合同管理案例分析范文

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第1篇

關(guān)鍵詞合同能源管理;會(huì)計(jì)處理;可比性

合同能源管理（EnergyPerformanceContracting），簡稱EPC）興起于20世紀(jì)70年代，是一種基于市場(chǎng)的節(jié)能新機(jī)制。國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)將合同能源管理定義為：節(jié)能服務(wù)公司與用能單位以契約形式約定節(jié)能項(xiàng)目的節(jié)能目標(biāo)，節(jié)能服務(wù)公司為實(shí)現(xiàn)節(jié)能目標(biāo)向用能單位提供必要的服務(wù)，用能單位以節(jié)能效益支付節(jié)能服務(wù)公司的投入及其合理利潤的節(jié)能服務(wù)機(jī)制。近年來，隨著國家加快推進(jìn)節(jié)能減排工作，相關(guān)政府部門加大對(duì)合同能源管理企業(yè)的扶持力度，國內(nèi)節(jié)能服務(wù)行業(yè)市場(chǎng)規(guī)模迅速擴(kuò)大，眾多節(jié)能服務(wù)公司進(jìn)入資本市場(chǎng)，合同能源管理業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)核算問題日益引起社會(huì)公眾和投資者的廣泛關(guān)注。合同能源管理業(yè)務(wù)較為特殊，具有多種運(yùn)營模式，包括節(jié)能效益分享型、節(jié)能量保證型、能源費(fèi)用托管型、融資租賃型、混合型等不同類型。目前，《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》及其指南、講解、解釋等尚未就其會(huì)計(jì)處理進(jìn)行明確規(guī)范，會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中存在多種核算模式，各種會(huì)計(jì)處理方法差異較大、對(duì)會(huì)計(jì)審計(jì)人員的職業(yè)判斷具有較強(qiáng)的依賴性，給會(huì)計(jì)信息可比性和資本市場(chǎng)穩(wěn)健發(fā)展帶來較大挑戰(zhàn)。本文將以一家擬在全國中小企業(yè)股份轉(zhuǎn)讓系統(tǒng)（即“新三板”）掛牌公司的合同能源管理業(yè)務(wù)作為典型案例，針對(duì)其會(huì)計(jì)核算問題進(jìn)行分析和探討，以期拋磚引玉。

一、案例背景

某節(jié)能服務(wù)公司（乙方）擬在新三板掛牌，其于2014年9月與某鋼鐵公司（甲方）簽訂“燒結(jié)廠燒結(jié)余熱利用工程項(xiàng)目合同”，合同約定：1.甲方提供項(xiàng)目建設(shè)場(chǎng)地、余熱資源及各類接入點(diǎn)，乙方負(fù)責(zé)余熱發(fā)電項(xiàng)目投資、設(shè)計(jì)、建設(shè)、運(yùn)行管理等服務(wù)。項(xiàng)目主要建設(shè)內(nèi)容為三臺(tái)燒結(jié)環(huán)冷機(jī)各設(shè)一套余熱鍋爐裝置、一套汽輪發(fā)電機(jī)組（即“三爐一機(jī)”），并設(shè)置一個(gè)主廠房。2.該項(xiàng)目在建造、運(yùn)行和轉(zhuǎn)讓（BOT）的基礎(chǔ)上實(shí)施，項(xiàng)目建設(shè)及投資風(fēng)險(xiǎn)由乙方承擔(dān)，余熱發(fā)電收益歸乙方所有，甲方以收益分享的方式實(shí)現(xiàn)收益。3.新建余熱電廠建設(shè)期1年，運(yùn)行期8年。合作期內(nèi)乙方擁有該項(xiàng)目形成的動(dòng)產(chǎn)、不動(dòng)產(chǎn)的一切權(quán)益（不含土地）；合作期滿項(xiàng)目相關(guān)資產(chǎn)的所有權(quán)無償轉(zhuǎn)讓給甲方。4.項(xiàng)目運(yùn)行期內(nèi)，雙方按協(xié)議價(jià)格就共同確認(rèn)的當(dāng)期實(shí)際產(chǎn)出的電量計(jì)算本期款項(xiàng)，由乙方提供電費(fèi)增值稅發(fā)票，甲方支付相應(yīng)款項(xiàng)。

