合同信息化管理范文

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第1篇

關鍵詞：建筑工程；合同；信息化；管理

中圖分類號：F27

文獻標識碼：A

doi：10.19311/ki.1672-3198.2016.15.034

1 建筑工程項目信息化管理的重要性

企業(yè)的信息化管理，能實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的即時共享，可有效降低企業(yè)管理成本，為企業(yè)經(jīng)營決策提供良好的數(shù)據(jù)信息支撐。建筑工程項目實現(xiàn)信息化管理，將有助于增強項目信息的真實度、可靠度，便于對項目各環(huán)節(jié)進行監(jiān)管，從而提高企業(yè)競爭力和管理水平。傳統(tǒng)的建筑項目合同管理一般通過人工進行，效率低、易出錯，制約了項目合同管理的效益提升。而建筑項目合同管理信息化則是利用現(xiàn)代信息科技手段，以電子計算機和網(wǎng)絡為基礎，進行項目合同信息存儲與管理。這種管理模式極大地提高了項目合同管理的效率，實現(xiàn)了信息的準確采集與快速共享，而且使用靈活，可根據(jù)實際需求，隨時進行調(diào)用，不僅克服了傳統(tǒng)人工管理的弱點與不足，也能節(jié)約項目成本，提高資金使用效率。

2 當前建筑工程項目合同管理存在的問題

2.1 建筑工程行業(yè)合同管理意識不強

契約精神是市場經(jīng)濟的基本精神，作為市場競爭的主體，企業(yè)需要在市場活動中嚴格遵守和體現(xiàn)契約精神。建筑行業(yè)具有自身的特點，項目建設周期長，需要涉及很多環(huán)節(jié)，牽涉到多部門合作，在這個過程中，為了保證項目進度的順利推進，需要簽訂一系列的合同。但是，盡管簽訂了合同，很多工程企業(yè)對項目合同管理卻很少給予重視，也缺少完善的合同管理體系，導致建筑工程項目合同管理大多流于形式，也為工程項目建設埋下了很多問題與隱患。

2.2 建筑工程項目各單位存在信息孤島

在當前各建筑工程相關單位中，信息管理孤島現(xiàn)象比較嚴重，很多單位只在內(nèi)部進行信息共享，單位之間的信息溝通比較少，建筑工程項目相關信息、數(shù)據(jù)、資料，無法即時得到傳遞與共享。據(jù)調(diào)查，在工程項目設計中，設計人員每天約花費35%的時間來查閱相關資料，而工程項目施工管理人員，則需花費50%的時間來進行信息溝通交流。

2.3 合同管理人才與培訓缺乏

合同管理是一項專業(yè)性、技術性較強的工作，發(fā)達國家一般都是由工程師等專業(yè)人士完成，這些人不僅通曉法律知識。還必須要熟知工程項目運作規(guī)律。但在我國，由于建筑企業(yè)對于合同管理的重視程度不夠，一般都是由普通專員進行管理。他們不僅缺少對合同相關的法律、法規(guī)的了解，對于項目具體運作各環(huán)節(jié)，也知之甚少，導致合同管理效率與效益不高。如果發(fā)生合同糾紛，一般都無法采取專業(yè)手段解決。目前，世界經(jīng)濟一體化發(fā)展趨勢日益明顯，尤其是在我國加入WTO之后，建筑業(yè)將面臨更加復雜的國內(nèi)外競爭，這對于合同管理也提出了更高的要求，合同管理人員還必須要掌握國際通行的法規(guī)制度及項目運作原則等。

3 完善建筑工程項目信息化管理的對策

3.1 提高領導對項目合同管理的重視程度

建筑工程企業(yè)管理層需要改變傳統(tǒng)的對合同管理的認識，從根本上重視建筑工程項目合同管理工作。這樣，才能做到上行下效，提高下屬對于項目合同管理重視程度。為了提高合同管理人員的專業(yè)水平，企業(yè)還應通過培訓和學習，還強化合同管理人員對于建筑法、合同法等相關法律法規(guī)的了解，使他們形成規(guī)范的合同管理、執(zhí)行行為。

