增強檔案電子信息監管措施范文

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檔案信息管理是現代檔案管理工作中不可或缺的一部分，為適應現代信息化管理的要求，電子信息在檔案管理工作中的開發與利用，是檔案管理工作走向規范化與科學化的客觀需要。伴隨電子信息技術的飛速發展，信息處理新設備、新技術不斷涌現，正極大地影響著人們的思維與行為方式，檔案電子信息資源的開發利用越來越引起人們重視。建立檔案信息管理標準與方法，實現檔案管理工作的信息化、網絡化，不但是提升檔案信息管理水平的重要手段，更是社會需求發展的必然趨勢。

一、電子信息在檔案管理工作中的特點

檔案管理工作中，電子信息的特點可簡單概括為快、廣、雜、變。“快”指的是電子信息產生與傳播的速度極快，信息資料收集迅速快捷。“廣”是指，電子信息受網絡開放性與普及性的影響，息的來源面廣，各種類型的信息彼此共存。“雜”是指由于各類信息資料都可通過相同傳輸渠道進行傳輸，電子信息內容較為繁雜，這在無形中增加了信息檢索的工作量。“變”指的是電子信息靈活多變，基于這一特點，內容發生變化的電子信息可以隨時進行調整更新，工作效率明顯提高。除以上特點，檔案管理中的電子信息同時具有可靠性驗證困難，真實性不易辨別的特點，這在一定程度上方便了一些虛假信息的傳播。為確保檔案管理的有效性與合理性，在管理過程中要按照電子信息特點，對檔案管理工作的內容與方式進行實時調整，以保證檔案信息資料的及時性、準確性與完整性。

二、檔案管理工作中電子信息開發和利用的必要性

檔案工作中電子信息開發和利用的必要性主要表現在兩個方面：首先，現代信息技術的飛速發展是推動檔案管理工作中電子信息開發利用的根本原因，互聯網作為當前信息傳輸最重要一個的接入渠道，信息資料的變化已遠遠超出了人類的想象，只有將檔案信息作為信息資源組成部分進行信息資源的開發利用，才能實現檔案管理工作的網絡化與信息化。其次，社會需求是促進檔案管理工作中信息資源利用和開發的直接原因。檔案信息管理工作越來越引起人們重視，只有實現檔案信息的規范化管理，才能提高檔案管理水平，更好地實現信息管理的價值。檔案信息管理在人們日常的生活工作中發揮著重要作用，表現在電子信息資源的開發利用，能夠使檔案信息便捷、多用戶使用，這是以往手工管理手段無法達到的。

三、加強檔案電子信息管理的措施

（一）確保檔案信息的安全性、真實性與完整性

1.保證檔案信息資料的安全性

檔案信息在局部范圍與一定的期限里存在著保密的問題。當前，電子信息技術發展迅速，如何強化電子檔案信息的保密性，成為影響檔案信息資料安全的關鍵因素。由此，反侵入與防破譯技術的研究成為檔案信息安全管理工作的重要內容。檔案信息管理工作中可通過設置訪問權限、隨機密碼，進行防侵入管理等措施，保障檔案信息的安全性。對于一些共享性的電子檔案信息，可采取防火墻、多重加密及獨立備份等保障措施。同時，還應加強對防攻擊技術的研究，切實保障電子信息檔案的安全性。

2.保證檔案信息的完整性

檔案信息經篩選后可能會將部分有用信息資料遺漏掉，包括許多不成熟的推論與設想以及不成功的結論等內容。但是，這些被排除的信息資料將來可能促成新的突破或創造。所以，在處理這類信息資料時，就存在著一個管理的難題。當然，對所有的檔案信息資料進行無目的或無限制的保存，同樣是不可取的，這必然會無謂消耗大量的工作精力，這就要在進行這類信息資料的篩選與歸整時，采取排除法，對檔案信息進行多層次、多專業和多學科的篩選與歸整。對于一些存在爭議的檔案信息，按照寧留勿舍的規整原則，確保電子檔案信息的完整性。

3.保證檔案信息資料真實有效

在保證檔案信息完整性的基礎上，要確保電子信息檔案的真實有效性，這同樣是檔案管理工作的一個難點問題。因為電子檔案信息的來源不同，且可能存在許多相互矛盾與重復的內容，經過篩選歸整后，可能會有出現一些有用的真實資料被排除在外的問題。要確保檔案信息的真實性，檔案信息管理人員必須有高度的責任心與專業素質，在進行檔案的歸整工作時，必須慎重，以盡可能的減少因檔案篩選引起的問題。此外，還應將已確認的評估建議與相關的檔案信息一并進行保存，保證檔案信息后期使用的真實有效性。

（二）提高檔案信息管理人員的綜合素質

伴隨檔案信息管理過程中現代技術與專業軟件的推廣使用，提高檔案管理人員綜合素質是當前加強檔案信息管理工作的重要舉措。

1.檔案管理人員必須提高職業道德修養檔案管理水平的高低，在很大程度上與檔案管理人員的職業素質有關。檔案管理工作是一項服務面廣、專業性較強的工作，這就要求檔案管理工作者端正工作態度，加強職業道德修養，在檔案管理工作中堅持原則，終于職守，樂于奉獻，以良好的服務態度服務用戶。

2.檔案管理人員要提高文化知識與專業技能一名優秀的檔案管理人員，必須具備豐富的文化知識與過硬的專業技能，全面提高自身的綜合素質，只有這樣才能保證檔案分類、保護、編目及保管等日常工作的有效開展。這要求檔案管理人員不斷加強學習，接受繼續教育，以拓展自身知識的涵蓋面；同時通過自學及交流學習的方式，更新知識結構；此外，應熟悉和掌握基本的計算機應用于維護技能，確保信息網絡的安全運行，能夠對電腦的貯存資料及時進行整理，建立完善高效清晰的信息檢索系統，為檔案信息用戶提供優質服務。

（三）對檔案信息進行科學的開發利用檔案信息科學的開發利用，不僅是檔案管理工作的最終目的，也是用來衡量檔案管理水平的重要內容。因此，檔案信息資源的開發利用必須科學合理。

1.全面收集檔案信息資源

豐富的檔案信息資源是開發利用檔案信息的先決條件，作為檔案管理人員，應不斷拓展檔案信息資源的收集渠道，對反映或與本單位業務相關的檔案信息資源進行合理全面的收集，才能對檔案信息進行有效的開發利用。

2.對檔案信息資源進行系統化整理對檔案信息資源進行系統化的整理，是檔案信息開發利用的重要環節。由于電子信息內容非常廣泛，因此必須保持電子信息間的有機聯系，對信息資源進行系統科學地整理，為檔案電子信息的開發利用奠定基礎。

3.運用現代化的檢索技術手段提高信息資源的開發利用效率，必須運用現代技術手段，同時加強檔案管理配套硬件設施的建設，建立科學合理的檔案信息檢索體系。

（四）拓展服務渠道，保障服務質量

檔案信息作為一種無形的資源，檔案管理人員應改變以往被動服務的觀念，主動地向人們宣傳檔案信息資源的重要性與使用價值，不斷拓展服務渠道，提高服務質量。比如，檔案管理人員除向人們提供關乎其切身利益的檔案信息外，還可在不違反原則的基礎上，向用戶公布全宗檔案目錄科檔案等資源，以拓寬檔案管理的服務面，更好地發揮檔案信息的作用。