二、案例解析

1.觀點(diǎn)一：認(rèn)為應(yīng)當(dāng)按照《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第14號(hào)——收入》規(guī)定的銷售商品和提供勞務(wù)之混合銷售業(yè)務(wù)進(jìn)行核算。節(jié)能服務(wù)公司采用合同能源管理模式向用能企業(yè)提供節(jié)能設(shè)備、負(fù)責(zé)安裝并提供售后服務(wù)，其實(shí)質(zhì)類似于采用分期收款方式銷售節(jié)能設(shè)備并提供后續(xù)節(jié)能服務(wù)的混合銷售；由于銷售商品部分和提供勞務(wù)部分能夠區(qū)分且能夠單獨(dú)計(jì)量，因此銷售節(jié)能設(shè)備應(yīng)作為銷售商品核算，提供節(jié)能服務(wù)按照提供勞務(wù)核算。2.觀點(diǎn)二：認(rèn)為應(yīng)當(dāng)根據(jù)《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則解釋第2號(hào)》規(guī)定參照BOT項(xiàng)目處理方式進(jìn)行會(huì)計(jì)處理，按《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第15號(hào)——建造合同》及《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第14號(hào)——收入》準(zhǔn)則核算。項(xiàng)目合同明確規(guī)定“該項(xiàng)目在建造、運(yùn)行和轉(zhuǎn)讓（BOT）的基礎(chǔ)上實(shí)施”，節(jié)能服務(wù)公司需要履行“建造—經(jīng)營—轉(zhuǎn)移”的完整過程，具有明顯的BOT特征，類似于《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則解釋第2號(hào)》規(guī)定的企業(yè)采用建設(shè)經(jīng)營移交方式（BOT）參與公共基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)業(yè)務(wù)。交易合同對(duì)節(jié)能服務(wù)公司的經(jīng)濟(jì)影響也與典型的BOT合同一致，二者僅存在法律形式差異。因此在建造期間，節(jié)能服務(wù)公司應(yīng)當(dāng)就其提供的建造服務(wù)按照《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第15號(hào)——建造合同》確認(rèn)相關(guān)收入和成本；在運(yùn)營期內(nèi)，節(jié)能服務(wù)公司應(yīng)當(dāng)按照《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第14號(hào)——收入》確認(rèn)與后續(xù)經(jīng)營服務(wù)相關(guān)的收入。3.觀點(diǎn)三：認(rèn)為應(yīng)當(dāng)按照《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第15號(hào)——建造合同》進(jìn)行核算。從合同能源管理業(yè)務(wù)模式分析，節(jié)能服務(wù)公司的主要經(jīng)營活動(dòng)包括建造活動(dòng)和發(fā)電運(yùn)營。由于乙方本身并非一家發(fā)電企業(yè)，實(shí)質(zhì)為一家專門從事節(jié)能環(huán)保和合同能源管理的公司，余熱發(fā)電項(xiàng)目的主要利潤來源于公司在節(jié)能技術(shù)和能源管理領(lǐng)域的專長和經(jīng)驗(yàn)；公司實(shí)際主要為客戶建造余熱發(fā)電裝置，并以與余熱發(fā)電量掛鉤的變動(dòng)對(duì)價(jià)作為建造合同對(duì)價(jià)。因此應(yīng)當(dāng)按照《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第15號(hào)——建造合同》的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行核算。本案例中，合同總價(jià)款取決于未來8年運(yùn)營期的實(shí)際發(fā)電量，由于時(shí)間跨度較長，預(yù)期經(jīng)濟(jì)利益具有較高的不確定性，項(xiàng)目建設(shè)階段建造合同的結(jié)果無法可靠估計(jì)。因此不能按照完工百分比法確認(rèn)收入，需要根據(jù)《建造合同》準(zhǔn)則第25條的規(guī)定判斷成本是否可以收回，分別作出相應(yīng)會(huì)計(jì)處理：合同成本能夠收回的，合同收入根據(jù)能夠收回的實(shí)際合同成本予以確認(rèn)，合同成本在其發(fā)生的當(dāng)期確認(rèn)為合同費(fèi)用；合同成本不可能收回的，在發(fā)生時(shí)立即確認(rèn)為合同費(fèi)用，不確認(rèn)合同收入。4.認(rèn)為應(yīng)當(dāng)按照《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第21號(hào)——租賃》中的融資租賃進(jìn)行核算。根據(jù)合同安排，該合同能源管理業(yè)務(wù)系節(jié)能服務(wù)公司按用能企業(yè)的要求建造一項(xiàng)特定的固定資產(chǎn)，建設(shè)的資產(chǎn)及設(shè)施具有專用性，僅供用能企業(yè)使用，履行該協(xié)議依賴于上述特定資產(chǎn)；該項(xiàng)目合同期為9年，合同期內(nèi)資產(chǎn)所有權(quán)仍歸節(jié)能服務(wù)公司，用能企業(yè)擁有使用權(quán)，且未來收益不能合理確定。因此可以確定該項(xiàng)協(xié)議包含租賃業(yè)務(wù)。運(yùn)營期滿后項(xiàng)目資產(chǎn)無償轉(zhuǎn)讓給甲方，可以合理推測(cè)乙方在運(yùn)營期內(nèi)按照合同約定收取的價(jià)款實(shí)質(zhì)已經(jīng)相當(dāng)于相關(guān)資產(chǎn)的公允價(jià)值，符合《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第21號(hào)——租賃》中“租賃資產(chǎn)上的主要風(fēng)險(xiǎn)和報(bào)酬已經(jīng)轉(zhuǎn)移給承租人（用能企業(yè)）”關(guān)于融資租賃的確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)。因此，該合同能源管理業(yè)務(wù)本質(zhì)上屬于融資租賃，與租賃資產(chǎn)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)報(bào)酬已經(jīng)全部轉(zhuǎn)移給承租人（甲方），而乙方通過收取節(jié)能經(jīng)濟(jì)利益作為租金以回收相關(guān)投資價(jià)款，應(yīng)當(dāng)按照租賃準(zhǔn)則中融資租賃的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。

