往來賬標準化管理的研究范文
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《冶金財會雜志》2014年第七期
1.明細賬跨年度拼接跨年度拼接是東鑫礦業管理往來賬的標準做法之一，該項工作每年年初做一次，用時不長，卻是賬齡分析、制訂計劃、核對和管理往來賬的基礎。跨年度拼接工作有三大要點：一是按年銜接，即每年初將上年末余額不為零的各往來賬明細表按年下載并復制、拼接到以往跨年度往來賬明細表中，余額為零說明不論當年是否發生業務，平賬后已非關注重點，不再作為本表管理的范圍；二是拼接后的明細表是每一往來賬戶自最近一次平賬到上年末為止的全部內容，后面的賬齡判斷和生成即以此為依據；三是跨年度拼接后的往來賬明細表是雙方核賬的依據，核對前只需補入當年1月至上月的明細即可，不核賬則無需拼接當年的明細賬，只作為明細賬備份。
2.編制明細賬匯總表明細賬匯總表是將上述已命名的跨年度明細賬按照相對固定的標題排列組合在一起，級別較高的管理人員查閱本表可直觀了解到往來賬的大致情況。東鑫礦業明細賬匯總表的標題主要設置如下：（1）序號：從1至若干，由上至下排列。（2）科目并鏈接：將明細賬跨年度拼接表通過以下路徑鏈接到本列的某行：插入→超鏈接→選擇鏈接到“原有文件或網頁”→選擇“當前文件夾”→點擊光標所在單元格擬鏈接的文件名。如此反復操作，將余額不為零的往來賬明細表文件按照一定的順序全部鏈接至本列。這里的順序建議按資產負債表和會計軟件中的往來賬順序由上至下、先資產后負債操作。（3）方向：指往來賬余額的借方或貸方。這里不需要手工輸入，在工作簿間通過“引用”功能生成，分兩步走：第一步即文件名全部鏈接好之后，點擊一下，再同時按兩鍵（Ctrl和End）即找到該賬戶明細賬的右下角；第二步，先返回到匯總表，在該賬戶對應的方向欄單元格內輸入“＝”，然后再用鼠標點擊該賬戶明細賬右下角的借方或貸方，按回車鍵結束。如此反復操作，將所有賬戶的上年末賬戶的方向一一復制引用到本列。（4）年末余額：可使用與引用方向一樣的辦法生成，或在方向引用結束后，將出現于列名前的絕對引用符號“$”刪除后右拉即可。采用后者，在全部單位的方向欄引用結束后批處理更為省力。（5）賬齡：與年末余額采用同樣的方法引用生成。（6）成因：指形成年末余額的主要原因，東鑫礦業主要描述形成賬戶余額的最初時點、是一筆業務還是多筆業務累積形成等。如“自201208累積形成”說明本賬戶余額是自2012年8月以來發生了2筆及以上借貸方業務累積形成的，而“201208形成”則說明該賬戶余額形成于2012年8月，至截止日沒有再發生任何業務。（7）排序：即按照一定的方法對往來賬單位的年終余額進行排位，排序的方法有多種：既可以按科目分別排序，也可以將所有科目混合排序；既可以按方向和金額大小排序，也可以不問方向、只關注金額的大小即按照絕對值排序。根據需要，最好在此標題下多設幾欄以滿足不同的要求。但無論采用哪種方法都離不開函數RANK，如某單元格=RANK(E3,E$3:E$14,1)，是指E3在E3至E14的12個數據中按升序的排列位置，如果將公式中的1替換為0或省略，則按降序排位。（8）核對記錄：描述雙方是否核對過往來賬、何時核對、有無對賬調節表等。（9）處理建議：以賬齡、排序、核對記錄等為依據向管理者提出往來賬會計自己的建議，也可以理解為計劃。
