水電工程設計的認識和探討范文

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一、從水電工程設計過程的特點來看對檔案管理的要求

（一）水電工程設計的時間周期長

一個水電站從最初的規化到最后的投產運行，多則十幾年，少則幾年，在這么長的時間范圍內，不同的設計階段對工程設計的要求也不同，隨著社會環境在變化，科學技術在發展，人員流動也非常大，那么對于在設計過程中產生的科技文件材料，在各個設計階段中，要想收集齊全多種零散的科技文件，越早介入項目管理之中，對檔案收集、管理工作越有利。從項目的立項開始，就應該啟動相應的檔案管理辦法和歸檔范圍，指導專業設計人員的歸檔工作。

（二）水電工程設計是一個水電工程項目的核心工作

是集中了地質勘探、測量、水文、規劃、水工、機電、金屬結構、施工、水保、環保、移民、概算等多個專業的共同工作的集合，這么多的專業會產生多種不同專業的科技文件材料，所以檔案管理人員也要對所涉及的專業知識有一定的了解，所以對檔案管理人員也提出了更高的要求。

（三）水電工程設計地域跨度大

水電站的建成地點都相對比較偏遠，有的甚至可能是在國外，地域范圍的廣闊，加大了檔案收集的困難。如何想辦法減少科技文件材料的流失，也是對檔案管理工作的考驗。

二、水電工程設計中科技檔案的范圍

水電工程設計中的科技文件材料，包括在水電工程設計活動中產生的記錄和反映水電勘測設計生產、科研、基建、設備及其管理活動的文字、圖表、聲像等不同形式的技術文件的總匯。概括起來其主要來源于以下三個部分，即技術文件材料、文書文件材料和科技資料。在實際檔案管理中，文書文件材料形成的文書檔案都是單獨管理與存放，這樣更方便檔案的利用與查詢?？萍假Y料其中的一部分會與圖書資料一起保管，主要是一些資料匯編等，還有一部分，比如就某一專題所做的特定研究而形成的報告，也要與科技檔案一同管理，因為這些檔案也是為了解決工程中的實際問題而產生的科技文件材料。所以水電工程設計中的科技檔案主要是指技術文件材料和一部分科技資料。水電工程設計科技檔案與技術文件材料既有聯系又有區別，技術文件材料是科技檔案的基本構成要素，科技檔案是由具有保存價值、“應該歸檔保存”的技術文件材料轉化而來，也是技術文件材料的最后歸宿。

三、水電工程設計中科技檔案的特殊性

（一）水電工程設計中科技檔案專業技術性強。

水電工程設計是一個專業性極強的領域，由于這一特點，科技文件材料是按照相關國家標準、行業規范、強制性法律、法規編制而成，具有很強的標準性。檔案管理人員往往對這些檔案內容并不能真正了解，就需要專業技術人員將所要歸檔的文件材料首先要初步整理，形成便于檔案接收的素材，這樣更利于檔案的管理。

（二）水電工程設計中科技檔案成套性多。

水電工程設計由于是分成不同設計階段的，每個階段又有不同的專業，這其中形成的科技檔案，既獨立又相互關聯，但有時這些文件材料所產生的時間又不是同步的。從形式到今后的保管、利用，這些文件材料都必須集中在一起，不應分散保存。在歸檔收集時就要盡可能地將這些成套的文件材料收集齊全，讓檔案保持應有的成套性。

（三）水電工程設計中的科技檔案是基礎性設計材料多。

一個水電工程設計，不同設計階段，不同專業都需要做不同的方案比選，這就會產生大量的如計算書、相關模型試驗記錄、各種試驗記錄、原始測量的記錄數據、收集和監測到的水文氣象資料等等，這些基礎性的文件材料，多數只有一份，這就更需要檔案管理工作走在前面，發揮提前指導的作用，規范其歸檔工作，便于設計及資料管理人員了解各種歸檔要求，充分保證檔案的齊全、完整，更有利于最后的歸檔資料的驗收。

四、水電工程設計中科技檔案歸檔收集中的問題

（一）對檔案管理制度執行不徹底

雖然檔案管理制度已經納入到企業管理的規章制度之中，但具體到落實還有一點差距。尤其現在各專業處室都是任務多，工作量大，再加上項目經理往往也都是一人兼顧多個項目，所以對于一個項目、一定階段性的歸檔完整性、成套性的管理還是不夠準確。雖然檔案管理已經寫入到生產和技術管理的各級崗位職責之中，但落實情況還不到位。專業設計人員任務一多，歸檔率也就會下降。檔案管理一定與項目的立項、準備、建設和竣工驗收保持同步，充分發揮檔案提前指導的作用，從項目立項初期就要規范其歸檔工作，讓專業設計及資料管理人員詳細了解各種歸檔要求，對歸檔資料做到歸檔前有指導，中間過程有檢查，這樣才能保證最后歸檔的技術材料的完整、齊全，從而提高歸檔效率。

