衛(wèi)健委信息化工作計(jì)劃范文

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第1篇

【關(guān)鍵詞】信息化 基層衛(wèi)生統(tǒng)計(jì) 信息技術(shù) 統(tǒng)計(jì)分析

當(dāng)前，基層衛(wèi)生應(yīng)用信息技術(shù)的地方越來(lái)越廣泛，要想讓醫(yī)院管理科學(xué)化、服務(wù)系統(tǒng)化，醫(yī)院統(tǒng)計(jì)工作就必須進(jìn)行變革。現(xiàn)代化信息管理手段為基層衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)工作的發(fā)展帶來(lái)了機(jī)遇，只有堅(jiān)持不懈地提高統(tǒng)計(jì)人員的專業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)其服務(wù)意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)，才能適應(yīng)現(xiàn)代統(tǒng)計(jì)工作發(fā)展的需要。

一、傳統(tǒng)模式下衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)工作存在的不足

（一）統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)失真

驗(yàn)證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的方法太少，這造成醫(yī)院統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)嚴(yán)重失真。保證信息和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確是統(tǒng)計(jì)工作必須要做到的，而醫(yī)療數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確，會(huì)使醫(yī)院管理決策不具有科學(xué)性。各部門(mén)每天定期報(bào)送數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)人員對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行仔細(xì)認(rèn)真的匯總、整理產(chǎn)生統(tǒng)計(jì)報(bào)表，這是傳統(tǒng)模式的統(tǒng)計(jì)流程。由于時(shí)間跨度大、數(shù)據(jù)來(lái)源多，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的校驗(yàn)往往存在很大難度，稍有不慎就會(huì)導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)失真，使統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)失去可信度，不具備參考價(jià)值，或是引起管理決策失誤，造成難以預(yù)料的損失。

（二）統(tǒng)計(jì)軟件落后

統(tǒng)計(jì)軟件落后，數(shù)據(jù)很難得到利用，時(shí)效性不強(qiáng)是傳統(tǒng)模式下衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)工作的突出不足。很多醫(yī)院還在沿用很多年前的統(tǒng)計(jì)軟件、統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系不完善，無(wú)法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深度的分析研究，無(wú)法準(zhǔn)確的反應(yīng)醫(yī)院的運(yùn)行狀態(tài)，更不能提出合理的改善措施。再加上統(tǒng)計(jì)人員大多是非專業(yè)人員，兼職統(tǒng)計(jì)工作的人比較多，對(duì)于統(tǒng)計(jì)工作方面的知識(shí)以及相關(guān)法規(guī)并不是很熟悉，甚至有時(shí)都不能按時(shí)的完成統(tǒng)計(jì)最基本的工作，那就更無(wú)法對(duì)統(tǒng)計(jì)信息進(jìn)行更深度的研究和分析。這樣不利于醫(yī)院統(tǒng)計(jì)向全方位、多層次的發(fā)展，更無(wú)法滿足醫(yī)院管理的需求。

（三）統(tǒng)計(jì)信息管理觀念不強(qiáng)

為醫(yī)院管理、政策規(guī)劃提供決策支持是醫(yī)院統(tǒng)計(jì)工作的目的。但當(dāng)前，部分醫(yī)院沒(méi)有認(rèn)識(shí)到統(tǒng)計(jì)信息管理的重要性，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在潛意識(shí)里對(duì)醫(yī)院統(tǒng)計(jì)信息管理不重視，認(rèn)為醫(yī)院的統(tǒng)計(jì)工作是一項(xiàng)可有可無(wú)的輔工作。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)統(tǒng)計(jì)工作的不重視，也就使統(tǒng)計(jì)人員的地位相對(duì)于其他工作人員比較低下，在人力物力方面不得到足夠的支持，致使其工作熱情不高，更難以在工作中進(jìn)行創(chuàng)新。同時(shí)，這也導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確無(wú)法得到保證，不能提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)分析，不能為醫(yī)院管理者的決策提供數(shù)據(jù)支撐。這樣的惡性循環(huán)非常不利于基層衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)工作的發(fā)展。

二、基層衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)工作的信息化建設(shè)措施

（一）革新統(tǒng)計(jì)觀念，提高人員素質(zhì)

