增強檔案電子信息監(jiān)管措施范文

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檔案信息管理是現(xiàn)代檔案管理工作中不可或缺的一部分，為適應現(xiàn)代信息化管理的要求，電子信息在檔案管理工作中的開發(fā)與利用，是檔案管理工作走向規(guī)范化與科學化的客觀需要。伴隨電子信息技術的飛速發(fā)展，信息處理新設備、新技術不斷涌現(xiàn)，正極大地影響著人們的思維與行為方式，檔案電子信息資源的開發(fā)利用越來越引起人們重視。建立檔案信息管理標準與方法，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡化，不但是提升檔案信息管理水平的重要手段，更是社會需求發(fā)展的必然趨勢。

一、電子信息在檔案管理工作中的特點

檔案管理工作中，電子信息的特點可簡單概括為快、廣、雜、變。“快”指的是電子信息產(chǎn)生與傳播的速度極快，信息資料收集迅速快捷。“廣”是指，電子信息受網(wǎng)絡開放性與普及性的影響，息的來源面廣，各種類型的信息彼此共存。“雜”是指由于各類信息資料都可通過相同傳輸渠道進行傳輸，電子信息內(nèi)容較為繁雜，這在無形中增加了信息檢索的工作量。“變”指的是電子信息靈活多變，基于這一特點，內(nèi)容發(fā)生變化的電子信息可以隨時進行調(diào)整更新，工作效率明顯提高。除以上特點，檔案管理中的電子信息同時具有可靠性驗證困難，真實性不易辨別的特點，這在一定程度上方便了一些虛假信息的傳播。為確保檔案管理的有效性與合理性，在管理過程中要按照電子信息特點，對檔案管理工作的內(nèi)容與方式進行實時調(diào)整，以保證檔案信息資料的及時性、準確性與完整性。

二、檔案管理工作中電子信息開發(fā)和利用的必要性

檔案工作中電子信息開發(fā)和利用的必要性主要表現(xiàn)在兩個方面：首先，現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展是推動檔案管理工作中電子信息開發(fā)利用的根本原因，互聯(lián)網(wǎng)作為當前信息傳輸最重要一個的接入渠道，信息資料的變化已遠遠超出了人類的想象，只有將檔案信息作為信息資源組成部分進行信息資源的開發(fā)利用，才能實現(xiàn)檔案管理工作的網(wǎng)絡化與信息化。其次，社會需求是促進檔案管理工作中信息資源利用和開發(fā)的直接原因。檔案信息管理工作越來越引起人們重視，只有實現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化管理，才能提高檔案管理水平，更好地實現(xiàn)信息管理的價值。檔案信息管理在人們?nèi)粘５纳罟ぷ髦邪l(fā)揮著重要作用，表現(xiàn)在電子信息資源的開發(fā)利用，能夠使檔案信息便捷、多用戶使用，這是以往手工管理手段無法達到的。

三、加強檔案電子信息管理的措施

（一）確保檔案信息的安全性、真實性與完整性

1.保證檔案信息資料的安全性

檔案信息在局部范圍與一定的期限里存在著保密的問題。當前，電子信息技術發(fā)展迅速，如何強化電子檔案信息的保密性，成為影響檔案信息資料安全的關鍵因素。由此，反侵入與防破譯技術的研究成為檔案信息安全管理工作的重要內(nèi)容。檔案信息管理工作中可通過設置訪問權限、隨機密碼，進行防侵入管理等措施，保障檔案信息的安全性。對于一些共享性的電子檔案信息，可采取防火墻、多重加密及獨立備份等保障措施。同時，還應加強對防攻擊技術的研究，切實保障電子信息檔案的安全性。

2.保證檔案信息的完整性

檔案信息經(jīng)篩選后可能會將部分有用信息資料遺漏掉，包括許多不成熟的推論與設想以及不成功的結論等內(nèi)容。但是，這些被排除的信息資料將來可能促成新的突破或創(chuàng)造。所以，在處理這類信息資料時，就存在著一個管理的難題。當然，對所有的檔案信息資料進行無目的或無限制的保存，同樣是不可取的，這必然會無謂消耗大量的工作精力，這就要在進行這類信息資料的篩選與歸整時，采取排除法，對檔案信息進行多層次、多專業(yè)和多學科的篩選與歸整。對于一些存在爭議的檔案信息，按照寧留勿舍的規(guī)整原則，確保電子檔案信息的完整性。

