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1、是干部信息規范化的需要。在日常的干部管理工作中，形成了大量的干部信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內容不規范，信息流程不科學，因而難以滿足人員個體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統，用現代化工具管理干部信息，從而提高信息的規范程度與利用效率。
2、是國家信息化和新時期組織工作的迫切需要。進入九十年代以來，信息技術的發展突飛猛進，成熟的信息及電子技術已普及到各行各業。江總書記關于“四個現代化，哪一化也離不開信息化”的重要指示，明確要求各地各部門要把信息化工作列入議事日程。我國近年來大大加快了各項工作的信息化進程，而新時期黨的組織工作更應該走在前面。用現代化、科學化的手段做好新時期的組織工作，更好地為以經濟建設為中心的社會主義現代化建設服務，這既是新時期組織工作的迫切需要，也是國家信息化工作的必然要求。
3、是合理使用先進的現代化辦公設備的需要。隨著科技的發展，各級組織部門都購進了相當的計算機和其他先進的辦公自動化設備，計算機應用和信息化工作也取得了一些進展，但也存在著許多問題。例如，軟件開發不及時，應用水平較低，現有的設備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現代化的信息管理網絡系統，充分利用現有資源，提高應用水平和工作效率，從而不斷促進組織工作的科學化和現代化。
二、干部檔案管理多媒體信息網絡系統的作用
1、為領導和相關部門提供全方位的干部信息。干部信息數據庫及多媒體信息網絡系統建立以后，我們不但可以快速準確地獲取干部的自然情況、簡歷、素質、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢干部諸如日常工作、學習、生活等方面的聲音和影像資料，了解干部全方位的綜合信息。利用這套系統，還可以對這些信息資料進行綜合分析，在較短時間內為領導和部門提供全方位的干部信息，可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態了解干部的傳統方式。
2、使信息充分得到共享，提高勞動效率與工作質量。干部檔案管理多媒體信息網絡系統提供了干部管理過程中所需要的全方位的干部信息。通過網絡可以使信息共享，避免各部門重復錄入相同的信息，減少重復勞動。而且在干部管理工作中，隨時可能產生一些新的信息，各部門可以通過網絡隨時更新本部門業務范圍內的信息，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。信息共享之后，各部門可以從各個側面，全方位了解一個干部，走出在本部門業務范圍內，從一個側面了解干部的局限性，在信息共享的基礎上提高對干部認識的深度和廣度。使用這套系統，還可以從根本上改善以前手工管理干部的情況，周期性較長的工作利用這套系統，短時間內就可以高質量地完成，干部任免審批表、干部簡歷等常用材料可以自動生成，并可以實現部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率與工作質量。
3、可以使干部任免更加科學化，提高知人識人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報的傳統方式，使用這套系統可以采集干部工作、學習、深入生產一線的聲像，結合干部考核中形成的文字材料，通過網絡和各種多媒體設備把動態影像、聲音和相應的文字融為一體，并通過投影顯示出來。它不僅可以提供被任免干部的自然情況和現實表現方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質和口頭表達能力等，使領導對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解，可以更好地評價和使用干部，提高知人識人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應社會主義市場經濟條件下用人的需要，選拔出各種類型的領導干部和管理人才，讓選拔上來的干部真正能夠“為官一任，造福一方”。