（一）討論與分析

對(duì)比上述不同會(huì)計(jì)處理，均能將合同能源管理業(yè)務(wù)的商業(yè)實(shí)質(zhì)與企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的相關(guān)規(guī)定相結(jié)合進(jìn)行分析，都具有事實(shí)依據(jù)和一定的合理性。由于節(jié)能服務(wù)公司從事合同能源管理業(yè)務(wù)是提供節(jié)能服務(wù)解決方案，具有多元化、綜合性，與一般混合銷售業(yè)務(wù)、建造合同業(yè)務(wù)、BOT業(yè)務(wù)以及融資租賃業(yè)務(wù)存在顯著區(qū)別，需要深入研究、全面分析，從而得出較為合理、公允的會(huì)計(jì)處理結(jié)果。1.關(guān)于“觀點(diǎn)一”，根據(jù)項(xiàng)目合同規(guī)定，節(jié)能工程項(xiàng)目在建設(shè)結(jié)束、完成安裝、試運(yùn)行成功且驗(yàn)收合格后，項(xiàng)目資產(chǎn)的所有權(quán)仍歸屬節(jié)能服務(wù)公司（乙方），項(xiàng)目資產(chǎn)的所有權(quán)并未實(shí)質(zhì)發(fā)生轉(zhuǎn)移。節(jié)能服務(wù)公司是否能夠收回投資并取得合理利潤取決于節(jié)能項(xiàng)目未來能否創(chuàng)造節(jié)能效益，而且節(jié)能效益的具體金額取決于項(xiàng)目資產(chǎn)未來實(shí)際的發(fā)電量，未來實(shí)際的發(fā)電量具有不確定性，導(dǎo)致收入金額不能可靠計(jì)量。因此上述交易不符合混合銷售的收入確認(rèn)條件，不能按“觀點(diǎn)一”依據(jù)《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第14號(hào)——收入》準(zhǔn)則進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。2.關(guān)于“觀點(diǎn)二”，《財(cái)政部關(guān)于印發(fā)企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則解釋第2號(hào)的通知》（財(cái)會(huì)[2008]11號(hào)）規(guī)定，企業(yè)采用建設(shè)經(jīng)營移交方式（BOT）參與公共基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)業(yè)務(wù)，涉及的BOT業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)同時(shí)滿足三項(xiàng)條件：（1）合同授予方為政府及其有關(guān)部門或政府授權(quán)進(jìn)行招標(biāo)的企業(yè)。（2）合同投資方為按照有關(guān)程序取得該特許經(jīng)營權(quán)合同的企業(yè)。合同投資方按照規(guī)定設(shè)立項(xiàng)目公司進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)營。項(xiàng)目公司除取得建造有關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的權(quán)利以外，在基礎(chǔ)設(shè)施建造完成以后的一定期間內(nèi)負(fù)責(zé)提供后續(xù)經(jīng)營服務(wù)。（3）特許經(jīng)營權(quán)合同中對(duì)所建造基礎(chǔ)設(shè)施的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工期、開始經(jīng)營后提供服務(wù)的對(duì)象、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及后續(xù)調(diào)整作出約定，同時(shí)在合同期滿，合同投資方負(fù)有將有關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施移交給合同授予方的義務(wù)，并對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施在移交時(shí)的性能、狀態(tài)等作出明確規(guī)定。前述項(xiàng)目合同確有規(guī)定“該項(xiàng)目在建造、運(yùn)行和轉(zhuǎn)讓（BOT）的基礎(chǔ)上實(shí)施”，但BOT業(yè)務(wù)的合同授予方必須為政府及其有關(guān)部門或政府授權(quán)進(jìn)行招標(biāo)的企業(yè)，本案例中交易雙方皆非“政府及其有關(guān)部門或政府授權(quán)進(jìn)行招標(biāo)的企業(yè)”，也未設(shè)立單獨(dú)的項(xiàng)目公司，建造的標(biāo)的資產(chǎn)也非公共基礎(chǔ)設(shè)施；BOT項(xiàng)目建成后項(xiàng)目公司僅取得特許經(jīng)營權(quán)，并不擁有標(biāo)的資產(chǎn)的所有權(quán)，而本合同管理業(yè)務(wù)中不存在上述特許權(quán)。