(yù)立卷單位工作缺乏指導(dǎo)，未建立專兼職檔案員的系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度，檔案館和二級(jí)單位之間沒(méi)有形成良性互動(dòng)的長(zhǎng)效工作聯(lián)系制度等問(wèn)題，導(dǎo)致二級(jí)單位的兼職檔案員在工作中無(wú)從下手，造成檔案館收集的檔案門(mén)類不全，收集率不達(dá)標(biāo)，不能完全符合《高等學(xué)校檔案管理辦法》中對(duì)十大類檔案歸檔的要求，有的即便是搭了個(gè)十大類的架子，其中一些門(mén)類，如：聲像檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等可能會(huì)存在檔案卷數(shù)很少或基本是空架子的現(xiàn)象。

1.2 檔案管理人員工作方式顯得較為單一

由于高校檔案工作宣傳力度有限，加之檔案工作有一定的保密性、神秘性，導(dǎo)致高校檔案管理人員長(zhǎng)期以來(lái)養(yǎng)成了不太與學(xué)校其他單位教職工或社會(huì)上更多的人接觸的習(xí)慣，館外的人也不甚了解檔案館的實(shí)際工作情況，大多數(shù)人認(rèn)為檔案館就是安置“老弱病殘”或照顧干部過(guò)渡的地方。檔案管理人員一般習(xí)慣呆在館內(nèi)收集、整理檔案，發(fā)文和其他二級(jí)單位移交材料時(shí)，檔案管理人員負(fù)責(zé)接收，有人查閱檔案時(shí)檔案管理人員負(fù)責(zé)查找，二級(jí)單位給多少材料就收多少材料，給什么材料就收什么材料，基本是處于也比較滿足于被動(dòng)服務(wù)的現(xiàn)狀，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和責(zé)任感。其中不少人還停留在傳統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)層面，缺乏更新知識(shí)的主動(dòng)性與自覺(jué)性，綜合素質(zhì)不高，工作方式單一，極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展空間。

1.3 檔案管理人員之間的交流互動(dòng)較少

高校檔案管理人員工作相對(duì)較為單純，傳統(tǒng)意義上的檔案管理就是指檔案管理人員將收集來(lái)的檔案材料按《檔案保管期限分類法》的分類要求進(jìn)行整理、歸檔、上架的工作過(guò)程，在檔案數(shù)字化要求提出之前，基本上屬于手工活。檔案管理人員由于人手比較少，一般都是按檔案門(mén)類分工，各自負(fù)責(zé)幾個(gè)門(mén)類的歸檔工作，彼此之間的工作交集不多，互動(dòng)協(xié)作也比較少，長(zhǎng)此以往，就形成了“單打獨(dú)斗”的性格，工作較為程式化，規(guī)律性強(qiáng)，壓力也不大。檔案館領(lǐng)導(dǎo)有些也是屬于安置型、過(guò)渡型，要不缺乏工作積極性，等退休，要不有隨時(shí)調(diào)走的心思，無(wú)心管理工作，與檔案管理人員之間的談心交流比較少，因此大多有滿足于維持現(xiàn)狀的心理，缺乏開(kāi)拓進(jìn)取創(chuàng)新精神，與省檔案局業(yè)務(wù)主管部門(mén)以及外校檔案館同仁的信息業(yè)務(wù)交流也很有限，處于比較閉塞的工作氛圍和環(huán)境當(dāng)中。

