集中核算模式下信息化管理論文范文

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1快：實(shí)施目視管理、優(yōu)化報(bào)賬流程

安徽電信實(shí)施財(cái)務(wù)集中核算后，SSC面對16家市分公司數(shù)以萬計(jì)有著不同報(bào)賬習(xí)慣的員工，每月管理近13萬個(gè)操作工序，處理逾2.5萬張的報(bào)賬單據(jù)、10萬張附件，日常運(yùn)營中的矛盾和問題在所難免；另外，SSC必須保證完成公司要求的報(bào)賬時(shí)效，員工費(fèi)用需2個(gè)工作日內(nèi)完成，這與成立之初單據(jù)的平均報(bào)賬時(shí)長10個(gè)工作日有較大的差距，必須找到報(bào)賬流程的管理工具并不斷優(yōu)化流程。

1.1目視化管理

人獲取的外界信息中，83％來自視覺，用眼睛獲取的信息量遠(yuǎn)勝于任何其他方式所獲得的信息量。人們也很自然地就把“看”融于管理之中。目視化管理被稱為看得見的管理，或一目了然的管理。現(xiàn)實(shí)生活中，紅綠燈系統(tǒng)就是目視化管理的一個(gè)運(yùn)用。為了提升流程效率，我們引入目視化管理，將目視管理工具靈活運(yùn)用于財(cái)務(wù)集中核算運(yùn)營流程，力求一目了然地呈現(xiàn)運(yùn)營現(xiàn)場狀況的關(guān)鍵問題。(1)通過顏色管理和信號燈分類管理單據(jù)，引導(dǎo)員工從大批量單據(jù)中根據(jù)輕重緩急分類處理，對有特殊時(shí)效要求的員工費(fèi)用、應(yīng)急單據(jù)、劃小承包單據(jù)等分顏色標(biāo)識，置頂提醒。(2)利用提醒板原理，設(shè)計(jì)《工作池狀態(tài)查詢表》，一目了然呈現(xiàn)工作池及每個(gè)核算、審核會(huì)計(jì)的已辦及待辦單據(jù)量，提高現(xiàn)場資源調(diào)配的效率。(3)利用生產(chǎn)管理板原理，設(shè)計(jì)《集中核算基礎(chǔ)信息表》，呈現(xiàn)集中運(yùn)營流程中每個(gè)單據(jù)的關(guān)鍵指標(biāo)、每個(gè)步驟的接收、辦理時(shí)點(diǎn)、辦理時(shí)長等信息，方便流程故障檢查，也為精細(xì)管理提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

1.2流程優(yōu)化，提升效率

在目視管理的基礎(chǔ)上，SSC遵循ESIA準(zhǔn)則,從Eliminate-消除、Simplify－簡化、Integrate－整合、Automate－自動(dòng)化四個(gè)方面進(jìn)行流程優(yōu)化，提高流程效率。

1.2.1刪除包括刪除過度控制、重復(fù)環(huán)節(jié)、等待時(shí)間(1)過度控制：分析各市分內(nèi)控流程，例如縣分水電費(fèi)報(bào)賬，有的市分每張單據(jù)8步審批，有的市分通過預(yù)算簽報(bào)，報(bào)賬只需1步審批，通過對比，倡導(dǎo)分公司簡化內(nèi)控審批。(2)重復(fù)環(huán)節(jié)：例如縣分和市分初核對單據(jù)都審核的，刪除“市分初核”這一重復(fù)步驟；設(shè)計(jì)退單后單據(jù)直接返回退單人的流程，避免重復(fù)審批。(3)等待時(shí)間：分析報(bào)賬流程中滯留較長的步驟，查找原因，督促整改；刪除“會(huì)計(jì)分發(fā)”步驟，由系統(tǒng)自動(dòng)分發(fā)，避免單據(jù)在分發(fā)步驟等待。

