“無(wú)人值守”檔案庫(kù)房建設(shè)范文

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《中國(guó)檔案雜志》2016年第二期

隨著社會(huì)的發(fā)展，企事業(yè)單位檔案部門對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)力度越來(lái)越大，檔案利用的頻率越來(lái)越高，檔案的重要性也日益凸顯。但是，此過(guò)程中也出現(xiàn)了檔案涂改、丟失、被盜等現(xiàn)象，以及由于保管不當(dāng)導(dǎo)致的檔案發(fā)霉、變質(zhì)等現(xiàn)象，損壞了珍貴的檔案。如何及時(shí)、有效地保護(hù)檔案，最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，確保檔案的安全，成為檔案工作者面臨的任務(wù)之一。隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，企事業(yè)單位檔案部門正逐步探索建設(shè)功能齊全、可實(shí)現(xiàn)“無(wú)人值守”的現(xiàn)代化新型檔案庫(kù)房。

一、面臨的難題

傳統(tǒng)檔案庫(kù)房管理大多依靠庫(kù)房管理人員手動(dòng)進(jìn)行檔案的上下架、庫(kù)房巡檢及盤點(diǎn)、溫濕度記錄、溫濕度調(diào)整等業(yè)務(wù)操作，較少利用信息化、自動(dòng)化技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)管理，存在工作量大、效率低、統(tǒng)計(jì)利用不方便、管控手段單一等問(wèn)題。

1.工作量大，效率低按照檔案庫(kù)房管理要求,庫(kù)房管理人員每天要進(jìn)行常規(guī)的溫濕度檢查等，只能人工記錄檢查結(jié)果，工作效率較低，且無(wú)法進(jìn)行快速統(tǒng)計(jì)和利用。如果出現(xiàn)溫濕度異常的情況，需要人工調(diào)整空調(diào)、加濕除濕設(shè)備的參數(shù)，容易造成溫濕度調(diào)整滯后，極有可能損壞檔案，造成不必要的損失。對(duì)于館(室)藏檔案的盤點(diǎn)工作，部分企事業(yè)單位檔案部門的盤點(diǎn)只局限于檔案實(shí)體卷（盒）的盤點(diǎn)，對(duì)卷（盒）內(nèi)文件無(wú)法進(jìn)行一一檢查，不但不能有效地反映館(室)藏檔案的真實(shí)情況，而且盤點(diǎn)情況還需要人工進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，工作量較大。當(dāng)需要對(duì)待銷毀檔案或現(xiàn)有已上架檔案進(jìn)行位置調(diào)整時(shí)，因檔案存放位置依靠人工或計(jì)算機(jī)簡(jiǎn)單記錄，庫(kù)房管理人員無(wú)法進(jìn)行快速且有針對(duì)性的查找，造成銷毀工作和調(diào)整工作滯后，從而出現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)有庫(kù)房資源的現(xiàn)象。

2.庫(kù)房情況不直觀對(duì)于傳統(tǒng)的庫(kù)房管理，除現(xiàn)有庫(kù)房管理人員外，單位主管領(lǐng)導(dǎo)和其他人員無(wú)法直觀了解庫(kù)房的布局、檔案的存放位置、館(室)藏情況、溫濕度記錄、巡檢情況等，從而無(wú)法高效地進(jìn)行工作監(jiān)管。庫(kù)房管理人員變更后，由于工作不易交接，接手人員短時(shí)間內(nèi)無(wú)法快速熟悉現(xiàn)有資源，造成交接工作效率低下，短時(shí)間內(nèi)會(huì)影響現(xiàn)有檔案資源的利用。

3.檔案損壞或丟失很難追溯按照檔案庫(kù)房“十防”要求，目前部分企事業(yè)單位的檔案庫(kù)房管理采用以“防”為主的策略，盡量減少檔案的利用次數(shù)，僅采取了庫(kù)房的防盜、防火等安全措施。但對(duì)于檔案的安全控制缺乏有效的監(jiān)控手段，如對(duì)于檔案的位置移動(dòng)、查閱、復(fù)印等操作無(wú)法進(jìn)行自動(dòng)記錄，從而在檔案損壞或丟失時(shí)很難追溯。

二、功能分析

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，包括樓宇監(jiān)控系統(tǒng)、基于RFID技術(shù)的條碼監(jiān)控設(shè)備、溫濕度監(jiān)控設(shè)備、自動(dòng)調(diào)節(jié)設(shè)備等各種智能管理設(shè)備已經(jīng)出現(xiàn)，并逐漸在檔案庫(kù)房中得到應(yīng)用。企事業(yè)單位檔案部門圍繞檔案庫(kù)房的建設(shè)要求和管理規(guī)范，可嘗試使用這些智能控制設(shè)備，以實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房溫濕度的自動(dòng)監(jiān)測(cè)及調(diào)節(jié)、館(室)藏檔案的智能識(shí)別及上下架、日常巡檢及出入庫(kù)安全監(jiān)控、庫(kù)房實(shí)景在線模擬展示等功能，減少庫(kù)房管理人員的工作量，提高管理效率，構(gòu)建“無(wú)人值守”檔案庫(kù)房管理體系。

