淺談會計檔案電子化管理路徑優化范文

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摘要:會計檔案的管理是實現會計監督和反映職能的重要環節，而大數據環境下，對會計檔案的電子化管理有其必要性和緊迫性。通過總結會計檔案管理的發展歷程，發現會計檔案管理中存在的問題:領導重視程度不夠、專業人才缺乏、安全風險大、管理制度不健全、長期保存乏力和開發利用不合理等。鑒于此，提出大數據背景下會計檔案電子化管理的路徑:強化會計電子檔案管理的認識與保障、健全和完善會計電子檔案管理的內控管理制度、構建會計電子檔案多維度風險防控體系、培育大數據環境下的高素質會計人員、夯實會計電子檔案長期保存基礎工作、優化會計電子檔案資源的開發利用。

關鍵詞:大數據;會計電子檔案;風險管理;多維度安全體系

會計原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和財務報告等是記錄和反映企事業單位經濟業務發生情況的重要史料和證據，是單位的重要經濟檔案，也是國家檔案的重要組成部分［1］。隨著電子計算機和網絡技術的發展，檔案管理信息化工作代替傳統手工工作是必然發展趨勢，會計的歷史信息也可實現隨時調取和使用。企業通過建立檔案管理系統來識別和統一保管不同時期的資產會計檔案信息，并通過信息系統增加檔案模塊功能，集中管理和儲存所有電子檔案，實現會計檔案電子化管理。隨著會計信息化的發展，會計檔案的管理將從傳統的紙質檔案管理轉向電子會計檔案的存儲形式。然而，我國計算機技術起步比較晚，使得會計檔案電子化發展也比較遲緩。自從1958年我國第一臺計算機誕生，到70年代末，除個別尖端科技領域外，我國計算機應用幾乎是空白。1979年財政部撥款500萬元，在長春第一汽車制造廠進行計算機在會計工作中的試點工作;1980年，鐵道系統在北京廣安門車站和蚌埠鐵路分局的計算機系統上開發使用了貨票處理、工資核算、材料核算和財務決算匯編等應用程序;1981年8月，我國首次提出了“會計電算化”概念;1983年國務院成立了電子振興領導小組;1984年，財政部和國家檔案局聯合印發了《會計檔案管理辦法》，并于1998年進行了第一次修訂;1988年，全國掀起了計算機應用的熱潮，許多企業將財務會計作為應用計算機的突破口，從此會計電算化進入快速發展時期。20世紀90年代，我國會計電算化工作開始進入普及和深化階段。2012年，以中國聯通、中國電信和中國人保三家公司為代表實行的會計檔案電子化管理和電子發票歸檔管理的試點工作，取得了良好的成效，推動了我國會計檔案電子化管理的發展。從2014年開始，財政部和國家檔案局對《會計檔案管理辦法》通過多次研討和修訂，形成了新的《會計檔案管理辦法》，并于2016年1月1日起施行。

