民族高校網(wǎng)絡(luò)信息歸檔探究范文

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一、引言

當(dāng)今世界，信息技術(shù)革命與人類經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)交匯融合。隨著網(wǎng)絡(luò)信息的爆炸性增長(zhǎng)，我們已經(jīng)跨入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。大數(shù)據(jù)對(duì)我們的日常生產(chǎn)生活都產(chǎn)生了深刻影響，因其海量的數(shù)據(jù)，不僅為我們提供了前所未有的高效和便捷，同時(shí)也對(duì)我們各行各業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)的駕馭與處理能力帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和嶄新的機(jī)遇。隨著時(shí)代的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)正以驚人的速度走進(jìn)千家萬(wàn)戶。2017年1月，《光明日?qǐng)?bào)》報(bào)道，“中國(guó)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)7.31億，相當(dāng)于歐洲人口總量”，“手機(jī)網(wǎng)民占比達(dá)95.1%”。網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用滲透到國(guó)民的衣食住行，越來(lái)越多的信息和文化傳播是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)的。何謂網(wǎng)絡(luò)信息？準(zhǔn)確地說(shuō)：“網(wǎng)絡(luò)信息是指通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生并且可供利用的各種信息資源。網(wǎng)絡(luò)信息不同于傳統(tǒng)信息，它存在于虛擬的網(wǎng)絡(luò)世界，存儲(chǔ)于非實(shí)體的載體上。”[1]35“而網(wǎng)絡(luò)信息歸檔是指歸檔主體（包括檔案館、圖書館或者信息形成者自己）將網(wǎng)絡(luò)信息資源按照一定的選擇標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)過(guò)整理后納入保存體系的過(guò)程。”[2]8

二、網(wǎng)絡(luò)信息歸檔是大數(shù)據(jù)時(shí)代的必然選擇

1.大數(shù)據(jù)時(shí)展的必然趨勢(shì)。網(wǎng)絡(luò)信息，作為網(wǎng)絡(luò)時(shí)代人們的主要信息和數(shù)據(jù)來(lái)源，承載著大眾的集體記憶。大量的信息數(shù)據(jù)直接在網(wǎng)上，而不再擁有紙質(zhì)實(shí)體。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息體量巨大、更新速度快的特點(diǎn)，檔案部門必須嚴(yán)陣以待，采取有效手段對(duì)新型媒體和傳播途徑中如網(wǎng)頁(yè)、微博、微信公眾平臺(tái)中網(wǎng)絡(luò)信息的主動(dòng)捕獲、有效甄別，并對(duì)其中的有價(jià)值信息作為檔案加以妥善保存。一旦任其自生自滅，若干年后，信息專家曾發(fā)出的關(guān)于“信息時(shí)代將成信息空白時(shí)代”的嚴(yán)厲警告就會(huì)成為慘痛的事實(shí)。這對(duì)個(gè)人、對(duì)單位、對(duì)國(guó)家、對(duì)人類將是一種無(wú)法估量且不可彌補(bǔ)的損失。可以說(shuō)，在當(dāng)今這個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息每時(shí)每刻都在以龐大的數(shù)量遞增的大數(shù)據(jù)時(shí)代，將網(wǎng)絡(luò)信息歸檔存儲(chǔ)已經(jīng)成為我國(guó)檔案界面前迫在眉睫的問(wèn)題。作為一名檔案工作者，必須緊跟時(shí)代步伐，加強(qiáng)與網(wǎng)絡(luò)工作者的溝通與交流，共同研究探討網(wǎng)絡(luò)信息歸檔的方法與路徑，將有價(jià)值的網(wǎng)絡(luò)信息永久保存。挽救大數(shù)據(jù)時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)信息免于自然流失，這是檔案人作為“記錄保存者”和“記憶守護(hù)者”毋庸置疑的天然使命和無(wú)可推卸的歷史責(zé)任。

