探析建筑類(lèi)院校辦公室行政工作范文

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摘要：不僅給建筑類(lèi)院校帶來(lái)了一定的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也給建筑類(lèi)院校帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)，而辦公室是建筑類(lèi)院校的重要服務(wù)部門(mén)，在建筑類(lèi)院校的發(fā)展中具有著重要的作用。因此，建筑類(lèi)院校應(yīng)該加強(qiáng)辦公室行政工作，明確辦公室行政工作職責(zé)，充分發(fā)揮建筑類(lèi)院校辦公室行政工作的重要作用，促進(jìn)建筑類(lèi)院校的發(fā)展。筆者針對(duì)建筑類(lèi)院校辦公室行政工作職責(zé)進(jìn)行了深入的探究與分析，并提出了加強(qiáng)建筑類(lèi)院校辦公室行政工作的有效措施，希望有助于提高建筑類(lèi)院校辦公室行政工作的水平。

關(guān)鍵詞:建筑類(lèi)院校;行政管理;職責(zé);服務(wù)意識(shí)

0前言

從廣義的角度來(lái)看，建筑類(lèi)院校是以研究建筑以及其環(huán)境為重點(diǎn)的院校。建筑類(lèi)院校是現(xiàn)階段我國(guó)就業(yè)前景相對(duì)比較好的專(zhuān)業(yè)院校，我國(guó)還尚處于發(fā)展中的國(guó)家，因此，建筑類(lèi)院校一直是一個(gè)熾手可熱的專(zhuān)業(yè)院校，并且建筑類(lèi)院校是現(xiàn)階段高考錄取分?jǐn)?shù)相對(duì)較高的院校。因此，建筑類(lèi)院校應(yīng)該積極地加強(qiáng)辦公室行政工作，對(duì)辦公室行政工作進(jìn)行一定的改革，提高建筑類(lèi)院校辦公室行政工作的水平與質(zhì)量，充分發(fā)揮辦公室行政工作承上啟下的作用，從而促進(jìn)建筑類(lèi)院校的良好發(fā)展。

1建筑類(lèi)院校辦公室行政工作的內(nèi)涵

辦公室是建筑類(lèi)院校行政工作的基礎(chǔ)部門(mén)，同時(shí)也是建筑類(lèi)院校的一個(gè)重要核心部門(mén)，其主要的工作職責(zé)包括:參謀咨詢職責(zé)、溝通協(xié)調(diào)職責(zé)、服務(wù)管理職責(zé)、協(xié)查督辦職責(zé)。隨著我國(guó)教育事業(yè)改革的不斷深入，對(duì)建筑類(lèi)院校辦公室行政工作的要求越來(lái)越高。建筑類(lèi)院校辦公室開(kāi)展行政工作的最終目的是服務(wù)于建筑類(lèi)院校的辦學(xué)，因此，建筑類(lèi)院校應(yīng)該在這一思想的指導(dǎo)下，加強(qiáng)辦公室行政工作，提高辦公室的服務(wù)質(zhì)量，以此為建筑類(lèi)院校的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)［1］。

2建筑類(lèi)院校辦公室行政工作職責(zé)

2.1建筑類(lèi)院校辦公室行政工作的參謀咨詢職責(zé)現(xiàn)階段，我國(guó)建筑類(lèi)院校在做出決策時(shí)，已經(jīng)不再是以往的通過(guò)經(jīng)驗(yàn)來(lái)獲取重要的決策依據(jù)，而是經(jīng)過(guò)民主的討論、科學(xué)的分析來(lái)獲得決策的依據(jù)。在獲得決策依據(jù)的過(guò)程中，建筑類(lèi)院校辦公室存在著較多的機(jī)會(huì)參與到這一過(guò)程中，這就使得建筑類(lèi)院校辦公室相關(guān)工作人員不再處于以往的被動(dòng)位置，突破了以往被動(dòng)接受院校領(lǐng)導(dǎo)交代任務(wù)而實(shí)施工作的模式。因此，建筑類(lèi)院校辦公室工作人員應(yīng)該積極地轉(zhuǎn)變工作觀念，變被動(dòng)為主動(dòng)，主動(dòng)地關(guān)注建筑類(lèi)院校的各個(gè)行政工作事項(xiàng)，并積極地對(duì)其展開(kāi)思考，創(chuàng)新行政工作思路，提出新的策略，充分發(fā)揮自身的參謀咨詢職責(zé)，為院校的領(lǐng)導(dǎo)階層提供重要的決策依據(jù)。作為建筑類(lèi)院校辦公室相關(guān)工作人員應(yīng)該注重收集和加工分析相應(yīng)的資料以及信息，并對(duì)充分體現(xiàn)出事物實(shí)質(zhì)性問(wèn)題的資料與信息進(jìn)行整理，形成文案，以供建筑類(lèi)院校領(lǐng)導(dǎo)階層進(jìn)行決策參考，切實(shí)地將參謀咨詢辦公室行政工作職責(zé)落到實(shí)處。

