成教學生檔案管理現狀與優化策略范文

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摘要：在決勝全面小康建設的進程中，無論是個人還是單位，檔案變得越來越重要。成教學生檔案管理工作依然面臨著很多的問題，深刻分析背后的成因，既有成教學生也有檔案管理人員的原因，而關鍵在于檔案管理信息化平臺建設與管理。在信息化背景下，成教學生檔案管理工作亟待升級完善，高校搭建信息平臺對成教學生檔案進行網絡化、數字化管理，將有利于推動成教學生檔案管理變革優化。

關鍵詞：信息化；成人教育；成教學生檔案；檔案管理

近年來，黨和國家十分重視檔案事業的發展。曾經指出：“經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。”檔案的數字化、網絡化建設至今仍是全球檔案領域探討的一個重要主題。美國在這方面無疑走在世界的前列。美國從20世紀80年代開始研究檔案的數字化，到90年代提出了“信息高速公路”計劃。此后，在全世界掀起了大規模檔案數字化國家信息基礎建設。在美國的帶領下，加拿大、澳大利亞、新加坡、英國和丹麥等國家都陸陸續續走上了檔案數字化的道路，并且高度重視國家檔案的數字化建設。相較于國外，我國檔案數字化信息化起步較晚，但隨著信息技術和網絡技術的飛速發展，我國成教檔案信息化工作也取得了一定的進步。自2005年至今，學者們對于成教學生的檔案管理工作以及檔案信息化數字化管理的探究逐步增多。大家的探討主要集中在檔案管理信息化概念與內涵研究，所面臨的問題分析及對策研究。眾多研究者對于什么是高校檔案信息化進行了探討。大家一致認為，所謂高校檔案信息化，是在高校檔案管理過程中，運用信息化等現代科學技術方式，規范檔案信息資源的收集、管理及開發利用，以促進高校檔案管理工作的規范化和合理化，提高檔案管理的效率和服務水平。［1］此外，多位學者提出，檔案管理中存在認識不足、管理不規范、檔案利用率不高等問題，并針對這些問題提出相應的措施，信息化檔案管理就是一種解決方案。［2］現階段國內成教檔案數字化信息化的實踐過程中存在的主要問題有：一是檔案信息管理標準不規范，數字化不顯著，數字化程度不高甚至缺乏數字化信息化管理的理念；二是管理模式相對于數字化信息化略顯滯后，極大地限制了數字化系統整體優勢的展現和發揮。因此，從管理制度與管理模式來看，具體怎么改革和優化成教檔案信息化管理并提出一套切合實際的優化方案是值得深入探討的。

一、信息化背景下加強成教學生檔案管理的意義

（一）有利于落實教育改革和發展的基本要求成教檔案管理的優化改革將有利于落實國家教育改革和發展的基本要求。《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010—2020年）》明確提出，要“基本建成覆蓋城鄉各級各類學校的教育信息化體系，促進教育內容、教學手段和方法現代化”。我國在2001年開始實施高等教育學歷證書電子注冊制度，每個人的學歷基本信息與學歷證書都可以在互聯網上進行查閱和驗證。這標志著我們國家高等教育學籍檔案管理工作進入到了信息化管理階段［3］。十幾年的發展，隨著高等教育學籍學歷電子注冊制度的逐步完善與深入，學生檔案管理也逐漸成為一項重要工作。學籍檔案的重要性不言而喻，學歷顯示僅僅是一個結果，而學籍檔案可以更加多方面地反映人才培養質量和過程，也能反映出高校教學管理水平的高低。普通全日制學生的檔案管理信息化工作進行得比較順利，普通全日制學生對檔案也顯示出較高的關注度。從國家方面來看，改革成教學生檔案管理模式，突出成教學生檔案管理信息化建設，推進成教學生檔案管理制度的優化，將會全面提高成教學生檔案信息化管理的質量和效果，進而提高成教學生檔案信息的利用率。