3.2 加強信息化系統(tǒng)的建設與開發(fā)

隨著信息科技在各領域的廣泛應用，建筑企業(yè)也要加強信息化系統(tǒng)的建設與開發(fā)，大力推進計算機等硬件設施與軟件設施的應用，逐步達到“分步推行，以點帶面，強化鞏固，全面應用”。通過建設信息化系統(tǒng)，各部門之間可以實現(xiàn)信息共享，減少重復工作，提高效率與效益。同時，還能對施工現(xiàn)場、項目運作等各環(huán)節(jié)進行有效監(jiān)管與監(jiān)控。

3.3 提高合同管理人員綜合素質(zhì)

首先，建筑企業(yè)應采取“走出去，引進來”的原則，選派合同管理人員外出學習與培訓，以提高他們的專業(yè)技能。還可以邀請知名企業(yè)合同管理人員，來企業(yè)對員工進行講座培訓，以豐富合同管理人員的知識體系，拓寬他們的視野和思路。其次，在招聘人才的時候，人力資源管理部門應當根據(jù)企業(yè)需求，通過公開考評和競爭招聘方式，選擇高素質(zhì)合同管理人員，為企業(yè)發(fā)展提供充足的人才保證。

3.4 創(chuàng)建以數(shù)據(jù)信息為核心的工作方式

建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理中心，對合同進行統(tǒng)一的動態(tài)化管理，采取“一次輸入、多次查詢”、“個別修改、整體共享”的信息化管理模式，來提高合同管理的有效性。信息化工作方式，可以解放人力，確保數(shù)據(jù)信息客觀、準確，能實時為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)信息參考，從而促進項目運作效率提高，優(yōu)化項目經(jīng)濟效益、社會效益與環(huán)保效益。

參考文獻

第2篇

【關鍵詞】信息化管理，工程項目，合同實施

一、工程項目市場合同信息化的現(xiàn)狀

在現(xiàn)代化工程項目管理中，企業(yè)越來越強調(diào)系統(tǒng)的集成，在工程項目中界面具有十分廣泛的意義，項目的各類系統(tǒng)，如目標系統(tǒng)、技術系統(tǒng)、行為系統(tǒng)、組織系統(tǒng)等，他們的系統(tǒng)單元之間，以及系統(tǒng)與項目質(zhì)量、項目進度、材料供應、工程安全、外部環(huán)境之間都存在著復雜的界面。

然而，我們可以從不同的角度分析看看：

（一）項目的各類組織系統(tǒng)之間以及項目整個系統(tǒng)與外界環(huán)境系統(tǒng)之間存在復雜的管理界面。例如，政府主管部門、項目管理組織、承包商、材料供應商等項目參建單位之間的工作往來形成了復雜的管理流程界面。

（二）在工程項目生命周期的各階段之間的管理流程界面。建設項目自可行性研究至設計、設計到施工、施工到驗收，在這些界面的兩側的管理環(huán)境及參與單位都有著顯著的不同從而導致管理流程的差異，這些差異造成不同的工作、人員行為以及控制方針，從而形成了項目管理實施過程之間的管理流程界面。

（三）各管理子系統(tǒng)之間的職能管理流程界面。在建設項目的管理中，項目管理的各個職能以及各個管理部門在項目過程中形成一定的關系，互相依賴、互相影響，由于各子系統(tǒng)的功能不同、目標不同，按其職能可將項目管理系統(tǒng)分解為進度管理子系統(tǒng)、成本（投資）管理子系統(tǒng)、質(zhì)量管理子系統(tǒng)、合同管理子系統(tǒng)等，從而各個子系統(tǒng)之間構成復雜的職能管理流程界面。

二、影響企業(yè)工程項目信息化的因素

（一）合同文件管理模塊：收集、整理合同管理工作中形成的有關資料以及其他一些與合同管理密切相關的資料，進行合同文件的檢索、查詢、合同數(shù)據(jù)的輸入、修改等。其涉及的數(shù)據(jù)有：建設工程合同協(xié)議條款，建設工程合同條件，洽談、變更、明確雙方權利和義務的紀要、協(xié)議，招標工程中標通知書，投標書，招標文件，工程量清單，標準規(guī)范和其他有關資料，技術要求等。

