畢業生檔案管理范文

前言：我們精心挑選了數篇優質畢業生檔案管理文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來啟發，助您在寫作的道路上更上一層樓。

第1篇

高校畢業生檔案是指已經完成國家教育部或者就讀高校所規定的學分或者學時的學生的個人檔案，檔案應包括的內容：學籍材料、社會活動表現情況、、黨、團材料、獎懲情況、體格資料、畢業材料等。

畢業生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學生在校期間德智體等方面的真實歷史記錄，是反映大學畢業生綜合素質的重要依據，也是大學生就業及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據。以創新的思路認真做好畢業生的檔案管理工作，充分挖掘檔案管理在促進人才培養過程中的積極作用，特別是服務大學生成功就業的推進作用，從而進一步提升高校檔案管理的整體質量和效益，是十分重要而又具有現實意義的。

二、高職畢業生人事檔案管理的現狀及問題

高校畢業生檔案的重要性決定了我們應該對其進行全面的規范管理，然而目前，就高職院校而言，檔案管理還存在諸多問題。以我校為例，學校實行多層次、多形式、多種學制辦學，學生來源不一，學制有三年，有五年，形成的學生檔案材料也不一致，因此我們的畢業生檔案管理仍存在很多問題，呈現出服務被動化、管理不規范、管理模式陳舊等管理現狀。

服務被動化。學生檔案的管理觀念陳舊，還停留在只是匯集學生在校的政治表現和畢業階段的終端學習成績，僅供查閱等單純的學籍資料歸檔作用上。對學生就業所需的推薦材料，也只是一些基本情況的介紹，與用人單位錄用需要的信息要求存在嚴重脫節現象，內容單調、缺乏個性，既不能反映市場對人才所需求的綜合素質，也無法起到為用人單位提供完整準確的人才信息的載體作用。

檔案管理不夠規范。高職專院校在檔案管理上還沒有形成符合自身特點的實施細則和制度，在執行過程中存在不夠嚴格的現象，使檔案管理流于形式，僅是充當了檔案“保管員”的角色。

（1）檔案材料片面、不完整。這主要有兩個方面的原因：一是學生檔案來源的廣泛性。有來源于教學管理部門的，有來自系部的，有來自學生本人的，還有來自校外相關部門的，這些材料數量龐大，單從人事或教學方面考慮學生檔案的歸屬，很容易造成檔案材料收集的片面或重復，不利于學生檔案的完整和統一。二是檔案形成時間具有階段性。學生檔案一般是有季節性的特點，有的材料是在學生進校時形成的，有的是按學期形成的。到了畢業生集中離校期間，時間緊，工作任務特別重，往往到了要即將轉寄檔案材料時匆忙安排幾個學生幫忙整理，他們沒有經過專門的培訓，經驗缺乏，責任心不足，導致各種問題層出不窮。

（2）檔案材料用紙、書寫不規范。從學生檔案中發現，有的材料用紙是8k，有的材料用紙是32k，尤其是《學生學籍成績單》，各個系基本不統一，影響檔案的利用質量。還有一些檔案書寫隨便，用圓珠筆書寫，但是用圓珠筆書寫的材料一般幾年后就開始模糊，給檔案保存帶來很大的困難。

管理方式落后。我校仍采用傳統的檔案管理方式，即以單一的紙質檔案管理為主，導致學校檔案占用空間大，查閱不方便，容易出現脫頁或字跡不清晰等問題。作為用于服務大學生就業的高校學生檔案，具有材料的豐富多樣性，收集材料過程的系統集中性和檔案材料服務就業的實用權威性等特點，這些特點對高校的學生檔案管理方式提出了新的要求，特別是對大學生在校期間成長成才的行為表現形成的檔案材料要實行全過程的動態管理，才能為用人單位提供客觀詳盡反映畢業生整體情況的檔案材料，其歸檔的信息量很大，工作量也很大，這樣的工作要求靠現行的以手工操作為主的管理方式是無法承擔的。

三、實行畢業生檔案規范化管理的對策思考

加強畢業生檔案宣傳與教育，提高畢業生檔案意識。

由于檔案管理人員的宣傳不到位，使得學生檔案意識嚴重缺乏。根據近期我校開展的一項抽樣調查發現，只有極少數的同學認為自己比較了解，而超過七成的學生表示自己對檔案不了解，不知道檔案有什么用甚至認為檔案根本沒什么作用，也不清楚畢業后檔案到底該放到什么地方。對檔案知識的匱乏使學生不關心自己檔案的去向，對檔案丟失也不理不睬。在這種情況下，就采取不要檔案或者把檔案存于學校的方式，導致大量的畢業生檔案滯留學校，給本來就緊張的檔案庫房和匱乏的人力物力帶來巨大的壓力。因此必須加強對學生的宣傳和教育。在新生入學上交檔案時就對他們進行宣傳教育，及時、完整地將檔案上交。大學期間，在填寫檔案內容時要規范、準確、真實，不能弄虛作假。在學生畢業時，高校應把該項工作納入畢業生教育工作之中，讓畢業生知道畢業生檔案的形成規律與作用，畢業生檔案運轉的一些過程等，讓畢業生對自己的個人檔案有比較全面的了解，認識到畢業生檔案的不可或缺性，是自己生命中的不可分割的一部分。