（二）對技術文件材料形成的過程無法控制

水電設計工程涉及的專業很多，涉及的單位也很多，比如建設單位、施工單位、監理單位、上級主管單位、項目合作單位等，在這些各專業、各單位之間形成的一些應由設計單位保存的技術材料，如何能收歸整齊，需要項目部認真負責的甄別，檔案人員的認真配合。為更好地勝任工作，檔案管理人員不僅要認真研究檔案管理知識，更應該了解相關的專業知識，只有對專業知識有所了解，才能確保歸檔的工程技術材料為歸檔所必須的文件。同時工程設計人員也應該對所歸產品確認為本階段產品的最終版本，有相關責任人簽字，三級校審簽字齊全，所附圖表準確、清晰。現在正在運行的MIS信息管理系統，也為檔案管理提供了一定的便利，在沒有檔案部門的預歸檔時，管理系統是不閉合的。這樣也是在不斷提醒專業技術人員，最后產品的走向應該是歸檔到檔案室，在一定程度上提高了檔案的歸檔率。

（三）檔案管理人員應加快知識更新，不斷拓展知識面

隨著科學技術的進步，檔案人員要在學習新的檔案知識的基礎上，更多地了解水電工程所涉及的新領域，例如風電、光伏發電、工程項目總承包、工程咨詢等等相關知識，完善相關專業的檔案管理規章制度的建立，提高檔案管理水平。同時，傳統的檔案管理正在發生著轉變，由傳統的實物檔案向著數字化、信息化檔案管理邁進，檔案管理人員也應該讓自己從傳統的檔案庫房式管理，向數字化檔案信息管理轉變，為適應數字化檔案館的管理工作要求，應將設計文件歸檔材料的電子文件管理好，對應整齊，建立起準確、精細的電子文件管理系統，使其成為數字化檔案館建設的基礎。

五、水電工程設計中科技檔案歸檔收集的建議

（一）建全檔案管理的制度，加大宣傳力度。

讓檔案管理進入到每一個專業技術人員的日常工作意識之中，同時與生產管理部門聯合，在考核制度中增加對產品歸檔情況的考核，讓檔案管理真正落實到位。

（二）在MIS信息管理系統中增加檔案管理的權限。

讓設計產品最后的閉合真正是在檔案歸檔之后，這樣就能大大提高檔案的歸檔率。同時也能確保歸檔的技術材料為最終產品，也加大了電子文件的歸檔比例，讓檔案收集更方便、齊全，歸檔產品更為準確。

（三）明確歸檔范圍，與項目部、生產管理部門協同一起制定相關的各專業、各設計階段的應歸檔的產品。

越詳細越便于設計人員和資料管理人員掌握，將歸檔產品分類化管理，增強其可操作性，方便歸檔人員的同時，也提高了檔案歸檔的正確率。

（四）強化檔案管理的服務意識，增強檔案管理人員事前指導的過程。

一方面向專業設計人員宣傳歸檔的范圍，一方面規范其歸檔工作，便于設計及資料管理人員了解各種歸檔的要求。對歸檔資料做到中間過程有檢查，充分保證歸檔文件材料的齊全、完整，這樣也有利于最后的歸檔資料的驗收。這一過程中需要檔案管理人員大量細致、耐心的地工作，加強檔案的服務意識，才能讓這一過程發揮出應有的作用。

（五）加強檔案管理的業務培訓，提高檔案管理人員的素質。

在管好現有檔案的基礎上，增加對數字化檔案管理的認識和了解，為建立數字化檔案館打好基礎。同時加強對歸檔率的統計分析，針對工作中出現的問題，從根本上找原因，以此來帶動、提升檔案收集歸檔的比率?？萍嘉募牧蠚w檔的主體是各專業的業務部門，但為了保證歸檔材料的質量，檔案管理部門應加強歸檔工作的指導作用，同時也要加強對歸檔工作的監管力度，協調好各專業部門應該歸檔的范疇。加強科技檔案收集工作與生產管理、科研管理、崗位考核等工作的相結合，加強技術文件材料與現場收集相結合，加強對內收集與對外收集相結合，加強對集體收集與對個人收集相結合，全方位展開歸檔知識的普及與宣傳，讓水電工程設計檔案的收集工作，在國家、行業的法律法規指導下，建全自己的歸檔收集制度，建立起全面、準確、高效的收集歸檔體系，讓水電工程設計的檔案發揮更多的指導與借鑒作用。

作者：高利華單位：中國水電顧問集團北京勘測設計研究院有限公司