2.檔案事業(yè)跨越發(fā)展的迫切需求。2015年8月19日，國(guó)務(wù)院常務(wù)會(huì)議通過(guò)《關(guān)于促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展的行動(dòng)綱要》。數(shù)據(jù)作為一個(gè)國(guó)家的基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源，引起了國(guó)家的高度重視。檔案無(wú)疑也是數(shù)據(jù)資源中重要的一部分。在國(guó)家全面推進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展和應(yīng)用的歷史機(jī)遇中，如何更好地收集檔案，推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，是擺在每一個(gè)檔案人面前的迫切問(wèn)題。國(guó)家檔案局在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確提出：“要加快提升電子檔案管理水平。在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質(zhì)檔案）管理試點(diǎn)；探索電子檔案與大數(shù)據(jù)行動(dòng)的融合；研究制定重要網(wǎng)頁(yè)資源的采集和社交媒體文件的歸檔管理辦法；加強(qiáng)電子檔案長(zhǎng)期保存技術(shù)研究與應(yīng)用。”[3]網(wǎng)絡(luò)信息資源作為國(guó)家數(shù)字遺產(chǎn)的重要組成部分，其對(duì)學(xué)術(shù)研究和社會(huì)管理等方面都有較高的應(yīng)用價(jià)值，甚至對(duì)國(guó)家戰(zhàn)略的制定也不乏其參考價(jià)值。一旦任其自然消失，將是整個(gè)社會(huì)記憶無(wú)法彌補(bǔ)的巨大損失。因此，檔案工作者應(yīng)以巨大的責(zé)任感和使命感，重視網(wǎng)絡(luò)信息資源的保存體系建設(shè)，爭(zhēng)取無(wú)愧于自己的蘭臺(tái)職業(yè)和日新月異的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代。因此，為了推動(dòng)檔案事業(yè)的與時(shí)俱進(jìn)、快速發(fā)展，我們必須按照規(guī)劃綱要的要求，認(rèn)真研究落實(shí)網(wǎng)絡(luò)信息的歸檔。

3.民族高校創(chuàng)新發(fā)展的內(nèi)在要求。高校檔案是高校發(fā)展記憶的基石，是高校歷史的原始記錄。其檔案保存質(zhì)量和完整程度將影響到我國(guó)高等教育甚至整個(gè)社會(huì)記憶的留存。“隨著大學(xué)網(wǎng)絡(luò)影響力的增強(qiáng)，大學(xué)信息數(shù)據(jù)量激增，對(duì)高校網(wǎng)絡(luò)信息大規(guī)模、多種類數(shù)據(jù)的高速采集、存儲(chǔ)歸檔、處理與分析以提取價(jià)值資源的技術(shù)架構(gòu)與技術(shù)過(guò)程必須進(jìn)行實(shí)踐。”[4]22筆者所在的西北民族大學(xué)作為共和國(guó)關(guān)懷下的第一所民族高等學(xué)府，一向致力于民族團(tuán)結(jié)和進(jìn)步事業(yè)，擁有56個(gè)民族的在校學(xué)生兩萬(wàn)余人、來(lái)自各民族的教職員工近兩千人，學(xué)校辦學(xué)民族特色鮮明。且擁有伊斯蘭文化研究所、格薩爾研究院、海外文獻(xiàn)研究所、中國(guó)民族信息技術(shù)研究院、中國(guó)藏文典籍全文數(shù)字化研究所等科研機(jī)構(gòu)，為民族文化的可持續(xù)發(fā)展作出了突出貢獻(xiàn)。保存好這些彌足珍貴的民族文化財(cái)富是我們檔案館義不容辭的責(zé)任。然而，隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展，以往以紙質(zhì)文件為基礎(chǔ)建立的傳統(tǒng)檔案收集整理管理辦法正面臨飛速發(fā)展的信息技術(shù)帶來(lái)的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的使用，使得學(xué)校各領(lǐng)域正逐步實(shí)現(xiàn)電子化、無(wú)紙化。學(xué)校的重大活動(dòng)、重要會(huì)議，學(xué)院開展的各類學(xué)術(shù)交流活動(dòng)等等，往往并不以紙質(zhì)文件的形式出現(xiàn)，而是在學(xué)校OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和學(xué)院以及科研機(jī)構(gòu)的門戶網(wǎng)站上展現(xiàn)，且更新速度快。對(duì)這些網(wǎng)絡(luò)信息和電子文件進(jìn)行歸檔，是民族高校檔案部門順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)展的必然選擇，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，更是緊跟時(shí)代步伐提高檔案服務(wù)利用水平的必由之路。