因此，根據(jù)經(jīng)濟(jì)實(shí)質(zhì)重于法律形式原則，上述合同能源管理業(yè)務(wù)不能按照“觀點(diǎn)二”參照BOT業(yè)務(wù)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。3.關(guān)于“觀點(diǎn)三”，由于合同能源管理業(yè)務(wù)具有多種運(yùn)營模式，節(jié)能服務(wù)企業(yè)分享的節(jié)能效益可以是變動(dòng)對(duì)價(jià)，以運(yùn)營期內(nèi)的實(shí)際產(chǎn)出為基礎(chǔ)進(jìn)行確定，如本案例所示；也可以是固定對(duì)價(jià)，比如根據(jù)資產(chǎn)建設(shè)完成后甲乙雙方共同進(jìn)行一個(gè)月測(cè)試確定月度節(jié)能收益且在運(yùn)行期內(nèi)月度節(jié)能收益保持不變。因此，合同能源管理核算的爭議主要集中于節(jié)能服務(wù)企業(yè)是“自建資產(chǎn)并提供給客戶使用”還是“為客戶建造資產(chǎn)并提供后續(xù)運(yùn)營服務(wù)”，根據(jù)前述分析，后者缺乏充足的理論依據(jù)和現(xiàn)實(shí)可行性，因?yàn)樵诮ㄔO(shè)階段很難對(duì)建造合同的結(jié)果做出合理估計(jì)，甚至難以確保可以收回成本，而且這種處理模式涉及大量的會(huì)計(jì)估計(jì)和職業(yè)判斷，將為相關(guān)會(huì)計(jì)核算和審計(jì)鑒證帶來極大挑戰(zhàn)，難以保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。此外，《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》規(guī)定，建造合同是指為建造一項(xiàng)或數(shù)項(xiàng)在設(shè)計(jì)、技術(shù)、功能、最終用途等方面密切相關(guān)的資產(chǎn)而訂立的合同。一般來說，判斷企業(yè)的一項(xiàng)交易是否適用《建造合同》的主要標(biāo)準(zhǔn)為：當(dāng)買方可以在相關(guān)業(yè)務(wù)開始前指定專業(yè)結(jié)構(gòu)元素的設(shè)計(jì)和/或在建設(shè)過程中可以指定重大的結(jié)構(gòu)性變化，則該類業(yè)務(wù)合同通常情況下應(yīng)當(dāng)適用《建造合同》準(zhǔn)則，如房地產(chǎn)建造合同。本案例中，用能單位（甲方）只能選擇節(jié)能服務(wù)公司（乙方）所指定的設(shè)計(jì)選項(xiàng)，僅有有限的能力影響所建造資產(chǎn)的設(shè)計(jì)，且指定設(shè)計(jì)相對(duì)基本設(shè)計(jì)僅有輕微變化，因此該類業(yè)務(wù)合同也不應(yīng)適用《建造合同》準(zhǔn)則。4.關(guān)于“觀點(diǎn)四”，該合同能源管理交易依賴于特定資產(chǎn)（即主廠房、三爐一機(jī)等節(jié)能設(shè)備以及依附于該設(shè)備的專有技術(shù)等），且節(jié)能服務(wù)公司授予用能企業(yè)對(duì)建造的節(jié)能資產(chǎn)使用的控制權(quán)，符合IFRS體系下的IFRIC4關(guān)于《確定一項(xiàng)交易安排中是否包含租賃》所規(guī)定的判斷一項(xiàng)交易安排中是否包含租賃成份的判斷指引，因此該交易可以適用《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第21號(hào)——租賃》。在該交易中，所有的租金都是根據(jù)各租賃期的實(shí)際發(fā)電量計(jì)算的或有租金，且租賃結(jié)束后資產(chǎn)無償轉(zhuǎn)讓給甲方，因此乙方能否獲取報(bào)酬具有極大的不確定性，即與租賃資產(chǎn)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)仍由乙方承擔(dān)，并未實(shí)質(zhì)上轉(zhuǎn)移給承租人（甲方），而且乙方無法對(duì)合同期間可獲得的節(jié)能收益作出合理估計(jì)，不能將上述交易認(rèn)定為融資租賃。因此不能依照“觀點(diǎn)四”按《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第21號(hào)——租賃》中的融資租賃進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。

