探求路橋勘察設計檔案管理范文

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1檔案的管理方法

下面主要從檔案保管、檔案借閱、檔案鑒定、檔案銷毀、涉密測繪成果保密管理五方面介紹檔案管理的方法和措施。

一、檔案保管檔案保管是檔案工作的重要內容之一，其內容是采用一定的設備和辦法對檔案進行科學管理，最大限度的延長檔案的壽命。檔案保管可從以下方面進行管理:

(一)檔案保管工作必須防重于治，防治結合，維護檔案的完整與安全。

(二)各部門在日常工作中形成的文件資料由各部門負責積累、整理，年終移交歸檔。

(三)檔案室對各部門按規定移交的文件材料要認真進行審查，并辦理移交手續。

(四)檔案室對歸檔資料進行二次整理，按照單位檔案的分類大綱和編號方案分類編制檔案號和檔案目錄。

(五)檔案上架時應按照類目體系和保管單位的次序，自左向右，自上而下排列，并注意適宜的飽和度，以便于管理和提供利用。

(六)檔案柜的排列要合理，與墻壁間保持一定的距離，柜架間距一般以0.9至1.2米為宜，通道應取遷回式。

(七)檔案庫房應保持清潔，切實做好“八防”(防火、防盜、防蟲、防鼠、防潮、防高溫、防塵、防污染等)工作，并充分利用現有設備條件，及時調節庫房溫度、濕度(溫度為14℃一20℃，日變化士2℃;相對濕度勸%一65%為宜)。做好濕、溫度登記工作。

(八)根據季節變化，定期檢查檔案的保管狀況，及時做好霉變、破損檔案的修補復制工作，并做好記錄。

(九)按檔案借閱制度做好檔案借閱工作。

(十)做好檔案統計工作，隨時掌握檔案的庫藏量、借出量、閱覽量、移出量、銷毀量等，使賬物相符。

(十一)非檔案室工作人員未經允許一律不誰進入庫房。

(十二)檔案借閱者和檔案人員工作調動時，須辦完院有檔案移交手續后方可調離崗位。

二、檔案借閱

檔案借閱是檔案利用中最傳統也是最常見的方式，可以通過利用者到館、室內閱覽和檔案外借等途徑實現。檔案借閱可從以下方面進行管理:

(一)檔案室的檔案一般只供本單位內部使用，原則上不外借，其他單位和個人因特殊工作需要借閱，須經本單位領導同意后方可借閱，一般外借時間不超過十天;需續借者，要辦理續借手續。

(二)工作人員可直接到檔案室借閱本人工作職責范圍內的檔案資料，如需借閱職責范圍外的檔案需經有關領導批誰方能查閱。

(三)借閱檔案者都應填寫《檔案借閱登記簿》，在借閱期間，任何人不得拆卷、劃線、撕頁和涂改、污損檔案材料。

(四)歸還檔案時，檔案室工作人員必須檢查檔案材料的完整情況，并辦理有關手續。

(五)檔案資料的公布和對外交流權屬本單位，其他單位和個人，未經本院批誰，無權公布及對外交流檔案材料，否則按《檔案法》的有關規定追究法律責任。

三、檔案鑒定

檔案鑒定是檔案管理業務工作環節之一，一般包括檔案的價值鑒定和檔案的真偽的鑒定，而檔案界通常所從事的檔案鑒定，主要是指檔案保存價值的鑒定。檔案鑒定可從以下方面進行管理:

(一)按《科學技術檔案工作條例》等國家有關檔案鑒定的規定執行。單位檔案鑒定工作每年進行一次，由單位有關領導、股Nlanagement}企業管，里室負責人和檔案室人員組成鑒定小組負責具體工作。

(二)以全面的、歷史的和發展的觀點鑒定歸檔材料的價值，以單位的檔案保管期限表為依據和標誰，誰確把握歸檔范圍和保管權限，鑒定時逐項、逐份、逐張審查，并做到賬物相符。

(三)編制鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由小組負責人簽名，并注明鑒定日期。

四、檔案銷毀檔案

銷毀是檔案保管價值鑒定工作的最后環節，其銷毀工作必須遵照銷毀制度執行。檔案銷毀可從以下方面進行管理:

(一)編制檔案銷毀清冊，一式三份，由單位領導審查批誰后，一份由檔案室保存備查，另兩份分別報上級主管部門和市檔案館備案。

(二)檔案銷毀由檔案室負責執行，指定專人銷毀和監銷;并將銷毀的檔案從目錄(包括保管單位目錄和有關檢索工具)上劃掉、注明。

(三)凡是檔案的保管期限在鑒定中有調整，應對有關的管理工具(如檔案目錄、保管單位封面等)進行相應的修改。

(四)保管單位內文件材料有變動時，應對保管單位進行調整或重新整理。

(五)調整庫藏檔案的排列序列，并繼續提供利用。

五、涉密測繪成果保密管理

在工程勘測設計等民用領域中常常會用到大量的涉密資料，如測繪資料、地質資料和水文資料等等，以及相應產生大量的密級檔案，涉密測繪成果的管理是國家保密管理工作的重要組成部分。涉密測繪成果保密管理可從以下方面進行管理:

(一)為保證涉密測繪成果的安全，維護國家及單位的利益，根據《中華人民共和國保守國家秘密法》、《關于國家秘密載體保密管理規定》等有關保密法律法規及國家測繪局的有關規定，必須做好密測繪成果保密管理工作。

(二)統一管理，建立涉密測繪成果檔案臺帳，及時做好歸檔登記入冊工作，指定責任管理人員，嚴格做好日常管理工作。

(三)院有涉密成果集中進行歸檔管理，使用成果時必須由分管領導批誰，并做好查借登記工作，使用后應及時歸還或刪除，涉密成果銷毀時必須有完善的銷毀記錄及手續。

(四)檔案查閱者應按指定范圍查閱，并負有保密責任，嚴禁擅自復制、轉讓、轉借涉密測繪成果。

(五)嚴禁在非涉密計算機及非涉密介質上處理、存儲涉密地理信息。

(六)經審批查借的涉密測繪成果，嚴禁在超出許可的目的和范圍外使用。

(七)嚴禁未經批誰擅自對外提供涉密測繪成果。

(八)屬于保密性質的檔案，保管人員必須妥為保管，嚴防失密。

(九)根據需要，定期或不定期進行涉密測繪成果檔案的保密工作檢查，做好記錄工作。

(十)涉密測繪成果若不慎發生泄密，應立即采取補救措施，及時報告主要領導，并根據泄密情況及時向市國土資源局及市保密局等相關管理部門報告。

2結語

檔案管理工作是一項綜合性工作，本文通過檔案管理工作方法在實踐中的應用作了一些探討和總結，通過本文檔案管理方法探討，可為同行檔案管理提供一些類比和借鑒。隨著科學技術的不斷發展，新的管理方法定將不斷完善，還有待進一步去探索。

作者：劉莉單位：肇慶市公路勘察設計院