大型企業(yè)檔案信息服務(wù)范文

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《機(jī)電兵船檔案雜志》2014年第三期

一、檔案信息服務(wù)在企業(yè)發(fā)展中的作用

1.為企業(yè)發(fā)展決策和制定企業(yè)發(fā)展計(jì)劃提供參考依據(jù)企業(yè)檔案中記載著企業(yè)自身以及企業(yè)各職能部門行使職能的法律依據(jù)、處理事務(wù)的結(jié)果、重要的事實(shí)和大量的工作經(jīng)驗(yàn)等，同時(shí)也記錄著企業(yè)各個(gè)階段發(fā)展的各種重要資料。企業(yè)需要借助這些檔案去制定政策，對(duì)企業(yè)進(jìn)行宏觀管理。通過對(duì)大量檔案的利用和分析，有助于企業(yè)對(duì)現(xiàn)實(shí)工作和未來發(fā)展做出準(zhǔn)確的判斷，實(shí)現(xiàn)對(duì)人、財(cái)、物、信息等資源的有效管理，更好地優(yōu)化資源配置。

2.業(yè)務(wù)促進(jìn)作用所謂業(yè)務(wù)促進(jìn)作用是指企業(yè)檔案在科研、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中所發(fā)揮的作用。企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各種活動(dòng)都是一個(gè)連續(xù)的過程，是以部分地繼承前人的成果、經(jīng)驗(yàn)為條件的。企業(yè)檔案中蘊(yùn)藏著各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的寶貴經(jīng)驗(yàn)，記錄著各種技術(shù)攻關(guān)的方法，記載著企業(yè)在生產(chǎn)活動(dòng)過程中積累的各種技術(shù)和工藝上的突出成就，是企業(yè)的寶貴財(cái)富，能為今后企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新和科研突破提供參考。中交第二航務(wù)工程局(簡(jiǎn)稱中交二航局)在幾十年的發(fā)展中積累了眾多的技術(shù)成果和生產(chǎn)工藝，每一次的技術(shù)革新和科技進(jìn)步都離不開企業(yè)檔案為之提供的相關(guān)有效的信息服務(wù)。

3.為解決法律糾紛提供重要憑證這是指企業(yè)檔案在解決爭(zhēng)端、處理各種案件活動(dòng)中所發(fā)揮的證據(jù)作用。企業(yè)在生存與發(fā)展過程中不可避免地面臨著各種各樣由于協(xié)作或競(jìng)爭(zhēng)而產(chǎn)生的矛盾和糾紛，企業(yè)檔案如經(jīng)營(yíng)合同檔案、技術(shù)合同檔案、專利檔案等等為解決各類糾紛提供了可靠的證據(jù)，企業(yè)檔案的法律證據(jù)性是任何一個(gè)國(guó)家的法律均予以認(rèn)可的。中交二航局的合同部在處理訴訟糾紛的時(shí)候，也常常需要借用與案件相關(guān)的檔案材料作為法律憑證，因此檔案在解決企業(yè)各類法律糾紛過程中起著重要的作用。

4.企業(yè)發(fā)展和宣傳企業(yè)文化的重要素材企業(yè)檔案是企業(yè)所創(chuàng)造的寶貴的精神文化財(cái)富，它記錄著企業(yè)昨天的艱辛、今天的輝煌以及明天的希望，企業(yè)檔案本身就蘊(yùn)涵著一種企業(yè)文化，是企業(yè)文化的重要組成部分。同時(shí)，企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的基礎(chǔ)和重要依據(jù)，為企業(yè)文化的發(fā)展提供重要的參考和借鑒。在企業(yè)文化建設(shè)過程中總是希望從檔案信息中提取一定的精華，或者舉辦各種形式的企業(yè)檔案展覽，比如展示企業(yè)的老照片等等，以此教育和感染員工，提升員工的榮譽(yù)感和團(tuán)隊(duì)意識(shí)。因此，企業(yè)檔案在企業(yè)文化宣傳方面具有重要作用。