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)醫(yī)院的管理以及醫(yī)院以后的發(fā)展方向有充分地了解，創(chuàng)建一套與醫(yī)院管理要求相適應(yīng)的醫(yī)療指標(biāo)體系，使統(tǒng)計(jì)工作的職能得到充分的發(fā)揮，促進(jìn)醫(yī)院更好地邁向現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)更穩(wěn)定的發(fā)展。醫(yī)院要提高統(tǒng)計(jì)人員的素質(zhì)，使其將專業(yè)知識(shí)要熟記于心，并且有著高尚的職業(yè)素養(yǎng)，有明確的自我原則，實(shí)事求是，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事的態(tài)度，這樣才可以確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。為適應(yīng)信息化的需求，統(tǒng)計(jì)人員還要熟練掌握幾種統(tǒng)計(jì)軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)查詢語(yǔ)言，還要具有醫(yī)學(xué)和信息學(xué)雙重背景，一定要有不斷學(xué)習(xí)的精神，使自己的知識(shí)面更加寬廣，還要在實(shí)踐中總結(jié)積累經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行合理的統(tǒng)計(jì)分析和數(shù)據(jù)處理。最后，統(tǒng)計(jì)人員一定要在工作中得到培養(yǎng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，并且切實(shí)增強(qiáng)這種意識(shí)，善于從大量數(shù)據(jù)中尋找問(wèn)題，及時(shí)提出合理化建議，也需要不斷提高創(chuàng)新意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，改變舊觀念，這樣才可以更好地適應(yīng)當(dāng)代信息時(shí)代統(tǒng)計(jì)工作的需求。

（二）發(fā)揮信息優(yōu)勢(shì)，確保數(shù)據(jù)真實(shí)

醫(yī)院統(tǒng)計(jì)工作不可以只停留在醫(yī)療數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)上，統(tǒng)計(jì)人員要充分利用關(guān)于統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、資料，對(duì)醫(yī)院中出現(xiàn)的意外狀況以及醫(yī)院發(fā)展的新動(dòng)態(tài)進(jìn)行合理的研究與分析，并且要及時(shí)提出有效的建議，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的有序運(yùn)行。要充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)統(tǒng)計(jì)信息的時(shí)效性，有規(guī)律的利用網(wǎng)絡(luò)醫(yī)療數(shù)據(jù)寫(xiě)出高質(zhì)量的、內(nèi)容更加豐富的、有深度的統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，不定期的對(duì)醫(yī)院熱點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的對(duì)比、分析，找出數(shù)據(jù)變化的規(guī)律與原因，讓領(lǐng)導(dǎo)決策者有意見(jiàn)可聽(tīng)。統(tǒng)計(jì)工作人員也應(yīng)該摒棄原有舊的工作模式，圍繞信息技術(shù)創(chuàng)新工作模式，讓自己的觀念跟上時(shí)代的腳步，增強(qiáng)服務(wù)和效益意識(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)高效管理，確保數(shù)據(jù)真實(shí)。

（三）加強(qiáng)綜合監(jiān)管，做好統(tǒng)計(jì)服務(wù)

嚴(yán)格把守環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)質(zhì)量，加強(qiáng)綜合監(jiān)管，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，做好統(tǒng)計(jì)服務(wù)。醫(yī)院的管理服務(wù)與統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的質(zhì)量有著直接的聯(lián)系，國(guó)家統(tǒng)計(jì)局政法司頒布的相關(guān)法規(guī)明確規(guī)定，統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)和統(tǒng)計(jì)人員應(yīng)該依法獨(dú)立行使統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)報(bào)告、同級(jí)監(jiān)督職權(quán)，統(tǒng)計(jì)人員不僅要收集數(shù)據(jù)，還必須實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督職權(quán)，切實(shí)負(fù)責(zé)，不能敷衍，出現(xiàn)錯(cuò)誤一定查明原因，實(shí)事求是。其次，統(tǒng)計(jì)人員可通過(guò)信息系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量預(yù)警與防范系統(tǒng)，完善數(shù)據(jù)審核功能和錯(cuò)誤提示功能，將錯(cuò)誤的發(fā)生率控制在最低，為管理層提供可靠的數(shù)據(jù)服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著當(dāng)前醫(yī)院信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，醫(yī)院的各項(xiàng)醫(yī)療工作逐漸實(shí)現(xiàn)了資源的共享。在新時(shí)期，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境讓醫(yī)院管理邁向了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的發(fā)展階段。在醫(yī)療體制改革的新形勢(shì)下，基層衛(wèi)生的統(tǒng)計(jì)工作變得越來(lái)越重要，基層衛(wèi)生的統(tǒng)計(jì)人員要努力完善自身，不斷學(xué)習(xí)知識(shí)，提升職業(yè)素養(yǎng)，在工作中積累經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)分析能力，讓統(tǒng)計(jì)工作促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]陳育德.辦好雜志，促進(jìn)衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)學(xué)科與衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)事業(yè)的新發(fā)展─―紀(jì)念《中國(guó)衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)[J].中國(guó)衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)，2014（05）.