三、建立和使用干部檔案管理多媒體信息網絡系統應注意的幾個問題
1、要采用規范的應用軟件。為了達到信息共享，建立統一的信息系統和使用標準規范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發了全國組織干部人事管理信息系統《信息結構體系》，它是為實現干部信息的標準化及大范圍內的信息共享，按照人員管理及機構管理中科學的信息流程制定的，不僅具有較高的標準化、規范化程度，而且具有總攬全局的權威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件，否則會造成數據結構混亂，使上下級數據無法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統所涉及到的其他應用項目也應當建立在相關的標準之上。如文本、照片、聲像等的采集與報送都應該制定和遵循相關的標準，減少轉換與重新制作的難度，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。
2、要用先進的電子信息技術來構建整個信息系統。建立多媒體信息網絡系統要涉及到很多先進的技術，主要包括數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等。
應用干部檔案管理多媒體信息網絡系統，首先要建立起干部信息數據庫，包括文字信息數據庫和多媒體信息數據庫，這是整個信息系統的源泉。數據庫的內容要豐富，要涵蓋干部各方面的綜合信息，以提供更大范圍內的應用。多媒體數據庫是難點，圖像和視頻數據有著容量大、不易管理、調用速度慢等特性，如果簡單的以文件方式存放，滿足不了數據量日益增多時的調用、管理、更新、存儲等方面的需要。從長遠看，必須采用先進的分布式多媒體數據庫，以保證多媒體數據的應用。
要使干部多媒體信息系統達到最佳的應用效果，使用先進的多媒體技術以及高性能的設備是必要的。從數據源的采集到后期制作都應該保證較高的質量，照片要采用高清晰度的掃描儀錄入計算機，音頻和視頻可以采用先進的數字杜比和DVD技術，在為領導提供更逼真的聲音和更清晰的影像的同時，也能保證在較長時間內的適應性。
網絡是實現信息共享的前提條件和物質基礎。只有建立一個優質、高效的網絡系統，才能實現系統建設的高投入與高產出，為各級領導和組織工作提供優質、高效和全方位的信息服務。現階段比較先進的組網技術有ATM和千兆位以太網，在小型局域網中，十兆以太網以較低的價格提供了較高的帶寬，具有較好的性能價格比，是一個比較合適的選擇。網絡建設中還要考慮利用Internet，上同中央組織部和省委組織部相連，下同各縣、區委組織部相連，形成一個組織系統廣域網，實現組織工作信息大面積共享。
3、應該有計劃、分步驟、分階段建設多媒體信息系統。第一，先建成系統的基本框架，包括各種資料數據的采集與錄入、應用軟件的選用與開發、高速網絡系統的建立等。三個環節可以同時進行，其中信息資源的采集是重點，也是基礎，干部信息的采集與報送工作應當規范化、制度化，把其當成干部管理工作中的一項經常性的工作來抓。第二，進一步完善、改進和提高整個系統，并將成熟的經驗推廣、普及，不斷提高整體應用水平。第三，進一步加大投入，使整個系統臻于完善，最終滿足組織工作的全面需要。
