無紙化辦公下檔案資源整合策略范文

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【摘要】

本文在分析OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)流程的基礎(chǔ)上，發(fā)現(xiàn)文件、檔案一體化管理的主要問題是辦公自動化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容的問題，針對該問題結(jié)合文件、檔案一體化管理系統(tǒng)的發(fā)展趨勢給出了解決該問題的方法，即第二種類型與第三種類型，并提出未來的發(fā)展趨勢為第三種類型。

【關(guān)鍵詞】

檔案管理；辦公自動化；資源整合

1引言

當前，信息化建設(shè)已經(jīng)成為提升管理水平的重要手段，建立安全、高效的檔案管理系統(tǒng)，成為信息化建設(shè)中的重要任務(wù)。辦公自動化（OA）的廣泛應(yīng)用給檔案資源的整合帶來很大影響，同時也帶來了機遇[1]。

2OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的需求分析

2.1OA系統(tǒng)基本流程針對高校中各種各樣的應(yīng)用系統(tǒng)，其中最重要的就是辦公自動化（OA）系統(tǒng)。傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)其主要功能是公文的處理與流轉(zhuǎn)。現(xiàn)代的OA系統(tǒng)是內(nèi)嵌了眾多的業(yè)務(wù)活動功能，并集成了眾多的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的綜合性辦公自動化系統(tǒng)[2]。其中工作流技術(shù)仍然是OA系統(tǒng)的核心技術(shù)，發(fā)文管理、收文管理這兩個模塊的文檔需要進行歸檔。

2.2檔案管理基本流程檔案管理系統(tǒng)用于對單位運行過程中生成的一系列文檔進行統(tǒng)一管理，檔案管理功能模塊中的文書檔案模塊，需要從OA系統(tǒng)中導(dǎo)入數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的方式將OA系統(tǒng)的文件預(yù)歸檔，然后通過人工方式錄入到檔案管理系統(tǒng)中，這種方式效率低下，且容易出錯。造成該問題的主要原因是由于高校辦公自動化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容[3]。

3文件、檔案一體化管理的發(fā)展過程

在解決辦公自動化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容的問題上，我們主要分析文件管理（RM）系統(tǒng)、（OA）系統(tǒng)的關(guān)系與檔案管理（AM）系統(tǒng)的關(guān)系，通過分析得出檔案一體化管理系統(tǒng)的發(fā)展趨勢。其發(fā)展過程經(jīng)歷了如下三個過程：

3.1第一種類型AM系統(tǒng)獨立于OA系統(tǒng)之外該系統(tǒng)的特點為不能掛接于單位內(nèi)部網(wǎng)，不能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢、檢索和瀏覽。單位的AM系統(tǒng)獨立于與OA系統(tǒng)之外，文件管理RM模塊內(nèi)嵌于OA系統(tǒng)中，負責(zé)管理OA系統(tǒng)的文件，AM系統(tǒng)負責(zé)管理檔案；所需的文件不能從OA系統(tǒng)直接導(dǎo)入到AM系統(tǒng)，AM系統(tǒng)對歸檔文件需要進行重新錄入。

3.2第二種類型AM系統(tǒng)與OA系統(tǒng)采用接口聯(lián)接此類型是解決兩系統(tǒng)兼容性時，現(xiàn)在大多數(shù)單位采用的方法。AM系統(tǒng)的管理對象主要來自兩部分：①從OA系統(tǒng)預(yù)歸檔而來的電子檔案；②檔案館中的實體檔案經(jīng)數(shù)字化處理后的電子檔案。第一部分電子檔案由OA系統(tǒng)中RM模塊管理，第二部分電子檔案則由AM系統(tǒng)管理，并在OA系統(tǒng)與AM系統(tǒng)之間設(shè)有數(shù)據(jù)接口，數(shù)據(jù)可以從OA系統(tǒng)直接導(dǎo)入AM系統(tǒng)。此類AM系統(tǒng)適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的要求，已經(jīng)開始從對檔案實體的管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷n案信息的管理。但是還存在兩大缺陷：①沒有對文件、檔案進行一體化的全過程管理。②檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)功能較弱。

3.3第三種類型RM&AM系統(tǒng)內(nèi)嵌于OA系統(tǒng)該系統(tǒng)的特點為RM&AM系統(tǒng)內(nèi)嵌于OA系統(tǒng)。RM系統(tǒng)是一個中心模塊，就是說業(yè)務(wù)人員在其他管理模塊中生成的電子文件都要受到RM管理模塊的管理。文檔管理系統(tǒng)包括文檔生成、文檔維護、文檔利用和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護等幾個子模塊。將整個電子文件管理流程分為以下兩個部分：①管理人員通過生成文檔、審批與文檔、文檔分發(fā)、文檔歸檔、文檔利用、文檔維護等模塊來完成文件從生成、審批、到歸檔保存、維護的整個過程；②管理人員通過基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護模塊及其他模塊來完成對上述管理過程的全程監(jiān)控。電子文件管理的關(guān)鍵元數(shù)據(jù)就是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，電子文件在生成、審批、到歸檔保存、維護過程中將陸續(xù)生成相應(yīng)的元數(shù)據(jù)值[4]。三種類型的AM、RM系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的關(guān)系比較如表1。由此可以看出在解決辦公自動化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容的問題上現(xiàn)階段采取的主要方式是采用第二種類型，但為了使兩個系統(tǒng)能更好的兼容第三種方式是未來的發(fā)展方向。

4總結(jié)

本文在分析OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)流程的基礎(chǔ)上，發(fā)現(xiàn)文件、檔案一體化管理的主要問題是辦公自動化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容的問題，針對該問題結(jié)合文件、檔案一體化管理系統(tǒng)的發(fā)展趨勢給出了解決該問題的方法，即第二種類型與第三種類型，并提出未來的發(fā)展趨勢為第三種類型。

參考文獻

[1]王佳琳，雷玉芬．辦公自動化對文書檔案管理的意義[J]．蘭臺世界，2015，6：51~53．

[2]詹姆斯.羅茲，孫剛譯，著.檔案和文件管理在國家信息系統(tǒng)中的作用—文件檔案管理規(guī)劃（RAMP）研究[J].浙江檔案，1984（6）.

[3]薛四新.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)[M].機械工程出版社，2006.

[4]王建國.電子檔案前端管理模式探索—“檔先于文”理念初探[J].中國檔案，2013.

作者：徐曉玲 劉衛(wèi) 崔偉 單位：蘭州城市學(xué)院信息網(wǎng)絡(luò)中心 蘭州交通大學(xué)教務(wù)處