物業(yè)管理企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部控制思考范文
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一、目前物業(yè)管理公司內(nèi)部控制的現(xiàn)狀
當(dāng)前，物業(yè)管理公司實(shí)際發(fā)揮作用的部門和制度很少，盡管公司有內(nèi)部控制部門和相應(yīng)的內(nèi)部控制制度。與此同時(shí)還有大部分物業(yè)管理公司未塑造完善的內(nèi)部控制制度，制度不健全，內(nèi)部控制不合理，從而導(dǎo)致內(nèi)部控制效力下降。更為現(xiàn)實(shí)中所見的是，很多物業(yè)管理公司雖然制定了嚴(yán)格的控制管理制度，卻為了方便處理業(yè)務(wù)而跳過制度的制約，從而使得內(nèi)部控制制度只是走過場(chǎng)，流于形式，嚴(yán)肅性缺失，無法起到內(nèi)部控制和監(jiān)督的作用。與此同時(shí)，不僅制度方面存在嚴(yán)重問題，而且物業(yè)管理公司的經(jīng)營范圍比較單一，從而造成了內(nèi)部控制更多體現(xiàn)在物業(yè)管理費(fèi)的管理和會(huì)計(jì)核算的不規(guī)范。一般來說，收繳物業(yè)管理費(fèi)的工作是由物業(yè)公司小區(qū)管理員或是物業(yè)公司特別指定的人員來承擔(dān)的。業(yè)主通常會(huì)在收到收據(jù)后向相關(guān)管理人員進(jìn)行繳費(fèi),而收費(fèi)的人按照收據(jù)金額將收據(jù)單作為憑證退回業(yè)主，同時(shí)將記賬單交給財(cái)務(wù)部門入賬，并且由管理臺(tái)賬的記賬員記賬。看似嚴(yán)格的操作體系從內(nèi)部控制角度看尚有不妥的地方。首先來看，當(dāng)物業(yè)管理公司的收費(fèi)員在收取費(fèi)用時(shí)，會(huì)計(jì)部門無法對(duì)是否按時(shí)、全部、上繳費(fèi)用以及有無拖欠、挪用公款這些現(xiàn)象進(jìn)行直接有效的控制監(jiān)督。其次，對(duì)于記賬員所登記的臺(tái)賬，缺少切實(shí)有效的檢查核準(zhǔn)制度來監(jiān)督記賬是否屬實(shí)，所記金額是否準(zhǔn)確，由此促使了物業(yè)管理費(fèi)臺(tái)賬登記收入與會(huì)計(jì)員所核實(shí)的賬目不同這樣的高風(fēng)險(xiǎn)漏洞。最后，各會(huì)計(jì)在這期間物業(yè)管理費(fèi)的收入按照收付實(shí)現(xiàn)制的方式來結(jié)算當(dāng)期收入，這并不能客觀真實(shí)反映這會(huì)計(jì)期間的收入,更有甚者將當(dāng)期的物業(yè)管理費(fèi)用轉(zhuǎn)成下期會(huì)計(jì)期間，這促使物業(yè)管理費(fèi)用成為企業(yè)用來調(diào)節(jié)利潤的蓄水池。本人總結(jié)后認(rèn)為目前物業(yè)管理集團(tuán)內(nèi)部控制主要存在以下四個(gè)方面的問題：
（一）對(duì)于內(nèi)控缺乏足夠的認(rèn)識(shí)很多物業(yè)管理企業(yè)對(duì)于自身都沒有正確的認(rèn)識(shí)與定位，認(rèn)為自身就是擔(dān)任著配角這種角色，在發(fā)展策略上沒有一定的自主性，這樣就嚴(yán)重阻礙了企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部業(yè)務(wù)的開展，讓自身的缺陷不能完全暴露出來，不能有效改進(jìn)自身。再者，現(xiàn)在很多物業(yè)管理集團(tuán)和房地產(chǎn)企業(yè)員工之間存在混淆的情況，很多管理人員在以前都是從事房地產(chǎn)行業(yè)的管理，對(duì)于物業(yè)集團(tuán)的管理并沒有足夠的經(jīng)驗(yàn)，更沒有受過專門的訓(xùn)練和教育，這樣自身在管理上首先就不具備足夠的專業(yè)知識(shí)與技能，管理起來也是十分的費(fèi)力，在管理中學(xué)習(xí)的情況也十分不利于企業(yè)的發(fā)展。