（二）合同條款檢索模塊：可對各類合同條款進行檢索，以便監(jiān)督合同的履行和合同的實現(xiàn)。合同條款檢索可分為無條件檢索和有條件檢索，無條件檢索是按合同條款的自然順序進行檢索；有條件檢索是按使用者所選擇的條件進行檢索查詢。選擇條件可分為：條款檢索、條款項檢索和主題詞檢索。

（三）合同管理模塊：它主要涉及的數(shù)據(jù)是在工程建設中，關于工程質(zhì)量、費用、進度等方面的信息。它分為合同實施控制子模塊，合同變更管理子模塊，索賠管理子模塊。合同實施控制子模塊：主要是對工程質(zhì)量、費用、進度等方面信息進行分析和實施動態(tài)管理，將合同實施結果與合同計劃目標對比，找出兩者之間存在的差異，從而及時調(diào)整合同實施計劃。合同變更管理子模塊：對工程施工過程中經(jīng)常發(fā)生的合同變更，可自動生成變更清單，計算變更費用，生成變更詳情表，計算變更凈值，以及變更與原合同的對照表，并及時反映變更后的總投資變化情況。合同索賠管理子模塊：主要包括索賠證據(jù)管理，索賠鑒別管理，索賠計算管理，索賠文件管理及有關數(shù)據(jù)庫的管理等，為管理人員提供有關收集、查詢、加工、更新有關索賠的各類工程數(shù)據(jù)的服務，提供索賠意向通知書，索賠報告，進行索賠計算等。

三、如何強化信息化管理建設

（一）合同在建設項目管理過程中正在發(fā)揮越來越重要的作用，具體來講，合同在建設項目管理過程中的地位和作用主要體現(xiàn)在如下三個方面：

1、合同是建設項目管理的核心。任何一個建設項目的實施，都是通過簽訂一系列的承發(fā)包合同來實現(xiàn)的。通過對承包內(nèi)容、范圍、價款、工期和質(zhì)量標準等合同條款的制訂和履行，業(yè)主和承包商可以在合同環(huán)境下調(diào)控建設項目的運行狀態(tài)。通過對合同管理目標責任的分解，可以規(guī)范項目管理機構的內(nèi)部職能，緊密圍繞合同條款開展項目管理工作。

2、施工合同是承發(fā)包雙方履行義務、享有權利的法律基礎。為保證建設項目的順利實施，通過明確承發(fā)包雙方的職責、權利和義務，可以合理分攤承發(fā)包雙方的責任風險，建設工程合同通常界定了承發(fā)包雙方基本的權利義務關系。

如發(fā)包方必須按時支付工程進度款，及時參加隱蔽工程驗收和中間驗收，及時組織工程竣工驗收和辦理竣工結算等。承包方則必須按施工圖紙和批準的施工組織設計組織施工，向業(yè)主提供符合約定質(zhì)量標準的建筑產(chǎn)品等。

3、合同是處理建設項目實施過程中各種爭執(zhí)和糾紛的法律證據(jù)。建設項目由于建設周期長、合同金額大、參建單位眾多和項目之間接口復雜等特點。在合同履行過程中，業(yè)主與承包商之間、不同承包商之間、承包商與分包商之間以及業(yè)主與材料供應商之間不可避免地產(chǎn)生各種爭執(zhí)和糾紛。而調(diào)處這些爭執(zhí)和糾紛的主要尺度和依據(jù)應是承發(fā)包雙方在合同中事先做出的各種約定和承諾，如合同的索賠與反索賠條款、不可抗力條款、合同價款調(diào)整變更條款等等。。