（二）有利于促進成教事業科學發展成教學生檔案的優化改革將有利于促進成教事業的科學發展。教育制度改革不斷推進，國民素質不斷提高的要求直接促進了企事業單位對人才的學歷要求，使得高校成人教育事業蓬勃發展。但是成人教育完全不同于全日制高等教育，它具有教育對象的廣泛性、教育領域的開放性、教育內容的豐富性、教育過程的終身性等特征。這類群體的檔案管理與其他群體檔案管理的明顯區別是收集難度大、管理難度大。目前我國部分高校成教學生檔案信息化管理已經初見成效，但在管理模式的創新與管理制度的優化等方面還存在較大的提升空間。從法律條例來看，我國還沒有形成統一的、權威的成教學生檔案管理方面的法律、條例或規章制度。大部分的高校也沒有制定出一套行之有效的區別于普通高等教育的成教學生檔案信息化管理的規章制度以及保證其實施的相關辦法和措施。管理模式上，大多數高校還停留在被動式管理階段，管理方法單一、陳舊、老套，信息化程度較低。鑒于國內高校成教學生檔案管理制度不完善、管理模式欠佳、信息化水平不高等現狀，加強信息化背景下成教學生檔案管理的變革與優化研究，不僅成為提高高校成人教育檔案管理工作質量和效率的內在要求，更是成人教育事業科學健康持續發展的迫切需要。

（三）有利于提升成教學生檔案管理水平成教學生檔案的管理工作，不管是對于企事業單位，還是對于學生本人都是非常重要的，這和學籍檔案本身的重要性有關。在信息化時代，對成教學生檔案進行信息化管理是必要的，也是解決當前學籍檔案管理問題最佳方案。由于檔案管理工作沒有體系化、規范化和信息化，以至于成教學生對檔案不夠重視，出現檔案遺失、出錯、遺漏資料、補辦困難等等問題。因此，研究信息化背景下的成教學生檔案管理優化與變革，將有利于從根本上解決成教檔案管理所遇到的問題，有利于從檔案的制度化、信息化管理入手提高成教學生對檔案的關注度和對檔案重要性的認識。提升成教學生檔案意識，加強成教學生檔案管理工作，既是成人教育的出發點，也是全面提升成教學生綜合素質的落腳點。

二、信息化背景下成教學生檔案管理現狀分析

（一）成教學生檔案意識薄弱全日制學生學籍檔案的管理相對來說較為規范，一般沒有丟棄或者遺失的情況。在學生入學或者畢業的時候，一定會隨著學生的主動或者被迫選擇進行流動，從而發揮學籍檔案在工作或進修階段的價值和作用，最后完成自己的使命，融入到人事檔案中，在這個過程中全日制學生的檔案意識得到強化。但是成人教育對象不同于全日制教育對象，這類受教育群體有一定的社會閱歷，思想成熟，有生活負擔，紀律性不強，工作與學習經常發生矛盾沖突，自主學習能力差，受教育程度參差不齊，這是他們不同于其他受教育群體的特點［4］。在近幾年的工作觀察中，我們發現湘潭大學成人教育的學生比較看重學歷證書和畢業證書，但是對于檔案幾乎沒有概念，主要表現為：一是畢業以后檔案沒有妥善保管而遺失或者遺忘；二是不認真填寫歸檔材料，使檔案材料質量不高，甚至出現檔案內容錯誤；三是一些學生畢業若干年以后，等到工作單位強制要求學籍檔案時才發現自己的學籍檔案不知去向。筆者與其他院校進行溝通，發現也存在類似問題。

（二）成教學生檔案管理人員素質問題成教學生檔案管理人員的素質和能力會直接影響檔案管理的各項工作。成教學生檔案管理本身是一項細致、瑣碎而復雜的工作，需要工作人員有良好的思想政治素質、高尚的職業道德與干練的辦事能力，同時要做到愛崗敬業，具有強烈的責任感和使命感。目前，成教學生檔案管理工作存在一些問題：一是錄取時的注冊信息審核把關不嚴，以致在學籍學歷管理平臺輸入了錯誤信息，并且不能及時的發現和更正；二是學籍檔案信息補充與修正不及時，成教學生就讀過程的學業情況、實習情況、論文寫作等不能及時載入學籍檔案，導致檔案失去價值；三是管理方式滯后，大部分學校仍舊采取傳統的人工管理方式，效率低下，失誤較多，導致了數據無法共享和及時更新；第四是檔案管理工作者結構比例不合理，缺乏新型人才，導致檔案管理工作無法改革創新［5］。

（三）缺乏完善的檔案管理平臺雖然從2001年開始，在教育部的推動下已經全面實施高等教育學歷證書電子注冊制度，但并沒有搭建國家層面的成教學生檔案管理信息化平臺。一部分高校采用單機版進行計算機輔助管理，但存在數據不完善和沒有及時更新學生學籍檔案的現象，數字化程度低，無法和其他學校形成數據共享。各高校自身搭建信息平臺需要高昂的開發資金和維護成本，當前高校也沒有投入人財物開發成教學生檔案管理信息化系統和相關處理技術，致使成教學生檔案信息化管理水平沒有跟上時代步伐，普遍的做法仍然是使用傳統的人工紙質檔案管理模式。