[2]田鳳調(diào)，接令儀，胡琳，李福田，陳科，薛禾生，徐勇勇，金水高.建國(guó)以來(lái)我國(guó)衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)事業(yè)發(fā)展過(guò)程的回顧[J].中國(guó)衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)，2014（05）.

[3]祝聞華.實(shí)施衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)網(wǎng)絡(luò)直報(bào)后面臨的主要問(wèn)題與建議[J].中國(guó)衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)，2012（01）.

[4]劉明山.如何保證現(xiàn)成衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)資料的可靠性[J].中國(guó)衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)，2013（03）.

第2篇

【關(guān)鍵詞】基層檔案；信息化；建設(shè)

在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)，檔案信息化建設(shè)已成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。基層單位檔案信息化建設(shè)是必然趨勢(shì)，加快基層單位檔案信息系統(tǒng)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)整體功能的基礎(chǔ)和手段。

所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來(lái)的以檔案實(shí)體保管作為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體通過(guò)信息化形式向社會(huì)提供服務(wù)作為重點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的信息化，可以對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。

一、基層單位檔案信息化管理的必要性

受傳統(tǒng)觀念影響，目前基層單位檔案載體仍以紙質(zhì)材料為主，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)空間大、維護(hù)成本高、查閱不便，而且紙質(zhì)檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲(chóng)蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年投入一定的文檔保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且因無(wú)備份而又為每年不得不有的文檔損失擔(dān)憂。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，尤其是基層單位越來(lái)越多的使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，產(chǎn)生更多的電子文件，多媒體、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，日常產(chǎn)生錄音、錄像等保管也提出了更高的要求，從構(gòu)成錄音、錄像的檔案看，其載體為磁性物質(zhì)，更容易受到溫度、濕度等影響而改變，影響其保管期限，因此，加快基層單位檔案信息化建設(shè)不僅方便了利用，減少中間環(huán)節(jié)，而且大大方便網(wǎng)上傳輸，提高了檔案利用效率，有利于檔案原件保存。

二、基層單位信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）思想認(rèn)識(shí)不到位

基層檔案工作依然存在“為保管而保管、重保管輕利用”和“閉架借閱、你查我調(diào)”等傳統(tǒng)做法。另外，有部分長(zhǎng)期從事檔案管理的檔案人員對(duì)手工管理模式很滿意、很熟練，認(rèn)為自己干了多年的檔案工作，業(yè)務(wù)“熟練”，于是就不求進(jìn)取，不愿意推進(jìn)信息化建設(shè)，加上人員結(jié)構(gòu)老化，思想保守，文化層次較低，不能適當(dāng)檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)現(xiàn)代化管理和信息化應(yīng)用知識(shí)的了解甚少，存在安于現(xiàn)狀、不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等舊觀念，這些都成為制約檔案信息化建設(shè)的內(nèi)在因素。