第三個(gè)方面，物業(yè)集團(tuán)的盈利利潤是比較低的，員工的薪資水平和其他行業(yè)的人員相比較也存在不小的差距，這就導(dǎo)致很多物業(yè)管理集團(tuán)不能按照預(yù)定的目標(biāo)招收到足夠的管理人員。這就是阻礙本行業(yè)發(fā)展的一個(gè)瓶頸。為了達(dá)到招收目標(biāo)的營運(yùn)要求，企業(yè)集團(tuán)沒有辦法只能夠降低納新的要求，這樣讓相當(dāng)一部分沒有經(jīng)驗(yàn)、素質(zhì)不高的管理人員進(jìn)入到企業(yè)之中，再加上企業(yè)也缺乏對(duì)于這部分員工的思想教育和能力培訓(xùn)，最終導(dǎo)致管理人員素質(zhì)始終不能得到有效的改善，使其不能夠適應(yīng)在當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)代企業(yè)發(fā)展對(duì)其的工作能力的要求。這些因素綜合起來，直接造成了現(xiàn)在的物業(yè)管理企業(yè)當(dāng)中內(nèi)控沒有得到有效的重視，內(nèi)部控制環(huán)境也不是很理想。
（二）內(nèi)部控制在風(fēng)險(xiǎn)判斷上存在很多缺陷每一個(gè)企業(yè)在發(fā)展的過程中都會(huì)受到各種不利因素的干擾，這些因素的存在會(huì)嚴(yán)重阻礙企業(yè)的運(yùn)營，對(duì)于物業(yè)管理企業(yè)也是如此，給發(fā)展造成了很大的安全隱患。但是一個(gè)企業(yè)如果具備一套完整的內(nèi)部控制體系，那么就會(huì)有效的對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)做出評(píng)判，從而杜絕風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子，就拿房地產(chǎn)開發(fā)商對(duì)用戶交房來說，在這一過程中就需要物業(yè)集團(tuán)和房地產(chǎn)企業(yè)之間有良好的溝通，這樣才能夠保證業(yè)主的入駐滿意，享受到應(yīng)有的服務(wù)。一旦房主發(fā)現(xiàn)房子的質(zhì)量存在問題，就可能對(duì)于房地產(chǎn)企業(yè)和物業(yè)產(chǎn)生疑慮，隨之而來的就是他們的誠信受到質(zhì)疑，進(jìn)而對(duì)其以后的經(jīng)營產(chǎn)生不利的影響，影響其利潤獲取。在發(fā)現(xiàn)房子的質(zhì)量存在一系列問題以后，業(yè)主可能就會(huì)產(chǎn)生反感的心理，從而拒絕繳納一些應(yīng)該支付的費(fèi)用，這樣物業(yè)也沒有足夠的理由強(qiáng)行進(jìn)行征收，最后造成自身的損失，使資金不能夠有效的收回和獲取，將自己的發(fā)展計(jì)劃攪亂，產(chǎn)生一些運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)重者會(huì)產(chǎn)生不可估計(jì)的損失。
（三）沒有完備的內(nèi)控措施和強(qiáng)硬的執(zhí)行力度內(nèi)部控制應(yīng)該建立在內(nèi)部牽制的基礎(chǔ)上，說的明白一些就是部門之間以及每個(gè)工作人員之間應(yīng)該分清自己的工作職責(zé)，同時(shí)還要加強(qiáng)交流，因?yàn)楹芏嗳蝿?wù)不可能單獨(dú)由一個(gè)人或者一個(gè)部門完成，也不是任何一個(gè)崗位的人說做就能夠做的了的。但是現(xiàn)在的物業(yè)管理企業(yè)存在很多問題，由于無法雇傭到好素質(zhì)人員，只能提升工資的水平，這樣就給自己的發(fā)展增加了很大一部分成本，在這種情況下還要保證企業(yè)的正常運(yùn)行，很多攤子都擺的很大。加上很多員工的素質(zhì)并不是很高，造成在工作的過程中沒有一定的工作流程，內(nèi)控制度的缺乏將這一情況加重，使企業(yè)失去控制。內(nèi)部控制和執(zhí)行在一定程度上是相互矛盾的，這種矛盾讓企業(yè)的管理水平不斷地下降，企業(yè)的長期良好運(yùn)營的目標(biāo)受到了威脅。