1.溫濕度自動(dòng)監(jiān)測(cè)及調(diào)節(jié)溫濕度自動(dòng)監(jiān)控設(shè)備是在傳統(tǒng)的溫濕度監(jiān)控設(shè)備基礎(chǔ)上，利用新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)溫濕度監(jiān)控點(diǎn)統(tǒng)一聯(lián)網(wǎng)監(jiān)控，并根據(jù)預(yù)先設(shè)定的溫濕度范圍進(jìn)行異常告警、自動(dòng)調(diào)節(jié)，具有實(shí)時(shí)采集、快速響應(yīng)、定時(shí)傳輸數(shù)據(jù)等特點(diǎn)，主要包括自動(dòng)加濕除濕設(shè)備、溫濕度監(jiān)控設(shè)備等。溫濕度監(jiān)控設(shè)備具有全天候溫濕度自動(dòng)監(jiān)測(cè)功能，實(shí)時(shí)采集檔案庫(kù)房溫濕度監(jiān)測(cè)點(diǎn)的數(shù)據(jù)，并將數(shù)據(jù)上傳到指定的服務(wù)器，可以在管理人員計(jì)算機(jī)、樓宇監(jiān)控控制室等終端進(jìn)行顯示。如果實(shí)際監(jiān)測(cè)的數(shù)值超過(guò)設(shè)定值時(shí)，依據(jù)預(yù)先設(shè)置的溫濕度上、下限數(shù)值，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)報(bào)警，以語(yǔ)音、畫(huà)面、短信及郵件等方式通知庫(kù)房管理人員，同時(shí)向相關(guān)調(diào)節(jié)設(shè)備發(fā)出指令，自動(dòng)根據(jù)已設(shè)定的溫濕度范圍進(jìn)行調(diào)整。溫濕度自動(dòng)監(jiān)測(cè)及調(diào)節(jié)功能實(shí)現(xiàn)了在檔案庫(kù)房無(wú)人值守的情況下，能夠智能監(jiān)測(cè)檔案庫(kù)房溫濕度情況，并依據(jù)實(shí)際情況對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行自動(dòng)控制，實(shí)現(xiàn)溫濕度的自動(dòng)調(diào)節(jié)，確保檔案庫(kù)房溫濕度符合相關(guān)要求，保證檔案的安全保管。

2.檔案智能識(shí)別及上下架RFID又稱無(wú)線射頻識(shí)別，可通過(guò)無(wú)線電訊號(hào)識(shí)別特定目標(biāo)并讀寫(xiě)相關(guān)數(shù)據(jù)，而無(wú)需識(shí)別系統(tǒng)與特定目標(biāo)之間建立機(jī)械或光學(xué)接觸。這種集編碼、識(shí)別、數(shù)據(jù)采集、自動(dòng)錄入和快速處理等功能于一體的技術(shù)，廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，改變著人們的工作方式，極大地提高了生產(chǎn)效率。一個(gè)典型的RFID系統(tǒng)由射頻電子標(biāo)簽、讀寫(xiě)器或閱讀器以及天線三部分構(gòu)成。主要原理是利用無(wú)線電波對(duì)一種標(biāo)記媒體進(jìn)行讀寫(xiě)、識(shí)別的過(guò)程，非接觸性是其明顯特征。讀寫(xiě)器將特定格式的數(shù)據(jù)寫(xiě)入RFID標(biāo)簽，然后將標(biāo)簽附著在待識(shí)別物體的表面。讀寫(xiě)器亦可無(wú)接觸地讀取并識(shí)別電子標(biāo)簽中所保存的電子數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)物體識(shí)別信息的無(wú)接觸式采集、無(wú)線傳輸?shù)裙δ堋ｋS著條碼設(shè)備在商場(chǎng)、超市、圖書(shū)館等的廣泛應(yīng)用，檔案部門也開(kāi)始逐步摸索。通過(guò)此項(xiàng)技術(shù)，能準(zhǔn)確定位檔案的位置及掌握移動(dòng)情況；利用信息系統(tǒng)設(shè)置檔案的上下架規(guī)則，及時(shí)為檔案分配位置，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)上下架功能。在提供利用時(shí)，檔案利用人員通過(guò)系統(tǒng)檢索后，系統(tǒng)可以通過(guò)發(fā)送指令打開(kāi)對(duì)應(yīng)的密集架，庫(kù)房管理人員進(jìn)入庫(kù)房取出檔案后掃描條碼，系統(tǒng)自動(dòng)記錄檔案出庫(kù)信息，就完成了檔案的借閱出庫(kù)過(guò)程；檔案歸還時(shí)，庫(kù)房管理人員通過(guò)掃描條碼，系統(tǒng)自動(dòng)顯示檔案的庫(kù)房位置信息，打開(kāi)對(duì)應(yīng)的密集架，檔案上架后系統(tǒng)自動(dòng)記錄上架和歸還信息，完成了檔案的歸還過(guò)程。對(duì)于未經(jīng)系統(tǒng)登記的檔案出入庫(kù)、位置移動(dòng)等非法操作，庫(kù)房?jī)?nèi)監(jiān)控設(shè)備將自動(dòng)進(jìn)行記錄，并發(fā)出報(bào)警信息，以提高檔案的安全控制水平。在庫(kù)房盤點(diǎn)時(shí)，庫(kù)房管理人員通過(guò)手持式條碼識(shí)別設(shè)備，對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案進(jìn)行掃描，生成檔案統(tǒng)計(jì)信息，結(jié)合信息系統(tǒng)保存的借閱信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)館(室)藏檔案資源的全面統(tǒng)計(jì)及盤點(diǎn)，降低了庫(kù)房管理人員清點(diǎn)校對(duì)的工作量。

