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【摘要】時展伴隨著新形勢下的企業變革,企業內部的各機構職能和責任也會發生一些改變。企業所制定的各種規則都是依照國家頒布的規章而來,時代的不斷發展,科學技術的不斷進步使得企業所采用的檔案管理體系已經不太適用于改革后的企業,無法滿足生產力的要求。因此,制定出一套適合于現代企業發展要求的檔案管理辦法是體制變革的重要部分。
【關鍵詞】檔案管理體制;現代企業制度;檔案管理
市場經濟的持續發展使得如今的企業對人事檔案有了更加嚴格的要求。現今社會的檔案管理工作與以前有了很大的不同,過去的檔案管理工作基本都是比較固定的體制,而現在這個體制被要求和企業的目標相貼近,這就要求我們重新審視檔案管理工作,分析過往的規則存在的弊端,結合現代社會企業需求重新規劃檔案管理體制。
一、檔案管理體制內部原則
(一)統一性原則。檔案管理過程中很重要的一個原則是統一性,這個原則也是貫穿于整個體制中的。一個企業每天接受的各種信息數量巨大,檔案信息的流入流出都至關重要,每一步都不能有差錯,管理中必須做好分類工作,根據文件的性質、時間等將其進行不同的分類,并且按照相關規定完整記錄,要能夠保證檔案類型的準確,以便在尋找檔案時方便快捷,從而避免盲目尋找,節省時間。
(二)可靠性。企業檔案管理中最重要的部分應該就是檔案信息的可靠性。保存檔案信息是為了在企業遇到相似項目時能夠給予一些經驗,提供很多有用的信息,使最終決策達到最優的狀態。這就要求檔案信息必須是準確可靠的,在實踐過程中發生過的,并且檔案記錄的完整與否也是非常重要的。
(三)完整性。企業發展經營過程中發生的一系列改革和變化都要完整地記錄在企業檔案中,要保證文字敘述的準確性,不能使用有歧義的表達,注意問題的關鍵所在。個人能力的提高會帶來工作效率的提升,檔案信息的完整能夠給企業的發展帶來更大的收益。
二、企業檔案管理中遇到的問題
(一)檔案信息保護意識淡薄。企業檔案信息管理工作相比較于企業的其他工作屬于不太被重視的部分,雖然因為國家體制改革有了些許改變,但并沒有真正看到問題所在。我國企業在檔案信息方面意識不夠強,很多領導關注的問題都在如何提高企業經濟效益上面,而檔案管理這種效益作用不大的工作很少受到重視。
(二)管理人員有很大問題。現今社會,信息安全是很重要的一大問題,企業檔案管理工作交給一些專業人士來做會比較好,但是這方面人才是一個很大的漏洞,無法滿足企業需求。一方面來說我國檔案管理型人才資源不夠,培養不到位,另一方面許多企業注重經濟生產效率,把主要培養目標放在經濟型人才身上,對于檔案信息管理型人才沒有太多重視,加之很多用人單位一人多用,使專業技能發揮不出來,最終導致管理效率變得很低。
(三)設備更新不及時。企業電子設備的更新不及時會引起工作效率的降低。很多企業管理檔案的設備使用的還是傳統的人工錄入、人工檢索的方式,現代科學技術很少應用在檔案管理設備中,人工工作有很多的影響因素,工作中很容易出現錯別字或者意思表達不清楚等情況,而且采用人工記錄的方式容易造成重要信息的遺漏,對后續相關工作產生不利影響,最終導致企業工作效率降低。
三、如何解決存在的問題
(一)增強檔案意識。作為領導應該起到帶頭作用,深入學習檔案管理的相關知識,重新審視檔案管理工作的重要性,為員工做一個好榜樣。企業應該在內部加強對管理人才的培養,并且增加培養范圍,讓更多的員工了解檔案管理,加強員工對這個職位的理解與認知。培養的方式多種多樣,可以采用紙質版小漫畫的方式,也可以利用多媒體技術的直觀表現,還可以通過宣講會講座等方式來帶領員工學習相關法律法規,不同的宣傳可以起到不同的效果,企業可以自己選擇適合的方式向員工普及檔案管理工作。
(二)提高專業性。企業要從人才引進方面入手,提高檔案管理型人才的專業技能,從而改進企業檔案管理方面的不足。首先從各個高校招聘相關專業的人才,讓更多的人才進入企業中,參與檔案管理相關工作。還有企業內部檔案管理的員工,要為他們創造培訓機會,加大培訓的力度,給員工更多的學習空間,還要注重實踐性,讓員工自己不斷摸索檔案管理工作中需要改進的地方,從而能更好地為企業服務,滿足企業對于這方面工作的需求。企業檔案管理型人才專業技能的提高,才能促進相關工作的持續進行。
(三)實現制度化和體系化。現代化社會的不斷進步,科學技術和信息網絡技術的發展給我們帶來了很多便利,并且被應用在許多的領域中,現代化的檔案管理可以依靠電子信息技術形成一套更加完整的體系。企業要重視科學技術在現代管理體制中的應用,并且做到及時更新信息更新設備。最好的方法是改變傳統的檔案信息輸入方式,用信息技術建立電子檔案,這樣能夠提高員工工作效率和信息錄入的準確性,也減少了檔案管理部門人員的壓力。四、結束語現代企業的發展面臨著許多的挑戰,同時也迎來很多機遇,新制度新體系的形成對企業有很大的幫助,要抓住機會善于利用現代新技術進行改革。
【參考文獻】
[1]柏文文.現代企業制度下的企業檔案管理[J].中外企業家,2017(2):240-242.
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作者:梁楓;張鑫 單位:長春市市政工程設計研究院