2.2建筑類(lèi)院校辦公室行政工作的溝通協(xié)調(diào)職責(zé)建筑類(lèi)院校辦公室是有效連接校內(nèi)與校外關(guān)系的樞紐，溝通與協(xié)調(diào)是其最為基本的行政工作職責(zé)。其中校外關(guān)系包括建筑類(lèi)院校與上級(jí)主管部門(mén)之間的關(guān)系、各個(gè)建筑類(lèi)院校之間的關(guān)系、相關(guān)合作企業(yè)之間的關(guān)系等;校內(nèi)關(guān)系主要為建筑類(lèi)院校內(nèi)部各個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系，只有溝通與協(xié)調(diào)好建筑院校校內(nèi)與校外的各個(gè)關(guān)系，才能夠?yàn)榻ㄖ?lèi)院校的發(fā)展?fàn)I造一個(gè)較好的發(fā)展氛圍［2］。建筑類(lèi)院校辦公室在履行溝通與協(xié)調(diào)的工作職責(zé)時(shí)，首先應(yīng)該保證統(tǒng)一的步調(diào)，在進(jìn)行溝通與協(xié)同的過(guò)程中，出現(xiàn)對(duì)決策意見(jiàn)不統(tǒng)一時(shí)，可以實(shí)施意見(jiàn)交換，并對(duì)其進(jìn)行解釋與說(shuō)服。其次需要積極地化解各個(gè)關(guān)系之間出現(xiàn)的矛盾，例如:針對(duì)對(duì)錯(cuò)較為明顯的矛盾問(wèn)題，應(yīng)該明確自身的立場(chǎng);當(dāng)出現(xiàn)某個(gè)部門(mén)的利益與建筑類(lèi)院校的整體利益發(fā)生沖突時(shí)，應(yīng)該在一定程度上顧及到該部門(mén)的利益;當(dāng)建筑類(lèi)院校內(nèi)部部門(mén)之間出現(xiàn)利益沖突時(shí)，需要對(duì)兩個(gè)部門(mén)進(jìn)行積極地調(diào)解，從大局出發(fā)，促使雙方都做出一定的讓步。最后，合理地安排各項(xiàng)行政工作，建筑類(lèi)院校辦公室各項(xiàng)行政工作的順利實(shí)施與其工作的安排的合理性有著直接的關(guān)系。

2.3建筑類(lèi)院校辦公室行政工作的服務(wù)管理職責(zé)從建筑類(lèi)院校辦公室行政工作的角度來(lái)看，服務(wù)與管理是其中必不可少的工作環(huán)節(jié)之一。首先是為建筑類(lèi)院校領(lǐng)導(dǎo)階層的服務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)階層的得力的參謀助手，有效地協(xié)助院校領(lǐng)導(dǎo)階層安排與處理各個(gè)工作事項(xiàng)，積極、認(rèn)真地實(shí)施院校領(lǐng)導(dǎo)階層交代的任務(wù);其次是為建筑類(lèi)院校的各個(gè)部門(mén)以及全體教職工服務(wù)，建筑類(lèi)院校辦公室行政工作任務(wù)主要包括相關(guān)文件、檔案、印章的管理，接收與發(fā)送傳真以及安排會(huì)議室等一些服務(wù)性質(zhì)類(lèi)的工作。因此，建筑類(lèi)院校辦公室相關(guān)工作人員在落實(shí)行政工作的服務(wù)管理職責(zé)時(shí)，應(yīng)該樹(shù)立起較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)對(duì)象的滿意度;最后是為建筑類(lèi)院校的廣大學(xué)生服務(wù)，建筑類(lèi)院校辦公室是一個(gè)綜合性的行政部門(mén)，在學(xué)生發(fā)出訴求時(shí)，辦公室相關(guān)工作人員不可以對(duì)其無(wú)視或者不夠重視，應(yīng)該熱情周到地面對(duì)學(xué)生的訴求，并以積極的心態(tài)解決學(xué)生的問(wèn)題，以此提高建筑類(lèi)院校教職工在廣大學(xué)生心中的形象［3］。