1.2.2簡化包括簡化形式、表格、溝通渠道(1)簡化形式：簡化報(bào)賬單和附件表格，刪除冗余字段，優(yōu)化報(bào)賬界面，明確附件表格格式。(2)簡化報(bào)賬信息溝通渠道，填寫報(bào)賬單時(shí)即可查閱該類報(bào)賬單的報(bào)賬規(guī)范、字段的填寫要求、提供熱線電話和服務(wù)QQ可直接服務(wù)報(bào)賬人。(3)整合：梳理省市的取數(shù)需求，由省公司集約取數(shù)，統(tǒng)一分布，將17份工作量整合為1份工作量。(4)自動(dòng)化：主要指數(shù)據(jù)收集、傳輸和分析的自動(dòng)化。除運(yùn)用系統(tǒng)手段外，提高Excel功能運(yùn)用，運(yùn)營及信息質(zhì)量分析圖表可在輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)后自動(dòng)生成，節(jié)約了大量時(shí)間。

2精：實(shí)時(shí)記錄，精準(zhǔn)挖掘，提升服務(wù)和監(jiān)督效率

2.1精準(zhǔn)記錄問題，履行財(cái)務(wù)監(jiān)督職責(zé)企業(yè)的每一筆業(yè)務(wù)都以報(bào)賬單的形式經(jīng)過SSC，SSC對報(bào)賬信息的處理，不僅要快速編譯成財(cái)務(wù)語言，還應(yīng)該善于抓取問題，精準(zhǔn)挖掘隱藏在報(bào)賬單后的信息，解碼其中的風(fēng)險(xiǎn)和問題，并提出管理建議。

2.2實(shí)時(shí)記錄發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄，是眾所周知的工作方法、要求，但是現(xiàn)實(shí)中卻少有人能做到。安徽SSC開發(fā)了信息質(zhì)量評價(jià)功能，用于提升精準(zhǔn)、快速捕捉問題信息的能力。(1)實(shí)時(shí)抓取問題：財(cái)務(wù)人員審核每一筆單據(jù)時(shí)，發(fā)現(xiàn)有需要后續(xù)挖掘的問題及亮點(diǎn)，可填寫“質(zhì)量評價(jià)”，退單時(shí)必填。(2)問題體系化：需要重點(diǎn)關(guān)注的問題納入評價(jià)指標(biāo)體系，分15大類115小項(xiàng)，進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄和分析。(3)記錄結(jié)構(gòu)化：明確記錄問題要素，如時(shí)點(diǎn)、問題金額、對象、問題類別、建議。(4)信息反饋：被評價(jià)者能充分表達(dá)觀點(diǎn)，表達(dá)申訴和建議；能記錄問題的整改狀況。(5)信息運(yùn)用：能根據(jù)不同維度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢及回溯，方便制作成案例，事件概要、問題、觀點(diǎn)一目了然。功能上線后，問題的記錄、統(tǒng)計(jì)和使用效率提升，記錄問題很大部分是配合業(yè)務(wù)部門管理監(jiān)督。SSC記錄后，提交相關(guān)業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門獲取清單后，點(diǎn)擊報(bào)賬單號，即可回溯到問題單據(jù)，方便了解事件的來龍去脈，進(jìn)行后續(xù)管理。

2.3精細(xì)管理風(fēng)險(xiǎn)、客戶及業(yè)務(wù)，提升服務(wù)效率(1)細(xì)分風(fēng)險(xiǎn)，分級管理。SSC將問題區(qū)分必須退單、只需記錄無須退單、可退可不退問題。強(qiáng)調(diào)了可退可不退的，一律不退，提升了服務(wù)感知。(2)細(xì)分客戶，主動(dòng)服務(wù)。根據(jù)一定標(biāo)準(zhǔn)篩選出高頻報(bào)賬人和高差錯(cuò)報(bào)賬人作為重點(diǎn)客戶。主動(dòng)推送有針對性的解決方案，每季度更新推送對象。(3)細(xì)分業(yè)務(wù)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一報(bào)賬模板、附件模板、服務(wù)話術(shù)。設(shè)計(jì)易學(xué)易用的模板，方便理解。編制28份參考模板，方便選用。規(guī)范與內(nèi)部客戶的交流用語，分為四大類通用場景標(biāo)準(zhǔn)話術(shù)，248類特殊場景標(biāo)準(zhǔn)話術(shù)兩大部分。

