國有企業數字化檔案建設思考范文

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企業檔案是一種重要的信息資源，是企業的知識資源和財富，凝聚了全體員工的智慧，能為企業提供決策支持。強化檔案管理，充分利用檔案的價值，能推動企業的科技創新和持續發展。在公有制為主體的基本經濟制度下，國有企業控制著我國國民經濟的命脈，對社會主義現代化建設影響深遠。檔案管理在企業管理中的必要性，決定了國有企業檔案管理的重要性：國企檔案管理對國有企業的資產安全、國家財政收入以及社會經濟建設都有很大影響。因此，在信息化背景下，探討國有企業數字化檔案管理問題具有重要的現實意義。

一、數字化檔案概述

數字化檔案，就是運用數字設備和技術，實現檔案收集、管理、保護，以檔案目錄數據庫和原文數據庫為核心，將數字化的檔案信息以網絡為媒介提供利用服務的虛擬檔案。數字化檔案的特征，主要體現在管理自動化、利用網絡化、檔案存儲數字化等方面。具體來說：第一，信息資源數字化。企業的檔案不僅有紙質檔案，還有一部分電子檔案而且這些檔案的信息全部存儲在計算機中，包括圖文等全部內容。第二，檔案信息傳遞網絡化。檔案信息能通過互聯網技術在企業內部形成一個網絡體系，不受時空限制進行利用。第三，檔案管理自動化。數字化檔案管理信息系統，實現了檔案的接收、歸檔、檢索等工作智能化，每個模塊工作都在既定標準下運行。第四，信息資源共享。與傳統檔案不同，數字化檔案的信息可以同時供多個用戶查閱，資源共享效率大大提升。

二、國有企業數字化檔案建設的現狀和存在問題

在計算機信息技術和人工智能日益發展的今天，國有企業的信息化建設工作不斷完善，信息化工作幾乎普及到企業管理的各個領域，例如辦公業務管理、財務管理、采購管理、客戶管理等等。在檔案管理方面，許多國有企業的檔案信息化建設工作也取得了一定成績，信息化和網絡化成了檔案建設的主流。然而，我國國有企業檔案管理與國際優秀企業檔案管理水平相比，普遍缺乏生機與活力，檔案數字化建設工作相對滯后。主要表現在：

（一）軟硬件設施更新緩慢盡管許多國有企業尤其是大型國有企業的檔案數字化建設步伐較快，但總體來看國有企業檔案室的設備更新緩慢、設備陳舊，大多只能滿足企業的日常檔案管理工作，難以滿足數字化發展的要求。例如，檔案數字化建設過程中，需要配置各種型號的掃描儀、信息管理系統服務器、電子資料備份設備等，原有的陳舊的、滿足不了新時代要求的設備都需要更新。而在實際的檔案數字化建設中，一些國有企業軟硬件設備更新緩慢，投資力度不夠，導致不能滿足數字化檔案建設的要求。

（二）檔案數字化建設的技術難度大數字化檔案是高新技術的產物，需要高新技術、電子設備和計算機網絡技術的支撐。國有企業數字化檔案建設過程中，技術密集，面臨著許多技術問題。例如，一些數字化產品兼容性較差，短期內就會被淘汰，容易導致數字信息在新的硬件設備和軟件中難以讀出，技術過時問題不容忽視；檔案數字化建設標準難確立，國有企業如何全面實現信息資源的共享困難重重；光盤等刻錄載體的質量，直接影響著檔案數據的保存期限和使用安全。以上這些技術問題，直接影響著國有企業檔案數字化建設的步伐。

（三）存在較大的安全隱患數字化檔案離不開計算機、軟件和互聯網，離開了數字化設備檔案就不能存在，所以數字化檔案穩定性較差。在技術和設備更新換代頻率加快的今天，數字化檔案在保存、傳輸和利用等方面的安全性風險日漸加大；加之數字化檔案具有容易被更改、被復制等特征，國有企業數字化檔案的安全性日漸凸顯，如何確保數字化檔案在任何狀態下都能處于安全狀態非常重要。

（四）業務問題不容忽視傳統檔案管理以紙質檔案管理為主，因而國有企業紙質檔案數字化操作中必然面臨一系列的業務問題，這些業務問題如果處理不好，也會影響國有企業數字化檔案建設工作的順利推進。首先，原始檔案的鑒定工作。在進行檔案數字化之前，要對原有紙質檔案進行鑒定，以明確數字化工作的操作程序和范圍。而在鑒定過程中，標準不一，人為造成了檔案數據的不完整。例如，有的國有企業在界定數字化掃描范圍時，只掃描正本，而對定稿、草稿等資料不進行掃描；有的國有企業由于檔案沒有正本或定稿，掃描了草稿的檔案。其次，檔案的拆卷（件）與裝訂問題。盡管國家檔案局推出了立卷改革，精簡了檔案整理流程，但國有企業數字化檔案建設中不可避免地需要整理以前的案卷，這些案卷掃描時不進行拆卷和裝卷是不可能的。所以，數字化掃描前到底要不要拆件，或者掃描后要不要裝卷，成了一個頗具爭議的問題。

