單位行政文檔管制的思索范文

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作者：呂慧珍單位：天水公路總段

人事檔案信息資源開發(fā)利用程度低，未能充分發(fā)揮作用

由于一些單位管理不到位，人事檔案檢索工具單一，有些單位的檔案，就要是應付差事，僅一套卷宗和目錄，查找方式落后，案卷質(zhì)量不高，嚴重制約了其信息服務和交流作用的發(fā)揮，使人事檔案信息資源開發(fā)利用的廣度和深度受到了極大制約。

人事檔案管理，人們還存在認識上的偏差

在實際工作中，有的領(lǐng)導將創(chuàng)造經(jīng)濟效益作為頭等大事來抓，對人事檔案卻重視不夠，他們未能充分認識到人事檔案潛在的人才信息價值。而人事檔案管理人員“軟件不硬”被動服務狀態(tài)也很普遍。人們的輕視檔案意識對人事檔案管理成為不利的因素，在實際工作中，應得到領(lǐng)導的足夠重視和支持。

拓展事業(yè)單位人事檔案管理的途經(jīng)

（一）推動人事檔案管理的社會化

隨著檔案社會化服務功能的廣泛拓展，檔案走向開放，檔案不再僅僅是少數(shù)人利用的工具，而為傳承社會記憶而存在，“以人為本，服務至上”的理念為檔案的社會化提供了有力的保障。針對市場經(jīng)濟中勞動力的自由流動，目前我國社會中出現(xiàn)的擅自扣檔、以檔案要挾人才等不良現(xiàn)象不僅限制了人才流動，而且對人事檔案工作的開展產(chǎn)生了很大的阻力。因此，個人人事檔案由社會化的人才機構(gòu)集中統(tǒng)一管理是一個好辦法，但代管的檔案幾年不動、不能更新內(nèi)容、不能流轉(zhuǎn)等問題，有待進一步地改進和完善。

1.人事檔案應適應社會管理要求。目前，領(lǐng)導干部的檔由組織部管理，一般干部的人事檔案由人力資源和社會保障部門管理，外來人員的由中介機構(gòu)代存，分頭領(lǐng)導和管理的情況，已不能適應迅速轉(zhuǎn)化的人員角色的需要。因此，為了解決人事檔案管理“分散多頭”的問題，應當建立一個集中的人事檔案保管機構(gòu)。

2.管理機構(gòu)的設(shè)置應滿足現(xiàn)實需要。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的縱深推進，社會流動人口越來越多，人員互配和交流越來越頻繁，過去由用人單位管理的人事檔案，存在著“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人檔脫節(jié)”等現(xiàn)象，已不能繼續(xù)滿足現(xiàn)實需要。建立健全事業(yè)單位行業(yè)聯(lián)網(wǎng)的人事檔案社會化管理機構(gòu)，便于人事檔案信息的整合與網(wǎng)絡(luò)傳遞。管理機構(gòu)的設(shè)置，也可以是跨區(qū)域的集團，規(guī)模與數(shù)量完全由市場決定，在優(yōu)勝劣汰中接受市場選擇，但它們?nèi)匀灰邮芙M織、人事和社保門部、檔案部門的監(jiān)督與管理。

3.優(yōu)化管理職責。人事檔案社會化管理機構(gòu)的設(shè)立，是建立人事檔案社會化開放式的重要組成部分，有助于推動各個單位人事改革，推動聘用制，而且十分適合目前流動人員大幅度增長的現(xiàn)狀。其新職責是：

（1）配備符合規(guī)定的軟硬件設(shè)施，按照相關(guān)規(guī)定確保人事檔案質(zhì)量，保護人事檔案信息安全和被正當使用。

（2）對于流動人員檔案，應建立與當事人相聯(lián)系的機制，有條件最好能應用身份追蹤軟件，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高工作效率。

（3）對人事檔案的收集和補充要做好登記工作，以便檢查核對，及時對失去價值的靜態(tài)材料進行鑒定、削減，這樣才能使檔案信息更加明朗。

（二）促進人事檔案管理的現(xiàn)代化

人事檔案管理，是我國全面建設(shè)小康社會的重要組成部分，其管理的目標和層次也要達到效率型和節(jié)約型，這樣就要求人事檔案管理成本的最小化和人事檔案管理水平和質(zhì)量的最優(yōu)化。計算機、多媒體及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以其存儲數(shù)量大、占用面積小、檢索速度快、交互式傳輸、異地查閱、資源共享等優(yōu)勢當仁不讓地成為實現(xiàn)人事檔案社會化管理的現(xiàn)代化手段。

1.人事檔案管理電子化。人事檔案管理的現(xiàn)代化的前提，是實現(xiàn)人事檔案的電子化。目前，雖經(jīng)過試點和全面推進了人事檔案管理的電子化，但有些單位僅停留在較低的水平上，仍保留原有的紙質(zhì)檔案。為了緩解人事檔案所存在的制度困難，應大力推進人事檔案管理電子化，確實做到采集真實、管理規(guī)范、節(jié)約成本、減少風險、建構(gòu)社會信用系統(tǒng)。

2.人事檔案信息標準化。人事檔案社會化管理的目標這一，就是整合人才信息資源，而整合的手段就是通過系統(tǒng)軟件支持，實現(xiàn)在統(tǒng)計、查詢、利用等功能。因此，應建立健全各級機構(gòu)統(tǒng)一的計算機軟、硬件環(huán)境，實現(xiàn)人一檔案信息形成、存儲、交換的標準化。

3.人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。人事檔案網(wǎng)絡(luò)化，是人事檔案電子化之后，在不違背檔案保密規(guī)定的基礎(chǔ)上，充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實行人事檔案信息資源異地共享。這樣，能夠最大限度地發(fā)揮人事檔案對社會、組織和個人的價值，為人事檔案管理和我國人才政策、人才戰(zhàn)略的制定提供周到的服務。

強化人事檔案內(nèi)容，適應社會

經(jīng)濟變化傳統(tǒng)的人事檔案在內(nèi)容上選材單一，在每份檔案語言表述上，也存在格式化、公式化的問題。為此，強化人事檔案內(nèi)容，是社會經(jīng)濟變化的需要。事業(yè)人員檔案審核工作中，按照分層次審核、分階段推進的思路，要在“三齡一歷”認定上把好“實”字關(guān)。嚴格政策，統(tǒng)一標準，客觀公正，做到不遷就照顧，不怕得罪人，嚴加把關(guān)，防止涂改。人事檔案從建立起，就需要不斷的補充完善，第一個人的檔案材料隨著時間的推移需要及時補充真實詳盡的各種材料。人事檔案也應適應新形勢新要求,與時同步,應真實反映人才的能力、特長。以及個人信用記錄，涉及養(yǎng)老、醫(yī)療及失約保險的內(nèi)容等。

根據(jù)新形勢下我國人事檔案工作所出現(xiàn)的問題，以及人事檔案管理改革舉步維艱的現(xiàn)實狀況，我們需要找到改革的切入點，以務實、創(chuàng)新的精神和科學的發(fā)展思路，對人事檔案管理進行改革，推動我國人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展，完善我國人事檔案管理體制。