水利檔案信息化管理現狀與對策范文

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摘要：通過分析水利檔案信息化現狀，利用信息檢索自動化、信息傳遞網絡化、信息載體電子化，提出了新時期水利檔案管理信息化建設的相關對策。

關鍵詞：水利檔案；信息化建設；現狀；有效對策

水利工程的檔案管理是對水利工程建設過程中形成的材料進行收集整理而形成的檔案工作，所收集整理的資料應含有工程建設過程中所形成所有原始記錄，將這些檔案材料進行存檔以備后期維護提供原始記錄作為參考作用，是工程質量溯源的手段之一。隨著計算機網路技術的普遍應用，水利工程檔案管理數字化信息化管理逐步成為其主要發展方向，所以工程檔案歸檔時應增加相應的數字化檔案的收集工作，為檔案信息化管理提供必不可少的基礎工作，但是由于部分主管原因及部分客觀因素的影響，導致現有檔案管理在向信息化管理前進的道路上出現了不同的羈絆，針對所存在的問題，在處理時應增加溝通，響應社會進步，立足于時展，充分利用現有的網路信息技術，把握信息化建設的基本要求，推動檔案信息化管理繼續前進。

1信息化技術對水利工程檔案管理的影響

1.1實現現代化管理模式

信息化的技術可以打破以前的純紙質檔管理模式，通過信息技術的應用，將工程文檔進行電子檔存儲，可以有效地進行文檔的查詢和輸送。通過信息化技術在水利工程中更為廣泛地應用，可以進行更深層次的檔案管理，實現全面的工程檔案管理、系統化的管理。

1.2提高檔案管理效率

信息化的技術應用可以提高水利工程檔案管理效率。水利工程是比較復雜的水利工程，里面涉及的資料文檔很多，種類繁雜。通過信息化技術應用可以進行高效管理。利用信息技術將這些數據分門別類，實現統一化的信息管理。利用計算機、軟件技術，對整個水利工程文檔信息進行搜集整理，可以建立起屬于自己的數據庫，從而可以更為方便地進行數據的采集、傳輸、存儲和分析，讓整個水利工程文檔管理變成一個程序化的模式，從而可以提高文檔管理的工作效率，達到更高的文檔管理質量。

1.3提升水利工程管理水平

水利工程的文檔管理通過信息技術的應用，實現系統化、程序化、科學化的管理。摒棄了人工管理的方式，人工處理不僅效率低，而且出錯率高，通過信息技術可以有效減少出錯率，提高水利工程文檔管理水平。

1.4實現信息實時化

水利工程可以在進行文檔管理中，去利用計算機、軟件還有通信這些技術去搭建網絡，對整個水利工程的資料文檔進行系統化整理，通過多媒體技術建立自己的工程網絡信息平臺，通過網絡信息平臺，不僅僅可以明確工程建設的法律動態及管理責任，而且網絡化的信息平臺，可以實時了解社會最新的水利工程相關信息，從而使水利工程的檔案管理能夠及時了解和掌握社會發展信息，跟上社會的步伐。

2工程檔案管理的信息化系統功能設計

2.1基本功能

工程檔案信息化管理的基本功能是重要基石，主要包括：

2.1.1基礎信息設置功能

通過對工程檔案信息的參數設定、權限設定的管理方式，實現對工程檔案信息數據的轉換與維護。

2.1.2信息化采集和整理

通過信息數據庫，將紙質的工程檔案電子化，在智能識別系統的依托之下，實現對數據的全時分析、實時更新、數據交流和共享。

2.1.3文件日常管理

對工程檔案的日常管理要注重對相關數據的管理、綜合管理及對檔案的統計、鑒定等管理內容，使檔案文件及時更新，與工程建設同步，及時、全面、準確地反映出工程建設的內容。

2.1.4工程檔案文件利用功能

通過對工程檔案的借閱管理模塊、編輯模塊、信息服務子模塊等，更好地發揮出工程檔案的利用價值和效能。

2.2擴展功能

工程檔案信息化管理系統要實現對功能的拓展，具有可兼容或可移植性。通過數據一體歸檔接口，實現對檔案信息的歸檔整理、全文檢索擴展。在實現工程檔案信息化擴展功能的同時，要保持業務數據轉換標準和數據結構的一致性。