2.4建筑類(lèi)院校辦公室行政工作的協(xié)查督辦職責(zé)建筑類(lèi)院校辦公室是實(shí)施行政管理的最基本的部門(mén)，在實(shí)際的日常工作中具有協(xié)查督辦的職責(zé)［4］。首先，建筑類(lèi)院校辦公室相關(guān)工作人員應(yīng)該對(duì)院校內(nèi)部的各個(gè)部門(mén)以及相關(guān)工作人員目前的工作職責(zé)進(jìn)行全面的了解，從院校的整體利益出發(fā)，對(duì)院校領(lǐng)導(dǎo)階層布置任務(wù)的進(jìn)展情況進(jìn)行實(shí)時(shí)地跟蹤與了解，并關(guān)注任務(wù)完成的效率與質(zhì)量;其次，當(dāng)發(fā)現(xiàn)相關(guān)任務(wù)執(zhí)行部門(mén)或者相關(guān)工作人員出現(xiàn)無(wú)故的拖延工作的情況時(shí)，辦公室相關(guān)工作人員應(yīng)該充分發(fā)揮自身的協(xié)查督辦作用，對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶嵝眩⒍酱倨浼涌旃ぷ鲗?shí)施的進(jìn)度，同時(shí)將該情況如實(shí)地向院校的領(lǐng)導(dǎo)階層進(jìn)行匯報(bào)，以便領(lǐng)導(dǎo)階層進(jìn)行一定的調(diào)整。

3加強(qiáng)建筑類(lèi)院校辦公室行政工作的有效措施

3.1轉(zhuǎn)變思想觀念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)隨著我國(guó)教育體制改革的不斷深入，建筑類(lèi)院校管理體制隨之進(jìn)行了一定的改革，強(qiáng)化了廣大教師以及學(xué)生的主體意識(shí)，并且對(duì)建筑類(lèi)院校辦公室行政工作的對(duì)象、工作內(nèi)容提出了更高的要求［5］。由專(zhuān)業(yè)人士管理學(xué)校，建立雙師型優(yōu)質(zhì)教師隊(duì)伍已經(jīng)成為了現(xiàn)代建筑類(lèi)院校管理與教學(xué)發(fā)展的必然趨勢(shì)。相關(guān)的教授以及學(xué)者走進(jìn)了建筑類(lèi)院校的領(lǐng)導(dǎo)階層，建筑類(lèi)院校辦公室應(yīng)該為領(lǐng)導(dǎo)階層提供協(xié)助性服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)階層的決策提供相應(yīng)的資料與信息，使其能夠合理、有效地布置全局工作。與此同時(shí)，辦公室相關(guān)工作人員還應(yīng)該對(duì)廣大教師以及學(xué)生的訴求進(jìn)行全面的了解，強(qiáng)化為教職工以及學(xué)生服務(wù)的意識(shí)，堅(jiān)持以人為本的重要指導(dǎo)思想，以此更好地實(shí)施辦公室行政工作。對(duì)于建筑類(lèi)院校辦公室行政工作來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)較為繁雜的工作，這就要求辦公室相關(guān)工作人員在工作中保持清醒的頭腦，認(rèn)真地、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、仔?xì)地實(shí)施行政工作，并積極地轉(zhuǎn)變思想觀念，強(qiáng)化自身的服務(wù)意識(shí)，只有這樣才能夠順利地實(shí)施辦公室行政工作，提高辦公室行政工作的效率與質(zhì)量。

