學(xué)校教職工人事檔案信息管理分析范文

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無(wú)論是過(guò)去還是現(xiàn)在人事檔案的管理都是非常重要的，尤其是學(xué)校的教職工人事檔案信息的管理。因?yàn)槿耸聶n案信息是教職工個(gè)人工齡、獎(jiǎng)懲、調(diào)轉(zhuǎn)等各個(gè)方面的記錄，不僅是對(duì)教職工個(gè)人來(lái)講非常重要，對(duì)于聘用單位來(lái)講也是非常重要的，用人單位可以通過(guò)人事檔案很輕松的掌握和了解應(yīng)聘人員的個(gè)人情況。但是盡管對(duì)人事檔案的信息管理很重視，過(guò)去學(xué)校教職工人事檔案的管理中仍然存在很多問(wèn)題。如果檔案管理工作方式方法不加改變，將不利于推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，而且對(duì)教職工人員的工作也會(huì)產(chǎn)生很大的影響。因此，為了提高人事檔案信息的管理水平，實(shí)現(xiàn)方便、準(zhǔn)確的人事檔案管理，學(xué)校需要引進(jìn)一些先進(jìn)的、科學(xué)的管理檔案的技術(shù)方法。

一、學(xué)校教職工人事檔案信息管理存在的問(wèn)題

1.人事檔案信息管理不完整。由于學(xué)校教職工的人數(shù)比較多，對(duì)人事檔案的管理也是一項(xiàng)非常艱巨的任務(wù)。傳統(tǒng)的管理方式對(duì)學(xué)校教職工人員的人事檔案只是進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的記錄，沒(méi)有詳細(xì)記錄教職工的工作經(jīng)歷和加入共產(chǎn)黨的具體相關(guān)資料。等到需要的時(shí)候，卻沒(méi)有系統(tǒng)完整的記錄，那也失去了檔案的本來(lái)意義。而且一些學(xué)校一般采用紙質(zhì)版，大多是依靠檔案管理人員在整理，調(diào)取使得和檢查個(gè)人檔案的時(shí)候，由于經(jīng)常翻閱或者管理檔案人員的調(diào)動(dòng)，查找的人數(shù)一多很容易出差錯(cuò)，借出去不及時(shí)歸還的問(wèn)題比較嚴(yán)重，不能實(shí)行實(shí)時(shí)檔案跟蹤往往導(dǎo)致一些檔案存檔不全。2.人事檔案管理存在安全隱患。作為人事檔案管理中最重要的一項(xiàng)工作當(dāng)然就是檔案的安全了，只有保證了人事檔案信息不泄露，才能讓單位的教職工人員安心的工作，無(wú)形中也是提升了學(xué)校整體的信譽(yù)。在生活中泄露個(gè)人信息的情況時(shí)有發(fā)生，有些單位為了一時(shí)的利益，把信息賣出去。在檔案管理人員交接過(guò)程中也容易出現(xiàn)交接不清的問(wèn)題。導(dǎo)致很多人都能收到來(lái)自五湖四海的電話騷擾，并有一些不法分子進(jìn)行詐騙的行為。因此，人事檔案管理信息的安全性是非常重要的，要時(shí)刻做好對(duì)檔案的保密。3.不能長(zhǎng)久的進(jìn)行檔案管理。人事檔案的信息是對(duì)每個(gè)人成長(zhǎng)的階段來(lái)進(jìn)行記錄的，從入學(xué)到參加工作，每一個(gè)階段的表現(xiàn)，都清清楚楚的記錄在檔案里。這些檔案都會(huì)跟隨我們每個(gè)人很久的時(shí)間，不論是以后職稱的評(píng)定還是薪資待遇的提高，都離不開檔案信息的記錄，可見檔案的重要性。在學(xué)習(xí)和剛參加工作這個(gè)過(guò)程中，檔案的記錄都發(fā)生著變化，但是對(duì)于學(xué)校教職工來(lái)說(shuō)，檔案記錄的工作經(jīng)歷就會(huì)比較少，更多的是記錄工作中一些長(zhǎng)期的工作表現(xiàn)。有些教職工的檔案保管期限非常長(zhǎng)，一些紙質(zhì)的檔案受潮或者被蟲子咬壞，等到需要的時(shí)候不能提供很容易分辨的信息。由于學(xué)校教職工人數(shù)的不斷增多，人事檔案工作的任務(wù)也是非常艱巨。在這眾多的檔案管理過(guò)程上，學(xué)校對(duì)教職工的檔案保管存在不足，不能及時(shí)的、完整的對(duì)教職工的表現(xiàn)進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的記錄，檔案管理成了一大難題。