4、要全員參與，以應用為主線，提高整體使用水平。干部信息系統的應用，涉及到很多工作領域，也涉及到干部管理的多個部門。信息系統的建設工作包括括班子建設、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統計、黨員統計等信息內容，與干部考核、考察等工作也有著密不可分的聯系。因此在系統的建設上，應該全員參與，分清職能，明確信息的采集、維護和使用等各項工作的分工與權限，最終形成科學、有序、規范、協調的運行機制。
1.1樹立檔案信息化意識，完善檔案工作條件
對于高校來說，對學生檔案進行管理，這是一項基礎性工作，做好學生檔案管理工作，在一定程度上可以有效地提高學生管理水平，同時也可以幫助大學生成才。在學生檔案管理方面，無論是檔案管理者，還是工作人員需要給予高度的重視，做好學生檔案管理工作，強化檔案管理工作的責任感、使命感等。在學生檔案管理工作中，高校需要給予資金支持，同時幫助檔案管理人眼樹立信息化意識，不斷適應信息化環境，提高學生檔案的管理水平。
1.2建立多媒體檔案管理系統，提高學生檔案管理的信息化水平
在組織開展學生檔案信息化管理工作的過程中，高校需要建立多媒體信息化檔案管理系統，同時統一檔案管理標準，明確管理規范。對此，高校可以充分利用校園網絡，對現有的計算機設備、網絡應用技術，以及軟件開發人等進行充分的利用，積極開發多媒體檔案管理系統，對學生的檔案信息進行信息化管理。在開發應用多媒體檔案管理系統的過程中，需要統一標準，對學生檔案的歸檔內容、數據采集、信息維護等進行明確，一方面確保檔案信息管理系統的可操作性，另一方面提高多媒體檔案信息的準確性，為實現多媒體檔案管理的信息化水平提供保障。
1.3建立健全工作機制，對多媒體檔案實施規范化管理
高校利用多媒體技術對學生檔案實施管理的過程中，需要建立完善的協調機制，必要的情況下，可以組織成立領導小組，明確管理機構，對學生多媒體檔案信息進行統一管理，結合高校內部學生檔案管理工作的實際情況，通過加強組織領導，協調學生檔案管理機構與各部門之間的關系，采取相應的措施，在多媒體檔案信息管理方面形成合力。
2結論
本文結合作者的研究實踐論述了多媒體技術及其在檔案管理領域的應用。在計算機多媒體檔案管理系統的 研制和開發方面,分別就開發系統環境的選擇;多媒體軟硬件的選擇;多媒體系統的集成問題及一些關鍵技術 提出了看法。最后,還介紹了一個成熟的多媒體檔案管理系統的主要功能。
關鍵詞 檔案管理 計算機技術 多媒體
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80年代末90年代初,在信息社會強大的需求引導下,多媒體計算機技術飛速發展,由于今天計算機制造技 術的發展,尤其是微機技術的發展,使一些高檔微機的計算能力已達到或超過幾年前一些小型機乃至中型機的 功能,且性能價格比逐年提高。一臺所謂“486多媒體PC ”的價格甚至低于幾年前的286 微機。 這幾年, 軟 件技術, 特別是1990 年Windows問世,使微機應用領域大大擴展。它以簡便的操作, 友好的界面迅速征服了 世界。今天的計算機不只應用在科學計算、工業控制、大型工廠及商務管理,而且更大量地用在與大多數人工 作、生活相關的日常辦公、事務處理及形形的管理信息系統中,多媒體技術推波助瀾,正延伸到教室、會 議室、電傳中心、醫院、商店乃至出版業、娛樂業,現在一些家用多媒體軟件也正在發展。隨著近年來多媒體 硬件的發展及價格的降低,在檔案管理領域大面積推廣使用計算機多媒體檔案管理系統已成為現實的可能。
1992年7月,清華大學檔案館研制開發的《THDA—2000 電子圖文檔案管理系統》通過專家鑒定,隨即在重 點高校推廣應用。這也是我國第一套基于Windows的信息系統, 它已經具有管理多種類型彩色圖像文件的能力 ,真正實現了圖文管理一體化。同時具有操作簡便、用戶界面好、檔案專業功能齊全的特點。1993年又開發了 我國第一個多媒體檔案管理系統,首次實現了對圖、文、聲、像檔案的全方位管理,并具有各類多媒體檔案數 據庫自動生成功能。這個系統在黨、政、軍各界及高校、企業中用戶很多。1994年,國家科委廣州新技術、新 產品博覽會上,《THDA多媒體檔案管理系統》獲金獎。