三、民族高校網(wǎng)絡(luò)信息歸檔的策略探究

對(duì)民族高校而言，產(chǎn)生的網(wǎng)絡(luò)信息主要分為三大類。一是學(xué)校業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件和教職工科研成果以及學(xué)生的成績(jī)等各類信息。以西北民族大學(xué)為例，主要包括學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)、教務(wù)管理信息系統(tǒng)、研究生管理信息系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)查詢系統(tǒng)六大應(yīng)用管理系統(tǒng)。對(duì)這類信息，首先需要檔案管理部門的檔案管理平臺(tái)功能升級(jí)，能實(shí)現(xiàn)與這些應(yīng)用系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換、集成和整合。具體如何做到，這需要計(jì)算機(jī)和軟件開發(fā)專業(yè)人才的探索。據(jù)筆者所知，國(guó)內(nèi)好多高校檔案館在這方面的探索成績(jī)顯著。以下是某所高校檔案館的此類信息歸檔的一旦業(yè)務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字檔案館應(yīng)用平臺(tái)的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)交換共享，采集信息并進(jìn)行歸檔就變得輕而易舉。以教務(wù)管理系統(tǒng)為例，學(xué)生的成績(jī)批量導(dǎo)入到數(shù)字檔案管理平臺(tái)進(jìn)行歸檔。相比以往全校學(xué)生成績(jī)的紙質(zhì)文檔全部交到檔案館，繁雜的整理、蓋章、上架、錄入目錄、掃描成電子版等傳統(tǒng)歸檔步驟瞬間簡(jiǎn)化。如果學(xué)生需要查閱個(gè)人成績(jī)，只需從數(shù)字檔案管理平臺(tái)導(dǎo)出并打印即可。二是學(xué)校網(wǎng)站、微博、微信公眾平臺(tái)上的有價(jià)值信息。例如本校各學(xué)院網(wǎng)站的新聞，包括學(xué)術(shù)活動(dòng)、招生就業(yè)、學(xué)院特色、合作交流、人才培養(yǎng)、教師公開發(fā)表的專業(yè)論文、精品課程視頻或課件等，還有學(xué)校人事處、財(cái)務(wù)處、科研處等部門網(wǎng)站的重要文件或通知等等。對(duì)于這類信息，可以采用人工采集的方式進(jìn)行歸檔保存。需要檔案館的工作人員每天瀏覽學(xué)校各機(jī)構(gòu)和職能處室的網(wǎng)站、微博和微信公眾平臺(tái)，并對(duì)其中有保存價(jià)值的網(wǎng)頁(yè)信息及時(shí)下載保存。以西北民族大學(xué)校園網(wǎng)為例，對(duì)其中的學(xué)術(shù)信息、校園動(dòng)態(tài)、學(xué)校新聞等，要重點(diǎn)關(guān)注，仔細(xì)鑒別，尤其是對(duì)其中反映校園文化或?qū)W校重大科研成果突破的內(nèi)容要及時(shí)保存。三是國(guó)內(nèi)外各大新聞媒體網(wǎng)站上的與西北民族大學(xué)有關(guān)的各類信息。對(duì)于這類信息的采集，需要開發(fā)網(wǎng)上信息資源搜索導(dǎo)入平臺(tái)。此平臺(tái)采用網(wǎng)絡(luò)搜索引擎技術(shù)對(duì)校園網(wǎng)及社會(huì)主干網(wǎng)等實(shí)現(xiàn)定網(wǎng)站、定頻道、定關(guān)鍵字搜索，采集有關(guān)西北民族大學(xué)歷史、校友人物、學(xué)校新聞等方面的信息。采集內(nèi)容形式包括標(biāo)題、時(shí)間、正文、圖片等。該平臺(tái)對(duì)這些信息進(jìn)行篩選、整合，按頻道、人物、主題等組卷歸檔原則，每日自動(dòng)組成一卷，歸入資料門類并直接進(jìn)入數(shù)字檔案館信息資源庫(kù)，供用戶查詢利用。

四、民族高校網(wǎng)絡(luò)信息歸檔的困境及出路

從網(wǎng)絡(luò)信息歸檔的過(guò)程不難看出，對(duì)龐大的網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行歸檔，要想全部由人工完成幾乎是不可能的。而必須借助于高效率的網(wǎng)絡(luò)信息開發(fā)機(jī)構(gòu)，配備高精尖的專業(yè)技術(shù)人員，充分利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息化技術(shù)手段，從而提高網(wǎng)絡(luò)信息的歸檔效率。此外，“越來(lái)越多的新技術(shù)將陸續(xù)應(yīng)用于檔案工作的各個(gè)方面，這就要求信息時(shí)代的檔案工作者必須具備掌握新知識(shí)、新技術(shù)及運(yùn)用新設(shè)備的能力，才能適應(yīng)日新月異的檔案管理現(xiàn)代化、開發(fā)利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的需要”[5]66。這就對(duì)檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)提出了更高要求。而從我館目前實(shí)際情況來(lái)看，人員構(gòu)成上以女性居多且多畢業(yè)于文科專業(yè)，對(duì)計(jì)算機(jī)和相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)所知甚少。相關(guān)專業(yè)人才的匱乏是目前我館進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息歸檔過(guò)程中存在的巨大瓶頸。除此之外，高校檔案館作為教輔單位，往往不作為學(xué)校中心工作提上議事日程的尷尬處境，致使資金嚴(yán)重缺乏，無(wú)力購(gòu)買先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息設(shè)備。盡管實(shí)施網(wǎng)絡(luò)信息歸檔困難重重，但是作為一名有責(zé)任心的檔案管理工作人員，我們不能望而卻步。應(yīng)積極主動(dòng)參加相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息技能培訓(xùn)，多去此項(xiàng)工作走在前列的院校參觀學(xué)習(xí)交流，逐步積累經(jīng)驗(yàn)。另外，多向?qū)W校主管領(lǐng)導(dǎo)積極呼吁，爭(zhēng)取早日得到學(xué)校資金的大力支持。

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作者：戴群