2 關(guān)注和協(xié)調(diào)好幾種工作關(guān)系對(duì)高校檔案工作的重要性

2.1 關(guān)注和協(xié)調(diào)好與校內(nèi)發(fā)文單位的關(guān)系，能確保歸檔文件的質(zhì)量

文件是檔案的前身，文書(shū)處理工作是檔案工作的前奏，文件的質(zhì)量和文書(shū)處理的水平?jīng)Q定了檔案和檔案工作的質(zhì)量。很多單位的發(fā)文單位和檔案管理單位同屬一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)分管，或是一個(gè)處級(jí)單位下設(shè)的兩個(gè)科室，發(fā)文單位與檔案管理單位的關(guān)系相對(duì)于其他單位更為密切，具有先天的工作關(guān)系基礎(chǔ)，協(xié)調(diào)起來(lái)也會(huì)更順暢。要保證歸檔文件的質(zhì)量，檔案部門(mén)可以從以下幾方面入手：一是加強(qiáng)文書(shū)處理工作的統(tǒng)一性，即按國(guó)家有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一文書(shū)格式，統(tǒng)一紙張大小、質(zhì)量和用墨，統(tǒng)一收發(fā)傳遞和分辦，統(tǒng)一用印和歸檔等。二是注意文件收、發(fā)、辦的精確性，保證文書(shū)處理的質(zhì)量。三是注意文書(shū)處理過(guò)程的安全性，防止文書(shū)載體的損壞和文書(shū)信息的泄密，建立健全安全保管制度和文件清退制度，嚴(yán)格登記手續(xù)和移交手續(xù)。保持文件流轉(zhuǎn)的一致性，提高歸檔文件的質(zhì)量。

2.2 關(guān)注和協(xié)調(diào)好與二級(jí)單位的關(guān)系，能確保檔案門(mén)類齊全完整

高校十大類檔案大都有相對(duì)應(yīng)的預(yù)立卷單位，比如：黨群行政對(duì)應(yīng)黨辦（校辦）、教學(xué)對(duì)應(yīng)教務(wù)處、科學(xué)研究對(duì)應(yīng)科研處、基本建設(shè)對(duì)應(yīng)基建處、儀器設(shè)備對(duì)應(yīng)設(shè)備管理處、出版對(duì)應(yīng)雜志社、外事對(duì)應(yīng)外事處、財(cái)會(huì)對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)處等，其他二級(jí)單位相對(duì)十大類檔案預(yù)立卷單位而言，與檔案館的工作互動(dòng)顯得沒(méi)那么有規(guī)律性。但實(shí)際上，像黨群類檔案，就包含了紀(jì)檢、組織、工會(huì)、黨委統(tǒng)戰(zhàn)部、團(tuán)委、黨委宣傳部等在管理活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像材料；行政則包含了人事、監(jiān)察審計(jì)、武裝保衛(wèi)、總務(wù)、圖書(shū)等在管理活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像材料，也就是說(shuō)，高校檔案所有門(mén)類實(shí)際上是和校屬二級(jí)單位都有關(guān)系的。為了做好高校檔案工作，豐富檔案館藏，筑牢檔案工作基礎(chǔ)，檔案管理人員要學(xué)會(huì)和二級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員打交道，取得各方面的支持，要依靠有關(guān)檔案管理規(guī)章制度和檔案工作者自身協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮，通過(guò)工作達(dá)到各部門(mén)檔案管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，確保檔案門(mén)類的齊全和完整。

