淺談企業人事檔案管理現代化范文

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【摘要】本文首先深入分析了當前我國企業認識檔案管理面臨的主要困境，其后提出了一系列推動我國企業人事檔案管理現代化和信息化建設的策略和措施。

【關鍵詞】網絡環境；企業；人事檔案；管理；現代化

一、當前我國企業人事檔案管理面臨的主要困境

（一）企業人事檔案管理觀念過于落后受傳統企業生產經營管理模式的影響，當前我國大多數企業在進行認識檔案管理的過程中存在部分問題，無法有效發揮出人事檔案管理的作用和功能，也無法有效推動企業的穩健發展，增加經濟效益。從一定意義上來講，企業所創設的人事檔案管理部門僅僅服務于人力資源管理工作，很多企業的決策人員和管理人員并沒有意識到人事檔案管理的重要現實意義。另外，當前仍有諸多檔案管理從業人員認為檔案管理就是將員工的信息進行存儲即可，并沒有對其進行開發利用，管理理念和觀念過于落后，仍停留在計劃經濟時代，導致企業無法對檔案管理工作進行創新改革。

（二）缺乏對互聯網的正確認知要充分推動企業人事檔案管理信息化建設的進程，首先企業應當加強對互聯網的認知，正確使用互聯網技術和網絡技術對人事檔案進行開發研究，改變傳統的滯后的互聯網理念，在注重檔案安全性的同時加強對信息資源的開發。但當前很多企業并沒有針對人事檔案管理的特征，貫徹落實檔案管理的基本規范制度，直接阻礙了信息資源的創設和檔案管理作用的最大程度實現，甚至在一定程度上影響著企業現代化發展的進程。

（三）人事部門缺乏檔案使用意識，決策缺乏客觀性和科學性根據實際情況我們可以看出，由于大多數領導層沒有意識到人事檔案管理的重要性導致決策者在進行經營管理決策時沒有對人事檔案信息資源進行有效的運用，也缺乏相應的市場信息獲取意識，尤為明顯的是很多企業的決策并沒有將人事檔案納入到考慮范圍內。例如，在進行人事工作調整時，大多數領導層和人力資源管理部門過于注重員工的整體表現，人事工作過于形式化和表面化。

（四）缺乏高素質綜合型人才眾所周知，人事檔案管理對企業可持續發展起著至關重要的作用。尤其是隨著現代化社會的發展，企業對于檔案管理人才的要求和標準也隨之提高，相關從業管理人員不僅僅要要具備專業檔案管理能力，還應當能夠熟練掌握計算機技能，能夠將多種知識進行交叉整合。但根據實際研究我們得知，當前很多企業在人力資源管理上缺乏高效的人才隊伍，也沒有定期對檔管理人員進行專業業務能力和計算機技能的培訓，導致高素質綜合型檔案管理人才極度匱乏。

二、推動我國企業人事檔案管理現代化和信息化建設的策略和措施

（一）建立健全的人事檔案管理制度規范從一定意義上來講，企業的人事檔案管理制度應當是推動并實現人事檔案高效管理的主要途徑和措施，企業應當根據自身發展的實際需要，學習并采用當前社會中先進的人事檔案管理技術，轉變科學合理的管理觀念，制定出符合企業可持續發展實際需要的檔案管理制度，確保一切工作及活動的實施有理有據，有規可循。具體而言，在進行制度的規范建設過程中，企業應當充分立足于我國相關職能部門出臺的一系列檔案管理法律法規，例如《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》、《企業檔案工作規范》等等，首先創設出相應的科學規范的管理環境，滲透正確的管理理念，其后根據企業的需求，內部職能組織結構的劃分等等，將理論工作與實踐工作進行有效的結合，不斷提高檔案管理工作效率和質量，推動企業的全面科學發展。同時，企業應當與時俱進，及時更新制度文件，確保企業檔案工作有序進行。

（二）優化人事檔案管理流程，提高工作效率企業在進行人事檔案的收集、整理、歸檔、存儲的過程中，應當根據相關部門規定的檔案材料收集規范及整理工作細則，貫徹落實工作流程和工作規范。但是，隨著社會科技的不斷發展和進步，當前我國企業在短時間內得到了快速發展，同時人事檔案管理工作本身具有一定的持久性和動態性，導致傳統的檔案管理模式無法滿足企業及社會發展需要，同時耗費了大量的人力物力資源，導致檔案管理工作事倍功半?；诖耍髽I應當對整個檔案管理流程進行明確，高效使用現代信息技術和計算機網絡技術，優化人事檔案信息的收集整理、歸納存儲等流程，有效推動企業人事檔案信息化建設進程，從而實現企業的現代化發展。

（三）制定明確的企業人事檔案工作目標從一定意義上來講，企業在進行人事檔案工作的過程中可以將具體流程劃分為以下三個階段：第一，最低目標階段。這個階段主要是指以提高檔案工作效率為主，為檔案信息的使用者提供一定的便利；第二，基本目標階段。在這個階段中，企業應當注重對人事檔案信息資源的整合分析，加大對資源的利用效率，從而為其正確決策提供科學合理的數據支持；第三，最高目標階段。在這個階段中，企業應當注重對人事檔案信息資源的高效篩選，根據企業的發展需要，在眾多的資源中提取出精華，并且根據當前社會發展的主要趨勢快速準確的為企業決策提供精準數據，從而在一定程度上推動企業的長久發展壯大?；诖耍趯嶋H工作過程中，企業應當充分立足于自身發展需要及市場主流趨勢，進一步明確人事檔案管理工作的實際目標，制定出科學合理的發展規劃，與時俱進，根據目標任務逐漸實現人事檔案的信息化管理，同時推動企業的現代化發展。

（四）積極引入人事檔案管理信息系統眾所周知，人事管理部門應當是企業組織結構中的重要部分。因此，對在進行人力資源研發和管理應當充分實現信息化和現代化，積極引入信息系統。從一定意義上來講，企業的人事檔案管理部門應當屬于人事管理工作范圍內，也應當積極進行人事檔案管理信息系統的運用，對企業中的人力資源及人事檔案進行有效的整合分析，實現二者的無縫銜接，通過這樣的方式為企業開展人力資源工作奠定可靠的基礎。

三、結語

綜上所述，企業應當建立健全的人事檔案管理制度規范，優化人事檔案管理流程，提高工作效率，制定明確的企業人事檔案工作目標，積極引入人事檔案管理信息系統。

參考文獻：

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作者：蘇燕 單位：大港油田第二采油廠