3準(zhǔn)：準(zhǔn)時(shí)報(bào)賬、準(zhǔn)確編譯、防范信息失真

3.1提升報(bào)賬均衡性，支撐預(yù)算精確管理在實(shí)際工作中，報(bào)賬人習(xí)慣于集中到月末、季末或年底才發(fā)起報(bào)賬，甚至跨年才報(bào)賬，報(bào)賬不均衡會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息和實(shí)際發(fā)生情況不符，影響預(yù)算分析管控?cái)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。同時(shí)，月度內(nèi)財(cái)務(wù)核算人員忙閑不均，特別是月末報(bào)賬量達(dá)到高峰時(shí)，各環(huán)節(jié)難免忙中有錯(cuò)，影響核算質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量。為提升報(bào)賬均衡性，SSC科學(xué)設(shè)置報(bào)賬均衡性管控指標(biāo)評價(jià)體系，報(bào)賬均衡性評價(jià)體系由財(cái)輔單據(jù)的月度內(nèi)均衡性(20分)、月度間均衡性(20分)、實(shí)物單據(jù)月度內(nèi)均衡性(40分)、財(cái)輔單據(jù)、重點(diǎn)成本費(fèi)用報(bào)賬及時(shí)性(10分)和預(yù)列賬準(zhǔn)確性(10分)五項(xiàng)指標(biāo)構(gòu)成，滿分100分。將以上評價(jià)結(jié)果與現(xiàn)金流預(yù)算結(jié)合，有效地向分公司傳遞了改進(jìn)均衡性管理的壓力和動(dòng)力。日常報(bào)賬中，借助事中的精準(zhǔn)記錄和后續(xù)的精細(xì)管理，促進(jìn)業(yè)務(wù)單位及時(shí)報(bào)賬，保障財(cái)務(wù)信息真實(shí)準(zhǔn)確地反映預(yù)算完成情況，從而推動(dòng)預(yù)算精確管理水平的提升。

3.2推進(jìn)業(yè)財(cái)系統(tǒng)接口報(bào)賬準(zhǔn)確地編譯業(yè)務(wù)信息，也是防范財(cái)務(wù)信息失真的重要方面。信息傳遞的環(huán)節(jié)越多，越容易受到干擾而失真。為此，SSC努力推進(jìn)業(yè)財(cái)系統(tǒng)接口報(bào)賬，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)到財(cái)務(wù)信息的編譯規(guī)則固化在系統(tǒng)中，防范信息失真，基本實(shí)現(xiàn)了收入、營收和重點(diǎn)費(fèi)用通過系統(tǒng)接口報(bào)賬。

4創(chuàng)新工作理念和工具，提升信息處理能力

SSC運(yùn)用目視化管理、流程優(yōu)化工具將復(fù)雜的日常工作化繁為簡，信息處理能力得到提升，初步達(dá)到快、精、準(zhǔn)。快：集中核算之初，報(bào)賬總時(shí)長平均10個(gè)工作日，之后逐年下降，2014年報(bào)賬總時(shí)長較上年下降21%，基本維持在2.5～3個(gè)工作日，SSC處理時(shí)長不到1個(gè)工作日，報(bào)賬快捷度持續(xù)位居全國前列。精：借助事中的精準(zhǔn)記錄和后續(xù)的精細(xì)管理，安徽SSC更善于精確捕捉問題，精準(zhǔn)挖掘隱藏在報(bào)賬單后的信息，解碼其中的風(fēng)險(xiǎn)和問題，協(xié)助優(yōu)化業(yè)務(wù)流程和處理，做好業(yè)務(wù)部門支撐。準(zhǔn)：報(bào)賬均衡性協(xié)助公司預(yù)算精確管理，業(yè)財(cái)接口報(bào)賬促進(jìn)財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確率，報(bào)賬規(guī)范提升報(bào)賬準(zhǔn)確率。

作者：魏迎迎單位：安徽電信財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心