（二）會(huì)計(jì)處理建議

綜上，本文建議將案例企業(yè)的合同能源管理業(yè)務(wù)視為節(jié)能服務(wù)公司自行建造長期資產(chǎn)并為客戶提供后續(xù)勞務(wù)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。在合同期內(nèi)，項(xiàng)目資產(chǎn)的所有權(quán)歸屬于節(jié)能服務(wù)公司（乙方），且由乙方負(fù)責(zé)余熱發(fā)電項(xiàng)目投資、設(shè)計(jì)、建設(shè)、運(yùn)行管理等活動(dòng)，乙方視為自行建設(shè)項(xiàng)目資產(chǎn)，確認(rèn)為自身的固定資產(chǎn)，并提供給甲方使用；項(xiàng)目在運(yùn)營期內(nèi)，根據(jù)雙方事先確定的協(xié)議價(jià)格就共同確認(rèn)的當(dāng)期實(shí)際產(chǎn)出電量計(jì)算各期節(jié)能收益，按照《收入》準(zhǔn)則確認(rèn)電費(fèi)收入；項(xiàng)目合同期滿，節(jié)能服務(wù)公司向用能企業(yè)無償轉(zhuǎn)讓項(xiàng)目資產(chǎn)，視同節(jié)能服務(wù)公司處置固定資產(chǎn)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。具體會(huì)計(jì)處理如下：（1）項(xiàng)目資產(chǎn)的會(huì)計(jì)處理建設(shè)期內(nèi)，節(jié)能服務(wù)公司按照建造成本確認(rèn)在建工程成本。在項(xiàng)目資產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)收合格后，根據(jù)《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第4號(hào)——固定資產(chǎn)》在項(xiàng)目達(dá)到預(yù)定可使用狀態(tài)時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)為固定資產(chǎn)并開始計(jì)提折舊。（2）節(jié)能收益的會(huì)計(jì)處理運(yùn)營期內(nèi)，節(jié)能服務(wù)公司根據(jù)雙方事先確定的協(xié)議價(jià)格就共同確認(rèn)的當(dāng)期實(shí)際產(chǎn)出電量計(jì)算各期節(jié)能收益，按照《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第14號(hào)——收入》確認(rèn)當(dāng)期電費(fèi)收入。（3）項(xiàng)目資產(chǎn)處置的會(huì)計(jì)處理項(xiàng)目合同期滿，節(jié)能服務(wù)公司向用能企業(yè)無償轉(zhuǎn)讓項(xiàng)目資產(chǎn)時(shí)根據(jù)《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第4號(hào)——固定資產(chǎn)》視同節(jié)能服務(wù)公司處置固定資產(chǎn)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。

三、小結(jié)

第2篇

1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

電子檔案管理，就是通過計(jì)算機(jī)等手段來記錄文件內(nèi)容并且保存管理。記錄過程簡單易操作，不會(huì)用到筆墨等辦公用品，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行永久保存。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點(diǎn)：

1.1 在時(shí)間上

電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理存在著一定的差異，體現(xiàn)在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時(shí)歸檔，或者在一定的時(shí)間和范圍內(nèi)，在滿足檔案管理部門要求的情況下，可以通過網(wǎng)絡(luò)把文件發(fā)送給管理的機(jī)構(gòu)并進(jìn)行歸檔，這一點(diǎn)，可以節(jié)省送檔案，打印檔案等不必要的時(shí)間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設(shè)定計(jì)劃或者安排時(shí)間，以便相關(guān)部門把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門進(jìn)行回收和處理。這一過程既浪費(fèi)時(shí)間，又浪費(fèi)人力物力。

