“無人值守”檔案庫房建設范文

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《中國檔案雜志》2016年第二期

隨著社會的發展，企事業單位檔案部門對檔案資源的開發力度越來越大，檔案利用的頻率越來越高，檔案的重要性也日益凸顯。但是，此過程中也出現了檔案涂改、丟失、被盜等現象，以及由于保管不當導致的檔案發霉、變質等現象，損壞了珍貴的檔案。如何及時、有效地保護檔案，最大限度地延長檔案的壽命，確保檔案的安全，成為檔案工作者面臨的任務之一。隨著信息化建設的不斷推進，企事業單位檔案部門正逐步探索建設功能齊全、可實現“無人值守”的現代化新型檔案庫房。

一、面臨的難題

傳統檔案庫房管理大多依靠庫房管理人員手動進行檔案的上下架、庫房巡檢及盤點、溫濕度記錄、溫濕度調整等業務操作，較少利用信息化、自動化技術進行自動管理，存在工作量大、效率低、統計利用不方便、管控手段單一等問題。

1.工作量大，效率低按照檔案庫房管理要求,庫房管理人員每天要進行常規的溫濕度檢查等，只能人工記錄檢查結果，工作效率較低，且無法進行快速統計和利用。如果出現溫濕度異常的情況，需要人工調整空調、加濕除濕設備的參數，容易造成溫濕度調整滯后，極有可能損壞檔案，造成不必要的損失。對于館(室)藏檔案的盤點工作，部分企事業單位檔案部門的盤點只局限于檔案實體卷（盒）的盤點，對卷（盒）內文件無法進行一一檢查，不但不能有效地反映館(室)藏檔案的真實情況，而且盤點情況還需要人工進行登記和統計，工作量較大。當需要對待銷毀檔案或現有已上架檔案進行位置調整時，因檔案存放位置依靠人工或計算機簡單記錄，庫房管理人員無法進行快速且有針對性的查找，造成銷毀工作和調整工作滯后，從而出現浪費現有庫房資源的現象。

2.庫房情況不直觀對于傳統的庫房管理，除現有庫房管理人員外，單位主管領導和其他人員無法直觀了解庫房的布局、檔案的存放位置、館(室)藏情況、溫濕度記錄、巡檢情況等，從而無法高效地進行工作監管。庫房管理人員變更后，由于工作不易交接，接手人員短時間內無法快速熟悉現有資源，造成交接工作效率低下，短時間內會影響現有檔案資源的利用。

3.檔案損壞或丟失很難追溯按照檔案庫房“十防”要求，目前部分企事業單位的檔案庫房管理采用以“防”為主的策略，盡量減少檔案的利用次數，僅采取了庫房的防盜、防火等安全措施。但對于檔案的安全控制缺乏有效的監控手段，如對于檔案的位置移動、查閱、復印等操作無法進行自動記錄，從而在檔案損壞或丟失時很難追溯。

二、功能分析

隨著信息技術的飛速發展，包括樓宇監控系統、基于RFID技術的條碼監控設備、溫濕度監控設備、自動調節設備等各種智能管理設備已經出現，并逐漸在檔案庫房中得到應用。企事業單位檔案部門圍繞檔案庫房的建設要求和管理規范，可嘗試使用這些智能控制設備，以實現檔案庫房溫濕度的自動監測及調節、館(室)藏檔案的智能識別及上下架、日常巡檢及出入庫安全監控、庫房實景在線模擬展示等功能，減少庫房管理人員的工作量，提高管理效率，構建“無人值守”檔案庫房管理體系。

1.溫濕度自動監測及調節溫濕度自動監控設備是在傳統的溫濕度監控設備基礎上，利用新技術，實現各個溫濕度監控點統一聯網監控，并根據預先設定的溫濕度范圍進行異常告警、自動調節，具有實時采集、快速響應、定時傳輸數據等特點，主要包括自動加濕除濕設備、溫濕度監控設備等。溫濕度監控設備具有全天候溫濕度自動監測功能，實時采集檔案庫房溫濕度監測點的數據，并將數據上傳到指定的服務器，可以在管理人員計算機、樓宇監控控制室等終端進行顯示。如果實際監測的數值超過設定值時，依據預先設置的溫濕度上、下限數值，系統將會自動報警，以語音、畫面、短信及郵件等方式通知庫房管理人員，同時向相關調節設備發出指令，自動根據已設定的溫濕度范圍進行調整。溫濕度自動監測及調節功能實現了在檔案庫房無人值守的情況下，能夠智能監測檔案庫房溫濕度情況，并依據實際情況對相關設備進行自動控制，實現溫濕度的自動調節，確保檔案庫房溫濕度符合相關要求，保證檔案的安全保管。

