淺談檔案保密具體措施范文

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摘要：檔案是一種信息資源。其中有重大價(jià)值的檔案受到人們的重視。這就涉及到檔案保密與管理工作。本文結(jié)合檔案的保管、檔案的使用過程與檔案的開放過程提出做好檔案保密的重要性，并總結(jié)出幾點(diǎn)保密措施。

關(guān)鍵詞：檔案保管開放使用過程保密具體措施

檔案保密是檔案在保管、開放和使用過程中的安全衛(wèi)士。保密制度作為檔案管理工作的首要制度，一直受到各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門的高度重視。保密工作直接影響到黨和國家的的安全與利益，所以做好檔案的保密工作有其重要意義。

1增強(qiáng)檔案保密意識

保守國家機(jī)密是每位公民的義務(wù)，更是檔案工作人員的神圣職責(zé)。每位檔案工作人員要具備較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。才能以較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的安全意識去做好檔案保密工作。檔案工作者通過對《檔案法》《保密法》等有關(guān)國家保密法律條文及相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，多渠道、全方位地學(xué)習(xí)宣傳檔案保密工作。自覺提高保密意識，自覺履行國家機(jī)密的義務(wù)。

2檔案在保管過程中的保密措施

2.1首先要加強(qiáng)庫房安全建設(shè)。庫房保管檔案場地是維護(hù)檔案保密的基本保障。嚴(yán)格上說，檔案庫房在建設(shè)的時(shí)候應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定來設(shè)計(jì)建設(shè)。房屋門窗要進(jìn)行專門的安全加固，設(shè)置金屬門、金屬鐵窗、金屬柜、報(bào)警器、電子監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施。并且隨時(shí)做好各項(xiàng)設(shè)施的檢修維護(hù)工作。切實(shí)做到“安全自查，隱患自除”。

2.2要執(zhí)行嚴(yán)格的庫房管理制度。如指定專人管理、落實(shí)嚴(yán)格的庫房管理制度。

2.3涉及國家機(jī)密的檔案要加密進(jìn)行保管，如單獨(dú)進(jìn)行保管、設(shè)置帶密碼鎖的保險(xiǎn)柜等，從保管環(huán)境上來確保檔案的安全。庫房的位置不要設(shè)在公共聚集場所區(qū)域。

2.4檔案的保管除了做到防盜外，防火、防霉、防蟲、防腐蝕、防光的措施也要步步到位。

2.5檔案庫房的場地不宜設(shè)在地下室。

2.6減少檔案的破損率，延長檔案的使用壽命。如對不易保管的磁盤、光盤等存儲檔案應(yīng)專設(shè)保存柜，對易于損壞的檔案應(yīng)配備好防濕、防霉等設(shè)備。

3檔案在使用過程中的保密措施

保密工作是檔案保管利用工作的重要環(huán)節(jié)。是保證檔案在使用過程中安全的必要手段，二者相輔相成。檔案利用過程中的一項(xiàng)重要措施是檔案使用監(jiān)督，它能有效地發(fā)現(xiàn)和糾正檔案在使用過程中的有失檔案保密不良行為的現(xiàn)象。檔案使用監(jiān)督可以通過制度建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)和監(jiān)督設(shè)施去組織實(shí)施。

在制度建設(shè)中，檔案利用規(guī)章制度一般都有閱覽制度、外借制度和復(fù)制制度等。應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況制訂檔案工作人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，對不同情況的利用人員確定不同的使用范圍。規(guī)定不同的審批手續(xù)。各項(xiàng)檔案規(guī)章制度的制訂應(yīng)該條文嚴(yán)密清晰簡明，便于執(zhí)行，并不斷充實(shí)和完善。

在隊(duì)伍建設(shè)中，擔(dān)負(fù)提供利用服務(wù)工作的保密檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者和執(zhí)行者。對檔案的安全負(fù)有直接的責(zé)任。檔案管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)。具備專業(yè)知識，了解所保管的檔案類型，了解檔案法規(guī)，此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能總結(jié)和分析檔案工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，能及時(shí)處理檔案在利用中的一些問題。

在檔案利用的監(jiān)督工作中，監(jiān)督措施的執(zhí)行在檔案利用中要根據(jù)不同的利用對象進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案部門在必要的場合還可以安裝電子攝像監(jiān)視器。對個(gè)別利用者毀壞檔案實(shí)施監(jiān)控和監(jiān)督。發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，對保密檔案的借閱，外移和銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按相關(guān)環(huán)節(jié)和手續(xù)辦理。并由直接負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)確認(rèn)。

4檔案在開放利用過程中的保密措施

按照《保密法》的要求。檔案保密級檔案不是一成不變的。有的檔案保密等級有著時(shí)效性和范圍。檔案在向社會開放的同時(shí)，要做好相應(yīng)的保密工作。這其中包括：

4.1建立檔案管理新制度。對涉密檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當(dāng)前的實(shí)際工作，還要立足于長遠(yuǎn)。如，建立劃定保密期制度，建立調(diào)密通知單制度，建立涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度。

4.2做好檔案開放前的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作，也是開放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

4.3做好檔案的解密工作。保密檔案有著不同的等級。按照中華人民共和國《保密法》規(guī)定，劃分為：絕密、機(jī)密和秘密三級。根據(jù)《國家機(jī)密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定，檔案保密期限是根據(jù)國家機(jī)密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)，受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)。因此，檔案工作者在明確有關(guān)法律、法規(guī)的前提下，對不同的保密檔案采取不同的管理措施，以最大限度提供利用利用保密檔案。

4.4做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作。包括：①提前開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。檔案的質(zhì)量是各項(xiàng)工作的重中之重，檔案的齊全率、準(zhǔn)確率和規(guī)范性直接影響到檔案的利用效果。②合理編制檢索工具?；A(chǔ)檢索工具包括基礎(chǔ)性檢索工具、骨干性檢索工具，實(shí)現(xiàn)檢索途徑的多元化。③開放前的檔案要事先準(zhǔn)備好副本資料，對珍貴有重要價(jià)值的檔案，應(yīng)通過抄錄、復(fù)印、照相和掃描等復(fù)制手段進(jìn)行復(fù)制，做好檔案文件副本。

5加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)是做好檔案保密工作的保障

保密檔案管理人員因工作的特殊性，知密早、知密多、知密深，他們對保守黨和國家的機(jī)密有著更強(qiáng)的法制觀念。因此保密檔案工作管理人員要有高度的事業(yè)心和嫻熟的業(yè)務(wù)素質(zhì)和豐富的文化素質(zhì)。較高的理論水平和綜合能力，熟悉檔案法規(guī)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，才能在工作中不斷創(chuàng)新服務(wù)理念。不斷加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的建設(shè)任重道遠(yuǎn)。