二、我國(guó)企業(yè)檔案信息化和信息服務(wù)的現(xiàn)狀與存在的問題

近幾年，我國(guó)各大國(guó)企充分認(rèn)識(shí)到了檔案信息化的重要性，不斷提高檔案信息化水平，經(jīng)過努力，我國(guó)大型企業(yè)的檔案信息化水平有了明顯提高。但從總體上看，仍然存在諸多問題。

1.檔案信息化水平較低，檔案信息服務(wù)停留在初級(jí)階段網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)改變著人們的生活方式、工作方式，極大地引導(dǎo)著信息需求。信息利用者利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)獲取信息資源，成為今后信息服務(wù)的一種重要方式，這對(duì)檔案信息的管理和服務(wù)水平也提出了更高的要求。但目前來看，檔案信息技術(shù)現(xiàn)狀相對(duì)落后，很多企業(yè)還沒有實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，大部分企業(yè)的檔案信息化工作也僅僅停留在檔案信息輸入和查詢階段，利用者無法從網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)獲取需要的信息。此外，相當(dāng)多的檔案部門可用于進(jìn)行信息處理與傳輸?shù)募夹g(shù)裝備條件還很差，用于支撐檔案信息網(wǎng)上全文查詢的平臺(tái)技術(shù)也很少能實(shí)現(xiàn)，這一切構(gòu)成了檔案信息化的直接障礙。

2.檔案信息化程度參差不齊，信息共享不充分例如，中交二航局是一個(gè)國(guó)有大型施工企業(yè)，旗下有二十多家分子公司，公司較早就開始實(shí)施檔案信息化管理，并建立了統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。但在實(shí)際工作中，各單位檔案管理相對(duì)獨(dú)立，業(yè)務(wù)往來較少，加上很多分子公司檔案信息化建設(shè)落后，使得檔案信息不能充分共享、充分利用。我國(guó)許多大型企業(yè)集團(tuán)都存在這樣的問題，總部檔案管理信息化水平較高，而分子公司相對(duì)落后，各單位之間缺乏協(xié)調(diào)與交流，使整個(gè)企業(yè)的檔案信息服務(wù)水平差距較大。

3.信息資源基礎(chǔ)薄弱，信息服務(wù)效率低有的企業(yè)缺乏專門的檔案信息資源管理機(jī)構(gòu)，管理隊(duì)伍配備不齊全，信息采集單一，檔案信息編研能力差。多數(shù)企業(yè)檔案信息的開發(fā)還停留在簡(jiǎn)單介紹、匯編、保管、查閱等階段，有的企業(yè)檔案部門很少進(jìn)行檔案編研、檢索和信息開發(fā)等工作，綜合性和專題性的檔案編研材料微乎其微。檔案部門服務(wù)方式跟不上時(shí)代的發(fā)展，檔案上網(wǎng)質(zhì)量不高，信息的二次利用差，資源開發(fā)不夠，這一切導(dǎo)致在提供檔案信息服務(wù)時(shí)，信息內(nèi)容不全面，傳輸渠道不暢通，信息加工處理不當(dāng)?shù)葐栴}。企業(yè)檔案管理人員必須擔(dān)負(fù)起信息時(shí)代賦予的使命，與時(shí)俱進(jìn)、廣學(xué)博采，接納多方面信息，提高網(wǎng)絡(luò)利用和檔案資源開發(fā)運(yùn)用技能。

4.檔案管理人員的素質(zhì)無法跟上信息化發(fā)展的步伐科學(xué)技術(shù)的發(fā)展大大加快了檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程，從而對(duì)管理者的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力提出了全新的要求。隨著計(jì)算機(jī)硬件、軟件技術(shù)的成熟和普及，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化工作的完善以及辦公自動(dòng)化在機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的廣泛應(yīng)用，新載體形式的公文將大幅增加，機(jī)讀型、縮微型、視聽型檔案將大量涌現(xiàn)。這些變化將深刻地影響著檔案工作隊(duì)伍結(jié)構(gòu)及檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變化，信息技術(shù)知識(shí)將成為每一個(gè)檔案人員知識(shí)構(gòu)成的必備要素。而我國(guó)大型企業(yè)的檔案管理人員大多年齡偏大，他們已經(jīng)習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理方式，不善于運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)很多企業(yè)只設(shè)有兼職檔案人員，他們?nèi)狈n案管理的專業(yè)知識(shí)和技能，很難勝任當(dāng)今信息時(shí)代的檔案管理工作。

