高學校檔案管理工作探微范文

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摘要：從高校檔案管理的目標來看，適應新形勢工作需要，為各級部門分析和研究問題提供高質量、時效性資料，為高校教育改革的思路、決策提供科學依據，是高校檔案管理工作改革的重要任務。

關鍵詞：高校；檔案管理；教學檔案；教學改革

學校檔案是學校教育、教學、管理等一起活動的真實記錄，既是以往工作成果的歷史積累，也是今后學校發展的基礎，對學校各項工作起著不可替代的借鑒、依據、憑證作用。在新形勢下，如何做好高校檔案的管理工作是檔案管理者值得認真探索的課題。

一、加強高校檔案的管理工作

當前影響檔案工作的主要有四個方面的問題：一是安于現狀；二是自我封閉；三是與學校中心工作相脫離；四是管理人員知識老化。因此，要深化高校檔案工作的改革，就要從根本上解決問題。

解決問題的關鍵是領導和檔案工作者要確立開放觀念、服務觀念、效益觀念、學習觀念。開放觀念，就是要把高校檔案工作放在教學和科研工作改革的大環境中全方位認證和考察；服務觀念，就是要明確檔案工作的地位，積極主動為教學改革工作服務；效益觀念，就是要提高檔案質量和利用效率；學習觀念，就是要學習新知識、新理念，掌握、運用新技術，提高自身的現代化意識，與時代接軌，不能簡單地認為檔案工作只要歸類、裝訂、立卷、保管就算完成任務了。

目前檔案工作還有許多不盡人意之處，如：檔案組織機構不健全，專職檔案人員少；文件歸檔程序不夠規范，給立卷保管、存機和檔案利用都帶來困難。許多學校由于資金不足，許多設備缺乏，無法實現檔案管理規范化、自動化的目標。針對這些問題，要采取相應措施，加強高校檔案管理，可以采取以下主要途徑：1.加強學習，提高認識。各部門應認真學習《檔案法》、《檔案實施辦法》以及其他有關檔案工作的法律、法規，充分認識檔案綜合管理工作的重要性和必要性，把貫徹執行檔案法律、法規納入依法治校的軌道上來，使廣大干部學法、懂法、執法，提高教職工群體的檔案管理意識。

2.配備專、兼職檔案管理人員。合格的檔案管理人員不但需要一定的專業知識，還要具有豐富的專業經驗。在配備檔案管理人員時一定要慎重，逐步實現檔案管理人員的知識化、年輕化，以確保檔案管理人員隊伍穩定、健康地發展。

3.提高檔案管理人員的業務素質。檔案綜合管理水平的高低，取決于檔案管理人員的素質高低。因此，應重視提高檔案干部隊伍的整體素質，加強培訓學習，培養一批政治覺悟高、業務能力強、勤奮工作、愛崗敬業、無私奉獻的檔案管理人員。檔案工作者必須具備科學知識、現代化工具使用技術和應有的職業道德，這樣才能向高校檔案管理的規范化、標準化、科學化、智能化方向發展。

4.有條件的單位應采取走出去請進來的辦法，與優秀的檔案管理單位互相交流經驗，取長補短，開闊檔案管理人員的視野，增長知識，增強檔案管理人員的責任感和搞好檔案管理工作的時代感、緊迫感。

二、重視教學檔案的管理工作

高校是以教學、科研為中心，教學是高校的主要內容，高校的檔案管理工作除一般的文書檔案管理之外，更應重視和加強教學檔案管理工作。

教學檔案是高校檔案構成的主體，是重要組成部分。這是因為，高等學校在大量的教學實踐和教學管理活動中，形成許多有價值的教學材料，這是教學改革的歷史憑據，對這些有珍貴歷史價值的材料，應進行整理歸檔。高校教學檔案主要來源于教務處、科研處、各教學系部以及相關教學輔助部門。主要內容包括以下幾個部分：1.教學文件，包括教學大綱、優秀教案等內容。教學大綱是由國家教委主持編制的具有法律作用的材料，是各專業教學的依據。