高校的檔案事業(yè)可以說(shuō)是全校各單位、教職工共同的事業(yè)，因此，高校的檔案要依靠校屬各單位和一代代上至校領(lǐng)導(dǎo)重視關(guān)心，下至普通教職員工共同積累而形成。具體可以采取以下措施： （1）加強(qiáng)工作指導(dǎo)。《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）出臺(tái)后，各省紛紛出臺(tái)了相關(guān)細(xì)則，江西省就把高校檔案管理部門(mén)應(yīng)具有的行政職能寫(xiě)進(jìn)了細(xì)則條款。檔案管理部門(mén)要建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，與二級(jí)單位的工作聯(lián)系制度，很好地履行對(duì)全校各單位檔案工作指導(dǎo)、管理、監(jiān)督、檢查的職能，使檔案材料的移交形成良好規(guī)律；檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)與二級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的工作聯(lián)系，采取上門(mén)和電話催交相結(jié)合的方式，不厭其煩地做宣傳、做工作，給二級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員上緊發(fā)條，到了時(shí)間就按規(guī)定及時(shí)移交檔案材料；另外，檔案管理人員還要經(jīng)常性到二級(jí)單位進(jìn)行檔案工作的指導(dǎo)，把國(guó)家、省、市以及學(xué)校新的檔案工作精神傳達(dá)到單位的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員，對(duì)工作有困難的單位要耐心地進(jìn)行講解指導(dǎo)，傳授檔案工作方法，一次不行兩次，兩次不行多次，直到二級(jí)單位兼職檔案員能很好掌握要領(lǐng)，移交符合規(guī)定的檔案材料為止。（2）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。《辦法》中檔案機(jī)構(gòu)職能之一是開(kāi)展學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。而這里所指的檔案工作人員應(yīng)包括檔案館專職檔案員和二級(jí)單位的兼職檔案員。因此，高校檔案管理部門(mén)除應(yīng)加強(qiáng)對(duì)專職檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，還應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)全校兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是十大類預(yù)立卷單位的兼職檔案員。可以采取走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)的辦法，請(qǐng)省檔案局主管業(yè)務(wù)的專家領(lǐng)導(dǎo)來(lái)校開(kāi)設(shè)講座，組織兼職檔案員參加省檔案研究會(huì)舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，分期分批前往外省高校參觀學(xué)習(xí)先進(jìn)管理理念和經(jīng)驗(yàn)等，有條件的甚至可以出國(guó)考察，只要是對(duì)推動(dòng)學(xué)校檔案工作發(fā)展有利的都可以去嘗試。（3）加強(qiáng)監(jiān)督考評(píng)。《辦法》第14條規(guī)定：高校應(yīng)當(dāng)建立健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高學(xué)校檔案管理水平。現(xiàn)在有些高校已逐步嘗試建立了對(duì)校內(nèi)二級(jí)單位檔案工作的年度檢查考評(píng)制度，對(duì)考評(píng)情況好的單位進(jìn)行適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不重視檔案工作，不認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案工作的單位予以通報(bào)。在此基礎(chǔ)上，高校檔案館還可以進(jìn)一步健全和完善檔案工作年度考核與評(píng)估機(jī)制，細(xì)化指標(biāo)體系，使之更具操作性。

2.3 關(guān)注和協(xié)調(diào)好與檔案同仁的關(guān)系，能有效促進(jìn)整體工作水平提升

我們這里所指的檔案同仁既包括本校檔案館同事，也包括省檔案局主管業(yè)務(wù)部門(mén)和外校檔案界同仁兩層含義。高校的各個(gè)部門(mén)和崗位只是分工的不同，沒(méi)有高低貴賤之別，檔案管理人員不應(yīng)妄自菲薄，覺(jué)得自己在教輔部門(mén)工作，處于從屬地位，不被關(guān)注和重視，產(chǎn)生自暴自棄的心態(tài)，而應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，積極思考，充分認(rèn)識(shí)到高校檔案工作的重要性，愛(ài)崗敬業(yè)；學(xué)會(huì)以平常心態(tài)面對(duì)人和事，尊重領(lǐng)導(dǎo)，尊重同事，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)不卑不亢，對(duì)同事真誠(chéng)友善，獲得領(lǐng)導(dǎo)和同事的信任，營(yíng)造和諧的辦公環(huán)境，注意工作的有效銜接，在領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和同事們的大力支持、協(xié)助下，集思廣益，做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)真正意義的分工不分家，小分工大合作。同時(shí)，還應(yīng)注重加強(qiáng)與上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)之間和其他高校檔案同仁之間的業(yè)務(wù)交流，通過(guò)交流，及時(shí)了解和掌握政策，獲取信息，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、特色，查找不足和差距，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同推動(dòng)高校檔案工作邁上新臺(tái)階。

檔案管理人員是高校檔案管理工作政策的貫徹者、執(zhí)行者，檔案管理人員的管理水平?jīng)Q定著檔案門(mén)類的齊全完整，檔案材料的保管質(zhì)量，以及檔案利用的效用和評(píng)價(jià)。因此，檔案管理人員一定要有較強(qiáng)的為學(xué)校存史的檔案使命意識(shí)，認(rèn)真履行職責(zé)，提高服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，還要關(guān)注和協(xié)調(diào)好與學(xué)校發(fā)文單位、校屬二級(jí)單位、檔案同仁等幾種工作關(guān)系，工作中賦予前瞻性、掌握主動(dòng)性，才能創(chuàng)造性地做好檔案管理工作，使自己成為一名優(yōu)秀的檔案管理人員。

參考文獻(xiàn)

