備用金管理制度范文

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第1篇

為了加強行政管理部備用金的管理，提高資金利用效率，有效控制資金占用，特制定本制度。

第一條、備用金定義

備用金是行政部工作人員用作集團總裁辦公室費用、日常辦公用品開支、外聯費用、文件印制費、車輛管理費用、快遞費和領導批準的其他費用等用途的資金。

第二條、備用金分類

1、 行政管理日常備用金；

2、 行政管理外聯備用金；

3、 車輛管理備用金；

第二條、備用金的管理要求：

1.行政管理日常備用金帳戶由專人（即：備用金管理員）負責，實行專帳管理。行政部各工作人員需將備用金使用情況報備用金管理員備案。

2.車輛管理備用金由車管人員統一負責管理和賬務處理；

3.備用金帳戶的收支記錄應于每月25日報行政管理部總經理和總經理助理審核。

第三條、備用金的支出范圍：

1.日常辦公用品開支；

2.外聯費用；

3.文件印制費；

4.車輛年檢費用；

5.快遞費；

6.餐費，不超出15元/餐；

7.晚10:00至早7:00的交通費；

8.因公務出車產生的過路費、過橋費和停車費；

9.其他得到批準的支出；

第四條、備用金的使用程序：

1.行政管理部工作人員（即借款人）需預支備用金時，應填寫“借支單”，按規定的格式內容填寫借款日期、借款人、借款用途和借款金額等事項，經行政管理部總經理和總經理助理審核并簽字同意后，方可借支備用金。

2.借款人完成業務后應在三日內到備用金專管員處，填寫好“報銷單”的各項規定內容，依財務部要求的規范格式粘貼票據，并經行政管理部經理助理和總經理審批后，再將“報銷單”返回備用金專管員處，專管員審核無誤后，辦理報銷手續。

3.借款人辦理報銷手續時，備用金專管員應查閱“備用金”臺賬，查明報銷人員原借款金額，對報銷的超支款項應及時付現退還本人，對報銷后低于備用金金額款項的，應讓其退回余額以結清原借款單所借賬款。

4.備用金專管員設立備用金登記簿，記錄支出情況，每月25日應匯總清理備用金帳戶，并將備用金帳戶的收支情況報行政管理部領導備查。

5.借用備用金的人員應于借款后一周內沖賬，對無故拖延者，備用金專管員發出催辦通知后還不辦理，備用金專管員可通知人力資源部和財務部將從下月起直接從借款人獎金中抵扣，不再另行通知。

6.因公務出行的車輛在行駛過程中，因不可抗力需更換汽車零配件和加油時，駕駛員需得到行政管理部負責人的批準后，方可執行。

第五條、備用金的報銷程序

1.備用金實行實報實銷的管理方式。

第2篇

船舶在港口發生的費用基本上是通過船舶人支付給口岸各有關單位。通常在船舶離港前，委托方將預估的船舶在港發生的費用匯至或預存一筆金額到船代指定的帳號，用于其支付船舶在港發生的費用、船員借支、費以及處理有關特殊事項的備用款項。實際業務中將事先匯至或預存的金額稱為備用金（advance　disbursement）。

在不定期船舶中，除另有協議或特殊情況外，關系建立后，委托方或第二委托方必須及時將備用金匯至人指定賬戶，否則由此造成船舶延誤及其他損失或費用均由提出委托的一方負責。實踐中，對第一次建立關系或其經營的船舶偶爾來港的委托人委托的航次，船代一般都要求備用金到賬后才安排船舶離港；而對經常有船舶到港并且信譽良好的委托人，船代并不一定照此辦理。備用金的索匯工作直接關系到船舶進港作業的安排和離港后的財務結算。

一、備用金索匯的原則

船代為防止備用金不足以支付船舶在港發生的各項費用，經常索匯比實際需要更多的備用金。如果備用金超出船舶在港發生的費用，超出部分還要退還給委托方。

備用金的管理需要船代企業內各環節之間的相互合作。外勤業務員掌握船舶現場作業情況，如果發生現意外事件和發生額外的費用，應及時向備用金管理人員反映，以便備用金管理和視情況作好增匯工作。

實際工作中，備用金金額就有可能影響到委托方選擇的決策。備用金索匯原則是總體考慮船舶噸位、船舶裝卸貨物的數量、船舶待泊情況以及特殊委辦事項，及時和略有寬裕地索匯備用金。

