出版社圖書檔案數(shù)字化管理范文
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隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，出版社圖書檔案管理逐漸進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代。檔案數(shù)字化管理是將傳統(tǒng)紙質(zhì)、錄像帶等存儲(chǔ)介質(zhì)，通過虛擬的網(wǎng)絡(luò)形式進(jìn)行存儲(chǔ)、傳遞和資源共享的管理方式，其形成的電子信息方便查閱、存儲(chǔ)。數(shù)字化管理在推動(dòng)出版社圖書檔案管理工作中具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。
1．實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，提高工作效率圖書檔案數(shù)字化是運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)功能實(shí)現(xiàn)的一種新型檔案信息管理方式，通過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行圖書檔案管理，形成有效的復(fù)制、查詢、檢索、傳輸、存儲(chǔ)，為有相關(guān)需求的人員提供及時(shí)、高效的服務(wù)，有效地解決了傳統(tǒng)圖書檔案管理工作程序煩瑣、信息資料存檔數(shù)量受限、查找檢索費(fèi)時(shí)等問題，提高了圖書檔案的管理效率。
2．提高出版社圖書再版效率排版軟片是為圖書再版而留存的資料，能夠有效地縮短圖書再版的周期。但是排版軟片需要定期清理以減少庫(kù)存空間壓力，出版社會(huì)定期根據(jù)市場(chǎng)需求量對(duì)部分無價(jià)值的軟片進(jìn)行報(bào)廢銷毀，這給圖書檔案管理帶來一定的局限性。而數(shù)字化的信息管理方式無須做報(bào)廢處理，存儲(chǔ)空間小，易于同步備份，節(jié)約人力、財(cái)力，能夠有效地提高出版社圖書再版效率，提高出版社的經(jīng)濟(jì)效益，有利于出版社的可持續(xù)發(fā)展。
3．提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的快速發(fā)展，數(shù)字化的閱讀方式已經(jīng)融入人們的生活，為了跟上時(shí)展的步伐，越來越多的傳統(tǒng)出版社參與到數(shù)字化圖書檔案的管理工作中。雖然圖書檔案數(shù)字化的初始建立工作量很大，但是圖書數(shù)據(jù)庫(kù)的不斷建立、完善，為圖書查詢、檢索、出版、銷售提供了更多的便捷，使得圖書檔案管理方式更加科學(xué)、規(guī)范、實(shí)效，提高了出版社的市場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力。
4．圖書檔案能夠長(zhǎng)久留存?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不利于長(zhǎng)期存檔，圖書檔案原件經(jīng)常被查詢使用，紙質(zhì)容易變黃、變皺或受到污損，不利于維持原狀，保存期限有限。數(shù)字化的管理方式使得出版社的圖書檔案能夠長(zhǎng)久留存，保管方式更加安全可靠，用戶可以通過圖書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)快速查詢所需資料，無須查找紙質(zhì)原件。
二、出版社圖書檔案數(shù)字化管理存在的問題
隨著出版社圖書檔案數(shù)字化管理改革的不斷深入，電子檔案的保存形式被廣泛普及，但龐大的電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)資源在數(shù)字化管理的過程中也會(huì)出現(xiàn)一系列問題需要我們?nèi)ソ鉀Q。
1．圖書檔案數(shù)字化管理意識(shí)不強(qiáng)我國(guó)出版社圖書檔案數(shù)字化管理的意識(shí)仍然不強(qiáng)，傳統(tǒng)的管理模式和觀念依舊根深蒂固，許多出版社將紙質(zhì)檔案與電子檔案共同保存，這樣看似有了雙重的圖書檔案保障，但卻是浪費(fèi)人力、物力、財(cái)力等資源的錯(cuò)誤做法。檔案管理人員對(duì)圖書檔案數(shù)字化系統(tǒng)的使用還不熟練，在圖書檔案信息檢索時(shí)沒能很好地利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，導(dǎo)致工作變得煩瑣，通過網(wǎng)絡(luò)形式傳遞的信息沒有得到最大限度的開發(fā)利用，影響了出版社圖書檔案數(shù)字化管理工作的順利開展。
2．圖書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)薄弱當(dāng)前，部分出版社只注重圖書的銷量，關(guān)注能夠給出版社帶來大量經(jīng)濟(jì)效益的部門，而圖書檔案管理部門的經(jīng)濟(jì)效益不明顯，出版社對(duì)其投入的資金不足，因此無法建立起科學(xué)、合理、高效的圖書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。
3．圖書檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)不兼容出版社的圖書檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不兼容使得兩個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息很難準(zhǔn)確轉(zhuǎn)換，這給圖書檔案管理人員的原始數(shù)據(jù)信息收集、錄入、歸檔等工作帶來一定程度的困難。其不僅增加了相關(guān)工作人員的工作量，而且增加了圖書檔案管理的運(yùn)營(yíng)成本，圖書檔案管理工作效率明顯降低。
4．圖書檔案數(shù)字化管理信息的安全隱患圖書檔案數(shù)字化管理雖然具有便捷、存儲(chǔ)空間小等優(yōu)勢(shì)，但需要借助互聯(lián)網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)，而互聯(lián)網(wǎng)存在一定的安全隱患，直接影響了圖書檔案信息的安全性。圖書市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)十分激烈，盜版圖書的存在直接影響正版書籍的銷售，圖書被盜取的現(xiàn)象難以控制，出版社極其關(guān)心圖書數(shù)字化檔案的安全。
5．圖書檔案數(shù)字化管理人才匱乏圖書檔案管理的數(shù)字化對(duì)管理人才的要求越來越高，需要相關(guān)管理人員具備相應(yīng)的理論知識(shí)和實(shí)踐技能，具備全方位的發(fā)展能力。但大部分出版社的圖書檔案管理人員缺乏相應(yīng)的素質(zhì)，專業(yè)知識(shí)陳舊，難以適應(yīng)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。