更新服務觀念，樹立創新意識。

真正從服務大學生實現成功就業的要求來實施管理，杜絕畢業生檔案管理中存在的信息不全、信息失真、信息滯后等問題。

（1）工作中主動與畢業生檔案來源地多聯系與協調，及時收集、整理學生檔案。力求畢業生檔案來源內容與來源渠道的安全。學生檔案的收集是保證檔案完整性的主要渠道，尤其是入團、入黨志愿書、申請書、轉正報告、政審材料等，檔案管理人員要及時到所形成材料的部門收集材料，及時進行鑒別整理。

（2）定期做好館藏畢業生檔案的管理情況統計，熟悉所藏的畢業生檔案的所有情況，以便能及時提供利用。

加強高素質和復合型檔案管理人才的培養

目前的檔案管理主體多為兼職人員，專業素質不強，因此，首先要轉變管理人員的管理理念，提高畢業生檔案服務于就業的意識，將檔案管理納入學校整體的規劃之中；其次，要加強對管理人員的培訓，并定期考核，不僅包括業務知識的熟悉情況，還有掌握與時代相適應的電子信息管理技術；再次，要提高管理人員的職業道德水平，增強工作責任感和積極性。

有步驟、分重點推進畢業生檔案信息化管理

在信息化時代，對畢業生檔案管理工作也提出了新的挑戰，原有的單一的管理模式已經很難適應現時檔案工作的發展要求，因此畢業生檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。

（1）建立和完善畢業生檔案數據管理系統。沒有信息化的操作平臺，談論信息化建設只是空想。因此要對各類操作設備進行升級換代，加快對軟件系統的升級更新，建立一套完整的數據管理系統。

（2）加強檔案信息基礎建設工作。在畢業生檔案信息化管理中，數據庫尤為重要，它以檔案為原始依據，是檔案信息化管理的核心。學生入校時，應著手建立學生檔案數據庫，并以網上招生錄取時學生的電子檔案為基礎，入學后學生學籍卡制成標準式的電子文件格式，同時必須及時維護和更新，把學生在校期間的德、智、體、美等動態地記錄每個大學生的成長歷程。

第2篇

1 高校畢業生檔案工作的內涵

高校畢業生檔案是指已經完成國家教育部或者就讀高校所規定的的學分或者學時的學生的個人干部檔案。主要內容就是在高校就讀期間形成的各種記錄，包括：成績冊（學籍卡）、綜合素質評定表（鑒定表）、體檢冊、錄取名冊、社會實踐評定表、在校期間獲得的各種獎勵與懲罰、相關技能證書、畢業報到證復印件以及高中階段的相關材料等。這些材料全面記載了一個人從高中階段求學到高校畢業期間形成的所有材料，是社會了解該同志的第一手原始資料，也是該同志步入社會的第一手推薦資料。

20世紀90年代以前，高校畢業生檔案基本上是由畢業生就業的相關單位、高校學生工作部門、招生就業等相關部門全面負責管理，與檔案部門的綜合檔案管理是兩個各自獨立的管理體系。20世紀90年代末期開始，隨著我國經濟體制的進一步深化改革和我國高校就業體系的改革，同時根據高校各自的實際情況，各高校的畢業生檔案逐步轉入社會人事中心與學校檔案部門館進行統一全面管理。

2008年，國家教育部第27號令-《高等學校檔案管理辦法》的頒布，明確規定了學生檔案作為高校檔案管理之一門類進行統一管理，各高校都在籌備學生檔案的統一管理工作，這才真正意味著學生檔案納入到了高校檔案管理的范疇。它標志著高校畢業生檔案兩極存放體系的真正建立，即出校畢業生檔案由各地人事中心檔案部門存放，留校畢業生檔案由高校檔案部門統一存放。

2 高校畢業生留存檔案管理中存在的問題

近年來，高校畢業生面臨的就業環境日趨復雜，高校畢業生在雙向選擇的就業形勢下，越來越多地到各種體制的單位就業。這些用人單位的檔案管理體制也各不相同、良莠不齊，甚至有的單位根本就沒有完整的人事檔案管理部門，加之畢業生本人在就業過程中缺乏重視自己檔案管理保存狀態的意識，造成了高校畢業生檔案的大量遺留。