1.2 在方式上

二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術(shù)操作的能力，并且會(huì)操作相關(guān)的軟件。操作過程為：工作人員通過相關(guān)的管理軟件，在各個(gè)檔案上粘貼標(biāo)簽，每一份檔案都有單獨(dú)的編號(hào)，以便歸檔。這樣的過程操作起來比較繁瑣。而紙質(zhì)檔案管理比較簡單，開證明就可以辦理。

1.3 在存儲(chǔ)方面

電子存儲(chǔ)方式和紙質(zhì)的管理方式也存在差異。電子檔案是在計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)上存儲(chǔ)，但計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)易出現(xiàn)故障，或者電子數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)紕漏，不利于檔案的保存。因此，現(xiàn)在的電子檔案管理有所改進(jìn)，一般情況下要進(jìn)行備份，還要對(duì)文件的具體格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，操作完成后才進(jìn)行統(tǒng)一的保存。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理只需要保存好紙質(zhì)的資料，使之不受損壞即可，但是對(duì)環(huán)境的要求會(huì)比較高，需要干燥安全的環(huán)境，因此更加困難。

1.4 在管理的方法方面

電子檔案管理的方式比較復(fù)雜，需要對(duì)待管理的檔案進(jìn)行分類，并需要對(duì)資料進(jìn)行編目，在接受文件的第一時(shí)間，工作人員需要給每一份檔案一個(gè)唯一的編號(hào)，同時(shí)還有給出相應(yīng)的類別號(hào)、檔案號(hào)、文件號(hào)，以便在使用時(shí)能夠方便查找。這樣，在查找使用時(shí)，就可以通過專業(yè)的檢索工具進(jìn)行電腦檢索。

1.5 在查詢使用方面

電子檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計(jì)算機(jī)上操作，無需固定地點(diǎn)和時(shí)間，但需要注冊(cè)用戶的個(gè)人信息，在使用時(shí)通過個(gè)人帳號(hào)和密碼才能夠登陸查詢或使用所需檔案文件。而傳統(tǒng)的檔案管理則需要向相關(guān)部門進(jìn)行申請(qǐng)，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個(gè)過程效率比較低，浪費(fèi)時(shí)間。

2 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

2.1 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

用計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子檔案管理這種方式，最大的優(yōu)點(diǎn)就是可以大大提高工作效率，無論是在保存方式上，還是在查詢使用方面，都節(jié)省了寶貴的時(shí)間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，省去了打印，發(fā)送等步驟，節(jié)省了時(shí)間，同時(shí)省去了不必要的花費(fèi)，現(xiàn)如今隨著專業(yè)管理軟件的開發(fā)和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規(guī)范。

采取計(jì)算機(jī)信息技術(shù)這種形式進(jìn)行檔案管理，不僅提高效率，也對(duì)環(huán)境保護(hù)作出了一些貢獻(xiàn)。首先就是采用網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行檔案管理，節(jié)省了紙張，這一點(diǎn)不僅節(jié)省了資金，同時(shí)也減少了對(duì)樹木的砍伐，保護(hù)了樹木和環(huán)境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節(jié)省開支，避免了不必要的浪費(fèi)。

2.2 電子檔案管理的缺點(diǎn)

使用這種方式進(jìn)行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點(diǎn)：

1.立法不夠完善，雖然我國法律部門已經(jīng)制定了一些關(guān)于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實(shí)施環(huán)境也給電子檔案管理帶來了許多挑戰(zhàn)，受法律保護(hù)范圍不夠明確，法律實(shí)施困難，破壞性大等問題仍然存在，這需要我們?cè)诖祟I(lǐng)域進(jìn)行進(jìn)一步的研究和完善。

2.計(jì)算機(jī)等電子信息技術(shù)的不安全性也給電子檔案管理帶來了不安全性，這體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)易出現(xiàn)漏洞或中毒的情況，一旦計(jì)算機(jī)發(fā)生硬盤損壞現(xiàn)象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們?cè)诩夹g(shù)上進(jìn)一步的完善，我們需要加強(qiáng)電子備份，運(yùn)用云技術(shù)等新興技術(shù)手段進(jìn)行保存，并且還要通過加設(shè)密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進(jìn)行維護(hù)。

3.用于管理電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備容易發(fā)生過期、老化或亟待更新等問題，長時(shí)間保存或許會(huì)出現(xiàn)無法讀取等嚴(yán)重后果。這就需要相關(guān)的工作人員定期維修更新，并且備份保存。

4.對(duì)于工作人員的技能要求較高，因?yàn)殡娮訖n案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專業(yè)的技術(shù)儲(chǔ)備以及長期的工作經(jīng)驗(yàn)。因此需要長期鍛煉或進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)。