[1]宋建玲 馬學(xué)強(qiáng) 檔案員應(yīng)協(xié)調(diào)好三種關(guān)系.中國(guó)檔案.2002.9

第2篇

關(guān)鍵詞 高職院校 二級(jí)學(xué)院 檔案管理

中圖分類號(hào)：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.06.080

On the Archives Management Work of Second Level

College of Higher Vocational Colleges

SONG Ge

（School of Tourism Management， Wuxi Institue of Commerce， Wuxi， Jiangsu 214153）

Abstract Second level institute's Construct of Archives is an important part of higher vocational college， is the extension of the file management of Vocational colleges. To promote the archives management of Second level institute is the inevitable requirement of the development of higher vocational colleges， with the help of Second level institute archives in higher vocational colleges can help to understand the past， grasp the present， planning for the future.

Key words higher vocational colleges; second level institute; archives management

高職院校的二級(jí)學(xué)院是高職院校黨政、科研等活動(dòng)的組織和實(shí)施者，在教育教學(xué)過(guò)程中會(huì)形成豐富的檔案資料。高職院校二級(jí)學(xué)院的檔案記錄和反映了二級(jí)學(xué)院建立、建設(shè)和發(fā)展的歷程，為高職院校的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作提供源頭的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是評(píng)估和衡量二級(jí)學(xué)院管理水平、教學(xué)水平、人才培養(yǎng)質(zhì)量等的重要平臺(tái)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要支撐和保障。1989年10月，國(guó)家教委以第6號(hào)令頒布了《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，使高職院校檔案管理工作步入正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化。①

1 高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理的范圍

高職院校二級(jí)學(xué)院在日常的教學(xué)管理、教學(xué)過(guò)程、學(xué)生管理、科研等方面形成了大量的資料。②這些文字、圖像和聲像等材料均應(yīng)歸檔。歸檔的重點(diǎn)要以高職院校二級(jí)學(xué)院形成的不同載體和不同形式的文件材料為主，歸入的檔案要真實(shí)地反映二級(jí)學(xué)院的各項(xiàng)工作活動(dòng)情況。

1.1 黨務(wù)行政資料的歸檔

包括學(xué)校下發(fā)的黨務(wù)、行政、人事、科研、學(xué)團(tuán)、工會(huì)工作的的文件資料;高職院校數(shù)據(jù)采集的報(bào)表;二級(jí)學(xué)院的工作設(shè)想、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、合同協(xié)議、榮譽(yù)證書(shū)等。

1.2 教學(xué)常規(guī)資料的歸檔

包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)任務(wù)、校歷表、課程總表、教材征訂計(jì)劃、考試安排表、期中和期末考試的試卷、學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)論文;教學(xué)規(guī)劃、規(guī)定、辦法、會(huì)議紀(jì)要;各類教學(xué)檢查、專業(yè)建設(shè)、課程申報(bào)、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)資料等。

1.3 師資隊(duì)伍資料的歸檔

包括二級(jí)學(xué)院行政人員、輔導(dǎo)員、實(shí)訓(xùn)室人員、專任教師的基本信息;師資培養(yǎng)計(jì)劃、人才引進(jìn)計(jì)劃、骨干教師和專業(yè)帶頭人申報(bào)資料、人員年度考核、人員培訓(xùn)進(jìn)修資料、兼職人員、外聘人員、兼職教師人員的資料;人員、教材、科研成果、發(fā)明專利等。

1.4 實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)資料的歸檔

包括實(shí)訓(xùn)室建設(shè)方案、實(shí)訓(xùn)室改造方案、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)室實(shí)訓(xùn)文件、記錄表、制度、工作計(jì)劃和總結(jié)、管理辦法、使用記錄、維修及故障記錄、實(shí)驗(yàn)室評(píng)優(yōu)申報(bào)等。

1.5 學(xué)生管理資料的歸檔

包括各年級(jí)學(xué)生名冊(cè)、畢業(yè)生名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍檔案及學(xué)籍變動(dòng)（休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、留級(jí)等）情況原始資料、學(xué)生成績(jī)單、畢業(yè)生就業(yè)去向、學(xué)生參加各級(jí)各類競(jìng)賽獲獎(jiǎng)情況等。