二、明確委托方和索匯對象

船代索匯時，首先應明確委托方和索匯對象。如果人對索匯對象不明確，可以參照以下辦法判定索匯對象：

1.定期租船和航次期租情況下，租船人為委托方，則租船人為索匯對象。

2.航次租船情況下，船東為委托方，則索匯對象為船東。

3.租約規定船舶港口人由船東指定，租船人又不負擔港口使費，則船東為委托方，索匯對象為船東。如果租船人要求船舶人辦理有關業務的，則租船人可以成為第二委托方，船舶人可索要第二委托方費。

4.租約規定船舶港口人由租船人指定，船東不負擔港口使費，則租船人為委托方，索匯對象為租船人。

5.租約規定船舶港口人由租船人提名，但由船東委托并支付港口使費，則船東為委托人，船東為索匯對象，租船人如委辦事項按第二委托方關系辦理。

6.租約中如無明確規定，負責委托及港口使費一方為委托方，即其是索匯對象。

7.如果租約中規定有關的特殊費用非由委托方承擔，則這些特殊費用的索匯對象就是租約中訂明的承擔方。

2009年，上海某海務合作公司以朝鮮某海運公司總的名義委托上海某公司作為海運公司所屬SYS輪在上海港的。約定包括費在內的港口包干費用為2300美元，特殊費用以實際發生為準，按有關發票結算。但該船代沒有實際查明海運公司與合作公司之間是否存在船舶總關系。船代接受合作公司的委托后為SYS輪辦理了進港手續，安排港作業，移泊等工作。而且船代按合作公司的指示為船舶供應了相應的淡水和食物，并墊付了交通費等費用，共計發生港口使費5955美元，合作公司確認上述費用。在此期間，因另外一起案件，海事法院扣押了該船并拍賣該輪。船代以債權人的身份向法院申請債權登記并提訟，請求法院判令海運公司賠償墊付的港口使費5955美元并承擔訴訟費等法律費用。

庭審中海運公司出示證據表明SYS輪在船代期間已經租給朝鮮某船務公司，在租約中規定該輪的航次運營成本包括港口使費均由船務公司承擔。另經法院調查，合作公司作為SYS輪在中國港口的總的委托來自船務公司而非海運公司。

法院經審理認為，合作公司以海運公司總的名義委托船代進行業務，船代并為船舶墊付了相關費用，但船代未能提供證據證明海運公司與合作公司之間存在關系。根據《民法通則》第66條規定判決：駁回船代訴訟請求。

船代公司轉而要求合作公司承擔責任。直到此時合作公司才知道委托其作為SYS輪在中國總的船務公司并不是該輪的所有人。但由于該輪被扣押后船務公司斷絕了與合作公司的業務關系并拒絕支付該輪的港口使費加之合作公司的資信較差，船代公司只從其處催要到百分之三十的欠款。

分析本案風險，其產生的原因有如下三點：

（1）本案中，船代公司在接受委托后對合作公司的財務和信用狀況毫無了解就冒然墊付相關費用，違反了備用金制度和其管理原則。為該船代的風險埋下了隱患。

（2）朝鮮某海運公司將SYS輪期租給朝鮮某船務，依租約船務公司承擔港口使費在內的航次成本并由其委托港口。因此委托SYS輪在上海港的就應該是船務公司而不是海運公司。

（3）在合作公司不履行費用的支付義務的情況下，船代沒有要求其提供SYS輪船東總的授權文件，就必然不知道SYS輪的真正船東是船務公司。由此造成了船代風險和最后無可挽回的經濟損失。