（二）大型建設項目合同管理流程的構建步驟

1、為了保證建設項目合同管理的成功實施，必須建立一套高效的管理流程體系，而一個理想的流程體系結構應該滿足以下兩個條件；（1）流程同步，指流程應具備在質(zhì)量、數(shù)量、時間等方面準確滿足建設項目合同目標實現(xiàn)的能力。（2）流程高效，是用總的流程成本來計算，理想水平是用盡可能低的成本來保證項目信息流程、資金流、物資流的運轉。

2、大型建設項目合同管理流程的控制。大型建設項目合同管理流程控制是利用現(xiàn)代工程項目管理相關學科知識和技術方法，通過對影響建設項目合同管理的目標的因素進行識別、建設環(huán)境進行分析，對工程項目建設合同管理的目標控制的原則、原理、方法及措施做出全面的系統(tǒng)規(guī)劃，進而對建設行為狀態(tài)實行跟蹤控制和組織協(xié)調(diào)，從而保證對建設項目管理職能的履行，最終實現(xiàn)工程項目的建設目標。

第3篇

關鍵詞：合同管理；信息化；現(xiàn)狀與不足；平臺建設

一、合同管理概述

合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。《中華人民共和國合同法》第二條指出“合同是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利關系的協(xié)議”，從法律角度界定了合同的概念。

企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理主要涉及產(chǎn)、供、銷三個環(huán)節(jié)，其中大多數(shù)經(jīng)濟行為都通過合同體現(xiàn)。合同是企業(yè)經(jīng)營管理基礎工作的重要內(nèi)容，是企業(yè)通向市場的橋梁和紐帶。合同管理是包括從合同起草、合同簽訂、文本管理、結算安排、執(zhí)行進展、合同變更、到實際結款以及對合同結款情況統(tǒng)計分析的全方位管理，合同管理水平的高低對企業(yè)內(nèi)部管理及外部往來的規(guī)范性非常重要。

合同管理工作對項目的進度控制、質(zhì)量管理、成本管理又有著總協(xié)調(diào)和總控制的作用，可以說是項目管理的核心和靈魂。通過提高合同管理水平，規(guī)范企業(yè)合同的簽訂和履行，能夠有效地防范風險、優(yōu)化管理、降低成本、提高效益。在合同管理實踐中如何能快速追溯查詢、提高審核效率、及時掌握履約狀況、快捷統(tǒng)計和分析等，都是困擾合同管理人員的問題。

二、傳統(tǒng)合同管理模式的現(xiàn)狀和不足

傳統(tǒng)的合同管理模式一般采取手工和紙質(zhì)相結合的非信息化方式，由于合同標的物種類繁多、業(yè)務量龐大、涉及內(nèi)部業(yè)務部門眾多，很容易造成信息不集中，實時性不強，導致各部門間協(xié)作、業(yè)務流程組建、監(jiān)控合同執(zhí)行等方面存在效率不高、費時費力等問題，而且無法做到統(tǒng)籌兼顧，難免發(fā)生誤差、影響決策。主要體現(xiàn)在以下方面：

1.合同執(zhí)行管控能力不強

企業(yè)業(yè)務規(guī)模大、專業(yè)分類細、經(jīng)辦合同多時，傳統(tǒng)合同管理模式不便于企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督管理部門全局掌握單位全部合同實際履約狀況、項目進度、經(jīng)費執(zhí)行情況等信息。

2.合同信息查詢分析不便

合同管理工作中還經(jīng)常需要追溯相關信息或進行統(tǒng)計和分析，采用手工管理合同時，由于企業(yè)內(nèi)部各部門對合同的關注點不同，數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)的匯總工作需要耗費大量的時間。

3.缺少預警機制

財務部門的付款依據(jù)與合同執(zhí)行進度密切相關，傳統(tǒng)合同管理模式缺少對合同進度、經(jīng)費支付等關鍵節(jié)點的預警，不能幫助企業(yè)進行財務規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，更好的發(fā)揮資金的作用。