2 高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理的重要性

隨著高職院校的蓬勃發(fā)展，高職院校的規(guī)模不斷壯大，高職院校二級(jí)學(xué)院承擔(dān)的管理和教學(xué)任務(wù)也不斷增加，逐步加強(qiáng)高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作是必然的趨勢(shì)。二級(jí)學(xué)院在學(xué)校的統(tǒng)一部署下開(kāi)展日常管理運(yùn)維工作，工作中形成的規(guī)劃、方案、總結(jié)、紀(jì)要等原始資料都真實(shí)記載和反應(yīng)了二級(jí)學(xué)院工作活動(dòng)開(kāi)展的過(guò)程和結(jié)果，是二級(jí)學(xué)院歷史的記錄和成長(zhǎng)的見(jiàn)證，也是學(xué)校總檔案的完善和補(bǔ)充。根據(jù)高職院校檔案管理工作的要求，要加強(qiáng)對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)范，這是搞好學(xué)校檔案管理工作的基礎(chǔ)。目前，如何合理科學(xué)的建設(shè)和管理高職院校二級(jí)學(xué)院的檔案，成為了各個(gè)二級(jí)學(xué)院乃至整個(gè)學(xué)校發(fā)展中需要思考的迫在眉睫的問(wèn)題。

3 高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理存在的問(wèn)題

（1）管理機(jī)制不健全。高職院校對(duì)檔案管理工作的意識(shí)過(guò)于淡薄，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性。學(xué)校沒(méi)有成立專門(mén)的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一指導(dǎo)規(guī)范學(xué)校的檔案管理工作。同時(shí)，二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作也沒(méi)有固定的分管領(lǐng)導(dǎo)專門(mén)負(fù)責(zé)。檔案管理員也是由行政人員或富余人員兼職承擔(dān);教學(xué)檔案由教務(wù)秘書(shū)歸檔、黨務(wù)行政檔案由行政秘書(shū)歸檔、學(xué)生檔案由輔導(dǎo)員歸檔，這些檔案誰(shuí)收集誰(shuí)管理，導(dǎo)致檔案散亂不齊全。

（2）管理意識(shí)淡薄。二級(jí)學(xué)院由于日常承擔(dān)了學(xué)校繁重的教學(xué)、科研、學(xué)生管理等任務(wù)，認(rèn)為二級(jí)學(xué)院的中心工作是教育教學(xué)，對(duì)檔案管理工作方面缺乏足夠的重視。導(dǎo)致從事檔案管理的人員責(zé)任意識(shí)淡薄，檔案管理工作中過(guò)于依賴學(xué)校的職能部門(mén)檔案室;對(duì)日常工作中形成的檔案資料不重視，過(guò)程文件和資料散亂，隨意堆放，集中統(tǒng)一梳理歸檔的意識(shí)欠缺。

（3）管理隊(duì)伍素質(zhì)不高。二級(jí)學(xué)院的檔案管理隊(duì)伍大部分是兼職人員，不是科班出身，缺少系統(tǒng)的檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)用現(xiàn)代信息化手段管理檔案的能力缺乏。在從事檔案管理過(guò)程中，心有余而力不足。這部分兼職的檔案管理員，人員變動(dòng)頻繁，沒(méi)有連續(xù)從事檔案管理的崗位工作經(jīng)驗(yàn)積累，嚴(yán)重影響了檔案管理的水平和質(zhì)量。

（4）管理沒(méi)有統(tǒng)一的存放地。二級(jí)學(xué)院沒(méi)有專門(mén)的存放檔案資料的檔案歸檔的地方“檔案室”。檔案資料都是分別散落存放在各業(yè)務(wù)板塊的兼職檔案員的辦公室柜子或電腦中，檔案資料分散、不安全。

（5）管理方式落后。二級(jí)學(xué)院的檔案管理還是停留在紙質(zhì)文檔的存檔，紙質(zhì)檔案由于時(shí)間的推移和自然的不可抗力，會(huì)出現(xiàn)變質(zhì)和老化、發(fā)霉、受潮的現(xiàn)象，致使檔案材料破壞和缺失。由于人員的素質(zhì)能力的局限性，導(dǎo)致缺少信息化的檔案管理方式，沒(méi)有形成電子檔案。