2.1 畢業生檔案內容匹配問題

在高校留存畢業生檔案管理工作中，檔案內容匹配錯誤、檔案歸檔混淆的問題并不普遍，可以說只是個別現象，但是這類問題一旦發生卻不易及時發現，并且給下一步的畢業生檔案轉遞工作留下嚴重的隱患。隨著高校畢業生人數的逐年增加，高校畢業生檔案管理工作日益繁重，畢業生檔案在歸檔管理的過程總越來越多地出現材料不全、同一個畢業生的檔案材料分散保管、不同畢業生的檔案混淆的現象。

這種檔案內容陪陪錯誤是由于多種原因造成的。一方面是學生從入學到畢業的過程中檔案要進過多個管理機構、多人次管理，在這些管理環節的交接過程中，就可能出現交接檔案不完全、多次歸檔的現象。另一方面，在學生檔案由各院系轉往畢業生檔案管理機構的時候，由于不同院系之間或者相同院系不同年級之間對學生檔案管理工作的互不聯系，導致了一個人的信息相似的檔案內容發生混淆、難以區分的現象。出現檔案內容匹配問題的學生檔案一旦歸檔，就很難發現問題，一般只有等到相關畢業生在檔案流轉規程中發現問題，再逆向追溯檔案歸檔管理的過程，重新整理匹配錯誤的畢業生檔案內容。

2.2 畢業生檔案缺乏統一規范

畢業生檔案缺乏統一規范的問題看似是檔案管理工作的表面形式問題，但正是這種形式上的不統一，造成了檔案管理過程中無法進行統一有效的管理。畢業生檔案缺乏統一規范的問題主要體現在一下兩點：一是材料手續不完備；二是材料規格不統一。

材料手續的不完備，主要是指畢業生在校期間的檔案材料的完整性問題。畢業生在校檔案是畢業生在入學后生成的一系列相關檔案，包括黨團材料、學籍材料、獎懲材料、課程成績材料、鑒定材料、學位授予材料等。由于沒有統一化的材料管理標準，使得畢業生檔案材料中不完備的現象時有發生，給畢業生檔案在下一級檔案管理機構的管理工作帶來不便。

材料規格的不統一，表現在各種畢業生檔案材料中缺乏統一的格式管理要求。目前，畢業生檔案已經由過去相對單一的檔案形式發展成多樣化的檔案形式，紙質檔案與電子檔案并存、各種材料表格的規格各異、不同材料的使用紙張各不相同。這些不同規格的檔案材料，一方面，使最終形成的畢業生檔案看起來雜亂、不美觀，同時，也給檔案的正常裝訂帶來麻煩。另一方面，電子檔案和紙質檔案在信息分配上的重復或者缺失、畢業生檔案無法統一辨識，都給畢業生檔案管理工作帶來不便。

3 高校畢業生檔案管理的規范化管理策略研究

針對目前高校畢業生檔案管理和利用的現狀，本人從畢業生檔案的主體與客體角度提出自己的應對策略，改善現有的畢業生檔案管理的不合理性與被動性，搞好資源整合，實現物盡其用，人盡其才。

3.1 加強對畢業生的宣傳教育，從思想上提高畢業生的檔案管理意識

畢業生作為國家的知識儲備資源，關系到國家、社會的發展大計，畢業生檔案是這些知識資源的另一種載體，它對畢業生是否能夠全面融入社會，知識能否轉化為國家的發展動力關系重大，因此我們應該利用社會宣傳媒體入電視、廣播、報紙等加強宣傳，讓全社會重視畢業生檔案，納入關注畢業生就業工作體系之中。

3.2 統一管理存放地，實現資源整合

現在異地存放體系對畢業生檔案管理極為不利，不利于畢業生檔案的明確去向，也不利于畢業生檔案明確轉遞。更為主要的是，這種狀況使得畢業生檔案工作成了兩方的邊沿工作。國家應該從資源整合的角度來解決這個問題，把畢業生檔案重點納入地方人事中心進行統一管理，讓地方人事中心真體體現社會、國家、和地方人事資源的中心職責，把這項職責從高校檔案管理職責中解放出來，讓高校檔案管理部門專職為高校教育事業服務，以此推動高校教育事業和社會檔案管理工作的雙重發展。

3.3 更新管理觀念，變被動為主動

1、主動與畢業生檔案來源地聯系協調，力求畢業生檔案來源內容與來源渠道的安全。

第3篇

1系統架構與技術分析

1.1系統架構

系統是基于Web的應用系統,涉及到業務邏輯、數據處理等內容,采用流行的三層B/S(Browser/Server)結構進行設計和開發,使不同的系統用戶可以通過瀏覽器訪問網站進行檔案管理相關工作,能很好地實現數據共享。