（四）內(nèi)控制度缺乏方向性目前我國的經(jīng)濟(jì)正在不斷的向市場(chǎng)化發(fā)展，企業(yè)和企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)正在不斷地加劇，作為物業(yè)管理企業(yè)，其發(fā)展也受到了前所未有的挑戰(zhàn)。這種情況下，要想取得較好的發(fā)展效果，企業(yè)的發(fā)展方向是至關(guān)重要的，它在一定程度上決定了企業(yè)的未來和利潤的獲取方式。但是目前的情況是很多物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部由于內(nèi)控制度的缺乏，造成企業(yè)的發(fā)展方向不是十分明朗，在制定發(fā)展計(jì)劃的時(shí)候，很多人注重的只是短期內(nèi)的收益卻忽視了長遠(yuǎn)的發(fā)展，因此即使建立了較為完備的發(fā)展體系，也不能從根本上解決企業(yè)發(fā)展沒有方向性的問題。以上這些因素，都讓企業(yè)的內(nèi)控制度存在很多問題，從而限制了企業(yè)的發(fā)展。
二、完善物業(yè)管理公司內(nèi)部控制制度的對(duì)策
（一）保證會(huì)計(jì)制度有章可循由于物業(yè)公司存在較多的委托經(jīng)營業(yè)務(wù)的特殊性，因此物業(yè)管理需要在成本會(huì)計(jì)的科目下分清共性服務(wù)與個(gè)性服務(wù)的營業(yè)成本。物業(yè)公司區(qū)別于其他企業(yè)的特點(diǎn)是由于接管了大量業(yè)主的固定資產(chǎn)的管理，因此風(fēng)險(xiǎn)性特別大，而且還肩負(fù)著重大的責(zé)任。所以，在物業(yè)公司進(jìn)行管理時(shí)，會(huì)計(jì)運(yùn)算必須強(qiáng)化資產(chǎn)核算的及時(shí)性、準(zhǔn)確性與真實(shí)性。物業(yè)公司必須要及時(shí)核算財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)的會(huì)計(jì)事項(xiàng)、預(yù)提及待攤費(fèi)用的會(huì)計(jì)核算工作，以便維護(hù)業(yè)主的資產(chǎn)的完好與及時(shí)補(bǔ)償意外損失。房屋的公有產(chǎn)權(quán)單位與私有產(chǎn)權(quán)人構(gòu)成物業(yè)公司的主要服務(wù)對(duì)象，公司的財(cái)務(wù)管理必須要分戶核算各業(yè)主的應(yīng)收款項(xiàng)，這其中包括分戶收取住房修繕金的明細(xì)核算。
（二）內(nèi)控制度要建立在企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)況上近年來我國頒布了很多關(guān)于企業(yè)內(nèi)控制度的文件和法律條文，其中對(duì)于內(nèi)控制度都做了較為詳細(xì)的闡述和說明，其中重點(diǎn)提出的就是把一些重要的業(yè)務(wù)流程體現(xiàn)在會(huì)計(jì)賬目上，使其更加明確詳細(xì)。而內(nèi)控制度首先進(jìn)行的，就是對(duì)于財(cái)務(wù)部門的審查，重點(diǎn)是對(duì)于任何賬目進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，針對(duì)每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)涉及到的方方面面搞內(nèi)控的過程中都要進(jìn)行核驗(yàn)，看看在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的過程中是否嚴(yán)格按照公司的要求進(jìn)行，每個(gè)活動(dòng)都是否具備足夠的證據(jù)。當(dāng)然，內(nèi)部控制并不是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的審查，其中涉及到眾多的因素和限制條件，在全面開展內(nèi)控之前，要看本企業(yè)內(nèi)部目前的情況是否可以進(jìn)行內(nèi)部控制，而判斷的依據(jù)就是內(nèi)部控制的實(shí)質(zhì)，就是在企業(yè)實(shí)際情況的基礎(chǔ)上展開。內(nèi)控的施行要保證不會(huì)出現(xiàn)任何問題與風(fēng)險(xiǎn)，不會(huì)出現(xiàn)失控，杜絕舞弊的現(xiàn)象發(fā)生，不斷降低企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。