第3篇

王興敏

在我國，隨著商品化住房制度的確立，住宅的生產、交換、取得均已納入社會主義市場經濟體系中，大量的商品住宅成為城鎮居民重要的消費或投資需求，人們通過購買行為取得商品住宅樓之一部分（或居住單元）產權而成為房屋所有權人后，其在對住宅的自用部位和自用設備享有專有所有權的同時，也與其它所有權人就同一建筑物的共用部位、共用設施設備形成了共有法律關系，即房屋所有權人對共用部位、共用設施設備享有共有所有權。但由于共用部位、共用設施設備作為建筑物整體不可或缺的共用部分，其具有不可分割性，每一名房屋所有權人不能根據自身的目的（如維修、使用）對共用部分進行分割，以行使權利或承擔義務，且每一名房屋所有權人的自用部位、自用設備與共有性質的共用部位、共用設施設備共同構成了物理形態的建筑物結構整體，共用部位、共用設施設備的維修使用直接關系著對自用部位、自用設備的利用程度。因此，如何對住宅共用部位、共用設施設備實施及時有效的維修養護，以延長建筑物的使用壽命，保障自有房產的保值、增值，成為每一名房屋所有權人面對的一個現實問題。其中這就涉及各產權人如何公平合理地承擔維修養護費用。對此，國家建設部先后頒布了《城市異產毗連房屋管理規定》、《公有住宅售后維修養護管理暫行辦法》、《城市新建住宅小區管理辦法》等一系列規范性文件，對住宅維修養護范圍、責任及費用承擔等做了相對原則的規定。1998年11月9日建設部、財政部的《住宅共用部位、共用設施設備基金管理辦法》則意味著我國針對住宅共用部位、共用設施設備的維修養護建立維修基金制度。該辦法主要對維修基金的籌集、管理、使用等做了明確的規定，操作性比較強，但對于該辦法中的一些細節，筆者認為欠缺有關法律、技術層面的考慮，故在實際操作中容易出現問題。以下筆者加以分析，并提出相應建議，以供參考：

一、共用部位、共用設施設備維修基金（以下簡稱維修基金）計取基數不合理

根據《住宅共用部位共用設施設備維修基金管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》）第五條之規定，商品住房銷售時，購房者應當按購房款2-3%的比例交納維修基金。可見，購房者繳納維修基金是以購房款為基數計取的，但筆者認為以此做為計取基數有失公平。

1、根據《管理辦法》第3條規定，共用部位是指住宅主體承重結構部位、外墻面、門廳、樓梯間等，共用設施設備則指建設費用攤入住房銷售價格的上下水管道、落水管、水箱、電梯......以及共用設施設備的房屋等。商品住房開發單位在進行商品住房價格核算時，已將上述共用部位、共用設施設備的建設費用攤入成本，這些成本與征地和拆遷安置補償費、前期費用等相關費用構成開發成本。開發成本、稅金和利潤三部分構成了商品住房的基準價格，但銷售單位在實際出售中，還根據每一名購房者購買的居住單套住房的區位差別（如樓層、朝向、采光等因素）進行基準價格調整，即銷售價格并不等于基準價格，而造成兩種價格不同的是由于每一名購房者享有專有所有權的自用部位處于同一建筑物的不同樓層、不同朝向等區位因素差異造成的。但共用部位、共用設施設備做為購房人共有所有權的對象，對于每一名購房人而言無區位差異。另外，根據建筑物區分所有權理論，購房人均對具有共用部分性質的共用部位、共用設施設備享有共同使用的權利，而這種權利也發生非因區位因素而差別。因此，購房人在對無差異的共用部位、共用設施設備享有并行使權利時，其因維修義務而產生的維修基金的計取基數也應是一致的，例如：基準價格為1000元/m2的商品住房，二樓一名購房人的購房款為1000元/㎡（即上下浮動為零），則提取維修基金為20-30元/m2，但如果三樓一住戶銷售價格為1150元/m2（即上浮15%），則須提取維修基金23-34.50元/m2，二戶維修基金相差3-4.50元/㎡。顯然，二者對無權利的共用部位、共用設施設備承擔了有差別的維修義務，這明顯有悖于權利、義務相一致的原則。

2、購房款對銷售單位而言，屬銷售價格，而商品住房的銷售價格屬市場定價，銷售單位可根據不同情勢制定相應的銷售價格，如商品住房預售和現售、分期付款及一次性付清房款都會造成最終實際成交的銷售價格不同。另外，社會關系因素（如親朋好友等利害關系人）亦可造成此類現象的發生。再者，有些銷售單位為促銷其商品住房，與購房人共同隱瞞真實成交的購房價格，以達到少交維修基金的目的。這樣就產生了因購房人所支付的購房款不一致，從而提取的維修基金不一致，從而損害了依規繳納維修基金的購房人的部分權益。