一、多媒體技術與檔案管理
什么是多媒體,說法很多。簡介之,計算機技術中的媒體是指文本(text)、圖像(image)、圖形(gra phics)、音頻(audio)、動畫(animation)、視頻(video)等電子文件信息,多媒體則是這類電子文件信 息的集合。所謂多媒體系統是存在兩種以上這類電子信息的計算機應用系統(application)。 多媒體系統一 般應具有對多媒體信息的獲取(capture)、 操作(manipulate )、 編輯(edit )、 存儲(store)等功能 。
檔案工作者知道,在我們的現實世界中,各類文件原件、照片、錄音、錄象、工程圖紙等檔案實體是我們 管理的直接對象,我們習慣稱它們為介質。正是這種檔案實體存在的多介質形態決定了多媒體計算機在檔案管 理領域大有可為。多媒體計算機技術的成熟與發展,使我們可以從利用計算機進行目錄(二次文獻)管理上升 到對圖、文、聲、像檔案(一次文獻)的直接管理,給檔案事業的發展提供了新的契機。筆者及同事們開發的 多媒體光盤網絡檔案管理系統在光盤存儲及網絡多媒體檔案系統信息共享方面進行了成功的嘗試,提供了一種 高性能、高效率、低成本、使用方便的檔案管理系統的新模式。
二、多媒體檔案系統的研制開發
本文結合多媒體檔案管理系統研制的一些要點及原則談一些問題。供廣大檔案工作者及技術人員參考。
1.多媒體檔案管理系統的技術基礎是利用數字化技術來對多介質檔案實體進行各種處理以適合檔案自動化 管理的需要。我們通常見到的錄音帶、錄象帶檔案實體采用的是電子模擬信息,而通過掃描儀、攝像機將照片 檔案輸入計算機則用的是數字化技術。一段錄音帶存入計算機,又從計算機中播放,必須首先進行數字化處理 再變成不同類型的電子聲音文件,如wav或voc等。這類電子信息具有絕對高的保真度,且可以永不損壞。我們 在光盤上存儲的文件原件也是這類性質的文件。我們通常討論光盤的壽命長短,但應當說明,光盤的壽命并非 這些電子文件的壽命。光盤的壽命可以有30至50年,但數字化的電子文件從理論上說不存在壽命問題,信息永 存。
2.多媒體檔案管理系統是一個涉及多學科、多專業的計算機應用系統。除了檔案專業知識而外,在純技術 方面就需要管理信息系統、計算機軟件、電子圖象、計算機網絡等專業方面的知識,或說需要幾個方面的專業 人員的通力合作,大學或研究生畢業的專業學生需經過專門、嚴格的訓練,方能承擔開發任務。
3.多媒體檔案管理系統的開發需要足夠的財力支持。就多媒體光盤網絡硬件環境的建立來說,開發部門的 投入就遠遠大于應用部門的投資。況且,計算機硬件降價快,多媒體配件降價更快,換代迅速。如供圖像采集 用的視頻卡,三年時間換了四代。當前,對軟件的購買需要相當的投入。盡管當前盜版風不止,但對于開發者 ,使用的軟件必須是正版,才能保證自己的工作進展與用戶的利益。舉網絡軟件為例,現在流行的網絡軟件如 Novell、WindowsNT3.5等,開發者應當備齊。大型數據庫軟件價格約在5至10萬元。軟件開發工作量至少要在1 0個人年以上, 其費用按國際流行的算法要達幾十萬美金,按國內通行的算法也要幾十萬人民幣,普遍檔案館 室很難承受。但是據工作需要,選擇一套合適的系統,卻是實惠的。