三、推行合同管理信息化的意義

以信息化為手段的規(guī)范化、標準化合同管理按照規(guī)范程序、固化流程、加強監(jiān)管、強化服務、透明信息的原則要求，強化各級管理部門的職能分配，做到職權清晰，責任明確，嚴格按規(guī)定程序審批辦理，并能建立相關部門與崗位之間的相互制衡和監(jiān)督機制。記錄、控制企業(yè)合同管理各重點環(huán)節(jié)和關鍵節(jié)點，可實現(xiàn)企業(yè)總部對項目合同管理的動態(tài)監(jiān)控。便于企業(yè)領導和各管理部門實時、全面掌握項目進展情況，實現(xiàn)信息共享，并為及時收集、分析項目數(shù)據(jù)信息打好基礎，為領導決策提供準確有效的數(shù)據(jù)支持。

通過合同管理信息化系統(tǒng)，可以實現(xiàn)企業(yè)對總包合同的計量、變更、支付等合同履約情況的全程了解，實現(xiàn)對分包合同、物資設備采購合同的招議標、簽訂、執(zhí)行等工作的全面控制。并以合同檔案的形式歸檔到信息化系統(tǒng)，形成一套完整閉合的合同管控資料，改變傳統(tǒng)合同管理的復雜性和隨意性。

合同管理信息系統(tǒng)能為企業(yè)合同管理工作帶來極大的便利，其優(yōu)點主要體現(xiàn)在以下五個方面：

1.增加管理透明度，提高管理監(jiān)督能力，防止不正之風。

合同所約定的交易涉及企業(yè)物資、產(chǎn)品或技術，與企業(yè)資金的流出、流入緊密關聯(lián)，只有進行有效監(jiān)督，才能防止不正之風與職務犯罪。合同管理信息化通過網(wǎng)上辦公與信息流轉，將提高監(jiān)督管理行為的能力，利于反腐倡廉的源頭控制，不僅能保護企業(yè)財產(chǎn)不受侵占，還能凈化企業(yè)環(huán)境，樹立良好風氣。

2.優(yōu)化管理模式，革新管理理念。

推行合同管理信息化，在管理方式上實現(xiàn)了由傳統(tǒng)的手工經(jīng)驗式、粗放型合同管理模式向以PDCA 循環(huán)模式為主的精細化合同管理模式的轉變，合同管理的重復工作量和誤差明顯減少，質(zhì)量和效率明顯提高，促進企業(yè)管理理念革新。

3.降低管理成本，提高經(jīng)濟效益。

合同管理信息化能提高企業(yè)對成本消耗情況的控制和監(jiān)督效能，降低庫存占用資金，優(yōu)化庫存結構，加強對供應商的約束和平衡，促進公司降本增效。

4.加強過程管控能力，提升合同管理水平。

合同管理信息化可以將資金流向、數(shù)量和時間等具體內(nèi)容反映合同的實際履約狀況，為企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督部門開展過程監(jiān)管、同步監(jiān)管提供了有利條件，可以提高企業(yè)內(nèi)部流轉審核效率、強化過程監(jiān)管能力、加強數(shù)據(jù)處理能力，使企業(yè)合同管理水平得到了提高。

5.確保合同各項信息真實有效。

通過信息化管理，合同信息能夠利用網(wǎng)絡及時反饋，在加強合同動態(tài)管理的同時，拓寬收集合同數(shù)據(jù)信息的渠道，確保合同數(shù)據(jù)的真實性、有效性，為合同招標談判及成本預算提供了詳細數(shù)據(jù)，為企業(yè)提升決策水平提供了數(shù)據(jù)平臺。

四、如何建設合同管理信息化平臺

合同管理信息化必須以合同為主線，以費用為中心，以解決實際業(yè)務管理中的問題為主導，實現(xiàn)對合同全周期的管理，實現(xiàn)對合同執(zhí)行狀況動態(tài)跟蹤，實現(xiàn)預算管理、成本控制、資金收支實時監(jiān)控，將企業(yè)合同管理動態(tài)化、智能化、網(wǎng)絡化，為企業(yè)提供合理的流程和業(yè)務約束及全方位的管理。