4 高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理的建議

（1）充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性。二級(jí)學(xué)院的檔案為學(xué)校的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)和考察借鑒提供了原始的數(shù)據(jù)，折射了二級(jí)學(xué)院在成長(zhǎng)和發(fā)展過(guò)程中的不足和進(jìn)步。在全校范圍內(nèi)，要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)文件的宣傳和學(xué)習(xí)，提高二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員等對(duì)檔案的重視。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的人力、物力、財(cái)力的投入，為檔案管理工作保駕護(hù)航。

（2）建立健全的檔案管理隊(duì)伍。二級(jí)學(xué)院沒(méi)有檔案管理隊(duì)伍，需要建立黨政主要領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，專職檔案管理人員組成的檔案管理工作隊(duì)伍，把檔案管理工作的責(zé)任落到實(shí)處。對(duì)檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃，明確檔案管理人員的工作職責(zé)，確保檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

（3）規(guī)范檔案管理制度。規(guī)范檔案管理體制，健全管理制度，檔案工作的整理、歸檔、利用、借閱、上交要有章可循，按照規(guī)范操作。當(dāng)檔案管理工作的情況作為檔案管理人員年終考核的依據(jù)之一。在二級(jí)學(xué)院教師范圍內(nèi)，宣傳檔案管理制度，使全體教師了解檔案歸檔、利用、借閱等的流程。

（4）設(shè)置專門(mén)的檔案室。統(tǒng)一存放二級(jí)學(xué)院的檔案資料，集中對(duì)二級(jí)學(xué)院的檔案進(jìn)行管理。由二級(jí)學(xué)院的檔案人員負(fù)責(zé)接收登記檔案，配備專門(mén)的資料柜，對(duì)檔案進(jìn)行分類保管，重要的檔案要及時(shí)移交給學(xué)校檔案室保管。

（5）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。對(duì)二級(jí)學(xué)院的檔案管理人員開(kāi)展培訓(xùn)，提高檔案管理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，讓他們系統(tǒng)的學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí);對(duì)從事檔案管理工作的人員，進(jìn)行上崗前的培訓(xùn)考核，考核后頒發(fā)上崗證書(shū);開(kāi)展深層次的進(jìn)修，定期組織檔案管理工作學(xué)習(xí)交流會(huì)，到同類院校檔案室學(xué)習(xí)等活動(dòng)。

（6）提升檔案管理的信息化水平。信息化時(shí)代對(duì)高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作的要求也逐步提高，要充分發(fā)揮信息化手段在檔案管理工作中的重要作用，應(yīng)用現(xiàn)代化辦公技術(shù)，提高檔案工作的管理水平。③要根據(jù)檔案資源的時(shí)限和內(nèi)容，建立信息資源查詢庫(kù)，提高檔案的利用效率。

5 余論

隨著高職教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展和內(nèi)涵建設(shè)的逐步深化，對(duì)二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作會(huì)提出更高的期望和要求。高職院校二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作是學(xué)校基礎(chǔ)工作中不可缺少的部分，還存在不少問(wèn)題有待解決。高職院校二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在高職院校各階段的工作中起到承前啟后的作用。如何落實(shí)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，進(jìn)一步推進(jìn)高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理的工作進(jìn)程，是新時(shí)期需要我們不斷思考、探索與實(shí)踐的。

注釋

① 金華麗.高職院校二級(jí)學(xué)院學(xué)校檔案分類方法初探[J].文教資料，2007（5）.