（二）對(duì)檔案建設(shè)投入不足

目前普遍存在，一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，認(rèn)為檔案工作很簡(jiǎn)單，只是保管些材料，負(fù)責(zé)給利用檔案者提供查詢即可。還有認(rèn)為檔案管理工作是可有可無(wú)，專門(mén)設(shè)置檔案管理部門(mén)沒(méi)有必要。更為重要的是基層單位原本經(jīng)費(fèi)緊張，在能確保單位主要工作順利開(kāi)展經(jīng)費(fèi)預(yù)算外，還要保證正常人員經(jīng)費(fèi)支出后，已經(jīng)沒(méi)有足夠的經(jīng)費(fèi)投入到檔案工作，導(dǎo)致一些基層單位檔案部門(mén)不具備檔案保管和管理的最基本的條件，更談不上開(kāi)展檔案信息化工作。

（三）專業(yè)人才的匱乏

檔案信息系統(tǒng)是需要運(yùn)用多學(xué)科知識(shí)，多專業(yè)配合，多部門(mén)協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的龐大系統(tǒng)工程，它需要檔案從業(yè)人員必須具備信息化素養(yǎng)、檔案專業(yè)知識(shí)和有一定的檔案技術(shù)理論功底等，但是基層單位“科班”出生從事檔案工作的寥寥無(wú)幾，普遍存在檔案人員缺乏必要的開(kāi)展檔案信息化知識(shí)和能力，思維調(diào)整不快，影響了檔案信息開(kāi)發(fā)的力度和深度。

三、基層單位檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變觀念提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)

一是領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，提高對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性認(rèn)識(shí)。信息化建設(shè)是當(dāng)前社會(huì)以及未來(lái)發(fā)展的重點(diǎn)，是趨勢(shì)所在，基層單位領(lǐng)導(dǎo)要從全局工作出發(fā)，提高對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性認(rèn)識(shí)，要把此項(xiàng)工作作為單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃重點(diǎn)工作之一，在人、才、物等方面給予全力支持。二是檔案工作者必須更新觀念。檔案人員必須更新觀念，提高對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，自覺(jué)學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)的技術(shù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)和技術(shù)技能，在工作中逐步改進(jìn)原有管理模式，多從有利于檔案信息化建設(shè)方面，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極探索創(chuàng)新，以適應(yīng)檔案信息化發(fā)展需要。

（二）科學(xué)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

檔案信息化建設(shè)是循序漸進(jìn)的過(guò)程，可以邀請(qǐng)檔案主管部門(mén)來(lái)指導(dǎo)，要結(jié)合本行業(yè)、本單位工作實(shí)際，制定規(guī)劃，分步驟有序推進(jìn)完善軟硬件投入。我院從2005年開(kāi)始成立了由文書(shū)秘書(shū)、網(wǎng)絡(luò)管理員、專兼檔案員組成的檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)、建設(shè)，單位每年拿出一定的經(jīng)費(fèi)投入檔案信息化軟硬件更新，通過(guò)多年的完善，已經(jīng)配齊檔案信息化建設(shè)需要的硬件，有一名專職檔案員負(fù)責(zé)全院檔案管理工作。在檔案應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方面，對(duì)規(guī)模較大的行業(yè)，可以考慮由主管單位牽頭，集中研發(fā)檔案系統(tǒng)或購(gòu)買(mǎi)市場(chǎng)占有率高，用戶反應(yīng)好的系統(tǒng)，同時(shí)結(jié)合行業(yè)實(shí)際進(jìn)行系統(tǒng)參數(shù)調(diào)整，更好的適應(yīng)實(shí)際工作需要，這樣減少了各基層單位獨(dú)立開(kāi)展導(dǎo)致不必要的人財(cái)物支出。我院目前應(yīng)用的檔案系統(tǒng)是自行購(gòu)買(mǎi)的檔案軟件，經(jīng)過(guò)不斷完善，已經(jīng)適應(yīng)單位日常發(fā)展需要。對(duì)一些日常重要的檔案均交檔案局進(jìn)行專業(yè)管理，在一定程度上減輕了我院檔案保管壓力。

