信息時期的電子文檔管制探索范文

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作者：厲輝丁艷霞孫祖國單位：山東外國語職業學院

電子檔案的安全管理措施

從上面的論述我們知道，電子檔案具有容易修改、容易刪除、容易復制等特性，且電子檔案的保存需要有計算機系統作為載體，這也體現了電子檔案對其載體的依賴性。因此，要管理電子檔案，首先要對電子檔案安全性、完整性等進行管理。

1制定電子檔案的管理制度

對于電子檔案來說，其最基本的屬性就是記錄的原始性，因此保存電子檔案最重要的就是要保證其原始性。要保證檔案的原始性，應該要對檔案進行備份，分別用于存封保管、異地保管和查閱使用，并做好防偽處理，防止檔案丟失或被惡意篡改以致檔案失真。所以，必須采取嚴謹的技術措施，保障檔案的安全以保證檔案的安全及其內容的可靠性。

2做好電子檔案載體的管理

電子檔案是用磁性物質等材料作為載體保存，這些載體往往容易被干擾而使其信息不能再現，如被消磁、因吸附塵埃而卷曲、變形等。與傳統的紙質檔案相比，電子檔案的載體使用壽命要比紙質載體短得多，且電子檔案的儲存載體損壞一般需要設備檢測才能發現。因此對于電子檔案的存放要嚴格按照有關的標準，保證其不被磁場干擾，使用標準的存放柜，保證存放環境達到儲存載體所需要的條件，保持柜臺的清潔，并要做好防火、防光等工作。

信息時代對電子檔案的使用管理

1科學地對電子檔案進行歸檔

電子檔案歸檔是否科學合理，對電子檔案的使用效率及對電子檔案的管理重要的影響。如果電子檔案歸檔不合理，檔案管理人員就無法對檔案進行很好的管理，并且不能快速準確的為需要使用文檔的人提供所需數據。因此電子檔案在歸檔時一定要保證其真實完整，能確定文檔的有效性，在其歸檔時應對其進行整理編目，并編制相關目錄和編制表，使歸檔內容清楚明了。

2規范對電子檔案的使用

管理電子檔案的使用是否規范，直接影響到檔案的安全及其使用壽命。電子檔案的使用可能會涉及的人主要有：檔案載體的管理員、檔案數據的管理員、使用檔案者及維護檔案者。要使電子檔案的使用規范，應該要劃分清楚各類人員的責任，并對他們設定不同的操作權限，對沒有操作權限者違規操作時，應拒絕其操作并予以警告。

結語

電子檔案在信息時代下被廣泛的使用，在于其具有更高的實用性，可以快速的實現信息的共享。為了更好的使用電子檔案，首先應對各種不同的檔案進行分類整理，以減少對檔案查找的時間，提高使用效率。其次，應建立檔案數據管理庫，將各類檔案數據通過計算機網絡鏈接，使數據資源達到快速查找，便捷使用，達到數據通信的目的。最后要對檔案數據管理庫進行程序設計，如設立故障恢復系統、數據庫安全保護系統等，使檔案數據庫使用更方便，更安全。因為電子檔案一旦被破壞就會使數據丟失，因此在數據庫出現故障時，需要有保證數據不會丟失的系統，并保證數據庫不會被非法使用。

在信息時代下，電子檔案的應用越來越廣泛，對電子檔案的管理要求越來越高，如何更好的對電子檔案進行管理是一項復雜卻不可回避的問題，因此，仍需對改進電子檔案的管理進行更深入的研究，以實現對電子檔案更好的管理和利用。