單位檔案管理信息化建設分析范文

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一、配置設備是檔案管理信息化建設的基礎

檔案管理工作是一個系統工程，所以它的收集、保管、利用都是同等重要的，每個環節都緊緊相扣，缺一不可。因此，檔案裝備要齊全、充足、符合規范要求，各門類、不同載體檔案的存放需科學、有序，既方便日常查找，又能保證突發事件中的及時搶救。要積極推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設，有條件的事業單位檔案部門應通過接收電子檔案，對各種類型檔案進行數字化錄入和管理，積極建設全文數字庫和多媒體系統，盡快實現檔案全文信息的電子化查詢，不斷提高服務效率和質量。

二、提高人員素質是檔案管理信息化建設的前提

隨著社會信息化、網絡化、數字化的運用，檔案信息化管理工作面臨機遇與挑戰，對檔案管理人員必要的素質和開發檔案信息的能力，提出了更高的要求。一是要充分發揮檔案管理人員的積極主動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。強化檔案管理人員繼續教育，盡快培養出既能掌握新技術又能熟悉檔案專業知識的復合型人才，才能完成檔案管理現代化的任務。二是檔案管理人員應當練就過硬的業務技能。檔案工作既是一項專業性的工作，又是一項管理服務性的工作，這就要求從事檔案工作的人員，既要有扎實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的來臨，許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式出現，將產生大量的非紙質檔案，這就要求檔案管理人員具有操作現代化設備的能力。因此檔案人員不但要學習業務知識，還要努力掌握現代新技術，以適應時展的要求。三是檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，還要在理論和實踐相結合的基礎上，敢于與時俱進地在檔案管理上有所創新，有所突破。

三、建立規范的管理機制是搞好檔案信息化建設的保證

1、建立健全檔案信息化管理制度。用健全的工作制度來規范事業單位檔案信息化管理，就要根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，結合傳統的檔案管理措施，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟;二是制定必要的電子檔案安全保密措施，明確檔案管理人員和計算機管理人員工作職責，確保電子檔案的安全性與完整性。

2、統一檔案管理標準。標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一，也是衡量檔案管理工作現代化水平的一個重要標志。事業單位在進行檔案管理信息化時，應該按照國家推薦信息化管理的標準，根據自身發展的需求和特點來制定內部管理標準體系，并在實踐中不斷完善。檔案目錄數據庫，應既符合國家的標準，又有利于實際的操作。要按照檔案業務部門對各立檔單位文件及檔案的內容、著錄項目、數據庫結構和格式等統一規定操作，還要對檔案數據庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數據指標等進行統一規范，以便電子目錄入檔案館之后能實現數據的共享，實現檔案信息網絡暢通，資源共享。

作者：劉美紅單位：鶴峰縣人力資源和社會保障局