辦公自動化視角下醫院檔案管理研究范文

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［摘要］

隨著辦公自動化的不斷普及，醫院檔案管理也向信息化、現代化方向轉變。如何在辦公自動化環境下進行醫院檔案管理，是每一個醫院所需要思考的問題。本文以辦公自動化環境下醫院檔案管理的重要性為切入點，針對醫院檔案管理工作中存在的問題進行分析，從而為辦公自動化環境下進行醫院檔案管理提出可行的建議。

［關鍵詞］

辦公自動化；檔案管理；安全規范；職業素養；改善措施

目前醫院檔案管理工作中還存在很多問題，如何在辦公自動化環境之下進行醫院檔案管理是醫院順利運營必須攻克的難題。以目前的情況來看，現在的辦公自動化還未完善，存在著一些漏洞。我們要針對醫院檔案管理中出現的問題進行針對性的改革，改變原有的檔案管理手段，以現代化的電子管理方式促進醫院檔案管理的自動化。

1目前醫院檔案管理存在的問題

目前醫院檔案管理工作并不完善，從管理人員來看，大多數醫院的檔案管理工作并未配備專業的檔案管理人員進行管理。在檔案信息的收集、整理和錄入資料過程中，仍依靠大量的人力來進行操作。再檔案中，紙質性的檔案占有極大的比例，而且量比較大，需要對其進行定時定期的整理、分類和保存。同時，醫院在檔案管理意識上的薄弱，領導及相關人員還未樹立正確的檔案管理觀念。觀念的薄弱直接影響到檔案管理的規范程度，正是因為缺少對于檔案管理工作的規范性、權威性和保密性的認識，往往導致醫院檔案管理中會經常性地出現丟失、毀壞和隨意外調等現象。醫院檔案管理的問題還表現在效率低下、權威性低等幾大特性。上述問題使醫院的檔案管理工作不能真正地適應辦公自動化環境的要求，阻礙了醫院檔案管理的發展與進步，不能按照相應的規范對醫院的檔案進行規范操作。

2辦公自動化環境下進行檔案管理的重要性

辦公自動化就是利用電子網絡等現代化手段作為輔助，幫助各事業單位及政府機關進行相應的檔案資料的管理。原有的檔案管理模式已經不能適用時展，辦公自動化等手段的出現就是改革傳統醫院檔案管理的重要舉措，該種手段促進了醫院檔案管理工作的發展，改變了傳統的管理模式，節省了大量的人力、物力和財力，使管理人員不必再花費大量的時間去對相關的檔案資料進行分類、整理。同時，也減少了出錯的概率，提高了管理效率。對推進醫院運營的數字化、現代化和電子化改革都起到了良好的促進作用，為醫院進行相應的管理體制改革、改善管理方式、提高檔案管理人員的職業素養和人文素養都是有重要意義的。

3辦公自動化環境下進行檔案管理的建議

3.1完善醫院檔案管理的人員配備醫院在進行檔案管理時，往往會選用相關人員兼任、輪流值班的方式。這種方式并不能真正地將醫院檔案管理落到實處。為適應辦公自動化的要求，醫院要完善檔案管理工作的人員配備，提高醫院檔案管理人員的管理水平，提升管理人員的職業素養與人文素養，促進醫院檔案管理工作的進一步發展。辦公自動化手段對于檔案管理工作來說還是一個較為陌生的領域，要配備能夠熟練掌握辦公自動化手段的高水平的檔案管理人員，并對現有的檔案管理人員進行專業培訓，使管理人員能夠具備相應的技術知識，熟練的掌握相應的技巧，便于在辦公自動化環境下對相關檔案更好地進行管理。

3.2規范檔案管理流程，提高檔案管理的安全性在適應并實現辦公自動化的同時，要重視對檔案的安全保護。在進行檔案管理過程中，要制定相應的檔案管理規范及條例，規范整個檔案的管理流程，運用計算機手段確實可以幫助管理人員提高工作效率，保證檔案管理的實用性與科學性，但是也有潛在的安全風險，所以我們要格外注重檔案管理流程的規范性，注重檔案管理的安全性，在利用辦公自動化管理手段的同時確保檔案信息不能外泄，實現在網絡電子平臺上對檔案管理工作監管的有效性。

3.3樹立相應的檔案管理意識醫院檔案管理意識薄弱是影響檔案管理工作的最大問題。醫院未能真正重視起對檔案信息的管理，會導致人員配備不齊全、檔案管理流程不規范等現象的發生，所以，當務之急就是要使醫院的檔案管理人員及領導樹立起在辦公自動化條件下醫院檔案管理的意識。理解辦公自動化對于醫院檔案管理的重要意義。同時，醫院也要對此進行大力宣傳，將檔案管理意識植根于每個人的思想中，因為只有樹立了相應的檔案管理意識，才能更好地利用辦公自動化管理系統來實現對醫院的檔案管理。

4結語

在現存的醫院檔案管理過程中，確實還存在檔案管理意識薄弱、管理流程缺少專業性與規范性和相關管理人員配備不完善、職業素養及專業素養較低等問題，對于檔案管理工作來說，改變固有的醫院檔案管理制度勢在必行。我們要利用辦公自動化管理系統等先進手段，促進醫院檔案管理工作向信息化、電子化、數字化和現代化方向轉變，使整個醫院重視起相應的辦公自動化檔案管理觀念，完善管理人員配備。通過對醫院檔案管理工作進行整改，促進醫院檔案管理的進一步發展。

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作者：甄玲 雷蕾 李璐 劉吉羊 單位：湖北省孝感市中心醫院