自編教材。教學參考資料、典型講義、優秀教案等是學校教師教學成果的體現和教學經驗方面的積累，是可供他人學習借鑒的寶貴資料。另外，還有教育實習材料、各科考試試題及標準答案、優秀作業等內容。

2.教學管理中形成的文件，包括招生工作。學籍管理、課堂教學管理、教師培訓等方面資料。如招生簡章、錄取名單、教學計劃、課程進度表、任課教師安排表、學生注冊表、各科成績表、計算機應用能力考核、優秀畢業論文、畢業分配方案、教學成績分析對照表及教師國內外規劃等方面材料。

3.教師業務檔案。它主要反映每位教師任職、教學工作方面的情況，如授課門類。工作量、教學效果、進修情況、科研情況、本人特長及學年度成果、論文、著作鑒定等情況。

加強教學檔案建設，要把力量放在提高管理水平上，其中主要應從三方面入手：1.抓好目標責任制。責任要明，職責要清，目標要具體。2.建立健全檔案管理網絡。對全校各部門檔案管理要加強業務指導，對從事該專業人員進行專業培訓，以提高其管理能力和水平。3.主動熱情地為教學、科研和其他工作服務，積極組織教學檔案信息的開發利用，使教學檔案信息不斷地從各個檔案管理部門輸送出來，以便全校教師能從中吸取精華，提高教學工作水平。

三、樹立為教學改革服務的意識

檔案工作要為教學服務，必須建立完善的服務機制。首先是在校內擴大服務對象，建立學校檔案工作新形象，使檔案由原來主要為領導決策、指導教學服務，轉向為全校教職工在深化教育改革中服務，為全面提高教師政治素養、業務素質和教學質量提供參考。

檔案工作為教學改革服務要有重點，要選好突破口，這個突破口應選在教學檔案更好地開發利用上。因為教師的業務檔案比較全面地反映了教師的業務水平。對教學檔案進行積極地開發利用，可以更好地調動廣大教師的工作積極性，推動教學改革的深入發展。

四、加大對檔案管理的經濟投入

良好的基礎條件，是實現高校檔案管理工作科學化和現代化的物質基礎。根據《檔案館建筑設計規范》和《檔案館內各類用房面積規定》，給足保管檔案所必須的用房，配以必需的設備，尤其是計算設備，建立溫濕度調控系統和防火、防盜、防蟲等安全系統等。充分利用計算機這種現代管理工具，提高計算機進行檔案管理的水平，是實現高校檔案管理工作科學化和現代化的必備條件。

目前，我國各高?；蚨嗷蛏俚囟加须娮訖n案，但由于大部分高校沒有收集電子檔案的物質條件，技術人員和技術手段也跟不上，又由于電子檔案的可更改性，削弱了它的憑證作用。為此，國家已制定出《辦公自動化電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》。對于高校檔案部門來說，盡早盡快地全面收集電子檔案，盡快解決存貯問題，逐步改善技術條件，使電子文件從一產生就處在檔案部門的控制之中，確保電子檔案的完整、齊全和準確。隨著科技發展和社會進步，辦公自動化、無紙化進程的加快，電子檔案材料會越來越豐富。收集、存貯、使用電子檔案等工作會越來越重要。

隨著高校教改的不斷深化，檔案管理部門要轉變觀念，提高認識，增強檔案意識，克服困難，切實采用有力的措施，解決檔案工作中的問題，管理好學校的各類檔案，充分發揮檔案在教學、科研及日常管理中的作用，提高檔案質量和科學管理水平，不斷開創檔案工作新局面，推動我國高等教育事業的更快發展。

參考文獻：

[1]中華人民共和國檔案法實施辦法[M].北京:中國檔案出版社,1990.

[2]鄧紹興,等.新編檔案管理學[M].北京:中國檔案出版社,1986.