三、信息化背景下成教學生檔案管理優化策略

（一）雙管齊下，增強學生檔案意識增強成教學生檔案意識可以從兩方面著手。一是報到注冊時要求提交完備的檔案信息，進行檔案信息數字化采集工作。用實際行動讓成教學生感受到學籍檔案的重要性，同時進行檔案的科普教育，可以采用簽署檔案承諾書的形式將學籍檔案的重要性以及重要價值告知學生。二是畢業時讓檔案隨學生一同前往工作單位或者生源地，同時學校保留學生的網上電子檔案。這樣，一方面通過硬性規定，要求學生提交檔案信息，在接受成人教育之前就完善其信息化檔案；另一方面對學生進行檔案意識引導，使學生提高檔案意識，從而減少棄檔現象和后繼檔案補辦困難的現象［6］。

（二）在職培訓，提高檔案管理人員素質人才是發展事業的基礎。通過在職培訓和引進專業人才的方式提升管理人員素質，使其適應信息化背景下的檔案管理工作。由于具備高學歷的檔案管理人才較少，所以提升檔案管理在職人員的業務技能就顯得很重要。在職培訓可以有效提高檔案管理人員的業務技能，增強其工作能力，提高工作效率。為了做好信息化數字化檔案的收集整理與實時更新工作，需要優化檔案管理人員的結構與層次。檔案管理工作需要檔案學和計算機專業人才，也需要善于傾聽和觀察的普通工作人員，因此檔案管理人員要有專業的職業技能認證和相應的技術職稱［7］。同時，檔案管理人員還要不斷進修和學習新知識，以適應信息化時代檔案管理工作的新要求。不同的崗位需要不同的技能，在人才引進和在職培養中，要將崗位要求與個人的特點充分結合起來，打造一支高素質、能干實事的檔案管理人員隊伍，為檔案管理信息平臺的搭建和管理提供維護和支持人才，促進信息化背景下成教學生檔案管理水平的提高。

（三）與時俱進，構建檔案管理信息平臺云計算、互聯網和大數據的迅速發展，為新時期檔案管理信息化提供了手段和基礎，展現出大好的發展前景。新時期，運用先進的信息科學技術實現成教學生檔案管理工作的網絡化、信息化管理是時展的潮流和必然趨勢。當前沒有國家統一的成教學生檔案網絡化、數字化處理平臺，但是根據其他國家的經驗，數字化、網絡化檔案管理是發展趨勢和必然結果，所以終究我們會走上檔案管理信息化高速道路［8］。就當前來看，各個高校可以嘗試搭建成教學生網絡信息化處理平臺，將本校成教學生檔案進行數字化管理，積累經驗，吸取教訓，做出成功的示范。我們在日常工作中發現成教學生棄檔現象嚴重，一方面導致成教學生進入體制內工作或者大型企業工作的不便，增加了成本；另一方面補辦學籍檔案也給教育機構帶來額外的工作負擔和壓力。強化信息化管理帶給三方以便利，減少成教學生的補辦檔案成本，提升學校檔案管理和服務水平，同時也有利于企事業單位動態了解員工檔案。成教學生檔案信息化管理平臺的搭建和使用，可以將學生的學籍更新信息實時錄入系統，從而更好地發揮檔案自身的價值與作用。

參考文獻：

［1］劉丹丹．高校人事檔案信息化管理中的大數據技術運用［J］．山西檔案，2018（06）：44－46．

［2］張超．高校成教生檔案管理中的問題分析及對策探究［J］．科技信息，2014（09）：130，58．

［3］國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010－2020年）［EB／OL］

［4］訾燕．對普通高校成人教育檔案管理隊伍建設的思考［J］．淮海工學院學報（人文社會科學版），2016，14（05）：133－136．

［5］楊秀武．新形勢下做好成人教育學生檔案管理工作的思考［J］．邯鄲職業技術學院學報，2015，28（01）：94－96．

［6］馮有輝．新形勢下成人高等教育學籍檔案管理創新之探究［J］．黑龍江檔案，2016（05）：65．

［7］劉琴，徐擁軍．論檔案人才隊伍建設的若干誤區［J］．湘潭師范學院學報（社會科學版），2007（05）：224－225．

［8］張超．高校成教生檔案管理中的問題分析及對策探究［J］．科技信息，2014（09）：130，58．

作者：劉琴 豐田 單位：湘潭大學