淺談公司銷售業務內部控制范文

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【摘要】內部控制是公司加強內部管理，提升經營效率的重要措施，對建筑建材銷售行業而言，銷售業務的控制是重點。文章從此出發，首先分析了建筑建材行業銷售業務內部控制中實際存在的問題，包括銷售目標模糊、授權工作混亂、崗位設置失衡以及憑證管理低效等，然后就如何加強公司銷售業務內部控制提出了相應的措施。

【關鍵詞】公司；銷售業務；內部控制；方法

隨著現代企業管理實踐的不斷深入，加強企業內部控制已經成為共識。內部控制是企業為實現經營目標，而采取的調整、約束、規劃、評價和控制方法的總稱。對不同類型的企業而言，內部控制的重點有著很大的差異性，緊扣企業的性質以及發展，是加強內部控制，充分發揮內部控制效果與價值的關鍵。建筑建材銷售行業以建筑建材產品的銷售為主要經營內容，內部控制自然需要以銷售業務為中心，這是提高內部控制的效果的保障。

一、公司銷售業務內部控制中存在的問題

銷售業務是企業的核心業務，銷售業績不僅關系到企業的發展前景，也是影響企業營業收入以及利潤水平的關鍵元素。在內部控制思想深入人心的今天，建筑建材銷售行業已經廣泛地建設了內部控制體系，針對銷售業務的內部控制工作也在深入推進，但具體到實際的內部控制情況而言，則存在著不少的問題，主要表現在以下幾點，首先，銷售目標模糊，企業管理層在銷售目標的制定中既沒有參考上一年度的銷售業績，也沒有傾聽銷售人員的意見，目標制定存在脫離實際的情況，影響了銷售行為的開展；其次，授權工作混亂。有限度地授權是在規范管理的基礎上，充分調動銷售人員主動性的有效方式。但當前的授權工作卻存在著混亂的現象，部分企業銷售人員授權嚴重不足，凡事必要申請，影響了銷售業務開展的效率，導致不少客戶流失，另一方面，授權缺乏標準，部分涉及企業核心利益的內容沒有經過申請便貿然實施，導致企業的利益受損；再次，崗位設置失衡。公司沒有按照不相容崗位相分離的原則進行崗位設置，銷售崗與收款崗合二為一，增加了員工失范的風險，對公司的長遠發展極為不利；最后，憑證管理低效。作為銷售行為以及銷售業務最為原始的重要記錄，原始憑證在銷售業務內部控制發揮著至關重要的作用。但當前的原始憑證管理卻缺乏有效的機制，存在篡改發票的現象，影響企業的財務安全。

二、公司加強銷售業務內部控制的方法

（一）加強目標管理銷售目標是銷售業務開展中的重要內容，明確的銷售目標是深入開展銷售任務，形成目標導向的先決條件。因此，公司必須加強銷售目標的管理，而企業內外部的情況分析則是銷售目標管理中的重點內容。首先，就內部情況分析而言，企業要重點分析自身的優勢與不足，制定未來的發展戰略，其次，就外部情況分析而言，主要分析的內容有政策法律環境、市場競爭環境、客戶需求環境等。SWOT分析法是分析中較為常用的方法。在具體的銷售目標確定中，需要采用上下結合的方法。一方面做好自上而下的銷售目標設置，另一方面做好自下而上的銷售目標設置。首先，就自上而下的銷售目標設置而言，公司的主要負責人要根據上一年度的銷售業績及其與銷售目標的契合程度來擬定本年度的銷售目標，并將銷售目標發放到各銷售部門，銷售部門結合本單位的實際情況，擬定部門銷售目標，并下發到銷售人員；其次，就自下而上的銷售目標設置而言，銷售人員根據上級發放的目標，結合自身的狀況，提出相應的修改意見或建議，將報告上交到銷售部門，銷售部門在結合部門的實際情況將銷售人員的意見、建議系統化，上報公司層面，修改確定銷售目標。

