單位檔案管理的信息化建設范文

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【摘要】

隨著經濟體制的改革，我國事業單位所容納的檔案數量越來越多，為了減輕檔案管理員的工作負擔，提高檔案管理的質量和效率，事業檔案管理信息化建設勢在必行，而且已經成為目前事業單位檔案管理工作的重點。

【關鍵詞】

事業單位；檔案管理；信息化

事業單位檔案管理信息化建設是事業單位發展的必然趨勢，只有在實行了信息化管理才能使事業單位檔案管理工作順應時展潮流，信息化、網絡化技術的應用能夠有效的提高事業單位檔案管理水平，對于社會經濟的發展起到不可忽視的促進作用。

1事業單位檔案管理信息化的優勢

1.1優化存儲環境傳統的檔案以紙質形式保存，隨著時間的推移、環境的變化這些檔案很容易受蟲蛀、發霉等因素的影響而受到破壞，使檔案資料的完整性、安全性受到嚴重的威脅，不利于長久的保存，而且其存儲流程相當繁瑣，會造成人力資源的浪費。在實行檔案信息化管理后，不僅大大地降低了管理成本檔案信息直接由相關人員錄入到計算機之中，而且還可以對檔案進行備份，大大地提高工件的效率，保證檔案的完整性和安全性。

1.2優化查詢服務傳統檔案查詢不僅手續復雜，需要通過多個程序的審核而且不能保證檔案的安全，不利于檔案資料的長期保存。檔案管理信息化不僅簡化了查詢程序，提高了查詢速度，而且可以保障原有檔案資料不被損壞，不會對檔案和檔案環境造成任何影響，而且使檔案查詢不受時間和地點的約束，隨時都可以通過網絡查詢和調用所需要的檔案信息，使檔案的查詢和使用更具優勢。

2事業單位檔案管理信息化建設中的影響因素

事業單位檔案管理信息化建設的內容主要有檔案信息化管理平臺建設、檔案管理科學規劃和檔案內容的數字化處理。在實際的工作中，還存在很多因素嚴重阻礙了事業單位檔案管理信息化建設的步伐，主要影響因素如下：

2.1事業單位檔案管理信息化平臺系統的更新不及時目前，我國大多數事業單位都已經建立了員工檔案信息系統，但由于領導和工作人員對檔案管理信息化工作的重視程度不夠，使事業單位檔案管理信息化平臺系統得不到及時的更新，從而影響了檔案管理工作的效率，阻礙了事業單位人才優化管理工作的實施。

2.2事業單位檔案管理信息化平臺系統的使用率不高事業單位雖然都建立了檔案管理信息平臺系統，但其利用率并不高，使其并不能充分地發揮自己的優勢，并沒有起到降低成本、減少員工工作量，提高工作效率、提高檔案資料查詢效率的作用。

2.3檔案管理工作人員的素質有待提高由于事業檔案管理部門還存在很多員工其從專業技能水平、信息技術水平等方面都沒有達到一定的標準，有些員工甚至缺乏職業道德素養，不僅嚴重影響了檔案服務水平，也影響了事業單位檔案管理信息化建設的推進。

3事業單位檔案管理信息化的對策

3.1強化信息化管理理念，加大管理隊伍建設力度要想加快事業單位檔案管理信息化建設的步伐，需要從樹立和強化信息化管理理念著手，從根本上強化管理部門領導和員工的信息意識，提高其對檔案信息化管理的重視度。另外，為了保證檔案管理信息化的順利實施，還需要有關部門定期組織檔案管理工作人員進行學習和培養，不斷提高管理人員的計算機技術、相關專業管理技術以及職業素養，不斷提高管理隊伍的整體素質。事業單位還需要不斷完善檔案管理工作人員考核制度，可以通過引進有效的激勵機制激發員工的工作熱情，以不斷提高檔案資料的利用率和檔案管理工作的效率。

3.2加速檔案管理硬件建設事業單位檔案管理信息系統的建設需要一定的硬件基礎，所以需要相關部門給予足夠的資金支持，以保證檔案信息化建設的順利實施。引進先進的設備可以提高儲存量和系統的運行速度，這樣可以保證事業單位檔案管理工作的順利展開，要注意選擇性能穩定的設備以保障檔案資料的安全性，檔案管理信息建設中還要通過不斷地擴充檔案資料使檔案信息得以不斷的充實和完善，使其能夠為決策部門提供及時、準確、可靠的文字依據。

3.3加強事業單位檔案管理信息化中的軟件開發除了保證硬件設施達標外，還需要提高事業單位檔案管理部門的網絡意識，并將檔案信息系統的網絡升級納入到檔案管理工作之中。有關部門要加大對檔案管理信息化的軟件投入力度，給予足夠的技術和資金支持，并不斷完善軟件升級換代工作，以保證事業單位檔案管理信息化的穩步發展，使其能夠提供更優勢、快捷的服務。

3.4制定科學、具體的總體規劃在建設事業單位檔案管理信息系統時要注重其可擴展性，使檔案信息系統具有更廣闊的發展空間，根據事業單位的實際情況制定科學、合理、具體的檔案管理信息總體規劃和發展措施，建立一個實用的檔案信息網絡系統，能夠為檔案管理人員提供完善的電子檔案整理、網絡查詢、瀏覽和下載等服務，使其成為符合事業單位發展、社會經濟發展的網絡管理模式。另外，還要注重對檔案信息系統進行不斷的更新，只有這樣才能為事業單位發展提供更可靠的技術保障。

3.5不斷完善檔案管理制度科學、規范、合理的檔案管理制度為檔案管理信息化建設提供有力的依據和保障。事業單位要根據自身檔案管理實際情況制定更詳細、具體、規范、科學的檔案管理規章制度，并將檔案管理信息化建設納入到員工獎勵、職稱評定之中，并對工作中的失誤實行責任追究，這樣更能調動員工工作的積極性，以加速檔案管理信息化的進程，保證檔案管理信息化工作的順利實施。

事業單位檔案管理信息化建設是社會發展的必然趨勢，同時它對于社會發展和科技進步也起到不可忽視的促進作用，同時也能夠為優化事業單位人才結構提供可靠的依據。要結合事業單位自身的實際情況，制定出切實可行的規劃方案，保證對事業單位檔案實行科學、合理、規范、有效的管理，以促進事業單位檔案管理工作的順利展開。

參考文獻：

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作者：胡亞靜 單位：伊通滿族自治縣石油開發建設服務中心