（三）加強(qiáng)檔案信息化安全防范措施

在信息化建設(shè)過(guò)程中，要加強(qiáng)系統(tǒng)管理維護(hù)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)安全，保證歸檔文件檔案的真實(shí)、完整和有效。檔案系統(tǒng)要與外網(wǎng)進(jìn)行有效隔離，實(shí)行身份認(rèn)證和密鑰管理，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全。在使用操作中，分別授權(quán)，用戶只能在授權(quán)范圍內(nèi)操作。目前，我院檔案系統(tǒng)實(shí)行專人專機(jī)專用，只有檔案員和網(wǎng)絡(luò)管理員可以使用。電子檔案對(duì)保護(hù)環(huán)境和保護(hù)方式的要求都很高，檔案人員特別注意防毒工作，如安裝防火墻和及時(shí)更新殺毒軟件，認(rèn)真做好電子檔案的及時(shí)備份與維護(hù)工作，要正確處理電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系，通過(guò)電子信息加密技術(shù)，簽署技術(shù)、身份認(rèn)證的措施，提高電子文件的可靠性。

（四）檔案信息化應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。在進(jìn)行檔案管理信息化時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局印發(fā)的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點(diǎn)來(lái)制定內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)踐中不斷進(jìn)行完善。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)既符合國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)，又有利于實(shí)際的操作。應(yīng)對(duì)各立檔文件及檔案的內(nèi)容、著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。使得將來(lái)電子目錄入檔案館之后能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，解決因軟件的不同而帶來(lái)的數(shù)據(jù)無(wú)法轉(zhuǎn)換或者不能讀取的問(wèn)題。同時(shí)要注意建立健全規(guī)范化管理的各項(xiàng)制度，確保檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

第3篇

檔案工作是基層單位的重要組成部分,是單位基本面貌和工程發(fā)展全過(guò)程的綜合反映,確保檔案的安全管理,提高檔案工作的質(zhì)量和效率是非常必要的。檔案管理工作中普遍存在的問(wèn)題是工作量大、操作繁瑣、易出錯(cuò)等,缺乏采用信息化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代科技手段。這些傳統(tǒng)的基層檔案載體都是以紙質(zhì)為主,不僅成本高,對(duì)于檔案的維護(hù)與查閱也非常的不方便。紙質(zhì)的檔案容易受潮、受到蟲(chóng)蝕及火災(zāi)等災(zāi)害的威脅,每年所投入的保管經(jīng)費(fèi)較高,而且文檔沒(méi)有備份,容易造成文檔損失。同時(shí),紙質(zhì)文檔經(jīng)常反復(fù)的查閱會(huì)讓原件受損或遺失,從而在檔案管理工作帶來(lái)一定困難。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用,越來(lái)越多的基層單位開(kāi)始使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng),檔案信息化應(yīng)運(yùn)而生。檔案管理信息化是通過(guò)將原來(lái)的以檔案保管為重點(diǎn)的模式轉(zhuǎn)為以檔案信息化形式來(lái)為社會(huì)服務(wù)。通過(guò)對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行整理、分類,并進(jìn)而分析與提取來(lái)提高檔案管理的質(zhì)量與效率。信息化檔案多種多樣,其以辦公軟件為載體,同時(shí)又以錄像、錄音、多媒體、網(wǎng)絡(luò)等各種形式來(lái)呈現(xiàn),電子檔案更加容易保存于修改,便利查詢,可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞,與傳統(tǒng)檔案管理相比,不僅提高了檔案的利用效率,也同時(shí)降低了檔案的管理成本。檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性也是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一,在推進(jìn)數(shù)字化、信息化檔案建設(shè)的同時(shí)必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理,這樣才能使檔案管理工作水平得到整體提高。

2基層單位檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1對(duì)檔案信息化建設(shè)不重視

在當(dāng)今信息社會(huì),經(jīng)濟(jì)建設(shè)各項(xiàng)工作都離不開(kāi)信息化手段的有效推進(jìn),信息化不僅是基層單位檔案管理工作的發(fā)展方向,更是提升檔案管理工作水平的一種有效手段。但是從目前看來(lái),許多基層單位檔案管理部門(mén)的計(jì)算機(jī)水平比較落后,軟硬件設(shè)備都需要更新,與現(xiàn)代化發(fā)展不協(xié)調(diào),這主要是因?yàn)閱挝粚?duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足,對(duì)于基層檔案工作仍然只注重保管而忽視利用。有些檔案管理員由于長(zhǎng)期使用傳統(tǒng)的手工管理模式,對(duì)于手工管理雖然比較熟練,但是卻自以為是,認(rèn)為熟練了就不需要進(jìn)步,不愿意推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)。同時(shí),由于其思想保守、文化素質(zhì)不高也難以適應(yīng)單位信息化發(fā)展的需要,更多的是安于現(xiàn)狀,對(duì)信息化知識(shí)與管理知識(shí)的認(rèn)知甚少,不思進(jìn)取的現(xiàn)象十分普遍,整體業(yè)務(wù)素質(zhì)很低,這些都在一定程度上阻礙了單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)。