1.2技術分析

本課題開發的在線高校畢業生檔案管理系統采用B/S體系結構。

在客戶端運行瀏覽器,提供用戶接口,負責產生用戶的請求,并接受WEB服務器傳遞的WEB頁面數據;WEB服務器接收請求,將其轉換為數據庫服務器能識別的SQL語句,傳遞給數據庫服務器,數據庫服務器執行后將結果返回給WEB服務器,WEB服務器將結果生成瀏覽器識別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯網的相關技術,B/S結構的系統開放性好,易維護、易擴展?？蛻舳藶g覽器只跟WEB服務器交換數據,數據安全性比較高。

2系統需求分析

針對于日常的畢業生檔案管理流程,該系統需滿足以下需求:(1)畢業生可以通過網絡很方便地查詢自己的畢業檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學校畢業生檔案管理人員能對畢業生檔案的有關信息進行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠對遺留學生的檔案進行有效管理。(3)學校畢業生檔案管理人員能夠憑自己的權限在網上對該系統內畢業生檔案進行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權限等操作。(4)系統穩定,實用,可靠,能夠按要求備份數據庫。

3系統功能設計

由于本系統是面向特定的對象,所以用戶進入系統先應該進行身份驗證。根據不同的用戶,進入到不同的管理界面,完成相應的功能。

系統的功能模塊劃分如下:系統主要由用戶登錄、系統管理、檔案管理三大模塊構成。其中系統管理和檔案管理是本系統的中心模塊。系統管理包括:用戶管理、權限管理、數據維護管理、日志管理、系統輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業信息管理、檔案轉遞管理、遺留學生信息管理、打印功能、檢索功能等。

普通用戶實現的功能包括兩部分:畢業信息提交及檔案去向查詢功能。而系統用戶實現的功能則包括以下幾點。

(1)系統管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設置與修改;②用戶管理:系統支持多級權限管理。系統管理人員可對系統信息進行維護、編輯、檢索、打印并對系統進行數據庫管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護:畢業生生源數據庫的維護——按年度,每年一個畢業生生源數據庫,進行畢業生生源數據庫的匯總與修改;打印方式的維護——根據機要檔案交接的需要,按畢業生檔案機要轉遞去向的不同,能夠分別打印發往外省、市的,本市、區的,本地人才服務中心的等檔案機要交接單;④日志管理:系統日常使用記錄,包括:用戶名、IP地址、使用時間及使用的相關記錄;⑤系統備份功能:系統數據按要求進行備份。

(2)畢業生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業生檔案管理基本信息的錄入、修改,進行相應的數據編輯,以及畢業信息的審核,編輯;檢索功能:對于系統用戶,能以多種方式對畢業生檔案的各種信息情況進行數據檢索;對于普通,能在客戶端計算機瀏覽器上通過網絡數據檢索,對畢業生檔案信息進行查詢,檢索出滿足條件的記錄?？蛻舨樵兦疤釛l件是知道姓名及學號;打印功能:將檔案轉遞情況WORD文檔表格的形式打印并予以留存。

4數據庫設計及系統實現

4.1數據庫設計

根據高校畢業生檔案管理的工作流程,依托網絡,畢業生檔案管理系統要處理的信息主要包括:(1)畢業生個人情況信息:學號、姓名、性別、專業名稱、民族、身份證號、生源所在地、入學時間、學制、培養方式等;畢業生就業信息;(2)就業單位、單位所在地址、派遣時間、畢業去向、派遣報到證號、就業狀況;(3)檔案轉遞信息:檔案處理情況——含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門、檔案投遞時間——畢業生檔案轉出所在高校的時間、檔案郵寄號碼——高校學生檔案管理部門轉遞畢業生檔案時的編號、檔案機要編號——檔案轉遞機要部門的郵寄編號、檔案回執——由高校學生檔案管理部門隨檔案轉出,用人單位或人事部門收到畢業生檔案后寄還的檔案接收單據,這是畢業生檔案歸屬的憑據;(4)遺留學生檔案信息:學號、姓名、遺留材料內容、遺留原因、其他相關說明。

由于涉及到的數據量不大,所以采用了access數據庫,設計完成了用戶表、檔案轉遞信息表、學生信息表、遺留學生檔案信息表、就業信息表。

4.2系統實現

本系統基于平臺開發,用2005作為開發環境,界面設計采用了Dreamweave,IIS作為Web服務器,數據存儲采用Access,通過編程實現了系統的功能,系統中涉及的關鍵技術有:數據庫連接、條件查詢、備份數據庫等,由于代碼較為冗長,在此不一一贅述。