甲供物資設備管理標準化研究范文

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摘要：

以提高建設單位對項目甲供物資設備的標準化管理為目標，提出了通過運用流程管理的理論及方法構建建設單位物資設備管理規范流程的思路，以提升業務管理部門的精細化管控水平，增強項目工程物資設備管理效率。

關鍵詞：

建設單位；甲供物資設備；流程管理；標準化

標準化管理是鐵路建設項目重要的管理手段，甲供物資設備是大中型基建項目建設單位的重要管理對象之一。就項目管理任務及建設單位管理職責而言，加強甲供物資設備管理工作，必須以依法合規為前提，適應項目標準化管理的要求，通過采用科學的方法和手段，有效提升專業管理水平，為順利完成工程項目范圍、質量、進度及費用等第一層面的管理任務提供保障。

1當前甲供物資設備管理中存在的問題

1.1專業管理的標準化體系尚不完善既有的單一的專業管理辦法達不到“全面覆蓋、完備統一、相互聯動”的制度體系目的，實際工作中計劃管理、組織供應、進場驗收、驗工計價等事關項目進度、質量、投資的重要模塊，還沒形成統一完善的專業流程和標準。加之環境外因變化，比如實行施工圖招標后甲供物資設備不再納入施工總承包合同、施行電子招標投標、委托專業公司服務等新情況，給建設單位物資設備管理工作帶來了新的問題，也迫切需要及時地完善相應的制度辦法。有關甲供物資設備管理“做什么、怎么做、做成什么樣”等問題亟需逐一有針對性地解決。

1.2專業實務執行標準的操作性有待提高對建設單位物資管理部門實施具體的業務管理而言，即使在有制度也有職責描述的情況下，如何將責任分解細化到具體的工作項目乃至程序步驟，進而形成人與事的匹配方面，依然缺乏明確性和規范性。甲供物資管理的關聯單位、部門、事項，亦較少形成固定的內外部溝通協作流程和標準細則，比如涉及到需求計劃、設計變更、質量卡控、出入庫管理、驗工計價等多部門參與的環節，有時僅依靠口頭溝通或常用的聯系單等方式來處理“誰來做、怎樣配合、如何改進”等問題，尤其在出現非常規及結合部問題時，大多仍需要業務主管部門臨時主張管理行為，重新整合操作手段，隨意性較大，無形中增加了管理摩擦和資源消耗。

1.3管理從業人員的素質基礎不一實施管理行為的從業人員，無論是建設單位，還是施工、監理單位，其水平高低直接決定著甲供物資設備管理工作的質量和效率。由于在文化修養、素質經歷、業務技能乃至觀念意識包括責任心等方面的差異，專業管理人員在落實管理標準、要求的能力上參差不齊，有的依循長期以來的經驗習慣和約定俗成，有的各自遵循自家企業的管理要求。就某個項目工程的甲供物資設備管理，彼此之間不能達成共識，團隊水平高低起伏，造成管理質效多變，使得管理工作復雜化。

2流程管理方法應用探討

2.1流程管理簡述流程管理理論的推出是工作技術和企業管理理念的一次劃時代飛躍，其管理是一種以規范化的構造端到端的卓越業務流程為中心，以持續提高組織業務績效為目的的系統化方法。通過具體的方法工具，對企業業務流程進行梳理、優化、再造，形成一個基于操作性的定位描述，包括流程分析、流程定義與重定義、資源分配、時間安排、流程質量與效率測評等。實行流程管理，可以幫助企業達成通過制度或規范使隱性知識顯性化、通過精細化管理提高對象的受控程度、通過流程的優化提高內部工作效率的目的，科學地削弱管理操作個性，提高業務辦理指導的可執行度，并快速地實現管理復制。