2.2檔案信息化專業(yè)人員匱乏

大多數(shù)基層單位的檔案管理人員都是半路出家,很少有機(jī)會(huì)參加專門(mén)的檔案管理、信息技術(shù)培訓(xùn)和在職學(xué)習(xí),對(duì)于檔案管理工作并不熟悉,加上很多檔案管理員都是由于身體或者年齡原因從其他部門(mén)調(diào)來(lái)的,所以年齡結(jié)構(gòu)也趨于老齡化,缺乏工作熱情。而檔案信息系統(tǒng)是多種學(xué)科知識(shí)的集結(jié),需要運(yùn)用多種知識(shí)與專業(yè)配合,是通過(guò)多部門(mén)的相互協(xié)作和多環(huán)節(jié)配套所構(gòu)成的系統(tǒng)工程,這就需要高素質(zhì)的檔案從業(yè)人員來(lái)進(jìn)行協(xié)調(diào)和運(yùn)作。然而,縱觀基層單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)都偏低,具備信息化、檔案專業(yè)知識(shí)的人員寥寥無(wú)幾,很多都是沒(méi)有檔案技術(shù)理論功底,科班出生的檔案管理人員幾乎沒(méi)有,檔案信息化專業(yè)人員匱乏,當(dāng)前在職的檔案管理人員結(jié)構(gòu)老化,思維調(diào)整較慢,從而對(duì)檔案信息化的開(kāi)發(fā)力度有深度有很大的影響。

2.3檔案信息化建設(shè)投入不足

我國(guó)基層單位普遍的存在著檔案信息化投入不足,硬件建設(shè)滯后等問(wèn)題,從而制約了檔案管理工作的發(fā)展。基層單位對(duì)檔案管理工作不重視,認(rèn)為檔案管理就是文檔材料的保管,并給檔案利用者提供查詢即可,認(rèn)為檔案工作非常簡(jiǎn)單。同時(shí),許多單位認(rèn)為沒(méi)有必要單獨(dú)設(shè)立一個(gè)專門(mén)的檔案管理部門(mén),檔案管理工作可有可無(wú),檔案信息化建設(shè)投入不足,認(rèn)為單位經(jīng)費(fèi)沒(méi)有必要投入到檔案管理工作,只要確保單位主要工作順利進(jìn)行就行,因而沒(méi)有為開(kāi)展檔案管理工作編制預(yù)算經(jīng)費(fèi),更別說(shuō)實(shí)行統(tǒng)一規(guī)范的單位檔案管理應(yīng)用軟件,從而造成了檔案管理部門(mén)連最為基本的保管與管理都不具備,檔案信息化工作無(wú)法開(kāi)展。

3如何加強(qiáng)基層單位檔案信息化建設(shè)

3.1加強(qiáng)對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的重視度

重視檔案管理信息化建設(shè),通過(guò)各種渠道擴(kuò)展檔案管理重要性宣傳教育,讓單位充分認(rèn)識(shí)到檔案是當(dāng)今社會(huì)及未來(lái)發(fā)展的重點(diǎn),是單位發(fā)展的重要組成部分,尤其是單位領(lǐng)導(dǎo),更要提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度,必須要將數(shù)字化檔案建設(shè)工作作為單位長(zhǎng)期目標(biāo)規(guī)劃的重點(diǎn)之一,并給予全面支持。同時(shí),檔案管理者應(yīng)樹(shù)立檔案信息觀,革新觀念,自覺(jué)提高專業(yè)素養(yǎng)與技能,充分汲取與補(bǔ)充檔案信息化建設(shè)知識(shí),逐步改變守舊觀念,從傳統(tǒng)的檔案保管人員變?yōu)闄n案信息資源管理者與傳播者,積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性,求實(shí)探索,適應(yīng)檔案信息化管理模式,深刻理解檔案,充分反應(yīng)檔案的價(jià)值,并擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用,不僅做檔案的收集者和管理者,更要充當(dāng)檔案信息建設(shè)的開(kāi)發(fā)者,從而將檔案轉(zhuǎn)化為單位可利用的信息。