2.檔案智能識別及上下架RFID又稱無線射頻識別，可通過無線電訊號識別特定目標并讀寫相關數據，而無需識別系統與特定目標之間建立機械或光學接觸。這種集編碼、識別、數據采集、自動錄入和快速處理等功能于一體的技術，廣泛應用于各行各業，改變著人們的工作方式，極大地提高了生產效率。一個典型的RFID系統由射頻電子標簽、讀寫器或閱讀器以及天線三部分構成。主要原理是利用無線電波對一種標記媒體進行讀寫、識別的過程，非接觸性是其明顯特征。讀寫器將特定格式的數據寫入RFID標簽，然后將標簽附著在待識別物體的表面。讀寫器亦可無接觸地讀取并識別電子標簽中所保存的電子數據，從而實現對物體識別信息的無接觸式采集、無線傳輸等功能。隨著條碼設備在商場、超市、圖書館等的廣泛應用，檔案部門也開始逐步摸索。通過此項技術，能準確定位檔案的位置及掌握移動情況；利用信息系統設置檔案的上下架規則，及時為檔案分配位置，實現自動上下架功能。在提供利用時，檔案利用人員通過系統檢索后，系統可以通過發送指令打開對應的密集架，庫房管理人員進入庫房取出檔案后掃描條碼，系統自動記錄檔案出庫信息，就完成了檔案的借閱出庫過程；檔案歸還時，庫房管理人員通過掃描條碼，系統自動顯示檔案的庫房位置信息，打開對應的密集架，檔案上架后系統自動記錄上架和歸還信息，完成了檔案的歸還過程。對于未經系統登記的檔案出入庫、位置移動等非法操作，庫房內監控設備將自動進行記錄，并發出報警信息，以提高檔案的安全控制水平。在庫房盤點時，庫房管理人員通過手持式條碼識別設備，對庫房內的檔案進行掃描，生成檔案統計信息，結合信息系統保存的借閱信息，實現對館(室)藏檔案資源的全面統計及盤點，降低了庫房管理人員清點校對的工作量。

3.日常巡檢及出入庫安全監控在使用傳統庫房防盜門鎖的基礎上，通過加裝接觸式磁卡電子門禁系統以提供雙重安全保險。庫房管理人員使用的磁卡需經專門授權，讀卡器自動判別持卡人身份有效之后方能開鎖通行，系統將自動記錄人員身份和出入庫時間，形成庫房的巡檢記錄報表等。通過在庫房中安裝夜視鏡頭、低照度鏡頭、紅外鏡頭，配以報警傳感器等，全面對庫房進行監控，及時掌握監控情況。當在監控范圍內有異常情況發生時，報警傳感器會自動報警，同時把報警信息傳送到庫房管理人員的計算機及手機中，使管理人員隨時掌握庫房內發生的情況，可及時采取相應的解決措施，有效地保障庫房安全。

4.庫房實景在線模擬展示三維實景技術是一種運用數碼相機對現有場景進行多角度環視拍攝，然后進行后期縫合，利用播放程序來完成展示的三維虛擬展示技術。用戶在播放程序中可以對圖像進行放大、縮小、移動、多角度觀看等操作,可以全面了解展示內容。通過相關技術，實現場景中的熱點鏈接、多場景之間虛擬漫游、雷達方位導航等功能。

利用3D建模技術，能夠根據庫房的實際情況，對庫房的實際布局及存儲情況進行建模，實現對區域、密集架、溫濕度監控點等的實景展現。近年來，國家電網公司檔案館已經建成了智能庫房管理系統，實現了庫房的在線實景模擬展示，展示內容配以音樂和解說，讓用戶自由穿梭其中，達到身臨其境的效果。

基于上述分析，在檔案庫房溫濕度自動監測及調節、檔案的智能識別及上下架、日常巡檢及出入庫安全監控、庫房實景在線模擬展示等方面，國家電網公司檔案館利用相關硬件設備，進行了“無人值守”檔案庫房的初步探索，提出一些思路和方法，供企事業單位檔案部門參考。

作者：王嘯峰 王永梅 單位：國網江蘇省電力公司