4.多媒體檔案管理系統的開發必須解決一系列技術問題。首先是檔案目錄與圖像、聲音、視頻文件的一體 化管理問題,也就是說,檔案數據庫中的每一個記錄都應存在自己特定的圖像、聲音與視頻文件,同時能實現 高速度檢索。還有圖像類文件的壓縮問題,我們掃描得到電子原件如不壓縮則存儲空間要大十倍甚至幾十倍, 會大量增加存儲成本,而且影響系統運行效益。而要做好一套壓縮算法,絕不是一件輕松的事。否則,壓縮后 的文件解壓縮運行中失敗,則會給用戶造成不可估量的損失。當前,一些重要的編程工作都要在Windows環境下 完成, 這對程序人員無疑是很強的挑戰。這里舉一個文件原件高速輸入系統的例子。一些同志知道,國外的名 牌掃描儀如美國惠普的系列產品,具有很高的品質,但是,它的軟件設計是針對大多數普通用戶的。盡管它的 軟件也很精良,但用它來輸入檔案原件時必須掃描一張,輸入一個文件名,僅這一點,在檔案原件錄入時就難 以容忍,何況它只給出一種特定的彩色圖像壓縮格式,這種格式是當前的許多數據庫系統無法使用的。同時國 外的高速錄入掃描儀只能使用質量很好,整齊劃一的紙張,在實際檔案處理時無法應用。為此我們用一年多的 時間,組織幾個專業的人員攻關,開發成功適用于各種類型惠普掃描儀的高速掃描錄入系統,對一份多頁的文 件,系統自動連續編制文件號,而且邊掃描邊壓縮,掃描壓縮一次完成。在300點的精度下,完全不失真壓縮, 壓縮比可高達10倍以上,對工程圖紙可高達40倍以上。
5.多媒體檔案管理系統的技術關鍵之一是系統集成。顧名思義,系統集成就是按照系統的設計目標,把系 統硬件、軟件及網絡設施結合起來,形成一個整體。集成的關鍵又在于多種資源的優化,多、快、好、省地實 現系統目標。簡單地說,多媒體檔案管理系統比二次文獻管理系統的構成復雜的多,硬、軟件增加幾倍,這樣 從理論上說,系統出錯的機會就增大幾十倍,也增加了我們設備選擇、軟件選擇的難度。如果你決定與某個研 究機構或公司合作開發一個多媒體系統,你對合作伙伴的考察更要慎重,也更加困難。
眼下,不少應用單位的同志不認識系統集成的重要性,甚至有的開發者也認為集成是簡單的堆砌,購置一 些多媒體配件,插到微機上,就可以形成多媒體系統了。而事實上,在集成當中,有許多新問題要解決,由于 這項技術較新,應用者不太懂,一些公司開發的也不完善,有時把國外軟件做簡單漢化處理就用到多媒體系統 中,以此降低開發難度。這樣,就不能說是真正的多媒體應用系統,應用起來會遺留很多問題。特別是檔案系 統應用中,大量多媒體類文件都屬珍貴、重要之文件,一旦系統崩潰或文件丟失,損失慘重。
多媒體檔案管理系統對開發者來講,應注意以下幾個問題:
1.系統環境或平臺的選擇。這種選擇應考慮本身的開發成本及用戶水平、購買力等。綜合許多因素來看, Windows可以說是唯一的選擇。它不僅成為今天事實上的工業標準, 而且現今的一些計算機外設, 如HP掃描儀 已不去支持DOS系統,除非你有專業需要。多種多媒體軟、 硬件,首先是針對Windows開發的。可以說選用DOS 平臺開發多媒體檔案系統是死路一條。事實將證明,隨著Windows95的出臺, 檔案管理系統中所有選用DOS平臺 的軟件將被毫無例外的淘汰。當然,Windows不是唯一的可選平臺,有的平臺如Apple也有基于工作站的優秀的 操作環境, 但由于硬件昂貴,對程序員要求高,應用軟件不普及等原因,普通用戶難以選擇,況且,隨著微機 芯片技術的發展及綜合處理能力的提高,再加上WindowsNT已具有管理多個CPU的能力,對于一些大型項目的開 發選用WindowsNT,也成為一種趨勢。
2.多媒體軟、硬件的選擇。對于開發者來說,多媒體系統的關鍵之一是選擇高效、合理的軟件、硬件,使 其協調一致地運行在系統之中。關于軟件方面,筆者將專門論述。這里要指出,不論選用何種數據庫系統,網 絡系統,凡涉及多媒體開發。都應掌握C++、SDK等基本的軟件工具。因為,只有這樣,才能開發出具有獨立 特點的,又能適應各種用戶要求的系統。盡管,當前新版的C++不斷問世,運行效率也更高,但是,開發工作 要由專業級的程序人員來完成。特別是在開發類似圖像壓縮、多媒體連接等程序時,更是如此。有時,為提高 系統效率,還必須采用匯編語言,在C++環境下進行編譯。在處理多媒體應用時, 程序員還必須懂得電子圖 像專業的知識,甚至要與圖像專業、工程制造專業人員協力,如開發工程檔案系統時就是如此。