2.2流程管理在甲供物資設備管理中的應用初探

2.2.1流程梳理。一是管理工作流程調研。首先，對照現行的管理規范化文件，歸納基建項目甲供物資設備管理的范圍、類別，可試將其調研范圍分為招標采購、組織供應、質量驗收、驗工計價等幾大模塊。其次，對照建設管理現行的各項規定、規范，分別就每個調研模塊的大致流程及每個流程的合規性要求（如內容、周期、時限、對象、形式等）進行調研查實，為之后形成的最終流程確定“紅線”框架，奠定合規性基礎。再次，采用管理工具“學習五角星”，從上級主管部門、其他建設單位、施工單位項目部、供應商、內部人員等信息來源入手，考量和完善第二階段形成的流程。重點可從以下幾方面進行：通過上級主管部門對相應工作的辦理要求，以及對已出現問題的整改要求，以其“外部觀察者”的視角，規整業務工作流程，明確流程設計應該考慮的目標；通過施工單位項目部和供應商，獲取不僅僅局限于流程下端的幫助，將其好的想法和行之有效的做法放置于整個管理系統；通過其他建設單位的做法，尋求管理方法的完善和流程確定及改善的啟發；通過內部員工的參與，在獲取建設單位內部銜接流程思路改進的同時，促進其對甲供物資設備管理全過程的深入了解和關聯配合工作的理解認同。二是確定流程梳理范圍。在完成流程調研的基礎上，通過流程選擇來確定流程梳理、優化和再造的目標。涉及到甲供物資設備管理的工作流程繁多，但無需在“流程管理”途中的每一個站臺都做停留，要選擇在“關鍵流程”停車。流程選擇可以遵循“猶太法則”，即選擇出數目可能只占全部數量的20%，卻對整個組織的績效發揮著80%的決定性作用的流程；也可以通過運用“重要性矩陣”，將流程和流程結果進行矩陣排列，把其中重要程度高、績效程度低的確定為最需要改進的流程領域；還可通過流程排序的方法，把每個相關流程以影響、規模、范圍3個指標進行評量，再討論決定進行再造的流程優先級，挑選出關鍵流程。結合實際工作，招標采購模塊中的標書編制、開標評審組織、合同簽訂等環節，組織供應模塊中的需求計劃、生產供貨等環節，質量驗收模塊中的進場驗收、檢測鑒定、調試驗收，驗工計價模塊中的條件確認、計量結果、多方審簽等環節均可選擇確定為關鍵流程進行梳理、改進。三是做好流程描述。一個完整的流程，應體現企業的文化和價值觀，主要包括科學的程序、明晰的工作要求、可衡量的考核標準、相關文件的指引等方面。第一，明確流程的目標及關鍵成功因素，做到知曉“要什么樣的工作成果以及如何保證成果”。比如招標采購流程的目標是依法合規地達成項目設計要求，達成目標的關鍵因素有技術規格的設計編制、商務條件的調查設定，以及依循合規的時限、程序、形式等；再比如質量驗收流程的目標是保證用于工程建設物資設備的質量完好，達成目標的關鍵因素包括進場驗收、檢驗檢測等。第二，制作流程圖（表），做到知曉“需要干什么工作”。根據明確的流程及其環節制作流程圖（表），便于執行流程的一目了然。第三，描述各環節規范，做到知曉“誰做、在每一節點怎么做、做到什么樣”。重點是要描述各個環節上落實于崗位的具體活動，以及各個崗位之間的各種互動關系。同時，要描述每個具體活動的規范化要求和必須達到的標準。另外，考慮到基建項目甲供物資設備管理工作中必然存在的廉政風險，還應針對易發生廉潔問題的環節，在崗位活動中描述必要的防控措施。四是流程收集成冊，作為日常工作的指導依據。將完成描述的各個流程分類整理匯總編制成冊，與項目參與各方尤其是建設單位物資設備管理人員的崗位職責配套使用，作為日常工作的指導依據和評定標準。