第3篇

隨著二級(jí)學(xué)院辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，二級(jí)學(xué)院形成的檔案材料越來(lái)越多，學(xué)校檔案館沒(méi)有能力也不可能事無(wú)巨細(xì)，將二級(jí)學(xué)院各類檔案都盡數(shù)收集進(jìn)館，那么，二級(jí)學(xué)院的檔案管理應(yīng)該采用什么樣的模式進(jìn)行管理合適呢？自20世紀(jì)90年代以來(lái)，國(guó)內(nèi)一些規(guī)模較大的高校開(kāi)始了在其所屬的二級(jí)學(xué)院設(shè)立檔案資料室的探索。尤其國(guó)家開(kāi)展教育教學(xué)評(píng)估工作以來(lái)，建立二級(jí)學(xué)院檔案資料室顯得更加的迫切。近年來(lái)，學(xué)校檔案館常常接到二級(jí)學(xué)院有關(guān)檔案管理的相關(guān)咨詢，在日常的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)中我們也加大了二級(jí)學(xué)院檔案管理內(nèi)容的指導(dǎo)。在調(diào)研學(xué)習(xí)與實(shí)踐的基礎(chǔ)上，我們認(rèn)為目前在同屬于985和211類型的高校推行二級(jí)學(xué)院建立檔案資料室的模式是當(dāng)前高校檔案事業(yè)自身完善發(fā)展的一種好舉措。其優(yōu)點(diǎn)體現(xiàn)在：第一，可以把學(xué)院系成立以來(lái)散存在各個(gè)辦公室的具有保存價(jià)值的文件資料進(jìn)行系統(tǒng)整理和集中存放管理，既解除了辦公室人員對(duì)室內(nèi)大量積存資料清理中存毀矛盾的糾結(jié)，辦公室敞亮了，資料也有序便查；第二，有利于督促二級(jí)學(xué)院每年定期進(jìn)行上一年度文件資料的整理歸檔，避免了資料的亂放與丟失等現(xiàn)象，養(yǎng)成良好的資料積累與整理歸檔的習(xí)慣；第三，目前高校普通都是多校區(qū)辦學(xué)，學(xué)校檔案館不一定與學(xué)院在同一校區(qū)，即使在同一校區(qū)也不如就在同一單位內(nèi)利用方便，況且學(xué)院自存的檔案更多的是為本學(xué)院工作服務(wù)，建立學(xué)院檔案資料室集中存放本學(xué)院檔案既方便了本學(xué)院師生的就近利用，也方便學(xué)院日常工作的查考利用，可以達(dá)到節(jié)約工作成本提高工作效率的目的。總之，科學(xué)地設(shè)計(jì)二級(jí)學(xué)院檔案管理架構(gòu)，協(xié)調(diào)處理好校、院二個(gè)層級(jí)檔案管理的關(guān)系，在歸檔重點(diǎn)、管理辦法等方面加以規(guī)范、整章建制，積極創(chuàng)新二級(jí)學(xué)院檔案管理模式是實(shí)現(xiàn)高校二級(jí)學(xué)院系檔案管理科學(xué)發(fā)展的必然之路。

二、以檔案規(guī)章制度建設(shè)為抓手促進(jìn)二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)范化

制度化是一個(gè)單位工作步入規(guī)范化、科學(xué)化的前提，建立健全二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)章制度是保障二級(jí)學(xué)院系檔案管理規(guī)范化的核心。在檔案工作隊(duì)伍網(wǎng)絡(luò)比較完善的高校，每一個(gè)二級(jí)學(xué)院通常會(huì)有一位檔案工作負(fù)責(zé)人，一般由學(xué)院的行政副院長(zhǎng)或黨支部書(shū)記兼任，有一位兼職檔案員，通常由學(xué)院辦公室主任或行政秘書(shū)兼任。在上述檔案工作負(fù)責(zé)人和兼職檔案員的崗位職責(zé)中大多只是簡(jiǎn)單地言明負(fù)責(zé)學(xué)院檔案工作，通常連當(dāng)事人自己都不太清楚究竟具體應(yīng)該做些什么工作？學(xué)校每年對(duì)每位職工進(jìn)行工作考核時(shí)也往往沒(méi)有將其兼任的檔案工作職責(zé)列入考核的范疇，學(xué)院檔案工作長(zhǎng)期以來(lái)形同虛設(shè)，各學(xué)院檔案管理各行其是。經(jīng)過(guò)實(shí)踐與學(xué)習(xí)，我們認(rèn)為要做好二級(jí)學(xué)院的檔案工作，首先應(yīng)該抓檔案制度建設(shè)，建立健全二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)章制度，使院系檔案管理工作有章可循、有法可依，這是保障二級(jí)學(xué)院檔案科學(xué)管理的重要條件。二級(jí)學(xué)院檔案既要有國(guó)家檔案局和高校檔案館要求的規(guī)范性，又要突出本學(xué)院的特色，從而為形成和提煉本校的辦學(xué)特色提供堅(jiān)實(shí)的支撐。具體來(lái)說(shuō)，二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)章制度主要包括：二級(jí)學(xué)院檔案管理辦法、二級(jí)學(xué)院檔案分類方案、二級(jí)學(xué)院檔案歸檔范圍與保管期限表、學(xué)院檔案室管理規(guī)定、專兼職檔案員的檔案職責(zé)等。制定二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)章制度時(shí)要避免簡(jiǎn)單地照搬高校檔案館的相關(guān)規(guī)章制度，要在遵守《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等國(guó)家及地方檔案管理相關(guān)法規(guī)制度的前提下，結(jié)合本學(xué)院的工作實(shí)際做具體的補(bǔ)充、細(xì)化和完善工作，擬定出適合本學(xué)院實(shí)際的檔案管理規(guī)章制度。