一、會計檔案管理的相關文獻綜述

電子會計檔案具有存儲范圍大、可視性和存放方式嚴格等特點［2－3］。已有研究主要圍繞會計電子檔案的使用優勢、會計電子檔案存在的風險、會計電子檔案使用的保障措施等方面展開研究。在會計電子檔案使用優勢研究方面。有研究認為，會計電子檔案在管理和利用方面具有較好的優勢，如高速檢索、遠距離傳遞和交流，同時電算化會計檔案的在線利用方式可以實現用戶和資源擁有者的雙贏，將原始憑證通過掃描轉化成電子文檔，便于查詢［2］。而利用Excel表格功能可以簡化會計檔案手工統計工作，提高工作效率和質量［4］。張春茹則提出，使用電子檔案，有利于節省人力物力，便于檢索，辦公效率大為提高，有利于行政事業單位全面把控單位的資金狀況，提高資金的利用效率［5］。在互聯網應用技術成熟的大環境下，實施電子會計檔案有利于現代化會計大數據事業的發展和會計工作的健康運行，也有利于推動會計檔案管理的精細化、準確化和高效化［6］。在會計電子檔案風險研究方面。有研究認為，會計信息化檔案管理存在安全和維護隱患，需要進一步改進;電子檔案管理不受重視，導致會計檔案管理的難度增加，且存在管理制度不完善、電子會計資料不全、安全隱患和能力不足等問題［7］。電子檔案管理的不足，如信息被復制篡改、損毀丟失、保存介質等問題，制約了電子發票和電子檔案的推廣使用，因此應建立有效的風險防范體系［8］。也有研究認為，推廣應用會計檔案電子化系統可以實現對異地核算原始憑證的適時審核，強化財務管理的監控作用，防范財務風險［9］。在會計電子檔案使用的保障措施研究方面。有研究認為，完善內部控制制度，建立會計電算化檔案管理規章制度，可以有效地保證會計檔案的安全和可靠，促進行政事業單位財務工作健康有序發展［2］。通過建立電子會計檔案數據源泉管理機制以及一系列電子手段來動態跟蹤和管理檔案信息處理過程，保證電子會計檔案管理系統數據的完整性和安全性，同時推進會計電算化與檔案信息化的融合是規范會計檔案管理的重要手段，依托大數據技術提高行政事業單位會計電子檔案的管理水平［10］。雙套制則能夠保證電算化會計檔案作用的實現，因此，對會計檔案資料要實行電子文件與紙質文件共同管理，做好會計電子檔案的安全工作，確保審閱內容不被修改，制定嚴格的認證制度來確保會計電子數據資料的安全。同時應建立收集移交和接收體系，提升電子會計檔案長期保存的效率，重視會計檔案電子化管理，充分發揮會計檔案信息的價值，為企業決策和發展提供保障［11］。在大數據環境下基于財務共享模式的電子會計檔案管理框架模型和管理價值，能夠幫助企業進一步加強電子會計檔案的管控能力，提升經濟效益［12］。通過以上文獻綜述可看出，已有文獻對會計電子檔案管理進行了較持續的研究，這些研究成果對于今后會計檔案管理的發展和研究奠定了堅實的基礎。然而，已有文獻較少涉及大數據環境下，會計電子檔案管理存在的問題以及會計電子檔案管理的實現路徑，而本文力圖彌補以上缺憾。

二、會計電子檔案的優勢及其管理中存在的問題

(一)會計電子檔案的優勢會計電子檔案與傳統檔案相比具有較好的優勢。首先，能夠實現信息共享和協同。大數據時代下，會計電子檔案的采集和數據的處理都是通過計算機網絡進行，時間短、速度快、可實現線上遠距離傳輸和多人同時查閱同份檔案，信息資源共享性高、協同性強［7］。其次，工作流程簡化。會計電子發票通過網絡可以實現購買、開具和領取等一系列功能，解決了傳統紙質財政票據印制成本高，避免管理不規范和出錯等問題，使得工作流程簡化，工作人員工作量減輕［13］。同時，電子檔案出錯易修改、重置和糾錯，監督檢查方便。最后，可操作性強。會計電子檔案只需通過計算機就可實現信息查詢、多方位檢索和復制拷貝等操作，還可對數據進行精確計算、分析和快速查找等，形成科學的會計檔案資料。另外，會計電子檔案還可對數據進行備份保存，防范自然災害、意外事故和人為破壞等問題的出現［9］。