三、完善出版社圖書檔案數(shù)字化管理的對(duì)策
出版社要正確認(rèn)識(shí)圖書檔案數(shù)字化管理模式，加強(qiáng)數(shù)字化管理建設(shè)，完善圖書檔案管理系統(tǒng)，減少數(shù)據(jù)不兼容問題做好圖書檔案數(shù)字化管理信息的安全性防范工作，不斷提升圖書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，主動(dòng)適應(yīng)市場(chǎng)形勢(shì)的更新變化，保證出版社的健康可持續(xù)發(fā)展。
1．增強(qiáng)圖書檔案數(shù)字化管理意識(shí)出版社要想跟上時(shí)展的步伐，必須加強(qiáng)圖書檔案管理人員的數(shù)字化管理意識(shí)，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，徹底打破傳統(tǒng)陳舊觀念的束縛，合理分配有限的資源，減少共同管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案產(chǎn)生的資源浪費(fèi)。圖書檔案管理人員要深入了解數(shù)字信息檔案的分類、存儲(chǔ)、檢索的特點(diǎn)，利用好豐富的數(shù)據(jù)信息資源，降低人力、物力資源成本，充分發(fā)揮圖書檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)。
2．加強(qiáng)圖書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)加強(qiáng)圖書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)具體包括圖書信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等。出版社應(yīng)加大對(duì)圖書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)的資金投入，做好整體規(guī)劃，不斷規(guī)范圖書檔案數(shù)字化管理程序，為圖書檔案數(shù)字化管理配置必備的軟硬件設(shè)備，提高出版社整體經(jīng)濟(jì)效益。出版社圖書信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是一項(xiàng)龐大的工程，需要經(jīng)過一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。出版社要不斷地完善數(shù)據(jù)庫(kù)信息，豐富數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容，加快圖書檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)組建數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)圖書信息資源共享，為圖書檔案使用者提供便利的條件。
3．完善圖書檔案管理系統(tǒng)，減少數(shù)據(jù)不兼容問題建立多功能開放的自動(dòng)化管理系統(tǒng)，同時(shí)包括數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和其他辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)共享系統(tǒng)，借助特定的數(shù)據(jù)接口和外部網(wǎng)絡(luò)鏈接實(shí)現(xiàn)信息轉(zhuǎn)換，從而提高圖書檔案管理人員的工作效率。
4．加強(qiáng)圖書檔案數(shù)字化管理信息的安全性網(wǎng)絡(luò)的存在必然會(huì)對(duì)圖書檔案數(shù)字化管理信息安全產(chǎn)生威脅，為了保障圖書檔案信息的安全，出版社要做好檔案信息的保密和殺毒工作，實(shí)行規(guī)范的圖書檔案管理制度和運(yùn)用科學(xué)的技術(shù)，延長(zhǎng)存儲(chǔ)時(shí)間，提高信息存儲(chǔ)質(zhì)量，定期清查丟失的圖書檔案，及時(shí)追查相關(guān)責(zé)任人，做好圖書檔案的保密工作。對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行權(quán)限設(shè)置、密碼設(shè)置、殺毒設(shè)置及多層結(jié)構(gòu)關(guān)卡設(shè)置，定期對(duì)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)信息拷貝、系統(tǒng)維護(hù)、升級(jí)改造，杜絕不法人員非法訪問、篡改、盜取圖書信息等現(xiàn)象的發(fā)生，有效建立圖書檔案信息安全的保障體系。
5．培養(yǎng)高素質(zhì)的圖書檔案數(shù)字化管理人才信息化的發(fā)展對(duì)圖書檔案數(shù)字化管理人員提出了新的要求，出版社要培養(yǎng)高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，定期對(duì)他們進(jìn)行檔案數(shù)字化管理相關(guān)理論知識(shí)的培訓(xùn)，培養(yǎng)他們的計(jì)算機(jī)應(yīng)用操作能力，讓他們能熟練地使用圖書管理軟件，有效地對(duì)圖書電子檔案進(jìn)行管理。同時(shí)，要組織相關(guān)人員參加學(xué)術(shù)論壇研討會(huì)，與成功人士進(jìn)行交流，分享各自的寶貴經(jīng)驗(yàn)，共同學(xué)習(xí)、進(jìn)步，增強(qiáng)檔案管理人員的知識(shí)技能，提高他們的專業(yè)綜合素質(zhì)。圖書檔案管理工作是一項(xiàng)知識(shí)密集型工作，要求檔案管理人員具備很強(qiáng)的分析判斷能力，熟悉網(wǎng)絡(luò)市場(chǎng)環(huán)境的規(guī)律和趨勢(shì)，能根據(jù)圖書市場(chǎng)及出版行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，有預(yù)見性地判斷未來圖書出版行業(yè)的整體發(fā)展趨勢(shì)，并及時(shí)、合理地對(duì)圖書檔案管理戰(zhàn)略進(jìn)行調(diào)整，提高檔案數(shù)字化管理的效率。
科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展更新已經(jīng)逐漸影響出版社圖書檔案的管理工作，圖書檔案數(shù)字化建設(shè)必須與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展的正確道路，從而使檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化、集中化，能更好地服務(wù)于圖書檔案的使用者，降低管理成本和時(shí)間成本，提高圖書檔案管理的效率。
作者：陸靜一 單位：江蘇理工學(xué)院