3.保證檔案信息資料真實有效

在保證檔案信息完整性的基礎上，要確保電子信息檔案的真實有效性，這同樣是檔案管理工作的一個難點問題。因為電子檔案信息的來源不同，且可能存在許多相互矛盾與重復的內(nèi)容，經(jīng)過篩選歸整后，可能會有出現(xiàn)一些有用的真實資料被排除在外的問題。要確保檔案信息的真實性，檔案信息管理人員必須有高度的責任心與專業(yè)素質(zhì)，在進行檔案的歸整工作時，必須慎重，以盡可能的減少因檔案篩選引起的問題。此外，還應將已確認的評估建議與相關的檔案信息一并進行保存，保證檔案信息后期使用的真實有效性。

（二）提高檔案信息管理人員的綜合素質(zhì)

伴隨檔案信息管理過程中現(xiàn)代技術與專業(yè)軟件的推廣使用，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)是當前加強檔案信息管理工作的重要舉措。

1.檔案管理人員必須提高職業(yè)道德修養(yǎng)檔案管理水平的高低，在很大程度上與檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)有關。檔案管理工作是一項服務面廣、專業(yè)性較強的工作，這就要求檔案管理工作者端正工作態(tài)度，加強職業(yè)道德修養(yǎng)，在檔案管理工作中堅持原則，終于職守，樂于奉獻，以良好的服務態(tài)度服務用戶。

2.檔案管理人員要提高文化知識與專業(yè)技能一名優(yōu)秀的檔案管理人員，必須具備豐富的文化知識與過硬的專業(yè)技能，全面提高自身的綜合素質(zhì)，只有這樣才能保證檔案分類、保護、編目及保管等日常工作的有效開展。這要求檔案管理人員不斷加強學習，接受繼續(xù)教育，以拓展自身知識的涵蓋面；同時通過自學及交流學習的方式，更新知識結構；此外，應熟悉和掌握基本的計算機應用于維護技能，確保信息網(wǎng)絡的安全運行，能夠對電腦的貯存資料及時進行整理，建立完善高效清晰的信息檢索系統(tǒng)，為檔案信息用戶提供優(yōu)質(zhì)服務。

（三）對檔案信息進行科學的開發(fā)利用檔案信息科學的開發(fā)利用，不僅是檔案管理工作的最終目的，也是用來衡量檔案管理水平的重要內(nèi)容。因此，檔案信息資源的開發(fā)利用必須科學合理。

1.全面收集檔案信息資源

豐富的檔案信息資源是開發(fā)利用檔案信息的先決條件，作為檔案管理人員，應不斷拓展檔案信息資源的收集渠道，對反映或與本單位業(yè)務相關的檔案信息資源進行合理全面的收集，才能對檔案信息進行有效的開發(fā)利用。

2.對檔案信息資源進行系統(tǒng)化整理對檔案信息資源進行系統(tǒng)化的整理，是檔案信息開發(fā)利用的重要環(huán)節(jié)。由于電子信息內(nèi)容非常廣泛，因此必須保持電子信息間的有機聯(lián)系，對信息資源進行系統(tǒng)科學地整理，為檔案電子信息的開發(fā)利用奠定基礎。

3.運用現(xiàn)代化的檢索技術手段提高信息資源的開發(fā)利用效率，必須運用現(xiàn)代技術手段，同時加強檔案管理配套硬件設施的建設，建立科學合理的檔案信息檢索體系。

（四）拓展服務渠道，保障服務質(zhì)量

檔案信息作為一種無形的資源，檔案管理人員應改變以往被動服務的觀念，主動地向人們宣傳檔案信息資源的重要性與使用價值，不斷拓展服務渠道，提高服務質(zhì)量。比如，檔案管理人員除向人們提供關乎其切身利益的檔案信息外，還可在不違反原則的基礎上，向用戶公布全宗檔案目錄科檔案等資源，以拓寬檔案管理的服務面，更好地發(fā)揮檔案信息的作用。