(二)會計檔案電子化管理過程中面臨的問題1.會計檔案電子化管理工作重視不夠在會計電子檔案管理實踐過程中，許多單位的領導認為留存會計檔案是應付上級檢查或者審計使用等形式化的工作，對單位自身建設沒有多大作用。這就使得會計檔案管理過程中，重憑證、賬簿管理和紙質實物檔案管理，輕輔證材料、磁性介質等以電子形式儲存的電子檔案管理。由于人為等原因，會計檔案管理工作出現細節不規范，未能及時將會計資料存儲備份到外儲器中，或不能正確對電子文檔進行收集、整理、備份、保管和檢查等，造成會計資料備份不完整，系統數據丟失或破壞，工作效率不高［3］［14］。此外，部分單位對檔案保管經費投入甚微，沒有設置專門的檔案室和存儲設施設備，更沒有專職的工作人員。資金的不足致使軟件的更新、維護和升級得不到保障，導致新興電子財務管理技術得不到有效應用。2.管理體系不健全存在安全隱患在會計電子檔案管理的過程中由于管理體系的不健全，會計檔案管理存在較大的風險。具體表現為:一是管理制度不健全，工作人員職責不明確，管理流程不規范，致使工作人員工作隨意性大，在管理中出現隨意修改數據、泄密、丟失、歸檔不及時或歸類錯誤等人為破壞檔案的現象和自然損壞現象的發生［7］。二是會計檔案立卷歸檔整理不規范，出現會計憑證填寫不全、裝訂不規范;文件資料存放混亂，保管期限劃分不明確，移交手續不齊全和銷毀檔案不及時等問題，導致后期工作難度大。三是沒有對會計軟件的版本、配置和運行情況進行系統地監控和維護，致使軟件升級后，不同版本下的會計數據不匹配和兼容，從而影響會計檔案的完整性。四是在日常工作中，沒有及時把會計檔案數據備份，導致原始電子數據損壞或丟失。會計檔案電子化管理體系的不健全使得整個管理流程中都存在風險。會計電子化檔案在形成過程中，電子資料容易被人為改動而不留痕跡，使得會計檔案信息失真。而計算機和儲存介質易遭受病毒侵染或黑客竊取，如果不及時備份，就會造成會計檔案信息被竊取、泄露或毀滅［7］。同時，存儲介質的質量、兼容性、人為管理和自然災害等因素都會影響存儲時間長短，造成電子檔案管理工作保存難度大，數據的完整性得不到保證。3.會計人員專業勝任能力有待提升大數據環境下，對會計人員以及檔案保管人員的綜合素質要求大大提高，這就要求檔案保管人員應該具備足夠的專業勝任能力。會計電子檔案管理包括電子檔案的收集、整理、歸檔、軟件系統安全和計算機網絡維護等一系列專業問題，需要工作人員熟悉和了解會計專業、計算機和檔案管理知識［15］。然而，實際工作中，三者兼備的會計人員很少，出現缺乏了解檔案管理知識致使會計檔案管理混亂。或僅限于操作，對后期的管理和維護知識薄弱，導致操作錯誤，工作效率低，造成數據丟失的現象發生［3］。大數據環境下，電子化會計檔案是以電腦、磁盤或光盤技術為支撐的，易遭受病毒的侵入，造成電子檔案數據被修改、竊取或公開，致使管理人員對電子檔案在傳輸和使用過程中的真實性、安全性、原始性和保密性無法進行保障。因此，對會計檔案管理人員的專業勝任能力提出更高要求，而這也是當前面臨的重要問題。4.會計電子檔案保存技術和管理有待加強新《會計管理辦法》規定，會計檔案保管年限為10年和30年兩類，這就要求電子會計檔案信息需要長期保存，然而由于技術的不斷更新和系統的升級，原有的數據被覆蓋，或者不同版本生成的數據不兼容，將導致原有檔案信息不能識別。會計電子檔案需先保存在計算機中，然后借助磁盤或光盤的形式存放，兩者缺一不可，這就可能出現保存不當、介質破壞或電腦中毒，導致數據無法讀取和損壞。此外，由于對會計電子檔案的輸出格式和數據源也未做統一要求和專門保管措施，并且在數據提取和使用電子版會計信息時可能出現數據損毀和信息不完整等情況，所以會計電子檔案長期管理也有待加強［16］。5.會計電子檔案經濟價值開發利用不充分會計電子檔案與傳統會計電子檔案相比，其經濟價值尚未得到有效地開發。大多數單位認為會計電子檔案是紙質會計檔案的輔助補充資料，對單位的發展影響不大，并沒有意識到電子檔案的經濟價值和作用，造成會計檔案資源的浪費。而電子檔案的查閱和借用有嚴格要求和限制，使得部分電子檔案不能發揮其功效和作用，經濟價值沒有被開發利用。同時，部分單位的會計資料收集不全，無法用數字信息分析和比較單位的實際情況，使會計電子檔案發揮不到應有的作用。