2.2.2流程優化。實行流程管理后，務必注重實際運用情況的收集，不斷修繕。對執行中存在的問題，要著重從管理及“人、機、料、法、環”等多方面查找流程瓶頸，并以此為問題特性梳理出具體的原因，形成解決方案的依據基礎。對流程整體的完善，可運用ECRS技巧，即在現有工作方法的基礎上，通過“取消（Elimination）→合并（Combination）→重排（Rearrangemen）t→簡化（Simplification）”4項技術，形成對工作流程、操作規程及工作方法的持續改進。

2.2.3流程再造。當流程管理運用于甲供物資設備管理的實際工作并達到一定的成熟度后，通過流程再造，促進物資設備管理關鍵流程的再設計、再優化，促進部門內基于流程的崗位分工優化調整，促進甲供物資設備專業績效管理體系的建立健全，繼而把流程科學、管理新方法和企業文化融為一體，從根本上提升物資設備部門的標準化管理品質。

2.3應用流程管理的效果體現在現有的制度辦法基礎上，配套建立健全了對應的管理、專業流程及相應標準，進一步解決了甲供物資設備管理規范化和標準化問題。通過管理及業務流程的具體描述并形成固定指導手冊，把管理責任分解到具體的工作流程中，落實到了具體部門和崗位上，從而使甲供物資設備管理過程受到主動、定量、閉環的有效控制，克服了管理標準因人而異和管理責任及協作關系模糊的通病，在探索實現建設項目標準化管理的關鍵環節上取得了可喜進步。

3實施流程管理可能遇到的問題及應對措施

3.1思想阻礙和行為習慣挑戰主要是對流程管理理解不夠造成的。尤其是從事具體工作的人員不易于接受新的工作方法，涉及的有關部門也未必完全能夠給予理解和配合。實行標準化管理，必然會采用和推行流程管理，建設單位一定要抓住“人”這個主觀要素，在強化內部傳播與執行的同時，加強與參建各方的溝通，充分地進行管理知識和方法的轉移。

3.2內容繁多不可執行主要是沒有對流程管理進行體系化的分層和分級管理，出現不知從何下手或者混亂下手的情況。在具體實施過程中，需注意在關鍵流程（如供應計劃）確定后，要有對應的宏觀流程（如以雙方同意交貨日期來看，就包括供應商→接到業主的需求通知單→檢查產品庫存或生產準備及組織情況→找出可供改進的解決方案→雙方同意交貨時間→業主），最后才是繪制編寫詳細的流程圖和操作規范。

3.3標準虛設脫離實際一種情況是制定了詳細的流程管理內容，卻沒有執行力度，導致流程管理形同虛設；另一種情況是流程管理的規范內容沒有跟隨外部環境的變化而及時修訂，導致流程管理與物資設備管理實際運作脫節。這類問題需要強化推行流程運用的力度，并在過程中持續進行及時的動態完善。

3.4界面沖突適得其反由于物資設備管理工作不僅僅牽涉物資管理業務部門，有些實務工作必然會存在跨部門和跨業務單元的流程。如果此類流程之間存在界面沖突，往往只好借助大量的部門協調會議、更多和更復雜的流程來試圖解決，反而遠離了流程化管理的初衷。因此，開展甲供物資設備流程管理，必須在具體方法的運用、具體方案的確定、具體問題的分析等環節形成共識，控制建設單位各部門、各種資源總體效率的平衡。

4結語

流程管理滲透了企業管理的每一個環節，任何一項業務戰略的實施都必然有其有形或無形的相應操作流程。通過運用流程管理，確定甲供物資設備管理的目標任務，研究并書面化其流程內容和標準，探索實施并適時加以改進，抓住責任人并注重定期評估，一定能夠提升建設單位物資設備管理的專業水準和績效水平，有助于促進工程項目各個環節的運行暢通，最終實現建設單位項目管理工作的優質發展。

作者：劉琪慧 單位：成都和諧型大功率機車檢修段建設指揮部