3 可采取的措施

（1）根據(jù)電子檔案的存儲(chǔ)特點(diǎn)和方式，進(jìn)行科學(xué)的計(jì)劃安排，確定傳輸時(shí)間，并在年內(nèi)進(jìn)行信息匯總處理，及時(shí)增加新的信息。

（2）由于電子檔案的信息處理都是通過計(jì)算機(jī)等設(shè)備完成的，所以應(yīng)招募合格的信息操作人員，并及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)。

（3）保管時(shí)應(yīng)注意環(huán)境條件，電子檔案的保存需要適度的環(huán)境，保存檔案的設(shè)備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備維修更新技術(shù)有一定的了解，以便能夠及時(shí)處理設(shè)備的突發(fā)狀況，保證檔案的安全。

（4）健全電子檔案查詢使用的相關(guān)制度，設(shè)立實(shí)名制，并進(jìn)行權(quán)限限制，確保使用者通過身份進(jìn)行實(shí)名登陸，以確保檔案的安全。

第3篇

關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)檔案管理；電子檔案管理；對(duì)比分析

紙質(zhì)資料是傳統(tǒng)檔案管理存儲(chǔ)的主要內(nèi)容，其存在形式多種多樣，如文字、圖表等，并且具有一定的保存價(jià)值。硬盤和計(jì)算機(jī)光盤是電子檔案管理的主要存儲(chǔ)介質(zhì)。電子圖表、電子信件和電子文書是電子檔案的主要表現(xiàn)形式。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同的是，通過利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案的存儲(chǔ)，還實(shí)現(xiàn)了資料的傳送和處理。

當(dāng)前，信息化、多元化成為時(shí)展的主題，對(duì)于檔案管理的質(zhì)量和效率，人們提出了更高的要求。在很大程度上，傳統(tǒng)檔案管理無法滿足這一需求。然而，不可否認(rèn)的是，傳統(tǒng)檔案的特點(diǎn)，決定了它的不可替代性。同時(shí)，電子檔案管理因其便捷性、高效性等特征，同現(xiàn)代人們的生活息息相關(guān)，電子檔案管理必然是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。

1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析

1.1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性

首先，無論是傳統(tǒng)檔案管理還是電子檔案管理，兩者的基本原理是共通的，電子檔案是傳統(tǒng)檔案發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。電子檔案管理在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化和整合，并充分運(yùn)用信息化技術(shù)。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案管理無論在管理方式上，還是在管理質(zhì)量以及技術(shù)水平上，都明顯優(yōu)于前者。但這一點(diǎn)并不否定兩者基本原理上的共通性。

其次，電子檔案并不能孤立地存在，同傳統(tǒng)檔案之間有著密不可分的聯(lián)系。傳統(tǒng)檔案所管理的信息，具有很大的真實(shí)性，屬于社會(huì)實(shí)踐數(shù)據(jù)。電子檔案管理，由于受到網(wǎng)絡(luò)安全、計(jì)算機(jī)信息安全等潛在隱患的影響，其信息的真實(shí)性和可靠性，需要傳統(tǒng)的檔案資料來加以保證。

最后，電子檔案的信息量，隨著傳統(tǒng)檔案的出現(xiàn)而逐漸擴(kuò)大。電子檔案是基于信息技術(shù)而建立的，大容量正是其優(yōu)勢(shì)之一。各種各樣的檔案信息，都可以存儲(chǔ)為電子檔案，同時(shí)還使資源的共享成為可能。由于電子檔案是依托計(jì)算機(jī)技術(shù)而存在的，因此在調(diào)用所需資料時(shí)，十分便利。此外，利用電子檔案的記錄，在需要查看實(shí)體的傳統(tǒng)檔案時(shí)，可以很方便地調(diào)出，直接獲取所需的資料和信息。

1.2 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異

1.2.1 管理方式不同

電子檔案實(shí)現(xiàn)了檔案的一級(jí)管理，這是由電子檔案的本質(zhì)特征所決定的，這一點(diǎn)同傳統(tǒng)檔案存在很大的區(qū)別。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，工作人員的工作量非常大，在管理檔案時(shí)，首先需要確定和填寫檔案的類型以及日期，然后根據(jù)類型的不同選擇適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)位置。在電子檔案管理工作中，管理人員對(duì)于接受到的文件，可以及時(shí)確定檔案的檔案號(hào)，接下來采取相應(yīng)的主題來標(biāo)注檔案的類型，檔案號(hào)具有唯一性，整個(gè)操作過程有著很高的效率。