二、學(xué)校教職工人事檔案信息管理的策略

1.用科學(xué)的管理方法實(shí)現(xiàn)檔案管理的完整性。要不斷加強(qiáng)對(duì)學(xué)校教職工人事檔案的保管，可以利用先進(jìn)的科學(xué)管理方法，建立一個(gè)專門保管檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)把存檔的教職工人事檔案信息進(jìn)行錄入。并且為了避免出現(xiàn)緊急問(wèn)題，可以將檔案信息以電子版的形式進(jìn)行備份，選派一名專業(yè)的管理檔案人員，定期進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化，按時(shí)更新檔案。這樣可以減少傳統(tǒng)上查閱檔案時(shí)，歸還不及時(shí)的缺點(diǎn)。而且查閱檔案也將非常方便、快捷，也節(jié)省時(shí)間、不耗費(fèi)大量的人力物力。檔案的管理還非常的系統(tǒng)，科學(xué)有序。在查閱時(shí)可以直接在電腦上進(jìn)行檢索，只需要輸入想要查詢檔案人員姓名的首字母，就可以查到信息，也可以按時(shí)間排序，改變了傳統(tǒng)查閱檔案，需要對(duì)檔案挨個(gè)的查找，而且查找一個(gè)人事檔案需要把同一年的檔案都要翻閱一遍，長(zhǎng)時(shí)間的翻閱對(duì)紙質(zhì)檔案造成很大的磨損。2.用先進(jìn)的管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全性。面對(duì)檔案存在的安全隱患，雖然科學(xué)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)增強(qiáng)了檔案的安全性，但還是需要學(xué)校教職工自身和學(xué)校二者共同努力配合。可以指定一些相關(guān)雙方共同遵守的規(guī)則，比如在檔案管理期間，需要查閱檔案必須要經(jīng)過(guò)征求檔案本人的同意，可以開一些證明或者用檔案本人的身份證，來(lái)借取檔案。并且約定借閱的期限，如果逾期不還，應(yīng)及時(shí)向檔案本人詢問(wèn)。本人借取時(shí)要說(shuō)明原因，規(guī)定好期限等。本人方面也要樹立檔案安全性的意識(shí)，對(duì)檔案管理期間要與學(xué)校進(jìn)行相關(guān)的協(xié)商，并且應(yīng)該與學(xué)校簽訂相關(guān)的保管合同。同時(shí)，信息化管理檔案并不是零風(fēng)險(xiǎn)的，也要求我們時(shí)刻提高警惕，可以選擇安裝一些保護(hù)檔案的軟件，減少被盜取檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)殡娔X等電子設(shè)備，容易受到外界環(huán)境的干擾，不能進(jìn)水或者放置在潮濕的地方，這也需要檔案工作管理人員時(shí)刻要注意保護(hù)。3.提高有關(guān)人員管理水平，解決檔案長(zhǎng)久保存問(wèn)題。不斷提升管理檔案相關(guān)人員的專業(yè)水平，一方面，學(xué)校在聘請(qǐng)檔案管理人員的時(shí)候，要進(jìn)行綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求，只有在選人用人上進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，才能更好為以后人事檔案進(jìn)行很好的管理。并且，要不斷提升已有檔案管理人員的專業(yè)技能，科學(xué)技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用，使得很多已有的檔案管理人員習(xí)慣了以前傳統(tǒng)的檔案管理方法，對(duì)新型的檔案管理技術(shù)并不熟練，學(xué)校可以定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期對(duì)管理人員進(jìn)行考評(píng)，促進(jìn)檔案管理人員的技能提高。另一方面，要引導(dǎo)和強(qiáng)化對(duì)檔案管理者的工作意識(shí)，不論是做什么工作要想有良好的工作狀態(tài)，就必須要樹立愛崗敬業(yè)的意識(shí)，只有發(fā)自內(nèi)心的愛這份工作才能更好的適應(yīng)這份工作。很多檔案管理人員認(rèn)為管理人事檔案就是被動(dòng)的一項(xiàng)工作，因此在工作上沒(méi)有激情，天天面對(duì)枯燥的檔案，這樣工作就變成了簡(jiǎn)單的完成任務(wù)就行，不利于檔案工作的開展。但是要樹立為教職工服務(wù)的意識(shí)，就有利于調(diào)動(dòng)工作的積極性，提高工作效率。

三、總結(jié)

做好學(xué)校教職工人事檔案信息的管理工作，是順應(yīng)我國(guó)在檔案方面發(fā)展的需要，同時(shí)有利于促進(jìn)學(xué)校自身不斷發(fā)展和完善。隨著科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，給學(xué)校教職工人事檔案信息管理也帶來(lái)了很大的便利，檔案管理的效率越來(lái)越高。因此，學(xué)校要充分發(fā)揮科技帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，把學(xué)校教職工人事檔案信息管理從傳統(tǒng)的、落后的管理方式向科學(xué)的、系統(tǒng)化的新型管理方式轉(zhuǎn)變。提升對(duì)檔案管理的重視程度，保護(hù)檔案的完整性，做好人事檔案的安全管理工作。

作者：楊玉華單位：長(zhǎng)沙市長(zhǎng)郡雙語(yǔ)實(shí)驗(yàn)中校