3、維修基金做為專項用于住宅共用部位、共用設施設備保修期滿后的大修、更新、改造之資金，其設立的根本目的是保障住房售后的維修管理。在未建立維修基金制度前，根據《城市異產毗連房屋管理規定》，對房屋共有部位的修繕，由房屋所有權人按份額比例分擔，但《管理辦法》實施后，維修基金按《管理辦法》第五條規定是按購房款比例計取的，如果維修基金不敷使用時，又該如何籌集呢？根據《管理辦法》第11條2款規定，應按業主（即購房人）占有的住宅建筑面積比例向業主續籌。在這里，可明顯看到，按建筑面積續籌則完全排除了始建維修基金計取基數（購房款）所包含的可變因素。在購房人對共用部位、共用設施設備享有權利、承擔義務均不變的情況下，購房人在繳納維修費用的標準卻出現了不一致（即含可變因素的購房款與建筑面積兩種標準），這是不合理的。

二、在現行條件下，維修基金繳存方式不合理

根據《管理辦法》第五條、第九條之規定，維修基金由銷售單位在商品住房銷售時收取，在業主辦理房屋權屬證書時，銷售單位將代收的維修基金移交由房地產行政主管部門代管，但筆者認為這種繳存方式容易出現監控不力，且基金繳存失控。

1、銷售單位做為商品住房開發單位，在對一個房地產項目的開發

過程中，將需要和使用大量的資金。在開發資金緊張的情況下，銷售單位很容易將其代收的維修基金挪作他用，以解燃眉之急。甚至，在實踐中，有些銷售單位惡意占有維修基金，而用滯銷的商品住宅折價抵付維修基金，形成變相銷售商品住房現象，造成了維修基金不能有效地繳存。

2、將業主辦理房屋權屬證書的時間做為銷售單位向房地產行政主

管部門移交維修基金的時界點，不利于維修基金的及時移交。在我國，由于銷售單位的原因造成產權證書遲遲未能辦理的現象屢有發生，那么，根據《管理辦法》第9條之規定，就造成購房人在入住前已經繳納的維修基金卻長時間地由銷售單位占有或使用，更有甚者，有的銷售單位在購房人辦理房屋權屬登記前，就已解散不存在了，其代收的維修基金也更無從談及移交。

有些地區為了加強維修基金的移交管理，規定銷售單位不移交維修

基金，不予辦理房屋權屬登記，但這樣業主就不能及時辦理房屋權屬證書，權利處于為穩定狀態，容易產生社會矛盾，再者，如此管理缺乏合法性，故此方法不為治本之策。

三、維修基金使用尚須完善

根據建筑物區分所有權理論，共用部位、共用設施設備屬共用部分之范圍，共用部分可區分全體共用部分和一部共用部分兩類，全體共用部分是指由全體業主共同使用、收益、管理的物業共同部位、共用設施部位。一部共用部分則指部分業主共同使用、收益、管理的物業共同部位、共用設施設備。否則，基于權利、義務相一致的全體共用部分之修繕費用由全體房屋所有權人分擔，而一部共用部分之修繕費用則由對該部分共用部分享有使用權的房屋所有權人分擔，這一原則已在《城市異產毗連房屋管理規定》有所體現，但在《管理辦法》中，就維修基金的使用未作詳細的規定，如建筑物基礎需大修，這時使用全體業主共同所有的維修基金，無異議而言，因為這涉及全體業主的共同利益，但如果為某些層所專用的樓梯需大修時，是否也可使用全體業主共同所有的維修基金呢？《管理辦法》未對此做出相應的使用規定，筆者認為，此時應使用維修基金中屬專用樓梯的房屋所有權人繳納的那部分資金，否則，將會使專用樓梯的非受益者分擔專用樓梯受益者的修繕義務，這是不公平的。因此，明確全體共用部分和一部共用部分的范圍，對于規范維修基金的使用是很重要的。

四、建議

1、根據以上對維修基金提取基數的分析論述，在向購房人收取維

修基金時，應力爭客觀、公正、真實，減少或杜絕可變因素，故維修基金應按商品住房的基準價格的比例收取。

2、維修基金的繳存應脫離銷售單位這一環節，從而減少維修基金

的繳存風險，考慮我國的物業管理尚處于規范階段，維修基金應直接由房地產行政主管部門按規定收取并代管。

3、根據《物業管理條例》，維修基金制度已具有法律地位，其使用

的是否公平、合理，將直接影響每一名業主的切身利益，故應完善維修基金使用管理，尤其是明確全體共用部分和一部共用部分的分類及其范圍和相對應的維修基金使用原則等。

參考文獻：《現代建筑物區分所有制研究》  陳華彬