1.2.2 保管方式不同

電子檔案存儲(chǔ)的載體是硬盤和電子光盤，在長期的存儲(chǔ)和使用過程中，硬盤和光盤會(huì)逐漸老化，同時(shí)由于計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代技術(shù)的不斷更新，載體的老化將導(dǎo)致檔案信息的失真，檔案的正確性和可靠性降低。傳統(tǒng)的檔案管理在一般情況下，不會(huì)出現(xiàn)檔案信息丟失的問題，并且具有紙質(zhì)備份。同時(shí)，由于無需網(wǎng)絡(luò)的參與，因此不會(huì)受到病毒入侵的威脅。

1.2.3 歸檔方式不同

可重復(fù)性和可逆性是電子檔案不同于傳統(tǒng)檔案的特性。管理人員修改檔案信息時(shí)，并不會(huì)留下修改的痕跡，人們雖然不再為最初檔案歸類失誤而煩惱，而且可以及時(shí)更正錯(cuò)誤信息，但是卻提高了電子檔案內(nèi)容失真的可能性。與之不同的是，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，在進(jìn)行歸檔操作時(shí)，同類檔案之間的聯(lián)系較強(qiáng)，擺放檔案時(shí)，也是按照科學(xué)的順序來分類的。檔案管理人員依照相應(yīng)的程序來進(jìn)行歸檔操作，因此操作的痕跡將會(huì)被保留下來。這一點(diǎn)保證了檔案的真實(shí)性與原始性，彌補(bǔ)電子檔案管理的不足。

2 電子檔案管理的利與弊

2.1 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

2.1.1 電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展

無紙化的辦公模式是電子檔案管理的一個(gè)特色，在很大程度上降低了紙質(zhì)文件的使用數(shù)量。制造紙張的原材料是樹木，檔案管理所需的紙張少了，所需的樹木也會(huì)隨之減少，因此有效改善了樹木砍伐的狀況，保護(hù)森林資源。此外，筆墨、訂書釘、曲別針等工具是紙質(zhì)文件的必備工具，隨著紙質(zhì)文件數(shù)量的減少，對(duì)于這些工具的需求也必然有所降低。

2.1.2 電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率

檔案管理工作的主要內(nèi)容，即檔案的歸檔、存儲(chǔ)和查詢。傳統(tǒng)檔案管理模式下，這些工作所需的時(shí)間較多，因此檔案管理工作的效率也受到了影響。而電子檔案管理模式下，檔案歸檔、存儲(chǔ)、查詢的時(shí)間明顯縮短，管理效率獲得提升。數(shù)據(jù)傳輸是電子檔案管理所采取的主要方式，既方便了資料的傳遞和共享，又提高了檔案信息管理和查詢的時(shí)效性，并且不需要張貼和打印文件。

2.2 電子檔案管理的弊端

信息載體的老化和變質(zhì)現(xiàn)象，是電子檔案管理工作中不得不面對(duì)的難題，因此必須加強(qiáng)電子檔案的安全備份工作，防止因信息載體變質(zhì)老化而導(dǎo)致的無法讀取資料的問題。目前，云技術(shù)是一種較為常用和有效的保護(hù)方式。

電子檔案管理的操作程序較為復(fù)雜，這就對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平提出了更高的要求。因此為了確保電子檔案的真實(shí)性和可靠性，應(yīng)加強(qiáng)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)工作。

黑客攻擊和病毒這些潛在的復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，在電子檔案的數(shù)據(jù)傳輸和共享過程中，威脅著數(shù)據(jù)信息的安全，因此應(yīng)做好信息安全的管理工作，利用多種方式保護(hù)好電子檔案資料，如檔案加密、網(wǎng)絡(luò)防火墻等等。

雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高，且國家也出臺(tái)了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是一些具體的細(xì)則仍不夠完善，相關(guān)部門應(yīng)該推出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。

3 結(jié)束語

電子檔案管理模式較傳統(tǒng)檔案管理來說，在很多方面都有了提升，最為直觀的表現(xiàn)就是檔案管理的效率得到提高，電子檔案管理方式的出現(xiàn)有利于環(huán)保事業(yè)的開展。傳統(tǒng)檔案管理具有其不可替代的優(yōu)勢(shì)，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者有著很多的共性，在現(xiàn)階段和將來的一段時(shí)間內(nèi)，電子檔案管理還不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理，相關(guān)人員應(yīng)該在進(jìn)行傳統(tǒng)檔案管理時(shí)，良好的融入電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理質(zhì)量。

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