三、加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案信息服務(wù)水平的對(duì)策和途徑

1.加快軟硬件建設(shè)，開發(fā)現(xiàn)有信息資源信息時(shí)代，信息技術(shù)日新月異，硬件資源每隔一段時(shí)間就會(huì)升級(jí)換代。沒有這些工具的支持，或者說有了相應(yīng)的技術(shù)支持和硬件支持，卻沒有有效地加以把握和運(yùn)用，企業(yè)檔案工作就難以走上信息高速公路。隨著企業(yè)檔案信息數(shù)量的劇增，人們?cè)絹碓叫枰捎孟冗M(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息資源的全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化開發(fā)。所以，計(jì)算機(jī)技術(shù)及其配套技術(shù)、設(shè)施必須跟上，以滿足信息化的基本要求。要繼承和發(fā)揚(yáng)原有的檔案信息開發(fā)思想和方法，對(duì)現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行全面開發(fā)，如分類檢索拷貝、按類儲(chǔ)存、網(wǎng)絡(luò)傳遞等，通過各種先進(jìn)手段為企業(yè)提供良好的檔案信息服務(wù)。

2.準(zhǔn)確定位，將檔案信息化納入企業(yè)信息化發(fā)展戰(zhàn)略在企業(yè)信息化過程中，企業(yè)需要高質(zhì)量、高集成的檔案信息以及科學(xué)有效的檔案信息管理。企業(yè)檔案信息化的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有序組織和開發(fā)利用，從而促使企業(yè)信息化建設(shè)邁上一個(gè)新臺(tái)階，使企業(yè)具有更強(qiáng)勁的實(shí)力生存于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)之中。因此，各大型企業(yè)應(yīng)把檔案信息化納入企業(yè)信息化發(fā)展戰(zhàn)略。中交二航局領(lǐng)導(dǎo)高度重視企業(yè)信息化建設(shè)，緊緊圍繞企業(yè)發(fā)展總體戰(zhàn)略和主營(yíng)業(yè)務(wù)，制定公司信息化總體規(guī)劃，確立信息化在企業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略地位。在制定信息化發(fā)展過程中，把檔案信息化管理納入企業(yè)信息化總體規(guī)劃。檔案管理信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、綜合的系統(tǒng)工程，在制定企業(yè)檔案管理信息化規(guī)劃時(shí)，要從實(shí)際出發(fā)，既要全面系統(tǒng)又要有所側(cè)重，在充分運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù)的同時(shí)，檔案管理要做到分類科學(xué)、排列有序、利用方便、信息共享，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理與企業(yè)整體信息化建設(shè)同步開展、同步發(fā)揮作用。

3.建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，形成統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)于大型企業(yè)集團(tuán)來說，公司上下級(jí)之間、各個(gè)分子公司之間使用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)軟件，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理，是實(shí)現(xiàn)集團(tuán)檔案信息化的重要途徑，也是提供良好的檔案信息服務(wù)的保障。如果各公司的檔案管理系統(tǒng)不一致，數(shù)據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，那就無法實(shí)現(xiàn)整個(gè)集團(tuán)公司檔案信息的共享，各公司之間也不能充分利用檔案信息資源。中交二航局在2011年上線了新的檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)由公司總部統(tǒng)一部署，從公司總部到分子公司再到各個(gè)項(xiàng)目部全部使用這套系統(tǒng)，從而形成了全公司統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)。同時(shí)，該系統(tǒng)由BS端和CS端兩部分組成，檔案人員通過業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)操作功能處理檔案業(yè)務(wù)，員工可以通過網(wǎng)頁端來查閱、借閱、利用檔案信息資源。只要公司的檔案進(jìn)行了信息化處理，上傳到檔案管理系統(tǒng)中，公司的員工就能查詢、利用；同時(shí)該檔案管理系統(tǒng)與公司OA系統(tǒng)對(duì)接，可直接在線歸檔、處理公文。統(tǒng)一通用的檔案管理系統(tǒng)大大提高了檔案信息化水平和檔案信息服務(wù)的能力。