合同管理信息化平臺建設，將合同的訂立、計價、支付及查詢等管理要求有機結合，有利于迅速掌握各合同的執(zhí)行狀態(tài)，為決策提供基礎性信息。主要包括合同擬制會簽審批管理、合同文本管理、合同變更管理、項目進度管理、用戶管理、分承包商管理、合同收付款管理、統(tǒng)計分析管理等分項建設。

合同擬制會簽審批管理：系統(tǒng)平臺提供合同樣本，合同起草人從樣本數(shù)據(jù)庫中選擇對應的合同樣本，填寫合同要素。合同要素分為必須項和可選項，確定合同草案時，系統(tǒng)自動檢測合同要素必須項是否完整，不完整的不允許保存并提交合同審批。系統(tǒng)對保存后的合同，根據(jù)合同編號規(guī)則進行編號，完成合同文本擬制和項目立項。合同進入企業(yè)業(yè)務流程中的審批流程，根據(jù)審批人員的權限及順序劃分，保留審批過程中各個審批人員的審批意見，完成合同草案審批會簽。

合同文件管理：將與合同相關的所有文件，包括合同草案、合同附件、技術協(xié)議、變更文件等內(nèi)容，按照規(guī)定格式輸入電子版文檔，導入信息化平臺進行存檔，相關人員可在權限范圍內(nèi)查閱合同文本相關資料。

合同變更管理：記錄合同變更的原因，并將變更依據(jù)作為附件導入系統(tǒng)，從而實現(xiàn)合同變更過程管理的有據(jù)可查、權責清晰。合同變更管理分項可根據(jù)原合同與變更后合同的信息自動生成變更清單，生成變更詳情表，并及時反映變更后的合同費用、項目進度要求、技術條款變化等變更情況。

項目進度管理：明確記錄合同規(guī)定項目進度，并與實際進度情況進行對比，在項目重點環(huán)節(jié)和關鍵節(jié)點的前期提醒，實現(xiàn)了控制關口前移，使合同管理由事后被動防范轉為事前主動防范，便于項目管理人員、技術人員及時了解合同執(zhí)行情況，做出相應進度調(diào)整。

合同收付款管理：包含發(fā)票登記管理、支付節(jié)點安排、智能提醒收付款等子項，根據(jù)合同信息細化合同支付方式、資金來源、預算安排，幫助企業(yè)進行財務規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，更好的發(fā)揮資金的作用。

統(tǒng)計分析管理：自定義統(tǒng)計條件，根據(jù)不同的查詢和統(tǒng)計方式，從不同角度對系統(tǒng)平臺中的數(shù)據(jù)進行收集、整理、統(tǒng)計分析，自動輸出統(tǒng)計結果，輔助經(jīng)營決策。

五、合同管理信息化建議

合同管理信息化在企業(yè)經(jīng)濟運行、經(jīng)營管理、防范經(jīng)營風險中，發(fā)揮了較大作用。

要做好合同管理信息化建設工作，除按步驟精心組織外，還需關注以下幾點：

1.做好管理平臺首期上線之后的持續(xù)優(yōu)化

管理平臺首期上線運行一段時間后，各相關業(yè)務部門對操作界面和細節(jié)會提出不少優(yōu)化建議，應將這些建議匯總，進行甄別和梳理，既考慮業(yè)務部門需求，又兼顧合法合規(guī)性，持續(xù)開展優(yōu)化工作。

2.實現(xiàn)信息化軟件之間數(shù)據(jù)的關聯(lián)性

合同管理信息化的一大令人矚目的特點，就是實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)和信息的共享。如果不能實現(xiàn)這一點，將是對信息化管理平臺資源的極大浪費。一般企業(yè)除了合同管理信息化外，還有財務、工程等其他信息化軟件，合同管理信息化平臺開發(fā)時需注意和其他系統(tǒng)信息化軟件的對接，不同系統(tǒng)的信息化軟件數(shù)據(jù)相關聯(lián)，有些數(shù)據(jù)可以相互取用，不僅可以減少錄入人員的工作量，更重要的是控制數(shù)據(jù)的準確性和及時性，提高軟件的管控作用。

參考文獻

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