2.3數據庫

在工程檔案的信息化技術運用過程中，數據庫是關鍵性的內容，涉及工程檔案數據的訪問規則、安全管理、存儲備份、系統擴展等方面，通過建構E-R模型，實現對檔案文件的收發、整理和編輯。

3水利檔案信息化建設現狀

3.1缺少健全的檔案管理制度

目前雖然在相關規章制度中已經明確規定了檔案信息化建設的重要性和必要性，但在水利某些部門中，管理層沒有足夠重視檔案信息化建設的重要性，同時也沒有根據建設需求，制定相應的管理制度。這樣一來，檔案管理部門工作人員缺少責任感，工作存在較大的隨意性，其結果是水利資料不能及時得到整理、歸納，造成資料缺失等問題，這樣直接限制著檔案信息化建設的發展。

3.2檔案信息化及人才隊伍建設滯后

由于水利工程檔案資料的復雜程度不同，難以尋找到適合于各種不同規模的水利工程建設信息收集歸檔的方法，主要表現在某些檔案管理人員僅僅是將紙質文件掃描轉變成電子文檔，從而實現水利工程檔案信息化管理，并不對各種資料進行分析研究之后再歸檔；其次，水利工程檔案信息化管理人才隊伍建設上投入不夠，對檔案管理工作資金投入不足，將會造成檔案管理基礎設施和人員素質滿足不了檔案管理工作的需要。實際上檔案管理人員缺少專業素質及信息管理能力差，嚴重影響了水利工程檔案工作的有效性。

3.3存在安全隱患所謂的實現

水利工程檔案信息化管理，就是要將紙質的實體檔案整理為電子文檔，將相關內容錄入電腦中，利用相應的管理軟件進行管理。但電腦網路時刻存在著系統漏洞，偷盜信息資源進行盈利的機構或個人大有人在，電子信息檔案便處于隨時可能被泄漏、外流的風險中。然而，水利工程一般都是民生工程，是我國的基礎工程，一旦數據泄露被不法分子獲取可能會直接關乎國計民生，從而影響社會安定和國家安全，所以水利工程檔案的信息化管理也存在著一定安全隱患。

4新時期水利檔案管理信息化建設思考

4.1加強重視，完善管理制度

水利工程檔案管理信息化系統的建立與完善，首先需要有良好的管理理念，將信息化管理的總體思路貫穿始終。（1）隨著科學技術的發展，水利檔案管理的水平也再逐步提高，管理系統也在不斷完善。同時也就為檔案管理人員提高出了更高要求，這就要求水利檔案管理人員加強培訓，提高服務意識。（2）水利檔案信息化建設的最終目的就是將所有紙質檔案電子化、數字化，便于管理及查閱，使之能夠更好地為社會服務，才能更好地實現其本身應有的意義。（3）為了提高水利工程檔案的便利及利用率，管理人員應逐步摒棄原有傳統管理模式，將工程檔案信息最大程度地信息化，充分利用信息網絡資源的發展成果，使之更好地為社會服務。（4）水利檔案信息化制度的建立與領導的支持是分不開的，所以應根據檔案信息化建設的進度逐步匯總存在問題，通過討論進行修改和完善，同時也可以通過不同單位或不同管理層人員對檔案管理檢查進行相互之間的查漏補缺，提高人員管理能力，完善管理制度。

4.2注重水利檔案整理工作

在水利檔案管理中，最關鍵的是整理和歸檔各種水利資料，為了有效解決整理不及時、歸檔混亂等問題。在采集水利檔案的時候，按照水利工程的實際情況，對檔案采集手段進行適當調整。（1）對工程項目的建設周期比較短，可使用追蹤采集法，這樣不僅能夠提高采集速度，同時檔案質量也能夠得到保證。（2）如果工程項目建設周期比較長，可采取分階段采集法，在保證檔案完整性的同時，檔案采集內容和時間也能夠有效明確，以免發生資料丟失問題。（3）在歸檔過程中，還應該及時編制檔案的分類號、工程代號等，并加強對電子文檔的應用，為后期查閱帶來方便。

