計算機技術在檔案管理中的實踐范文
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首先，很多機關、企事業單位對于加強檔案管理存在意識上的淡化和偏差，投入的氣力不夠大，人力、財力和物力的保障遠遠不夠。在建設信息化檔案方面，計算機技術的應用缺少必要的支持。其次，很多企事業單位或機關在運用計算機技術開展檔案管理的過程中，工作停留在表面，做的大都是官樣文章，很多事并沒有落到實處，延阻了檔案信息化、數字化的進程。此外，將計算機技術應用于檔案管理需要嚴密的制度、機制的保障，這方面的工作目前仍然處于起步或空白階段，很多單位對此并不重視，造成了檔案管理工作效率的低下。將上述問題盡快納入到解決議題，是有效提升檔案管理質量的基本思路。
2檔案管理中計算機技術的應用思路和舉措
通過前文的論述不難發現，檔案管理中計算機技術的應用既是必要的，也是必須的。那么，在新時期檔案管理中，計算機技術應該如何發揮作用，這一點耐人尋味。
2.1集成現有檔案資源，建設電子檔案數據庫將計算機技術更好的運用到檔案管理中，首要的工作就是集成并運用現有的檔案資源，把檔案進行歸類、立卷與整理，輸入計算機，形成電子檔案數據庫。具體來說，依據檔案文件或案卷的內部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個信息摘出，制成檔案的二次文獻卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個對文件或案卷的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程稱作著錄。著錄是信息輸入計算機的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術尚不能應用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻，輸入計算機，實現非全文的線索檢索。著錄質量的高低，直接影響到檢索結果的好壞。這樣一來，檔案的資料、信息、數據大部分都被“錄入”計算機，變成了電子檔案，檔案的保存可以實現持久化。
2.2完善電子檔案的檢索與搜索功能，拓寬電子檔案應用運用計算機技術加強檔案管理，一方面是為了更好的保護、保存檔案，另一方面是為了節約資源和空間，降低管理與工作成本。在建立健全電子檔案數據庫之后，余下的工作就是完善電子檔案數據庫的管理模式和功能，開發、應用檢索、搜索等功能，便于電子檔案的使用，發揮出電子檔案的最大價值。諸如條目、關鍵詞、主題概念等在內的功能拓展，可以大大加快電子檔案的檢索與搜查，從而便于使用者更快捷的查閱相關檔案。因此，從拓展檔案應用范疇與行業的角度，更好的完善相關功能，是計算機技術應用于檔案管理的又一個重大課題。檔案管理的直接目的就是檔案的調閱、使用與分享，因此檢索、搜索功能的增加與完善是非常重要的。運用計算機技術更多的建立健全檔案的電子化功能，使搜索、檢索的步驟、形式更加便捷，無疑是電子檔案發展的核心訴求，也是展現檔案價值的基本需要。
2.3培養一批專業化、高素質的計算機檔案管理人才檔案管理的工作本身就具備專業性，需要更加專業的人員才能操作。加之計算機技術在檔案管理中的應用，就需要更多的專業化人才參與其中。一方面，專業化的人才必須懂計算機技術與基本的信息化技術，同時需要專業的檔案管理經驗與實踐能力；另一方面，相關單位和部門要做好隊伍建設工作，打造一支既能操作計算機又能開展檔案管理工作的高素質人才隊伍，切實提升計算機檔案管理的水平。因此，檔案管理人才隊伍、班子的建設需要一個長期的過程，而相關制度、體制的健全也是十分重要的。打造“招之即來，來之能戰”高水平人才隊伍，不僅要成為檔案管理工作的一個重要目標，也應該成為機關、企事業單位開展檔案管理創新的基本目標。只有做好了人才隊伍建設工作，檔案管理才能更加有序，檔案的價值發揮才更有依托。總之，做好人才方面的工作至關重要，尤其對于檔案信息化管理而言。
2.4統籌計算機技術力量，提高檔案管理的水平計算機技術的應用引導了信息技術與網絡技術的大幅度“擴張“，進而形成了信息化的浪潮。在檔案管理中大規模的運用計算機技術，就是要統籌計算機技術“力量”，構建完整的檔案信息化管理鏈條。將完整的檔案信息化產業內容歸結、構筑起來，就形成了檔案信息化平臺，這也是計算機技術應用于檔案管理的最終目標。具體來說，其核心內容包括如下方面：首先，要制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效等工作。其次，要建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網，實現館藏檔案數字化、傳輸網絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。此外，作為檔案事業重要組成部分的檔案工作，檔案信息化建設已成為自身發展建設的必然。將這一系列的工作內容統籌、完善構建起來，其產生的巨大能量必然是不可小視的，也必然促進新時期檔案管理的快速發展。
綜上所述，新時期的檔案管理需要更多的創新化技術手段的加入，計算機技術就是其中的重要“力量”。有效的運用計算機技術，檔案管理的水平和質量一定可以逐步提升。運用計算機技術打造檔案管理的“升級版”與“信息化平臺”，無疑是檔案管理工作的發展趨勢，也是檔案作用與價值展現的迫切需要。
作者：金漢霞單位：江蘇省灌溉動力管理二處
