文件檔案管理論文范文

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第1篇

建筑文件檔案的管理是行政工作中一個主要部分，為行政工作的決策提供依據，為企業未來發展的方向，提供所需求的資料，為企業管理者提供正確的數據和案例，由此可見檔案管理已是企業各部門組成的重要一環。它是一項政策性、機密性、專業性強的工作，要充分認識檔案管理的重要性，管好文件檔案，能提高企業的工作質量和效率，維護歷史的真實面貌，用制度規范人、約束人、以制度實施文件檔案管理，認真學習“檔案法”和國家“行政公文處理辦法”有關規定。檔案管理人員要勇于探索、不斷開拓，要求檔案管理者要面對壓力挑戰自我，要不斷學習，提高再學習再提高，進一步提高對文件檔案的認識，提高辦公效率，文件檔案工作是企業的窗口，需要掌握新的知識理論技術手段，必須通過組織業務學習與技術培訓活動。在實踐中建立健全文件檔案管理新模式，提升自身的專業素質，提升服務水平，我們的文件檔案工作在新形勢下就會出現新特點，就能夠找出一條適合企業文件檔案管理的新模式。結合本單位健全一套服務于社會服務與企業各部門的管理模式，要與時俱進，立足當前服務于未來，使檔案管理在不斷發展中更加完善。

2文件檔案的實踐經驗

企業文件檔案管理工作經過實踐經驗，總結了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷歸檔制度、文件檔案工作流程起點到完成，由文件檔案管理員立卷后交本企業檔案室保管。我國企業文件檔案單一的管理模式、以往過細的管理原則已經不適應現代企業的發展要求，束縛了企業文件檔案工作的發展。僵化的文件檔案管理與靈活的管理機制相矛盾。文件檔案是與企業密切相關真實的歷史，記錄了本企業的發展歷程，平時工作感覺不重要，但讓你查找時臨渴掘井那可不行，檔案工作不是一下子能做好的，做不好是無法補救的。對文件檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發展而產生、發展和完善的。我國的文件管理業經歷了一個漫長的發展過程。社會進入了一個嶄新的發展時代，國家經歷了翻天覆地的變化，我們的檔案事業也進入了前所未有的新時代，并且面臨了一系列的新情況、新問題和新挑戰。科學安排大力倡導開拓創新精神，進一步形成檔案工作氛圍，認真總結檔案工作的好經驗，用新的思路解決新情況新問題，健全制度不斷把關，加強管理意識，要求管理人員要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，掌握現代化管理技能，利用現代化整理檔案。才能使經濟效益和社會效益更加完美的結合，突出檔案資源建設和服務全局的重要性。

3電子文件檔案的管理

隨著信息技術、網絡技術的發展以及全球性的網絡的日益成熟，在計算機中，各行各業迅速發展，按照文件分類先后順序劃分歸檔。企業文件檔案系統工作效率高，更多的信息實現了共享，數據準確、規范，使企業工作更加適應時代的需要，市場的需要，在互聯網時代真實記錄不會因為檔案管理人員疏忽遭受損失，為迎接網絡的挑戰，應認真研究、扎實學習每一個程序，使企業歷史記錄在網絡時代得以延續，可以保證查全率和查準率，通過網絡服務這個平臺，全面的了解文件的重點和最新、最快的檔案管理信息。結合計算機文件的特點，采用計算機和網絡技術建立電子文件歸檔專用系統。高效、快捷的電子檔案信息管理模式，發展文件檔案的技術優勢，為文件檔案提供優質、安全存儲空間，為企業提供準確的文件檔案信息服務。文件檔案對電子文件產生原始性的原則進行管理，為信息存儲提供查詢功能，以確保文件的檔案完整與安全，防止文件檔案的流失和病毒的破壞，文件檔案管理人員在積極參與電子文件檔案化管理的同時，增強文件檔案管理、注重完善自我、熱愛本職工作、加強檔案法制意識，共同推進電子文件的網絡化管理，加強電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案管理工作順利開展，實現信息資源共享。盡快提高學習電子文件歸檔管理的基本知識、實踐技能的掌握與應用能力，正確地處理各種信息，努力使自己成為綜合型文件檔案管理人才，盡早擔起電子文件檔案管理工作的重任，做出應有的貢獻。