4.3統一制定檔案信息化規范標準

標準是規范的尺度與保障，只有制訂了統一的水利檔案信息化標準要求，各水利工程才能形成完備清晰的檔案資料，水利工程檔案信息化管理建設才能最大程度上統一開發，形成較完善的管理工具或軟件。在現有的檔案管理規范中存在著不同的技術標準或整理規范，因此在進行檔案整理存放時便出現了不同的歸檔方式，不利于后期查閱及利用，從而降低了檔案的利用率，失去了水利工程檔案的實際意義。具有統一的檔案信息化規范標準才能在檔案管理軟件開發時有據可查、有規可依，從而提高檔案利用率，查閱資料的高效性，降低人為因素，減少檔案管理工作中的失誤。

4.4軟硬件投入

要實現建設工程檔案信息的數字化，必須要有一定的資金投入，配備基礎的軟硬件設備，如購置服務器、交換機、計算機、掃描儀、打印機等信息化設備，開發或購置系統軟件等。借助計算機和網絡等現代科技新成果與新手段，才能顯著提升建設工程檔案管理工作的效率。

4.5提升電子信息化工程檔案管理的安全性

（1）在互聯網時代，電子信息化工程檔案建設還要考慮其安全性前提，只有使之處于安全的前提下，才能更好地實現對工程檔案資料信息的保管質量。（2）基于傳統紙質工程檔案向電子信息化工程檔案轉變過程中的不穩定性，要提升工程檔案管理人員的安全防范意識，建構工程檔案的紙質化和無紙化并用的管理模式，采用雙項備份的方式，較好地防御網絡中存在的病毒感染現象和網絡攻擊的問題，做好工程檔案信息的登記、歸類信息化、安全化管理。（3）還要定期對已備份的電子工程檔案信息進行再備份，形成一份“備忘錄”。（4）完善工程檔案信息化管理的安全保護措施和保密制度，依循涉密不上網的原則和理念，使工程檔案數據庫信息安全通暢，實現高效的信息化檔案管理效果。

4.6營造良好的電子檔案存放環境

4.6.1保證電子檔案的原始性傳統的紙質檔案均為工程建設期所形成的原始記錄，紙質檔案的真實性是很容易確定的，存在著真實性、唯一性。信息化的電子檔案在形成時也具有原始性，可電子文件檔案的真實性容易被破壞。雖然電子檔案便于修改但無法追溯其真實性。因計算機內存貯的電子檔案均為電子數據使用的都是計算機統一語言及表述方式無個人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊區別，所以電子檔案信息的原始性、真實性無法確保，一旦被刪改，內容很難被識別。

4.6.2保證電子檔案載體的物理安全通常情況下電子檔案存儲在磁、光介質上，比如電腦、U盤、光盤等，那就需要建設一個適合于磁、光介質保存的環境，嚴格控制環境的溫濕度等，從而確保電子檔案字體的物理安全。

4.6.3定期對電子檔案載體進行有效地檢查與維護應查保存的電子檔案載體，查驗電子文檔的可用性，電子檔案載體受到環境的不良影響，存在的問題應及時處理，以保證電子檔案的安全性。

4.6.4做好備份工作由于電子檔案載體的不穩定性和電子文件的可變性特點，做好電子文件檔案的備份工作非常重要。這需要切實做好以下兩個方面備份：（1）要建立多套備份，一式兩份或一式三份，并分開保管，以免電子檔案載體意外損壞。（2）針對電子檔案載體壽命短的特點，最好每隔3年進行一次保護性復制。

5結語

近年來，社會網絡技術及電子信息化管理的飛速發展，要求檔案管理工作也應適時代而變，將水利工程檔案信息化管理是社會發展技術進步的必然趨勢，若想推動信息化管理繼續進步，必須配備專業技術人才并培養檔案信息化管理專業人才，才能更有利于檔案信息化建設推進，確保水利檔案事業的持續健康發展。

參考文獻：

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［4］夏可.論水利工程檔案管理存在的問題及對策［J］.城建檔案，2015（11）

作者：周紅梅 單位：河北省桃林口水庫管理局