（二）做好業務授權對建筑建材產品銷售而言，無論是具體的銷售負責人，亦或是收款人員，都需要具備一定的工作權限，完善的授權機制以及授權外的申請報批機制，是提高工作效率的重要保障。公司需要結合銷售人員的具體崗位以及銷售的主要商品特點，設置差異化的授權范圍，授權的主要內容包括商品價格折扣、付款條件方式、商品運費、銷售退回、銷售折讓等。就以銷售折扣為例，這是建筑建材銷售行業最為常見的促銷方式，銷售人員需準確填寫相關的內容，包括時間、折扣對象、折扣范圍、折扣金額、實際數量等，然后在報批主管人員，申請通過后方可執行。銷售業務與收款業務的辦理具有一定的復雜性，對從業人員的專業能力以及職業素養有著較高的要求，因此，公司在人員選擇中要具備完善的用人機制，以用人門檻設置以及人力資源培訓等方式來提高相關業務人員的工作技能以及職業素養，重點加強涉款工作人員的職業道德培訓。同時，為了避免某一員工長期在銷售崗位或收款崗位工作而導致的尾大不掉的現象，公司在適當的時候要推進崗位輪換，這不僅是降低風險的有效措施，也是員工培訓的重要形式。

（三）嚴格崗位設置之所以要加強公司銷售業務的內部控制，是為了最大限度地提升銷售業務的可靠性與有效性。在傳統的銷售業務控制中，公司在崗位設置中存在著不少的問題，沒有嚴格按照不相容崗位相分離的原則來設置崗位，導致同一工作人員身兼數值，比如同時負責接收客戶訂貨單、收取貨款、會計記錄乃至賬目核對等，這在中小建筑建材銷售企業中尤為常見。這雖然有助于節約人力資源成本，但卻增加了業務辦理中各種錯誤發生的幾率，也難以有效地防范工作人員出現的廉潔風險。因此，公司需要嚴格崗位設置，尤其是在一些不相容的崗位設置中要堅持崗位分離的原則，比如銷售辦理與收款業務的崗位必須分離，避免出現事權過于集中的現象。對一些規模較大的公司，可以借助部門分設的方法，將銷售部門、發貨部門以及收款部門分別設立，形成良好的約束、牽制，避免部門間出現合伙作弊的現象，提升內部控制的效果。與崗位分別設置緊密相關的則是不同崗位職責的明確與標準化，公司要立足于各崗位的實際工作特點以及主要工作內容，出臺明確的崗位工作責任目錄，實施權責一體化的崗位管理，將責任落實到人。

（四）完善憑證管理在建筑建材產品銷售中會產生大量的原始憑證，此類憑證不僅是準確的銷售記錄，也是公司開展銷售業務分析，擬定銷售計劃的可靠依據，在銷售業務管理中有著非常重要的地位。從當前建筑建材產品銷售的現狀而言，最為主要的原始憑證有顧客訂貨單、銷售單、發運憑證、銷售發票、商品價目表、應收賬款明細賬、折扣與折扣明細賬、壞賬審批表等多個方面的內容。在原始憑證的管理中，公司需要嚴格按照不同憑證的來源、主要內容，采取完善的管理措施。就以顧客訂貨單為例，顧客訂貨單是顧客方提出的書面購物要求，公司可以依靠現有的銷售方式，比如銷售人員線下對接、信函、網絡等向客戶群體以及潛在客戶群體發送訂貨單，待顧客填寫完畢后取得訂貨單，以客戶為單位分門別類存儲好訂貨單。又如，銷售發票是業務交易最為重要的憑證，在銷售發票的填寫中必須準確地著名商品的規格、數量、價格、運費以及開票日期、條件等基本內容。銷售發票除一聯寄給客戶外，其余聯由公司自行保存。不僅如此，公司要嚴格銷售發票的更改，發票各聯記載的內容要務必準確，修改發票不僅需要蓋上更改人的私章，同時也要加蓋公司的公章。

三、結語

銷售業務內部控制是企業內部控制的重要環節，特別是對以銷售業務為主的銷售型企業而言，更是如此。當前建筑建材行業在銷售業務的內部控制中存在著不少的問題，影響了銷售業務的發展空間。對此，公司需要從加強目標管理、做好業務授權、嚴格崗位設置、完善憑證管理出發，采取好有效的控制措施。

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作者：郭義攀 單位：上海密恩詩化學建材有限公司