（五）檔案數字化人才缺乏數字化檔案建設需要高層次人才的引進，培養一支既懂檔案管理，又精通信息技術的人才隊伍，是國有企業數字化檔案建設的瓶頸問題之一。一些國有企業在檔案數字化建設中，由于人手緊張、精通業務的人才缺乏，往往依靠一些有資質的檔案掃描公司開展數字化檔案工作；一些國有企業經費不足，人員編制受限，沒有能力培養或引進優秀的檔案管理人才?？傊?，復合型人才的缺乏是很多國有企業數字化檔案建設中的瓶頸問題。

三、國有企業數字化檔案建設的建議與對策

針對國有企業數字化檔案建設存在的問題，提出以下建議對策。

（一）加強領導重視程度，增加經費保障國有企業數字化檔案建設關系到企業各個方面的工作，需要在組織結構、人員隊伍、經費保障、部門協調等方面獲得領導的大力支持。可以說，領導的支持的檔案數字化建設的首要條件，離不開領導的支持和重視。國有企業的領導只有充分意識到檔案管理的重要性，認識到數字化檔案建設的必要性，才能在組織和經費方面給予足夠的保障，把檔案數字化建設工作納入到企業管理常規任務中，推動企業檔案管理工作的持續發展。例如，在數字化檔案建設過程中，前期工作量較大、時間緊迫，在數據加工時可由領導出面，聘請臨時工作人員幫助完成任務；數字化檔案工作開展后，如果崗位和人員設置不科學，經費短缺，同樣應向領導反映，及時解決存在問題。針對軟硬件設施更新緩慢的問題，國有企業應逐漸加大經費投入力度，為企業數字化檔案建設投入必要的設施設備，確保檔案數字化建設的穩步推進。檔案事業是國有企業的基礎事業，檔案數字化工作是實現企業檔案信息化的基礎工作，因此國有企業要加大檔案數字化建設投入，強化檔案數字化軟硬件設施建設，在企業預算中固定單列經費項目，并盡可能逐漸增加經費預算，確保經費支出落到實處，

（二）加快人才培養步伐，引進新技術國有企業在數字化檔案建設過程中，普遍存在復合型人才缺乏的問題和多方面的技術問題，為了解決好這兩個問題，國有企業應在加快人才培養步伐的同時，適當引入新技術。國有企業檔案管理員一般都存在年齡結構不合理、計算機操作能力不高、習慣于傳統紙質檔案管理等問題，針對這些問題，國有企業應花大力氣培養一批既懂檔案業務管理，又掌握自動化、網絡化技術等現代信息技術的管理型、技術型和復合型人才。一方面，加強對現有檔案管理人員的教育和培訓，提升管理員的業務技能和專業素養；另一方面，通過公開招聘等方式，吸引優秀的檔案管理人才，充實企業數字化檔案建設人才隊伍。新技術引進方面，國有企業要結合現代企業制度積極引入網絡技術，引入先進的檔案管理軟件和系統，更新和改善原有的檔案管理方式，突破傳統檔案管理的時空限制，提高國有企業數字化檔案管理工作的效率與質量。

（三）積極應對數字化檔案的安全問題首先，要增強檔案管理員的責任心，強化安全意識。數字檔案具有脆弱性，不僅人為因素會損壞檔案，自然因素也會損壞其數據。檔案管理員在檔案信息保存、傳輸和共享等管理過程中，要具有安全意識，按照標準化工作制度進行操作，避免檔案的損害和數據的篡改、復制等。其次，推行檔案保管雙套制。確保國有企業的數字檔案、紙質檔案都有備份，各有兩套進行存檔，而且紙質檔案和電子檔案都要長期保存。最后，推行數字檔案異地存儲方式。為了避免數字檔案在某個地方損壞后就徹底丟失的安全風險，國有企業數字化檔案管理可以采取國家檔案館的做法，建立異地備份庫，對一些重要的檔案進行異地備份，保證檔案在任何地方、任何情況都處于安全狀態。

（四）健全檔案管理制度，規范日常業務在市場經濟逐漸成熟的環境下我國的法制比較健全，國有企業同樣要依靠有關法律法規，建立健全國有企業檔案管理制度，使檔案數字化工作立足于各個部門、企業的各個階段，切實提高檔案管理水平。在此基礎上，規范檔案管理工作流程，建立一套數字化檔案管理標準體系，提高檔案數字化建設質量。內容可包括電子檔案管理的技術標準、電子文件歸檔規范、紙質檔案數字化技術標準、信息安全建設規程、多媒體信息操作規程、目錄和原文數據庫質量標準等一系列制度。日常業務中，檔案案卷（件）的拆裝應視情況而定，能不拆的不拆，能不裝訂的不裝訂；檔案案卷及原件無需裝訂，只要按順序擺放在原卷皮或案卷盒里即可；避免整卷（件）裝訂，便于檔案保存和保密?？傊?，數字檔案是未來檔案信息的主要形式，是檔案管理現代化的發展方向。IT技術日益革新、計算機軟硬件不斷完善和網絡技術的日漸成熟，為國有企業數字化檔案建設提供了良好的契機。國有企業應根據自身情況，選擇適合自己的數字化檔案建設方案，并保證檔案數字化建設方案在技術上具有一定的先進性和前瞻性，努力使企業檔案信息建設與時展同步。

作者：修云潔 單位：云南省公路開發投資有限責任公司