4.提供多樣化的服務(wù)方式在企業(yè)開展信息化之前，企業(yè)檔案部門的服務(wù)受檔案管理場(chǎng)所的局限，利用者需到檔案室才能獲得服務(wù)，并且以手工操作方式為主。在信息化環(huán)境下，信息利用是開放的，利用者可以在任何一個(gè)地點(diǎn)，通過計(jì)算機(jī)終端聯(lián)網(wǎng)的方式查找所需信息。傳統(tǒng)檔案室提供給讀者的是印刷型信息，要求利用者進(jìn)行順序、線性閱覽和檢索，而網(wǎng)絡(luò)則可以提供用戶非順序的、隨機(jī)的、網(wǎng)狀閱覽和檢索，即超文本閱覽，如WWW檢索等。中交二航局的“員工綜合管理系統(tǒng)”中有一個(gè)模塊就是檔案管理，在這個(gè)平臺(tái)上只要是單位員工以自己的賬號(hào)和密碼登錄就能查詢到所需的檔案信息，既方便又安全。此外，還可以提供網(wǎng)絡(luò)咨詢、建立企業(yè)數(shù)字檔案館等服務(wù)方式，以滿足企業(yè)對(duì)檔案信息的利用需求。

5.加強(qiáng)檔案編研工作，增強(qiáng)開發(fā)利用企業(yè)檔案信息的主動(dòng)性一是編制好各類檢索工具，這對(duì)提高調(diào)卷效率十分重要；二是開展咨詢服務(wù)，及時(shí)做好記錄工作，以便日后利用，使企業(yè)檔案信息開發(fā)利用工作向縱深方向發(fā)展；三是深層次加工企業(yè)檔案信息，主動(dòng)有效提供檔案信息服務(wù)；四是注重收集反饋信息，避免檔案信息開發(fā)的盲目性，增強(qiáng)檔案信息輸出的準(zhǔn)確性；五是積極主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)，采取分發(fā)各類檔案目錄，進(jìn)行電話調(diào)卷與咨詢，傳真查閱、開架閱覽，編寫和分發(fā)全宗指南等資料介紹庫藏檔案內(nèi)容與成分等方式，為企業(yè)的各項(xiàng)管理工作提供便利。企業(yè)檔案部門要在總結(jié)以往經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的新要求和自身館藏特點(diǎn)編纂出實(shí)用有效的編研材料，為企業(yè)發(fā)展提供高效服務(wù)。

6.加強(qiáng)信息化隊(duì)伍建設(shè)，提高全員信息化應(yīng)用水平人才是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，是提高檔案信息服務(wù)水平的直接執(zhí)行者。因此，要不斷提高企業(yè)檔案信息服務(wù)水平就必須有一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，這支隊(duì)伍要既懂檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)又能熟練利用現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。因此，企業(yè)必須大力加強(qiáng)對(duì)在崗人員檔案專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)和再教育，使他們及時(shí)掌握新知識(shí)，不斷擴(kuò)大知識(shí)面，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí)，還要積極引進(jìn)各層次、各類型的人才，合理調(diào)整檔案隊(duì)伍的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和個(gè)體知識(shí)結(jié)構(gòu)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，提高企業(yè)檔案信息服務(wù)水平并非一蹴而就，當(dāng)今的社會(huì)大環(huán)境為企業(yè)檔案信息服務(wù)的發(fā)展帶來了前所未有的機(jī)遇，企業(yè)檔案信息服務(wù)工作者應(yīng)該抓住這一機(jī)遇，采取有力措施，不斷發(fā)展和完善企業(yè)檔案信息服務(wù)，使檔案工作邁上一個(gè)新臺(tái)階。當(dāng)然，企業(yè)檔案信息服務(wù)工作也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，這就需要我們檔案工作者要勇于面對(duì)困難，迎接挑戰(zhàn)，不斷創(chuàng)新，在挑戰(zhàn)的過程中不斷前進(jìn)。

作者：金建波單位：中交第二航務(wù)工程局有限公司