三、創(chuàng)新與拓展二級(jí)學(xué)院檔案管理培訓(xùn)研究

高校二級(jí)學(xué)院兼職檔案員的專業(yè)背景往往多元化且素質(zhì)參差不齊，大多數(shù)沒(méi)有接受過(guò)正規(guī)的檔案管理專業(yè)訓(xùn)練，對(duì)檔案及檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)不一。針對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案管理人員普遍非專職化、專業(yè)化特點(diǎn)，結(jié)合二級(jí)學(xué)院行政、黨務(wù)、教學(xué)和科研工作的特點(diǎn)，并考慮各崗位人員的職責(zé)與工作規(guī)律，創(chuàng)新與拓展二級(jí)學(xué)院檔案管理培訓(xùn)研究是保障二級(jí)學(xué)院檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。毋庸置疑兼職檔案員的知識(shí)、能力和素質(zhì)等直接關(guān)系到二級(jí)學(xué)院檔案管理的質(zhì)量和管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，而各崗位工作人員檔案工作技能的好壞直接影響到兼職檔案員檔案整理的工作量。因?yàn)槎?jí)學(xué)院的檔案通常是由兼職檔案員直接接收各崗位工作人員整理與移交的本崗位形成的文件材料經(jīng)有序整理匯集而成，因此對(duì)二級(jí)學(xué)院工作人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)時(shí)，第一，要拓展培訓(xùn)對(duì)象，最好二級(jí)學(xué)院系各個(gè)崗位的工作人員都能參加培訓(xùn)，甚至在學(xué)院進(jìn)行幫忙的學(xué)生助理也應(yīng)該納入培訓(xùn)的范疇；第二，在培訓(xùn)內(nèi)容方面除了使其掌握檔案管理的一般知識(shí)外，更重要的是提高其對(duì)院系檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)，改變大家普遍對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不足甚至集體無(wú)意識(shí)狀態(tài)，讓全體師生員工意識(shí)到，自己就是學(xué)校檔案的形成者之一。一個(gè)時(shí)代一個(gè)學(xué)院教師學(xué)生在教與學(xué)、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)中形成的集體記憶，反映在日常工作中的一份份文件、一張張照片、一個(gè)個(gè)科研項(xiàng)目和基建項(xiàng)目等檔案上，這些檔案承載著這個(gè)時(shí)代這個(gè)學(xué)院發(fā)展面貌的真實(shí)記錄，是傳承與熔鑄學(xué)校精神的重要信息源；第三，定期組織二級(jí)學(xué)院兼職檔案員及其他工作人員到學(xué)校檔案館或省市檔案館參觀學(xué)習(xí)，開(kāi)闊其視野，更新、補(bǔ)充和拓寬其知識(shí)結(jié)構(gòu)；第四，學(xué)校檔案館應(yīng)加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院檔案培訓(xùn)模式、培訓(xùn)內(nèi)容、人員組織等內(nèi)容的創(chuàng)新性研究，形成卓有成效的培訓(xùn)方式及規(guī)范的培訓(xùn)教程；第五，探索制定有效的績(jī)效政策，例如將完成檔案工作的情況與單位年度考核掛鉤，有效地激勵(lì)兼任檔案人員開(kāi)展檔案工作的積極性。

四、充分利用現(xiàn)代信息手段實(shí)現(xiàn)二級(jí)學(xué)院檔案數(shù)字化管理