三、增強會計檔案電子化管理的路徑

(一)強化會計電子檔案管理的認識與保障對于會計電子檔案的管理需要從思想上加以重視，強化會計電子檔案的管理的保障措施。各級財務部門應該充分運用媒體和網絡等宣傳渠道，加強對《檔案法》《檔案工作條例》《會計法》《會計基礎工作規范》和《會計管理辦法》等相關法規的的宣傳工作，讓各級部門、公眾和管理人員認識到會計檔案工作的重要性，重視和接受會計電子檔案，提升會計檔案管理工作的效率和質量［14］。同時，根據工作崗位實際需要，公平選擇職業道德強和業務水平高的會計專業人員，提升會計電子檔案管理工作水平。各部門要重視對會計檔案電子化管理人員的業務培訓，提高專業素質，以科學化、規范化管理會計檔案。此外，各部門應該保證資金投入，對配置進行定期更新，對系統進行定期維護，為會計電子檔案的推廣運用提供有力的資金保障。

(二)健全和完善會計電子檔案管理的內控管理制度為保證會計電子檔案的安全與完整，必須健全和完善會計電子檔案管理的內部控制制度。按照《會計檔案管理辦法》要求，凡是單位相關賬簿、會計報表、記賬憑證、現金日記賬和銀行存款日記賬等都屬于檔案，需要打印和立卷歸檔。電子會計信息未形成紙質檔案時，要求進行副本備份。各單位應該建立電子會計檔案科學保管制度，選擇高品質磁盤介質儲存和備份電子會計檔案，實行備用盤和存儲盤共同保存、分離存放，并對電子檔案進行分類編號，便于方便查找。做好存儲介質的保管措施，確保電子會計檔案在適宜的環境中存放［2］。同時，編制檔案檢索工具和索引目錄，利用計算機進行檢索，確保調檔及時準確。建立會計電子檔案管理認證制度，對電子檔案實行加密技術，采取指紋、口令和驗證碼認證，確保電子會計數據的安全性。建立授權操作制度，設立系統管理員或操作員等崗位，實行專人操作，避免越權操作［2］。建立借閱手續制度，負責人批準方可查閱，出具證件辦理借閱手續，避免檔案丟失、泄密和毀損。建立檔案定期備份制度，電子檔案不僅要求對數據備份，對相應的軟件版本也要求備份，由專人定期把數據備份到磁性介質，對備份檔案進行定期檢查和維護，避免會計信息損壞［2］。建立會計電子檔案接收制度，在電子檔案接收前，先檢測電子會計檔案是否準確、完整、可用和安全，符合要求才可接收。此外，建立電子會計檔案銷毀制度，工作人員統計銷毀檔案臺賬，單位負責人簽字后即可進行銷毀，紀檢部門派人監銷，銷毀后監銷人員在銷毀清冊上簽字，并將監銷情況報告單位負責人。

(三)構建會計電子檔案多維度風險防控體系大數據環境下，會計電子檔案管理依然存在多元風險，需要強化風險的防控。各單位應該從計算機系統、電子數據和人為管理等多個維度構建安全體系，消除系統漏洞，杜絕安全隱患。在使用會計電子檔案過程中，針對不同的管理者和使用者授予不同的操作和管理權限，禁止越權使用，確保每個工作環節和流程都安全。后臺操作人員在安裝軟件中，應在系統設置安全參數，根據不同的需要設置不同的模式，如在電子檔案的形成、保存和傳輸過程中，設置可讀模式、可下載模式和禁止拷貝模式，避免修改、刪除各項數據和參數。在數據管理過程中分級保存，確保數據的一致性。在數據傳輸上設置加密程序，建立重復歸檔檢測程序，避免重復歸檔。在數據移交時簽訂保密承諾書，設立見證人員監督工作機制。同時，建立人員分離制度，確保任何一名工作人員無法獨立對電子檔案進行修改和操作［3］。同時，各單位應選用高配置的計算機儲存會計電子檔案，在軟件安裝上選擇正版的殺毒軟件，設置高安全級別防火墻和安全監測預警系統，定期對計算機進行殺毒和檢測工作，防止病毒的感染和黑客的攻擊破壞。此外，做好會計電子檔案的日常安全和規范管理人員的操作工作，對電子檔案實行及時和雙備份，且備份要注明時間、日期和備份人姓名，年終要把本年度的會計檔案進行分類整理歸檔，注明檔案內容目錄、日期和備份人姓名等，方便查找、保存和維護［17］。另外，做好應用存儲光盤、硬盤和U盤等以磁性介質保存的電子檔案基礎環境工作，選擇高品質的磁性介質來儲備和備份電子檔案和軟件［3］，并對歷年存放的介質會計檔案進行定期檢查、復制和儲存工作，確保電子檔案安全和完整。