3.2加大檔案信息化建設(shè)的投入

基層單位檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)范規(guī)定,結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)與單位工作實(shí)際來(lái)制定,逐步完善軟硬件投入,單位每年可以拿出一定經(jīng)費(fèi)來(lái)更新檔案信息化軟硬件,并設(shè)有一名專職檔案員來(lái)全權(quán)負(fù)責(zé)檔案管理工作。同時(shí),還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā),可以購(gòu)買(mǎi)市場(chǎng)占有率高的檔案系統(tǒng)。為了更好的適應(yīng)實(shí)際工作的需要,檔案系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合單位實(shí)際來(lái)調(diào)整參數(shù),減少單位各部門(mén)獨(dú)立開(kāi)展不必要的人、物、財(cái)支出。單位也可根據(jù)需要自主研發(fā),采用現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)信息與相關(guān)單位檔案數(shù)據(jù)的鏈接處理,從而可以改變傳統(tǒng)的檔案管理方式,實(shí)現(xiàn)了檢索速度快、查詢便捷、可靠性高、存儲(chǔ)容量大、成本低等優(yōu)勢(shì)。

3.3加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)技術(shù)管理

3.3.1電子檔案信息化管理

在單位發(fā)展各個(gè)階段都會(huì)形成的大量電子文件,電子文件的產(chǎn)生和應(yīng)用,使得基層單位檔案快速向數(shù)字化方面發(fā)展,為檔案信息化管理注入了新的活力。電子文件是通過(guò)復(fù)雜的編碼和解碼過(guò)程才得以利用,其不同于傳統(tǒng)的檔案文件,通過(guò)權(quán)限設(shè)置,利用者只要獲得權(quán)限,或在自己的權(quán)限范圍內(nèi)允許利用,就可以隨時(shí)調(diào)出自己所需的檔案信息,并可復(fù)制和存儲(chǔ),可以說(shuō),電子文件是適應(yīng)現(xiàn)代管理制度的全新的管理形式,因此,必須加強(qiáng)規(guī)范電子文件,檔案管理部門(mén)要嚴(yán)格歸檔電子文件,可以通過(guò)圖文掃描、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)及光盤(pán)等形式將電子文件信息制定部門(mén)要求統(tǒng)一集中管理,并存儲(chǔ)于檔案部門(mén)存儲(chǔ)介質(zhì)中,檔案管理部門(mén)進(jìn)行分類、整理與編目,形成電子檔案,提高檔案信息的實(shí)效性和檢索的便捷性。為了確保檔案的完整與安全,檔案利用者必須通過(guò)檔案部門(mén)進(jìn)行用戶確認(rèn)才能調(diào)閱檔案。

3.3.2檔案信息化安全管理

檔案信息化建設(shè)除了要確保歸檔文件真實(shí)、完整、有效,同時(shí)還應(yīng)保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全。對(duì)此,必須要提高檔案信息化安全防范,加強(qiáng)系統(tǒng)管理維護(hù),可以實(shí)行身份認(rèn)證來(lái)保護(hù)檔案安全。在使用中,給用戶分別授權(quán),讓用戶在授權(quán)范圍內(nèi)操作。此外,為了確保檔案數(shù)據(jù)安全,檔案系統(tǒng)應(yīng)實(shí)行專人專機(jī)專用,對(duì)電子檔案的保護(hù)要注意防毒,安裝防火墻與殺毒軟件,并做好電子檔案?jìng)浞?對(duì)重要電子檔案的信息內(nèi)容進(jìn)行加密處理,以提高電子檔案的可靠性,推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè),從而為在單位各部門(mén)之間實(shí)現(xiàn)資源共享奠定數(shù)字信息基礎(chǔ)。

4結(jié)語(yǔ)