（三）提高員工素質(zhì)和工作能力一個(gè)企業(yè)運(yùn)營的情況可以從財(cái)務(wù)水平上直接體現(xiàn)出來，因此在內(nèi)控的過程中不能離開財(cái)務(wù)這一基本準(zhǔn)則，任何改革也要由財(cái)務(wù)部門首先開展，不能把財(cái)務(wù)作為企業(yè)在運(yùn)營過程中的一小部門，而是應(yīng)該作為一項(xiàng)重要的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)來對(duì)待，作為公司發(fā)展的決定性因素，這樣才會(huì)對(duì)內(nèi)部控制產(chǎn)生足夠的重視，大部分員工受到這種內(nèi)控環(huán)境的影響，都會(huì)對(duì)于內(nèi)控產(chǎn)生心理上的重視，這樣就可以有效的提升員工的各種意識(shí)，企業(yè)在這時(shí)應(yīng)該抓緊組織一部分人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，趁熱打鐵，加大員工們對(duì)于專業(yè)知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)，首先提高員工的基本技能與素質(zhì)，再通過之后工作中的各種鍛煉，增加工作的經(jīng)驗(yàn)，讓理論和行動(dòng)有機(jī)的結(jié)合起來，給內(nèi)控制度的完美施行提供了后勤保障。同時(shí)管理人員應(yīng)該從自我做起，制定好了內(nèi)控制度以后不要監(jiān)督別人是如何履行的，首先要自己嚴(yán)格遵守，給別的員工做好榜樣，這樣才可以提升自己的威信，更好的讓別人信服。
（四）不斷強(qiáng)化內(nèi)控過程中的風(fēng)險(xiǎn)職能每個(gè)企業(yè)在運(yùn)營的過程中時(shí)刻都伴隨著風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，為了保護(hù)企業(yè)的資產(chǎn)盡可能少的受到損失，就需要企業(yè)管理者有預(yù)謀的提前做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。作為一個(gè)管理者，應(yīng)該時(shí)刻感受到市場(chǎng)的變化給自身帶來的壓力，應(yīng)該具備充分的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，不能盲目的夸大風(fēng)險(xiǎn)同時(shí)也不要忽視風(fēng)險(xiǎn)帶來的消極作用。然后，應(yīng)該正確看待企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)和利潤之間的關(guān)系，很多企業(yè)通過一系列的措施最終將風(fēng)險(xiǎn)完全的控制住了，但是也耽誤了自身的發(fā)展，沒有取得良好的收益，這種現(xiàn)象不應(yīng)該發(fā)生，不能因?yàn)榭刂骑L(fēng)險(xiǎn)而忽視了利益的收取，最好是在控制風(fēng)險(xiǎn)最小化的同時(shí)還可以保證利益的最大化，這樣才算正確處理好了風(fēng)險(xiǎn)和收益之間的關(guān)系。此外，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估應(yīng)該具備完整的流程，一切行動(dòng)都應(yīng)該具備流程和準(zhǔn)則，盡量做到任何流程都是有章可循，減少主觀因素對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的錯(cuò)誤判斷。在建立了正確的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系之后，企業(yè)就能夠?qū)τ陲L(fēng)險(xiǎn)的大小做出較為正確的判斷，從而提前做好預(yù)防，保證內(nèi)控制度的順利實(shí)施，也促使企業(yè)的良好運(yùn)營發(fā)展。