3.按月編制賬戶賬齡分析表賬齡分析表反映的是根據按月從會計軟件下載的科目余額表逐月計算、判斷其賬齡。該表涵蓋了當月無發生無余額，但累計有發生有余額的全部往來單位，無論其上年末余額是否為零，這也是一般會計軟件所能下載的科目余額表的范圍。5.建立往來賬戶檔案一個全面的往來賬管理體系離不開賬戶檔案的建立。建立往來賬戶檔案的主要工作包括兩項：一是設計一張比較客觀、信息全面的檔案表；二是將該表與對應的資料保存于檔案袋內作日常維護與管理。東鑫礦業的檔案表主要包括供應商和客戶的全稱、主營業務內容、注冊資本金、地址、法定代表人、實際控制人、資產負債狀況、金融機構信用等級、特殊行業的許可證或等級、與本公司往來業務的時間、業務聯系人和聯系方式及號碼、核對情況、核對人和聯系方式及號碼等許多信息。大量的信息需要本公司業務人員通過對方的業務人員以各種方式獲得。作為往來賬管理者則重點關注其中的往來賬是否核對過、有無對賬調節表、對賬截止時間、調節平衡后雙方認可一致的余額是多少等信息。
二、往來賬標準化管理的分析和評價
分析、評價往來賬并籍此規避風險、采取相應的清理措施是往來賬管理的最終目的，主要借助于電子表格函數及相關功能來完成，現對以下三類表進行解析。
1.跨年度往來賬明細表會計軟件不能跨年反映、查閱自發生業務或最近一次平賬以來的經濟總量，有了跨年度明細表使得匯總工作變得簡單易行。首先，在標題上方留出一行作為經濟總量計算行，假設標題行為第4行，經濟總量行為第3行，再假設摘要、借方（發生額）、貸方（發生額）分別為D列、E列、F列，則發生的借方經濟總量E3=SUMIF（$D5：$D10000，"本年累計"，E5：E10000）。這里設計為10000行，主要是今后增加業務量時無需調整該數，下同。計算貸方的經濟總量只需將E3的公式復制到F3即可。其次，如果在第2行計算發生了多少筆業務，則使用SUMPRODUCT函數，即：E2=SUMPRODUCT(($D5:$D10000<>"累計")*($D5:$D10000<>"本年累計")*($D5:$D10000<>"本月合計")*($D5:$D10000<>"上年結轉")*($D5:$D10000<>"摘要")*(E5:E10000<>0))公式中的累計、本年累計、本月合計、上年結轉、摘要都是在計數中需要扣除的因素，否則這些行對應的信息也計入總量，造成結果失實。最后，建議在往來賬明細表右側增設資金占用天數和占用金額欄，計算每個賬戶的平均占用天數用于業務員貨款回收或清欠考核。這里要用到TODAY、DATE兩個時間函數和SUBTOTAL函數。假設A、B、C列分別為下載的明細賬年、月、日，J列為天數，標題行在第4行，則截止到當日的占用天數J5=TODAY()-DATE(A5,B5,C5)，這里要注意選擇單元格的格式為數值。如果計算的是截止到上年末如2013年末的天數，則將公式中的TODAY()更改為DATE(2013,12,31)即可。然后再下拉到最后一筆業務，最后使用簡單的公式就可以分別計算出資金占用和平均占用天數。需要強調的是在計算資金占用時，要將本月合計、本年累計、累計、上年結轉等行隱藏起來并使用SUBTOTAL(109,G5:G10000)替代SUM函數以計算未予隱藏行的資金占用。同樣，可以使用SUBTOTAL(102,G5:G10000)替代COUNT函數計算未予隱藏的業務筆數。SUBTOTAL函數的計算既可以包含隱藏值也可以忽略隱藏值，這要看函數中的首個參數是109還是9、102還是2等，前者為忽略隱藏值。
2.明細賬匯總表該表按前述要求編制完成并核對鏈接正確無誤后，還需要按賬齡劃段、按金額排出若干大戶進行深入分析。東鑫礦業的做法是以明細賬匯總表為基礎并將該工作表標簽命名為匯總表，在同一工作簿下新建一個分析表，數據分析通過函數和公式從匯總表引入并分為三塊內容：（1）鏈接正確與否，與相應的資產負債表項目比較。以應收賬款借方余額為例，假設匯總表的B列、C列、D列分別為鏈接取得的明細賬文件名稱、方向、余額，則分析表E4=SUMPRODUCT((LEFT(匯總表!$B$3:$B$10000,4)="應收賬款")*(匯總表!$C$3:$C$10000="借")*(匯總表!