第2篇

在檔案管理過程中，進行檔案信息化體系的健全是必要的，這需要進行文件檔案計算機信息系統的應用，實現其內部各個環節的協調，這需要我們進行多種工作方式的協調。進行計算機應用條件下的檔案管理工作流程的協調，使其適應檔案管理工作的需要。這就需要保證文件處理流程的優化，積極做好檔案信息化系統軟件的設計工作，保證信息系統的內部控制體系的健全，實現其內部各個環節的協調，保證檔案的整體安全性。在現階段電子檔案應用過程中，為了提升電子檔案的效益，需要保證電子檔案的整體安全性。隨著計算機網絡化的不斷發展，電子檔案的普及范圍不斷的提升，其應用數量也在不斷的擴大，這種趨勢伴隨著計算機網絡不斷發展，其也帶來了各種各樣的問題。這就需要我們做好相關的防范工作。比如進行網絡環境下的計算機病毒及其黑客攻擊的預防，保證電子檔案的整體安全性。除了要做好上述的工作，進行電子檔案真實性的判斷也是必要的，這里面涉及到非常復雜的問題，這就需要進行電子文件的整體應用環節的分析，進行生成環節及其歸檔環節的分析，進行規范化及其程序化的管理控制，從而滿足工作的要求。在電子檔案管理過程中，有許多的草稿性質的電子文件都是處于自生自滅的狀況，也就是沒有進行電子檔案及其紙質檔案的統一性管理方法的應用。這里也涉及到不耐久的電子檔案儲存形式，從而不利于電子檔案的整體完整性及其可靠性的保持，不利于電子檔案的真實性的控制。除了做好這個問題，也要進行電子檔案的法律效力的分析，這就需要進行檔案的法律效力載體的分析，進行電子檔案的法律認定條件的分析，積極做好相關的法律認定工作，進行光盤、磁盤、磁帶等載體的電子檔案法律認定問題。在現代化信息管理過程中，很多設備都需要人員進行操作，這里又涉及到人員的應用問題，這也就是說明檔案工作信息化需要靠人來實現，這對檔案管理人員提出了更高的要求，要求其具備更加多元化的知識背景，才能滿足當下檔案管理工作的要求。這就需要進行檔案工作者現代化知識的應用，保證檔案工作隊伍體系的健全，保證檔案管理人員知識結構的優化，從而進行現代化技術知識體系的健全，保證具備良好業務知識的專業隊伍的建設。這就需要檔案工作人員具備相當廣泛的知識結構，積極做好相關的檔案管理工作，進行理論的學習及其掌握，保證其文化知識、管理知識等的掌握，從而滿足現代化工作的要求。為了實現這個目的，有必要進行檔案管理的現代化、信息化工作的開展。這就需要相關的工作人員進行檔案專業知識的掌握，保證其具備良好的檔案學、文書學、檔案自動化管理等知識，積極做好相關的檔案著錄工作，保證其具備檔案專業知識及其能力，對于基本技能的掌握，從而順應當下檔案管理的模式，滿足檔案管理現代化的工作趨勢。

上述工作目標的實現，向檔案工作人員提出了很高的工作需要，其必須具備良好的檔案管理現代化技術，能夠認真的進行檔案信息的分析及其研究，進行檔案信息服務層次的提升，保證其檔案信息服務及其咨詢環節的協調。這就需要檔案管理人員做好相關的工作，保證其不斷的學習，上級檔案管理人員要進行相關條件的提供。采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群和梯隊型人才結構。作為檔案管理工作者，應看到自身素質與新形勢對檔案工作需要的差距，以時不我待的精神狀態抓緊自身的學習提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。隨著現代化設備的不斷應用，檔案管理部門要進行各種優秀人才的引進，進行相關學科專業人員的引進，從而進行檔案工作者的專業結構的調整，保證知識結構、年齡結構等的協調，保證原有工作人員的培訓及其知識更新工作，保證更多的人員掌握現代化管理技術，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉變觀念，改變傳統的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息時展的要求，為經濟建設和社會發展服務。

二結束語

第3篇

一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段

現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。

不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：

其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。