（五）樹立正確的內(nèi)控觀念，完善審計(jì)監(jiān)督體系物業(yè)企業(yè)的發(fā)展要向長遠(yuǎn)的方向看，為了達(dá)到良好的內(nèi)控效果，正確的內(nèi)控觀念是十分重要的，只有具備了健康的內(nèi)控觀念，員工們才會(huì)對(duì)于內(nèi)部控制有足夠的認(rèn)識(shí)和重視。我認(rèn)為，這一重大的責(zé)任就落在了企業(yè)的管理者身上。首先要拿出一部分資金進(jìn)行內(nèi)控體系的建立與完善，真正的將內(nèi)控落實(shí)到現(xiàn)實(shí)的行動(dòng)中來，不要停留在書面形式上，這樣就可以給內(nèi)控的有效實(shí)施提供足夠的制度保障。第二，管理者應(yīng)該具備相應(yīng)的知識(shí)與能力，認(rèn)識(shí)到內(nèi)控的好處和積極的作用，并且自身應(yīng)該對(duì)于內(nèi)部控制有著足夠的了解，才會(huì)對(duì)手下的員工進(jìn)行說服和培訓(xùn)，教授給他們相應(yīng)的理論知識(shí)，給他們提供思想上的支持。第三，應(yīng)該不斷發(fā)揚(yáng)企業(yè)內(nèi)部的優(yōu)秀文化，讓員工們時(shí)刻都會(huì)受到環(huán)境的熏陶，從而在潛移默化中改善自己的思想觀念，不知不覺促進(jìn)內(nèi)控制度的完善。內(nèi)控制度的順利施行應(yīng)該有一個(gè)審計(jì)監(jiān)督部門作為執(zhí)行者有效實(shí)施。現(xiàn)如今很多物業(yè)管理企業(yè)都設(shè)有審計(jì)監(jiān)督部門，它們的存在就是對(duì)于公司的各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行調(diào)查和監(jiān)督，保證活動(dòng)的準(zhǔn)確性和合法性，有效減少舞弊事情的發(fā)生。如何建立審計(jì)監(jiān)督部門也是一個(gè)較為重要的話題，首先審計(jì)監(jiān)督部門的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該聘請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)有能力的骨干人員擔(dān)任，并且選拔出一批符合審計(jì)工作的職工進(jìn)行集中地培訓(xùn)，保障工作的準(zhǔn)確性。然后審計(jì)部門的工作應(yīng)該具備一定的獨(dú)立性，其他部門不能對(duì)其進(jìn)行干涉，還要積極配合審計(jì)工作的開展，接受審計(jì)人員的監(jiān)管。審計(jì)部門在工作的過程中應(yīng)該有側(cè)重點(diǎn)，因?yàn)樽鳛槲飿I(yè)集團(tuán)的工作量太大，業(yè)務(wù)分支也較為繁瑣，為了提升整體上的內(nèi)控效果，審計(jì)部門的主要工作應(yīng)該是企業(yè)的核心業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)控和管理，當(dāng)然，其他的工作也不能放松警惕，可以采取定期檢查和不定期抽查的方式進(jìn)行。
三、總結(jié)
物業(yè)管理企業(yè)是伴隨著房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展新興起來的行業(yè)，十分具備發(fā)展的潛力。但是現(xiàn)如今受到市場(chǎng)等各方面的影響，物業(yè)管理企業(yè)的發(fā)展面臨著很大的壓力，在這種情況下，為了保障自身的競(jìng)爭(zhēng)力不會(huì)下降，就要從自身發(fā)現(xiàn)問題解決問題，這就需要內(nèi)控制度的完整實(shí)施，改善企業(yè)目前存在的問題和不足，只有這樣，才會(huì)使內(nèi)控制度發(fā)揮出應(yīng)有的作用，更好的為物業(yè)管理企業(yè)服務(wù)。
作者：藍(lán)璐 單位：深圳市利金城投資發(fā)展集團(tuán)有限公司