(四)培育大數據環境下的高素質會計檔案保管員大數據環境對會計檔案保管員提出了新的要求，要求會計檔案工作者不僅要有良好的職業道德情操，又要精通會計專業知識，掌握檔案理論知識和計算機操作技能，這就需要通過設崗招人、崗前培訓和在職進修學習三種方式實現［3］［14］。在崗位招人時，除了專業要求外，還應將熟悉計算機操作技能和檔案理論知識作為附加條件。同時，強化對會計檔案管理人員進行崗前培訓。對檔案、會計和計算機專業工作人員進行崗前交叉培訓，采取理論與實際操作相結合的培訓方式，從源頭上規范會計檔案收集、整理、保存和歸檔工作，減少會計電子檔案的電子化風險［15］。此外，對會計檔案管理員還應進行繼續教育和培訓進修以優化知識結構，提高專業水平，為會計電子檔案管理工作奠定基礎。

(五)夯實會計電子檔案長期保存基礎工作大數據環境下，實現對會計電子檔案的長期保存需要做好相應的基礎工作。首先，選擇正版的財務軟件，版本要與會計電子檔案格式保持一致，即使升級也可以兼容。其次，對電子檔案實行同步備份和兩分離存放，對需要長期備份的數據除備份數據外，相匹配的軟件系統也需要備份。再次，選擇優質的存儲介質備份會計檔案數據，并在環境適宜的倉庫專門存放會計檔案［2］。最后，對會計電子檔案進行檢測，及時做好數據維護工作，并利用系統抽樣的方式定期對會計電子檔案進行檢測。

(六)優化會計電子檔案資源的開發利用針對當前會計電子檔案資源尚未很好地開發其價值的問題，各單位應該采取一系列宣傳措施，強化對會計電子檔案的重視，發揮其優勢和經濟價值。在資金上給予大力扶持，并配備專業的計算機硬件、軟件設備和內存空間大的高端服務器，保證開發工作的順利開展。同時，確保完善的電子檔案資料，以使數據得到有效地分析、運用，發揮其應有的價值。會計檔案要實現其經濟價值還需要提升業務人員綜合素質，提高數據分析能力，學會運用“大數據”，實現檔案信息資源共享。從整體和長遠來看，提高會計檔案管理人員的綜合素質，就強化了會計電子檔案管理的內生力量。會計檔案電子化管理是一個新興的事物，在我國很多城市和企業進行了一定的應用，國家也出臺了相關的政策和法規，但實際工作中仍存在一些不足，需要各級管理部門根據國家相關管理規定進行相應的管理工作，以便更好地發揮電子會計檔案應有的價值。

四、研究總結

會計檔案管理對于實現會計核算、監督職能，強化審計監督起到重要的作用。伴隨大數據、云計算、“互聯網+”等信息技術的不斷發展，會計檔案管理也急需改變傳統管理方式，適應技術發展。通過系統梳理會計檔案發展的歷史演變，并深入探析當前會計檔案存在的問題，基于以上研究，提出大數據背景下實現會計檔案電子化管理應該強化會計電子檔案管理的認識與保障、健全和完善會計電子檔案管理的內控管理制度、構建會計電子檔案多維度風險防控體系、培育大數據環境下的高素質會計人員、夯實會計電子檔案長期保存基礎工作、優化會計電子檔案資源的開發利用。

作者：金宇 單位：山西省農村調查辦公室