3.2提高自身的修養(yǎng)與管理水平建筑類(lèi)院校辦公室相關(guān)工作人員若想有效地落實(shí)其相應(yīng)的行政工作職責(zé)，就需要不斷地提高自身的修養(yǎng)與管理水平，以此使得辦公室的重要作用得以充分的發(fā)揮。但是，就當(dāng)前的建筑類(lèi)辦公室相關(guān)工作人員的情況來(lái)看，大多數(shù)辦公室相關(guān)工作人員的來(lái)源為政府的機(jī)關(guān)干部、輔導(dǎo)員、教師或者為本校留用的畢業(yè)生，大部分相關(guān)工作人員并沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)的教育與訓(xùn)練，一般是通過(guò)在該崗位的工作經(jīng)驗(yàn)積累來(lái)實(shí)施行政工作職責(zé)。因此，這部分辦公室相關(guān)工作人員需要不斷地提高自身的修養(yǎng)以及管理水平［6］。辦公室相關(guān)工作人員提高自我修養(yǎng)的途徑較為多樣化，其中最為簡(jiǎn)單與常用的途徑便是強(qiáng)化自身的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)。例如:建筑類(lèi)院?？梢远ㄆ诘亟M織辦公室相關(guān)工作人員進(jìn)行政策性文件的統(tǒng)一學(xué)習(xí)，以此促使辦公室相關(guān)工作人員在協(xié)調(diào)校內(nèi)外關(guān)系以及處理各項(xiàng)事務(wù)時(shí)能夠充分地結(jié)合黨和國(guó)家的政策與方針以及建筑類(lèi)院校內(nèi)部的相關(guān)制度與規(guī)定等。另外，建筑類(lèi)院校還應(yīng)該定期地組織辦公室相關(guān)工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的管理類(lèi)知識(shí)的學(xué)習(xí)，促使其對(duì)建筑類(lèi)院校的辦學(xué)目標(biāo)進(jìn)行有效的了解，以此更好地完成院校領(lǐng)導(dǎo)階層布置的任務(wù)，提高辦公室行政工作的效率。

3.3創(chuàng)新工作理念，提高行政工作的實(shí)效性建筑類(lèi)院校辦公室行政工作理念的創(chuàng)新，不僅僅是指工作形式的創(chuàng)新，還指工作過(guò)程的創(chuàng)新。辦公室行政工作理念與過(guò)程的創(chuàng)新，有利于提高辦公室行政工作的實(shí)效性。辦公室行政工作理念的創(chuàng)新主要體現(xiàn)在:從以往的依靠經(jīng)驗(yàn)積累實(shí)施行政工作轉(zhuǎn)變?yōu)楦鶕?jù)科學(xué)理論開(kāi)展行政工作。以現(xiàn)代化的科學(xué)理論知識(shí)作為行政工作的重要支撐，這就需要辦公室相關(guān)工作人員不斷地更新自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)體系，以此使得自身所掌握的專(zhuān)業(yè)知識(shí)能夠更好地適用于當(dāng)前的行政工作需要，提高行政工作的實(shí)效性。除此之外，辦公室相關(guān)工作人員還應(yīng)該積極地與同事之間建立起良好的合作關(guān)系，提高建筑類(lèi)院校教職工的凝聚力，這樣更加有利于提高辦公室行政工作的效率。辦公室相關(guān)工作人員在實(shí)施行政工作時(shí)，避免不了存在一些自身知識(shí)盲點(diǎn)的地方，這時(shí)，辦公室相關(guān)工作人員應(yīng)該積極向同事進(jìn)行請(qǐng)教，以此有效地彌補(bǔ)自身存在的不足，做到取長(zhǎng)補(bǔ)短，從而提高行政工作的質(zhì)量。創(chuàng)新辦公室行政工作理念，與同事之間建立合作關(guān)系，不僅有利于提高行政工作的效率與實(shí)效性，同時(shí)還有利于營(yíng)造一個(gè)良好的工作氛圍，有效地緩解工作的壓力，獲得事半功倍的效果。

4結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，建筑類(lèi)院校辦公室行政工作是一項(xiàng)十分重要的工作，對(duì)院校的管理與發(fā)展都有著一定程度的影響，因此，建筑類(lèi)院校應(yīng)該加強(qiáng)辦公室行政工作，促使院校更好地發(fā)展。

參考文獻(xiàn):

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［2］朱家璐．淺談新時(shí)期高等院校二級(jí)學(xué)院行政辦公室管理工作特點(diǎn)與改革思路［J］．科技視界，2016，6(25):230，290．

［3］丁寧群．分析高職院校行政管理高效運(yùn)行存在的問(wèn)題和對(duì)策［J］．科教文匯，2015，12(7):76－77．

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［5］盧方君．職業(yè)院校內(nèi)部行政管理效能研究［D］．濟(jì)南:山東師范大學(xué)，2014．

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作者：雎文靜 單位：揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院