$D$3:$D$10000))。G4為分析表貸方余額，復制E4函數公式后再將其中的借替換為貸即可。然后E4-G4＝C4則計算出應收賬款的總余額，應與資產負債表的應收賬款余額核對相符，否則，應查找原因并修改到一致。（2）賬齡的劃段分析主要理清風險的大小問題。仍以應收賬款為例，假設分析表的A列、B列、C列分別為賬齡段、借方戶數、借方金額，并將賬齡劃分為3個月以內、6個月以內、1年以內、2年以內、3年以內、3年以上幾個分段。同時，假設匯總表的B列、C列、D列、F列分別為明細賬科目名稱、方向、金額、賬齡。則B15、C15分別為賬齡在3個月以內的應收賬款戶數、金額。B15=SUMPRODUCT((LEFT(匯總表!$B$3:$B$10000,4)="應收賬款")*(匯總表!$C$3:$C$10000="借")*(匯總表!$F$3:$F$10000<4))。將B15的函數公式復制到C15后，在公式最后添加數組"匯總表!$D$3:$D$10000"即可。假設B16、C16分別為賬齡在6個月以內的應收賬款戶數、金額，則在復制B15、C15的函數公式后，將<4替換為>3,同時再添加數組"匯總表!$F$3:$F$10000<7"即可。依次類推，可以計算出應收賬款借方的其他賬齡段的戶數與金額。同理，可以計算應收賬款科目中余額在貸方的各賬齡段的戶數和金額，并推而廣之計算出其他往來賬科目借方或貸方在各賬齡段的戶數與金額。（3）往來賬大戶分析用于解決主要風險的控制問題。明細賬匯總表中的排序前面已經介紹，對往來賬的大戶分析就是基于這個排序所作的進一步分析。繼續以應收賬款為例，現假設匯總表中H列為降序排序并借方為正數、貸方為負數，同時假設分析表中A列、B列、C列分別為按借方排序、占比、金額，則借方余額第一大戶的金額為:C44=SUMPRODUCT((LEFT(匯總表!$B$3:$B$10000,4)="應收賬款")*(匯總表!$H$3:$H$10000=1)*(匯總表!$D$3:$D$10000))。然后，再用此金額與借方客戶的總金額相除即獲得其占用比例。第2大戶的計算只需復制C44單元格函數公式后，將第二個數組中的1替換為2即可，依此類推，可獲得第3大戶至若干大戶的占比和金額。至于分析到多少大戶為宜，本文的建議是遵循“8020管理原則”即大戶的總金額占到余額在借方賬戶的全部金額的比例達到80%左右。其他往來賬科目借方或貸方的操作與應收賬款借方大戶的分析同理，需要注意的是，所有往來科目的貸方排序應按升序排位。
3.月度科目余額表當年按月進行賬齡分析的具體做法是：首先，每月初下載上月往來賬的科目余額表并補入到前述賬齡分析表的最后；然后，按先科目代碼、后時間排序，則每個賬戶每個月的科目余額按月度排列在一起；最后，運用電子表格的“分類匯總”或“圖表向導”功能進行賬齡分析。分類匯總時，選擇求和的列為“科目名稱”，因為其每個月不變。分類匯總后，大量的工作就是按賬戶填寫賬齡。如現在是8月，該表已截止到7月，7月的賬齡是根據6月的賬齡和7月經濟業務的發生方向和多少來綜合判斷并計算的，方法前面已介紹。同時填寫成因，前面也有介紹，均不再贅述。這樣做使往來賬不會因匯總表和明細賬缺陷而出現管理真空，更重要的是有利于按月查閱每個賬戶的賬齡變化以盡快作出相應對策。東鑫礦業把各往來賬科目匯總放在一張匯總表處理，在使用SUMPRODUCT函數時加入的數組較多，往來單位較多的企業建議按一級科目分別匯總，設計就相對簡單。當然，這要視往來賬會計的計算機應用水平而定。往來賬的標準化管理，成為東鑫礦業財務和營銷管理的重要組成部分并已堅持三年，該項工作推行后不再因人員變動而改變，帶來的最大成果就是效率獲得了前所未有地提高，減少、避免了重復勞動，同時帶來了思維方式的巨大轉變。
作者：劉昌彬單位：淮北市東鑫礦業有限公司