3.日常巡檢及出入庫(kù)安全監(jiān)控在使用傳統(tǒng)庫(kù)房防盜門鎖的基礎(chǔ)上，通過(guò)加裝接觸式磁卡電子門禁系統(tǒng)以提供雙重安全保險(xiǎn)。庫(kù)房管理人員使用的磁卡需經(jīng)專門授權(quán)，讀卡器自動(dòng)判別持卡人身份有效之后方能開(kāi)鎖通行，系統(tǒng)將自動(dòng)記錄人員身份和出入庫(kù)時(shí)間，形成庫(kù)房的巡檢記錄報(bào)表等。通過(guò)在庫(kù)房中安裝夜視鏡頭、低照度鏡頭、紅外鏡頭，配以報(bào)警傳感器等，全面對(duì)庫(kù)房進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)掌握監(jiān)控情況。當(dāng)在監(jiān)控范圍內(nèi)有異常情況發(fā)生時(shí)，報(bào)警傳感器會(huì)自動(dòng)報(bào)警，同時(shí)把報(bào)警信息傳送到庫(kù)房管理人員的計(jì)算機(jī)及手機(jī)中，使管理人員隨時(shí)掌握庫(kù)房?jī)?nèi)發(fā)生的情況，可及時(shí)采取相應(yīng)的解決措施，有效地保障庫(kù)房安全。

4.庫(kù)房實(shí)景在線模擬展示三維實(shí)景技術(shù)是一種運(yùn)用數(shù)碼相機(jī)對(duì)現(xiàn)有場(chǎng)景進(jìn)行多角度環(huán)視拍攝，然后進(jìn)行后期縫合，利用播放程序來(lái)完成展示的三維虛擬展示技術(shù)。用戶在播放程序中可以對(duì)圖像進(jìn)行放大、縮小、移動(dòng)、多角度觀看等操作,可以全面了解展示內(nèi)容。通過(guò)相關(guān)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)場(chǎng)景中的熱點(diǎn)鏈接、多場(chǎng)景之間虛擬漫游、雷達(dá)方位導(dǎo)航等功能。

利用3D建模技術(shù)，能夠根據(jù)庫(kù)房的實(shí)際情況，對(duì)庫(kù)房的實(shí)際布局及存儲(chǔ)情況進(jìn)行建模，實(shí)現(xiàn)對(duì)區(qū)域、密集架、溫濕度監(jiān)控點(diǎn)等的實(shí)景展現(xiàn)。近年來(lái)，國(guó)家電網(wǎng)公司檔案館已經(jīng)建成了智能庫(kù)房管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了庫(kù)房的在線實(shí)景模擬展示，展示內(nèi)容配以音樂(lè)和解說(shuō)，讓用戶自由穿梭其中，達(dá)到身臨其境的效果。

基于上述分析，在檔案庫(kù)房溫濕度自動(dòng)監(jiān)測(cè)及調(diào)節(jié)、檔案的智能識(shí)別及上下架、日常巡檢及出入庫(kù)安全監(jiān)控、庫(kù)房實(shí)景在線模擬展示等方面，國(guó)家電網(wǎng)公司檔案館利用相關(guān)硬件設(shè)備，進(jìn)行了“無(wú)人值守”檔案庫(kù)房的初步探索，提出一些思路和方法，供企事業(yè)單位檔案部門參考。

作者：王嘯峰 王永梅 單位：國(guó)網(wǎng)江蘇省電力公司